Un extracto de facturación es un registro de cargos, pagos y cualquier saldo restante que tenga un cliente durante un periodo determinado (por ejemplo, mensual, trimestral). Aunque comparte similitudes con una factura, normalmente no se trata tanto de solicitar el pago de un único producto o servicio, sino más bien de resumir toda la actividad financiera dentro de una ventana determinada. Cada empresa tiene una plantilla diferente para los extractos de facturación en función de diversos factores, desde cómo cobra las cuotas hasta cuándo vencen esas cuotas. Pero los principios básicos son los mismos: hacer que el extracto sea transparente, mantenerlo bien organizado y enviarlo en un calendario predecible.

A continuación te explicaremos por qué son importantes los extractos de facturación, cómo crearlos y cuáles son los errores más comunes que debes evitar.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un extracto de facturación y por qué es importante?
  
• ¿En qué se diferencian los extractos de facturación de las facturas?
  
• ¿Qué debe incluir un extracto de facturación?
  
• ¿Cómo se crea un extracto de facturación?
  
• ¿Cómo simplifica Stripe el proceso de generación de extractos de facturación?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes que hay que evitar en los extractos de facturación?
  

¿Qué es un extracto de facturación y por qué es importante?

Un extracto de facturación es un registro de la actividad financiera de un cliente con tu empresa durante un periodo determinado, a menudo un mes, aunque podría ser un trimestre o un año si eso se ajusta a tu modelo de negocio. Incluye todas las cuotas, pagos y el saldo pendiente de ese periodo.

Un extracto de facturación eficaz ofrece a los clientes una visión de sus gastos, les ayuda a realizar un seguimiento de las próximas fechas de vencimiento y aclara lo que ya se ha pagado. Un extracto minucioso puede ayudar a reducir las disputas al mostrar a los clientes todos los cargos y pagos en un solo lugar. También puede ayudarte a mantener una relación cordial con los clientes. En lugar de esforzarte por responder de dónde procede cada cargo, solo tienes que remitir al cliente al extracto.

Desde el punto de vista interno, los extractos simplifican tu contabilidad. Crean un rastro en papel (o digital) para su posterior consulta. Si alguna vez es necesario revisar los cargos (por ejemplo, si un cliente tiene una pregunta sobre un pago realizado hace tres meses), puedes consultar el extracto y ver rápidamente los detalles.

¿En qué se diferencian los extractos de facturación de las facturas?

Los extractos de facturación y las facturas comparten similitudes, pero en última instancia tienen propósitos diferentes. Una factura es un recordatorio que indica lo que se debe por un producto o servicio específico, y suele estar vinculada a una venta o proyecto puntual. Sin embargo, un extracto de facturación es más bien un resumen de la actividad de la cuenta de un cliente a lo largo de un periodo de tiempo. Puede mostrar múltiples cargos, además de pagos parciales, créditos y cualquier cantidad sobrante. En lugar de solicitar el pago de una única transacción, un extracto de facturación muestra los cambios en un saldo corriente.

En concreto, las facturas y los extractos de facturación se diferencian en lo siguiente:

• Calendario: Las facturas suelen enviarse al final de un proyecto o cuando se envía un producto, mientras que los extractos se envían según un calendario regular (por ejemplo, mensualmente, trimestralmente).

• Ámbito/Alcance: Una factura se refiere a una transacción o conjunto de transacciones específicas, mientras que un extracto abarca todo lo ocurrido en una cuenta en un periodo determinado.

• Propósito: Una factura da una dirección, como "Pagar por X". Por otro lado, un extracto ofrece un resumen, por ejemplo: "Esto es lo que ha pasado en tu cuenta este periodo, y esta es la cantidad que aún debes".

Muchas empresas utilizan ambas opciones. Envían facturas cada vez que se produce un cargo puntual, así como un extracto periódico que incluye esa factura en la lista detallada de cargos.

¿Qué debe incluir un extracto de facturación?

