Eine Abrechnung ist ein Protokoll von Beträgen, Zahlungen und dem verbleibenden Guthaben eines Kunden über einen bestimmten Zeitraum (z. B. monatlich, vierteljährlich). Während sie Ähnlichkeiten mit einer Rechnung aufweist, geht es typischerweise weniger darum, eine Zahlung für ein einzelnes Produkt oder eine Dienstleistung zu verlangen, sondern mehr darum, alle finanziellen Aktivitäten innerhalb eines bestimmten Zeitraums zusammenzufassen. Jedes Unternehmen hat eine andere Vorlage für Abrechnungen, die auf verschiedenen Faktoren basiert – von den Gebühren, die es erhebt, bis zu dem Zeitpunkt, an dem diese Gebühren fällig sind. Aber die grundlegenden Prinzipien sind die gleichen: Machen Sie die Abrechnung transparent, halten Sie sie gut organisiert und verschicken Sie sie nach einem vorhersehbaren Zeitplan.

Im Folgenden erklären wir, warum Abrechnungen wichtig sind, wie man eine Abrechnung erstellt und beschreiben häufige Fehler, die vermieden werden sollten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Abrechnung und warum ist sie wichtig?
  
• Wie unterscheiden sich Abrechnungen von Rechnungen?
  
• Was sollte eine Abrechnung enthalten?
  
• Wie erstellt man eine Abrechnung?
  
• Wie vereinfacht Stripe den Prozess der Erstellung von Abrechnungen?
  
• Welche häufigen Fehler sollten in Abrechnungen vermieden werden?
  

Was ist eine Abrechnung und warum ist sie wichtig?

Eine Abrechnung ist ein Protokoll der finanziellen Aktivitäten eines Kunden mit Ihrem Unternehmen über einen bestimmten Zeitraum – oft einen Monat, aber es könnte auch ein Quartal oder Jahr sein, wenn das zu Ihrem Geschäftsmodell passt. Sie umfasst jeden Betrag, jede Zahlung und den ausstehenden Saldo für den Zeitraum.

Eine effektive Abrechnung gibt den Kunden Einblick in ihre Ausgaben, hilft ihnen, bevorstehende Fälligkeitstermine zu verfolgen, und klärt, was bereits bezahlt wurde. Eine gründliche Abrechnung kann helfen, Streitigkeiten zu reduzieren, indem sie den Kunden jede Zahlung und jeden Betrag an einem Ort zeigt. Sie kann auch helfen, eine freundliche Beziehung zu den Kunden aufrechtzuerhalten. Anstatt zu versuchen, zu erklären, woher jede Gebühr stammt, können Sie den Kunden einfach auf die Abrechnung verweisen.

Auf der internen Seite vereinfachen Abrechnungen Ihre Buchhaltung. Sie schaffen eine Papier- (oder digitale) Spur für spätere Referenzen. Wenn Beträge jemals erneut überprüft werden müssen (z. B. wenn ein Kunde eine Frage zu einer Zahlung hat, die vor drei Monaten geleistet wurde), können Sie die Abrechnung aufrufen und die Details schnell einsehen.

Wie unterscheiden sich Abrechnungen von Rechnungen?

Abrechnungen und Rechnungen weisen Ähnlichkeiten auf, dienen jedoch letztendlich unterschiedlichen Zwecken. Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, in der die von Ihnen für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung zu zahlenden Beträge aufgeführt sind, und steht oft im Zusammenhang mit einem einmaligen Verkauf oder Projekt. Eine Abrechnung ist hingegen eher eine Zusammenfassung der Kontoaktivitäten eines Kunden über einen bestimmten Zeitraum. Sie kann mehrere Belastungen sowie Teilzahlungen, Gutschriften und Restbeträge enthalten. Anstatt die Zahlung für eine einzelne Transaktion zu verlangen, zeigt eine Abrechnung die Veränderungen des aktuellen Saldos an.

Im Detail unterscheiden sich Rechnungen und Abrechnungen in den folgenden Punkten:

• Zeitpunkt: Rechnungen werden in der Regel am Ende eines Projekts oder bei Versand eines Produkts verschickt, während Abrechnungen regelmäßig (z. B. monatlich, vierteljährlich) verschickt werden.

• Umfang: Eine Rechnung bezieht sich auf eine spezifische Transaktion oder eine Reihe von Transaktionen, während eine Abrechnung alles abdeckt, was in einem bestimmten Zeitraum auf einem Konto passiert ist.

• Zweck: Eine Rechnung enthält eine Anweisung, z. B. „Bezahlen Sie X“. Eine Abrechnung hingegen enthält eine Zusammenfassung, z. B. „Hier sind die Vorgänge auf Ihrem Konto in diesem Zeitraum und hier ist der Betrag, den Sie schulden.“

Viele Unternehmen verwenden beides. Sie senden Rechnungen, wann immer ein einmaliger Betrag anfällt, sowie eine regelmäßige Abrechnung, die diese Rechnung in der detaillierten Liste der Beträge enthält.

Was sollte eine Abrechnung enthalten?

