Det gemensamma eurobetalningsområdet (SEPA) är ett betalningssystem som gör det möjligt för företag och privatpersoner inom hela Europeiska unionen att skicka och ta emot pengar elektroniskt, utan de extra avgifter som vanligtvis är förknippade med internationella överföringar. SEPA är utformat för att öka den finansiella integrationen inom Europa, stärka euron och förenkla banköverföringar i euro. Nästan 42,6 miljarder SEPA-överföringar skickades över hela regionen under 2022.

Nedan tar vi upp huruvida Storbritannien ingår i SEPA, hur gränsöverskridande betalningar skiljer sig mellan länder inom och utanför SEPA och bästa metoderna för företag som använder SEPA-betalningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur SEPA fungerar för företag
  
• Ingår Storbritannien i SEPA?
  
• Länder inom och utanför SEPA
  
• Bästa metoder för brittiska företag som använder SEPA-betalningar
  

Hur SEPA fungerar för företag

Betalningssystemet SEPA underlättar snabbare, mer kostnadseffektiva och mer förutsägbara gränsöverskridande överföringar. Här följer en närmare titt på hur SEPA hjälper företag:

• SEPA gör det möjligt för företag som är verksamma i flera europeiska länder att hantera sina pengar på ett ställe i stället för att jonglera flera lokala bankkonton.

• SEPA:s snabba betalningshantering hjälper företag att få betalt snabbare.

• Den standardiserade metoden gör det lättare för företag att följa EU:s regler, förordningar och rapporteringskrav.

• SEPA-betalningar möjliggör en enklare teknisk konfigurering genom att vara kompatibla med de flesta finans- och bokföringsprogram.

• SEPA-autogiro gör det möjligt för företag att hantera regelbundna betalningar som abonnemang och månadsavgifter i hela Europa med en enda enkel uppsättning regler.

• Systemet gör det lättare för företag att expandera till nya europeiska marknader.

Ingår Storbritannien i SEPA?

Ja, Storbritannien är fortfarande ett SEPA-land, även efter utträdet ur EU, men deltar som ett ”tredjeland”. Det innebär att brittiska banker och företag fortfarande kan genomföra och ta emot betalningar i euro via SEPA-systemet, men att Storbritanniens förändrade status har medfört följande villkor:

• Högre avgifter: Vissa banker började ta ut nya avgifter för SEPA-transaktioner mellan Storbritannien och EU-länder efter Brexit. Dessa varierar beroende på bank eller betaltjänstleverantör.

• Längre bearbetningstider: Betalningar mellan Storbritannien och SEPA-länder inom EU kan medföra längre bearbetningstider, även om många banker har arbetat för att minimera förseningar.

• Ytterligare efterlevnadskrav: Brittiska företag måste tillhandahålla ytterligare information för transaktioner som går till EU.

Länder inom och utanför SEPA

Här är de viktigaste skillnaderna mellan SEPA-länder och länder utanför SEPA.

Betalningsbehandling

SEPA-länderna har ett enhetligt system för betalningar i euro. Betalningar inom dessa länder följer en standardiserad process för snabba och effektiva överföringar. Betalningar behandlas också vanligtvis inom en arbetsdag, utan någon skillnad mellan inhemska och gränsöverskridande överföringar.

Betalningar till eller från länder utanför SEPA-området följer inte samma standardiserade format. Istället förlitar de sig på olika internationella betalningsnätverk som Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunications (SWIFT), vilket kan ta längre tid och vara dyrare.

Avgifter

Avgifter för gränsöverskridande betalningar i euro inom SEPA-länderna är jämförbara med avgifterna för inhemska betalningar. Företag och privatpersoner debiteras i allmänhet inte mer för överföringar i euro inom SEPA-området.

För betalningar som involverar länder utanför SEPA är avgifterna ofta högre och kan inkludera extra avgifter från förmedlande banker. Detta kan göra internationella transaktioner dyrare och mindre transparenta, med potentiella oväntade avgifter för både avsändaren och mottagaren.

Tidsramar

Överföringar inom SEPA genomförs vanligtvis inom en arbetsdag.