Elaborar un extracto de facturación requiere una disposición meditada de ciertos elementos clave que ayuden a los clientes a ver rápidamente cuánto deben y por qué. Estos elementos garantizan que los clientes no tengan que adivinar qué cargos son nuevos o si has recibido sus últimos pagos. A continuación encontrarás los elementos que debes incluir:

• Detalles de la cuenta o del cliente: El nombre de la persona (o razón social), número de cuenta e información de contacto.

• El intervalo de fechas del extracto: El periodo que abarca el extracto.

• Saldo anterior: Saldo que existía al final del ciclo de declaración anterior.

• Pagos recibidos: Todos los pagos y créditos aplicados durante el periodo del extracto, junto con sus fechas e importes.

• Nuevos cargos o comisiones: Todas las transacciones ocurridas durante la ventana del extracto, incluyendo compras, suscripciones, comisiones por servicio, intereses y cualquier otro cargo que se haya añadido a la cuenta.

• Ajustes o créditos: Cualquier reembolso o cargo corregido incluido en el plazo

• Importe total adeudado: Un resumen del nuevo saldo al final del ciclo de extractos, junto con la fecha de vencimiento.

• Instrucciones de pago: Todos los métodos de pago que aceptas y cualquier enlace de pago directo o instrucciones para realizar el pago por correo o teléfono, si procede.

• Información de contacto: Tu número de teléfono o dirección de correo electrónico, para que los clientes puedan ponerse en contacto contigo si detectan un error o necesitan más información.

¿Cómo se crea un extracto de facturación?

Un buen mantenimiento de registros es necesario para crear un extracto de facturación. Necesitas datos fiables sobre cada cargo, pago y ajuste en la cuenta de un cliente. A continuación encontrarás un enfoque paso a paso que puede funcionar bien para muchas empresas.

• Reúne los datos de las transacciones: Debes tener un registro preciso de todo lo ocurrido en un ciclo de facturación. Puedes encontrarlo en tu programa de contabilidad, en una hoja de cálculo o en una plataforma de facturación especializada. Confirma que las fechas coinciden con tu ciclo de facturación y no incluya cargos de periodos anteriores.

• Crea o utiliza una plantilla: Puedes diseñar tu propia plantilla o encontrar una en Internet. El objetivo principal es mantenerla organizada, con secciones lógicas para cada componente (por ejemplo, pagos, cargos). Algunos confían en un procesador de textos, mientras que otros prefieren los formularios basados en hojas de cálculo. El software automatizado también puede generar extractos con un esfuerzo mínimo.

• Organiza los cargos y abonos: Separa los "Cargos nuevos" de los "Pagos o abonos". Hacerlo así ayudará a los clientes a ver las novedades de forma resumida. Enumera cada elemento con una fecha y una breve descripción (por ejemplo, "Cuota mensual de afiliación de agosto"). Además, asegúrate de incluir una identificación o referencia única para cada transacción.

• Calcula el saldo: Toma el saldo anterior, resta los pagos y añade los nuevos cargos. Lo que queda es el importe total adeudado. Asegúrate de comprobar dos veces estos cálculos. Incluso un pequeño error matemático podría desvirtuar tus cálculos y provocar solicitudes de soporte.

• Deja clara la fecha de vencimiento: Asegúrate de que la fecha de vencimiento se vea en un lugar destacado. Si hay un recargo por incumplirla, indícalo también. La transparencia contribuye en gran medida a mantener buenas relaciones con los clientes.

• Incluye instrucciones de pago: La gente usa varias formas de pago: tarjeta de crédito, transferencia bancaria, cheque o efectivo en el caso de algunas empresas. Si dispones de un portal en línea, ofrece un enlace de pago directo. Si los cheques siguen formando parte de tu operativa, facilita la dirección postal. Informa a los clientes para que sepan a quién deben dirigirse si tienen necesidades de pago especiales.

• Revisa y envía: Revísalo todo por última vez. Comprueba los nombres, importes, fechas y cualquier identificación de cuenta. A continuación, entrega el extracto, ya sea por correo electrónico, correo postal o un portal para clientes. Guárdate una copia, ya sea en formato PDF o almacenándola digitalmente en tu sistema de facturación.

