Fakturering är nyckeln till ett framgångsrikt företag eftersom det kopplar samman de tjänster som tillhandahålls med ersättning. Effektiva faktureringsmetoder kan leda till sunda relationer med kunder och stabila intäkter, medan dåliga metoder kan kosta ett företag båda två. I Storbritannien är fakturering en viktig orsak till att företag i genomsnitt inte erhåller 5,87 % av intäkterna som kunderna är skyldiga dem varje år.

Nedan diskuterar vi vilka typer av fakturering moderna företag använder – inklusive pay-as-you-go- och timfakturering – samt deras för- och nackdelar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka typer av fakturering finns det?
  
• Vad är utmaningarna med att hantera flera faktureringstyper?
  

Vilka typer av fakturering finns det?

Varje faktureringsmetod tilltalar olika marknader, produkttyper och kundpreferenser. Det finns inte en som passar alla företag. Att förstå dessa alternativ – och veta vad som kan fungera bra för din konfiguration – kan bidra till att skapa en bättre kassaupplevelse, göra intäkterna mer förutsägbara och hålla dina kunder nöjda.

Återkommande fakturering

Återkommande fakturering debiterar en kund ett fast belopp enligt ett fast schema – vanligtvis månadsvis eller årligen, även om vissa företag föredrar vecko- eller kvartalscykler. Den här modellen är populär bland tjänstebaserade företag som har pågående kundrelationer, såsom abonnemangstjänster, medlemsprogram och box-of-the-month-klubbar. Det ger kunderna en enkel upplevelse: allt som krävs är en registrering och sedan sker förnyelsen automatiskt.

Återkommande fakturering gör intäkterna mer förutsägbara, minskar det administrativa arbetet och bygger löpande relationer med kunderna som skapar varumärkeslojalitet. Det kräver dock att företag noggrant kommunicerar faktureringsdatum och priser.

Återkommande fakturering används ofta för:

• Digitala tjänster, inklusive molnbaserade mjukvarutjänster

• Streamingtjänster (t.ex. plattformar för video- eller musikabonnemang)

• Medlemskap (t.ex. onlinecommunities, kontorshotell)

• Allmännyttiga tjänster (t.ex. internet, telefon)

Timfakturering

Med timfakturering debiterar företag kunder för exakt den tid som spenderas på ett projekt eller en uppgift. En konsult eller frilansare kan registrera sina arbetade timmar på en tidrapport och sedan fakturera kunden för varje timme. Priserna varierar beroende på kompetensnivå, projektets komplexitet och marknadsförhållanden.

Timfakturering gör det möjligt för företag att hantera skiftande volymer och omfattning, särskilt när projektet ändrar riktning innan det är slutfört. Denna typ av fakturering garanterar ersättning för all tid du lägger ner på arbetet, och känns transparent för kunder som kan se exakt vad de betalar för. Men timfakturering gör det svårare att förutsäga de totala kostnaderna, vilket kan avskräcka kunder som föredrar en fast budget, och kan leda till frågor om produktivitet och ett alltför stort fokus på klockan. Det kräver också mer fakturahantering eftersom du konstant spårar och rapporterar timmar.

Timfakturering används ofta för:

• Konsulttjänster (t.ex. affärsmässiga, finansiella, tekniska)

• Juridiska tjänster

• Frilansande (t.ex. designer, skribenter, programmerare)

Fasta priser

Vid fast fakturering debiteras en enda, förutbestämd avgift för en tjänst eller produkt. Kunderna känner till summan i förväg, och antalet timmar som spenderas på projektet kommer inte att ändra den summan. Designer, entreprenörer och reparationstjänster använder ofta den här modellen för att definiera förväntningar från början.

Fast fakturering passar jobb med väldefinierade resultat eller standardiserade processer. Båda parter vet vad de kan förvänta sig och kan lättare budgetera för arbetet. När en entreprenör säger: "Vi bygger din terass för totalt 5 000 USD", försäkrar detta kunden om att det inte kommer att finnas några dolda avgifter. Det är viktigt att sätta tydliga gränser för vad som ingår så att projektet inte expanderar utöver vad priset ursprungligen avsåg täcka. Fast fakturering kan sätta underpris på ditt arbete om omfattningen utökas oväntat eller leda till tvister om kunderna förväntar sig obegränsade korrigeringar för en enda avgift.