Die Erstellung einer Abrechnung erfordert eine durchdachte Anordnung bestimmter Schlüsselfaktoren, die den Kunden helfen, schnell zu sehen, wie viel sie schulden und warum. Diese Elemente stellen sicher, dass die Kunden nicht raten müssen, welche Beträge neu sind oder ob Sie ihre letzten Zahlungen erhalten haben. Im Folgenden sind die Punkte aufgeführt, die Sie einbeziehen sollten:

• Kontodaten oder Kundendetails: Der Name der Person (oder Unternehmensname), Kontonummer und Kontaktdaten

• Zeitraum der Abrechnung: Der Zeitraum, den die Abrechnung abdeckt

• Vorheriger Saldo: Jeder Saldo, der am Ende des vorherigen Abrechnungszyklus bestand

• Erhaltene Zahlungen: Alle Zahlungen und Gutschriften, die während des Abrechnungszeitraums erfolgt sind, zusammen mit ihren Daten und Beträgen

• Neue Betröge oder Gebühren: Alle Transaktionen, die während des Abrechnungszeitraums stattgefunden haben, einschließlich Käufen, Abonnements, Servicegebühren, Zinsen und allem anderen, was dem Konto hinzugefügt wurde

• Anpassungen oder Gutschriften: Alle Rückerstattungen oder korrigierten Beträgen, die im Zeitraum enthalten sind

• Fälliger Gesamtbetrag: Eine Zusammenfassung des neuen Saldos am Ende des Abrechnungszyklus, zusammen mit dem Fälligkeitsdatum

• Zahlungsanweisungen: Alle Zahlungsmethoden, die Sie akzeptieren, und alle direkten Zahlungslinks oder Anweisungen, wie Zahlungen per Post oder Telefon zu leisten sind, falls zutreffend

• Kontaktinformationen: Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, damit Kunden Sie kontaktieren können, wenn sie einen Fehler bemerken oder weitere Informationen benötigen

Wie erstellen Sie eine Abrechnung?

Eine gute Buchführung ist notwendig, um eine Abrechnung zu erstellen. Sie benötigen zuverlässige Daten zu jedem Betrag, jeder Zahlung und Anpassung im Konto eines Kunden. Im Folgenden finden Sie einen schrittweisen Ansatz, der für viele Unternehmen gut funktionieren kann.

• Transaktionsdaten sammeln: Sie benötigen ein genaues Protokoll von allem, was in einem Abrechnungszyklus passiert ist. Dies könnte in Ihrer Buchhaltungssoftware, einer Tabelle oder einer spezialisierten Abrechnungsplattform zu finden sein. Bestätigen Sie, dass die Daten mit Ihrem Abrechnungszyklus übereinstimmen, und schließen Sie keine Beträge aus vorherigen Zeiträumen ein.

• Eine Vorlage erstellen oder verwenden: Sie können Ihre eigene Vorlage entwerfen oder online eine finden. Das Hauptziel ist es, sie organisiert zu halten, mit logischen Abschnitten für jede Komponente (z. B. Zahlungen, Belastungen). Mancher verlässt sich auf eine Textverarbeitung, während andere tabellenbasierte Formulare bevorzugen. Auch automatisierte Software kann Abrechnungen mit minimalem Aufwand erstellen.

• Belastungen und Gutschriften organisieren: Trennen Sie „Neue Beträge“ von „Zahlungen oder Gutschriften“. Dadurch können die Kunden auf einen Blick sehen, was neu ist. Listen Sie jeden Posten mit einem Datum und einer kurzen Beschreibung auf (z. B. „Monatliche Mitgliedsgebühr für August“). Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie eine eindeutige ID oder Referenz für eine Transaktion angeben.

• Den Saldo berechnen: Nehmen Sie den vorherigen Saldo, ziehen Sie alle Zahlungen ab und addieren Sie neue Beträge. Was übrig bleibt, ist der Gesamtbetrag, der fällig ist. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Berechnungen doppelt überprüfen. Selbst ein kleiner Rechenfehler könnte Ihre Berechnungen durcheinanderbringen und Supportanfragen auslösen.

• Das Fälligkeitsdatum klar machen: Stellen Sie sicher, dass das Fälligkeitsdatum hervorsticht. Wenn es eine Verspätungsgebühr für das Verpassen gibt, klären Sie das ebenfalls. Transparenz wird viel dazu beitragen, Kundenbeziehungen aufrechtzuerhalten.

• Zahlungsanweisungen einfügen: Menschen zahlen gerne auf verschiedene Arten – Kreditkarte, Banküberweisung, Scheck oder bei manchen Geschäften auch Bargeld. Wenn Sie ein Online-Portal haben, bieten Sie einen direkten Zahlungslink an. Wenn Schecks noch Teil Ihres Geschäftsbetriebs sind, geben Sie die Postanschrift an. Lassen Sie die Kunden wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie spezielle Zahlungsbedürfnisse haben.

• Überprüfen und senden: Überprüfen Sie alles ein letztes Mal. Überprüfen Sie Namen, Beträge, Daten und alle Konto-IDs. Dann liefern Sie die Abrechnung – ob per E-Mail, Post oder über ein Kundenportal. Bewahren Sie eine Kopie für sich auf, entweder indem Sie ein PDF speichern oder sie digital in Ihrem Abrechnungssystem speichern.