¿Cómo simplifica Stripe el proceso de generación de extractos de facturación?

Stripe puede automatizar gran parte del proceso para generar extractos de facturación. Puedes utilizar sus interfaces de programación de aplicaciones (API) para personalizar los flujos de trabajo e integrar la facturación en tu propio sistema, o utilizar el panel de control si prefieres no escribir código. Tanto si realizas suscripciones, cobras por uso o envías facturas puntuales, Stripe te permite establecer tus propias reglas de facturación (por ejemplo, niveles de precios o descuentos). Stripe calcula automáticamente lo que debe tu cliente e incluye el importe en facturas profesionales y con tu marca.

Stripe permite gestionar cálculos de impuestos, cargos prorrateados y conversiones de divisas para clientes internacionales, lo que ahorra tiempo y reduce el riesgo de error manual. También puede crear extractos de facturación en más de 25 idiomas para atender a clientes internacionales.

¿Cuáles son los errores comunes que hay que evitar en los extractos de facturación?

Si gestionas los detalles de facturación con eficacia, tus extractos pueden convertirse en guías útiles en lugar de puntos de discordia. Los clientes pueden entenderlos y pagar puntualmente si hay un saldo pendiente. Pero aunque estés familiarizado con todo lo relacionado con la contabilidad, puede ser fácil cometer errores de facturación que provoquen confusión y demoras en los pagos.

Estos son algunos errores comunes que se deben evitar:

• Formatos confusos: Abarcarlo todo en un solo bloque de texto hace que a los clientes les resulte difícil entender lo que se les está cobrando. En vez de eso, separa los pagos, los nuevos cargos y el total actual. Si el extracto es digital, considera un diseño que se adapte bien a los dispositivos móviles.

• No aparecen las fechas de vencimiento: Algunas empresas pueden dar por sentado que los clientes conocen el plazo de pago estándar, lo cual es arriesgado. Haz hincapié en la fecha de vencimiento cada vez que envíe un extracto.

• Descripciones vagas: Etiquetar todo como "Honorarios" o "Tarifas" no resulta muy útil para la comprensión del cliente. Si el cargo es por una "Renovación de suscripción", asegúrate de etiquetarlo como tal. Si el cargo es por algo más detallado, como un cargo por excedente, asegúrate de que quede claro; por ejemplo, podría decir "Cargo por excedente por superar el límite del plan". Es menos probable que los clientes cuestionen o impugnen los cargos si pueden ver exactamente lo que ha ocurrido.

• Errores tipográficos y de cálculo: Puede bastar un pequeño error para perder la confianza de un cliente. Si alguien ve un cargo de 300 $ en lugar de 30 $, o si falta un pago que hizo la semana pasada, se preocupará por la exactitud de todo el extracto. Comprueba dos veces tus cálculos o confía en sistemas automatizados que verifiquen los números.

• Instrucciones de pago: Aclare siempre cómo pagar, aunque ya lo hayas mencionado antes. Esto evitará que los clientes tengan que buscar correos electrónicos antiguos o enlaces al portal de pago, y probablemente verás menos plazos incumplidos.

• No hay información de contacto clara: Si un cliente tiene una pregunta y tú no le proporcionas un correo electrónico o un número de teléfono obvios, puede que decida aplazar el pago mientras busca ayuda en tu sitio web. Facilita al máximo el contacto contigo. Una breve línea que diga: "¿Preguntas? Envíanos un correo electrónico a [Dirección]" puede evitar malentendidos.

• Demoras en las fechas de envío: Envía tus facturas en cuanto termine el ciclo de facturación. Si tu ciclo de facturación termina el día 30 de cada mes, enviar el extracto el día 15 del mes siguiente puede causar problemas de pago. Los clientes podrían haber incurrido en más cargos por demora en ese intervalo de medio mes, o podrían haber pagado ya algo que tu empresa no haya reflejado en el extracto. Procura mantener un calendario coherente.