Tidsramar för betalningar till länder utanför SEPA är mindre förutsägbara och kan variera från några dagar till mer än en vecka, beroende på vilka banker som är inblandade, valutaväxlingsprocesser och eventuella förmedlande institutioner.

Bästa metoder för brittiska företag som använder SEPA-betalningar

För att ditt företag i Storbritannien ska få ut så mycket som möjligt av SEPA-överföringar bör du överväga att tillämpa följande metoder.

Förvänta dig fler kontroller av dina betalningar

På grund av att Storbritannien numera inte är medlemmar i EU måste banker och finansinstitut inom EU utföra mer ingående kontroller av betalningar som involverar brittiska enheter. Dessa inkluderar striktare kontroller för kundkännedom (KYC) och penningtvätt (AML). För att undvika förseningar bör du vara proaktiv genom att ha tydliga och uppdaterade register för varje transaktion, inklusive kontrakt, fakturor och bevis på affärsrelationer.

Se upp för nya, högre avgifter

Avgifter för SEPA-transaktioner som involverar brittiska enheter kan variera kraftigt beroende på bank eller betalleverantör. Vanliga avgifter inkluderar avgifter för internationell betalningshantering, förmedlingsbankavgifter om flera banker är inblandade och valutaomvandlingskostnader om betalningen inte är i euro. Granska dina kontoutdrag regelbundet och jämför tjänsteleverantörer för att hitta de mest kostnadseffektiva alternativen. Överväg att förhandla direkt med din bank för att sänka eller sätta ett tak för avgifterna där så är möjligt.

Använd rätt format för att undvika krångel

SEPA-betalningar kräver efterlevnad av strikta standarder som ISO 20022 XML. Om dina betalningssystem inte stödjer dessa format kan betalningar försenas eller avvisas. Investera i programvara som automatiskt genererar betalningar i rätt format och kan integreras med dina befintliga bokföringssystem. Testa dina system regelbundet för att säkerställa att de är kompatibla och fungerar smidigt.

Längre bearbetningstider

Det kan ta längre tid för banker att behandla brittiska SEPA-betalningar eftersom de kräver ytterligare kontroller och godkännanden. Detta gäller särskilt för stora belopp eller om transaktionen verkar ovanlig. Planera ditt kassaflöde med detta i åtanke genom att avsätta extra tid för gränsöverskridande betalningar. Kommunicera med dina leverantörer eller partner om eventuella förseningar för att hantera förväntningarna på båda sidor.

Dubbelkolla betalningsuppgifter

Fel i betalningsinformation, t.ex. felaktigt IBAN-nummer (International Bank Account Number), bankidentifieringskod (BIC) eller stavfel i kontoinnehavarens namn kan orsaka fördröjningar eller avslag. Använd automatiska valideringsverktyg för att kontrollera om det finns dessa fel innan betalningarna initieras. Uppdatera dina databaser med kontakt- och betalningsinformation regelbundet för att säkerställa noggrannhet och undvika kostsamma misstag.

Håll dig uppdaterad om ändrade regler

Kraven på efterlevnad förändras ständigt för SEPA. Utse personer i dina ekonomi- eller efterlevnadsteam för att övervaka dessa ändringar och justera dina processer därefter. Att gå med i branschforum eller prenumerera på regulatoriska uppdateringar kan också hålla dig informerad.

Var redo med extra dokumentation

För vissa betalningar, särskilt de som flaggas som hög risk eller involverar specifika branscher, kan du behöva tillhandahålla mer detaljerad dokumentation för att uppfylla lagstadgade kontroller. Detta kan inkludera undertecknade kontrakt, leveransbevis eller förklaringar gällande betalningens syfte. Upprätta ett system för att organisera och lagra dessa dokument på ett säkert sätt så att de snabbt kan nås när det behövs.

Tänk på valutakurserna

Valutafluktuationer mellan det brittiska pundet och euron kan påverka det slutliga belopp som tas emot eller betalas, särskilt för större transaktioner. Utveckla en strategi för att minska dessa risker. Det kan handla om att implementera terminskontrakt för att låsa växelkurser eller att använda konton med flera valutor för att minska behovet av omräkningar. Se över din valutastrategi regelbundet för att hålla den i linje med dina affärsbehov och marknadsförhållanden.