Wie vereinfacht Stripe den Prozess der Erstellung von Abrechnungen?

Stripe kann einen Großteil des Prozesses zur Erstellung von Abrechnungen automatisieren. Sie können entweder die Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) verwenden, um Workflows anzupassen und die Abrechnung in Ihr eigenes System zu integrieren, oder das Dashboard verwenden, wenn Sie es vorziehen, keinen Code zu schreiben. Egal, ob Sie Abonnements verwalten, nach Nutzung berechnen oder einmalige Rechnungen senden, Stripe ermöglicht Ihnen, Ihre eigenen Abrechnungsregeln festzulegen (z. B. Preiskategorien, Rabatte). Es berechnet automatisch, was Ihr Kunde schuldet, und fügt den Betrag in professionelle, markeneigene Rechnungen ein.

Stripe kann Steuerberechnungen, anteilige Beträge und Währungsumrechnungen für internationale Kunden durchführen, was Zeit spart und das Risiko manueller Fehler verringert. Stripe kann auch Abrechnungen in mehr als 25 Sprachen für internationale Kundschaft erstellen.

Was sind häufige Fehler, die in Abrechnungen vermieden werden sollten?

Wenn Sie Abrechnungsdetails effektiv verwalten, können Ihre Abrechnungen hilfreiche Leitfäden werden, anstatt Streitpunkte. Kunden können sie verstehen und pünktlich bezahlen, wenn ein Saldo fällig ist. Aber selbst wenn Sie gut in Buchhaltung sind, kann es leicht sein, Abrechnungsfehler zu machen, die zu Verwirrung und verspäteten Zahlungen führen können.

Hier sind einige häufige Fehler, die vermieden werden sollten:

• Verwirrende Layouts: Alles in einen einzigen Textblock zu quetschen, macht es für die Kunden schwierig zu verstehen, wofür sie belastet werden. Trennen Sie stattdessen Zahlungen, neue Beträge und den aktuellen Gesamtbetrag. Wenn die Abrechnung digital ist, ziehen Sie ein Layout in Betracht, das sich gut an mobile Geräte anpasst.

• Fehlende Fälligkeitstermine: Einige Unternehmen könnten annehmen, dass die Kunden das Standard-Zahlungsfenster kennen, was riskant ist. Betonen Sie das Fälligkeitsdatum jedes Mal, wenn Sie eine Abrechnung senden.

• Vage Beschreibungen: Alles als „Gebühr“ zu kennzeichnen, wird für das Verständnis des Kunden nicht sehr hilfreich sein. Wenn die Belastung für eine „Mitgliedschaftsverlängerung“ ist, stellen Sie sicher, dass Sie sie so kennzeichnen. Wenn die Belastung für etwas Detaillierteres ist, wie z. B. eine Überziehungsgebühr, stellen Sie sicher, dass dies klar ist; zum Beispiel könnten Sie sagen: „Überziehungsgebühr für das Überschreiten des Planlimits.“ Kunden sind weniger geneigt, Beträge in Frage zu stellen oder anzufechten, wenn sie genau sehen können, was passiert ist.

• Tippfehler und Rechenfehler: Es kann nur einen kleinen Fehler brauchen, um das Vertrauen eines Kunden zu verlieren. Wenn jemand einen Betrag von 300 $ anstelle von 30 $ sieht oder wenn eine Zahlung, die er letzte Woche geleistet hat, fehlt, wird er sich um die Genauigkeit der gesamten Abrechnung sorgen. Überprüfen Sie auf Rechenfehler oder verlassen Sie sich auf automatisierte Systeme, die die Zahlen gegenprüfen.

• Fehlende Zahlungsanweisungen: Klären Sie immer, wie zu zahlen ist, auch wenn Sie es zuvor erwähnt haben. Dies wird verhindern, dass Kunden alte E-Mails oder Zahlungsportal-Links suchen müssen, und Sie werden wahrscheinlich weniger versäumte Fristen sehen.

• Keine klaren Kontaktdaten: Wenn ein Kunde eine Frage hat und Sie keine offensichtliche E-Mail oder Telefonnummer angeben, könnte er entscheiden, mit der Zahlung zu warten, während er Ihre Website nach Hilfe durchsucht. Machen Sie es einfach, Sie zu kontaktieren. Eine kurze Zeile, die sagt: „Fragen? Schreiben Sie uns eine E-Mail an [Adresse]“, kann Verwirrung reduzieren.

• Späte Liefertermine: Senden Sie Ihre Rechnungen, sobald der Abrechnungszyklus endet. Wenn Ihr Abrechnungszyklus am 30. eines jeden Monats endet, kann das Senden der Abrechnung am 15. des folgenden Monats zu Zahlungsproblemen führen. Für Kunden könnten in diesem halben Monat weitere Beträge angefallen sein oder sie könnten bereits etwas bezahlt haben, das Sie nicht in der Abrechnung berücksichtigt haben. Halten Sie einen konsistenten Zeitplan ein.