Fast fakturering används ofta för:

• Hemtjänster som målning samt reparation och underhåll av värme, ventilation och luftkonditionering (HVAC)

• Webbdesign eller kreativa projekt (t.ex. varumärkesbyggande, design av logotyper, byggande av en webbplats)

• Tillverkning (t.ex. produktion av standardserier)

Milstolpsbaserad fakturering

Milstolpsbaserad fakturering delar upp ett projekt i faser eller kontrollpunkter, med fakturor som utfärdas varje gång en fas slutförs. Detta används ofta i längre eller mer komplexa initiativ där framstegen inte enbart baseras på tid.

Denna metod hjälper också till att bygga förtroende: kunderna ser påtagliga framsteg och leverantörerna ser regelbundna betalningar. Den största utmaningen är att sätta realistiska milstolpar och se till att alla parter förstår vad som utlöser en faktura. Milstolpsbaserad fakturering har en lägre ekonomisk risk eftersom du inte väntar på att projektet ska slutföras för att få betalt, men förseningar i en fas kan påverka efterföljande faser och komplicera faktureringen.

Milstolpsbaserad fakturering används ofta för:

• Konstruktion (milstolpar kan inkludera den arkitektoniska planeringsfasen, slutförande av strukturen och avslutande steg)

• Programvaruutveckling (t.ex. betaversioner, slutförande av funktioner)

• Design och varumärkesbyggande (t.ex. konceptgodkännande, slutligt godkännande av grafiskt arbete)

Värdebaserad fakturering

Värdebaserad fakturering knyter priset på en produkt eller tjänst till de resultat den uppnår för kunden. Denna modell förknippas ofta med avancerade konsulttjänster; till exempel kan en konsult som sparar ett företag 500 000 USD fakturera företaget för en procentandel av dessa besparingar. Denna modell utgår från resultatet snarare än från arbetade timmar eller fasta kostnader, och kan tilltala kunder som föredrar att betala för dokumenterade resultat. Det kräver starkt förtroende och datadriven spårning för att mäta effekten.

När värdebaserad fakturering görs på rätt sätt kan det främja djupare partnerskap mellan företag och kunder eftersom båda parter delar samma övergripande mål. Med det sagt kan det vara svårt och ofta subjektivt att beräkna det faktiska värdet som levereras, och leverantörer kan lägga mer energi på att kvantifiera resultat än att utföra själva arbetet. En annan risk för leverantörer: om resultatet misslyckas får de inte betalt.

Värdebaserad fakturering används ofta för:

• Juridik (särskilt skadestånds-, anställnings- eller grupptalan)

• Rekrytering (t.ex. avgifter knutna till genomförda anställningar)

• Konsulttjänster (t.ex. marknadsföringsavgifter baserade på konverteringar)

Användningsbaserad fakturering

Med användningsbaserad fakturering, ibland kallat pay-as-you-go-prissättning, debiterar företag kunder baserat på hur mycket av en produkt eller tjänst de konsumerar. En molnbaserad lagringstjänst kan till exempel ta betalt per gigabyte medan ett verktyg kan ta betalt per kilowattimme.

Den här typen av fakturering matchar betalningen med den faktiska förbrukningen, gör att kunderna kan skala upp eller ned utan att betala en fast avgift och kan vara idealisk för oförutsägbara användningsmönster. Det kräver dock exakta mät- och spårningsverktyg för att övervaka användningen. Intäkterna kan fluktuera när användningen ökar och sjunker, vilket komplicerar prognoserna. Komplexa processer för att mäta förbrukningen kan leda till faktureringstvister om mätvärdena inte är lätta att motivera.

Användningsbaserad fakturering används ofta för:

• Molntjänster (t.ex. serveranvändning, datalagring)

• Allmännyttiga tjänster (t.ex. el, vatten)

Arvodesfakturering

Arvodesfakturering innebär att en kund betalar ett fast belopp i förskott, vanligtvis enligt ett återkommande schema, för kontinuerlig tillgång till en tjänst. Denna modell är vanlig i branscher där kunderna förväntar sig kontinuerligt stöd och tjänsteleverantören vill ha en förutsägbar månadsinkomst. För att undvika förvirring måste företag bekräfta exakt vad som ingår i arvodet och hur ytterligare förfrågningar kommer att hanteras.

Arvodesfakturering garanterar en pålitlig månadsinkomst för leverantörer och försäkrar kunderna att en tjänsteexpert är "på jour". Det förenklar också planeringen eftersom båda parter vet hur många timmar eller leveranser som är avsatta. Kunderna kan dock komma att känna att de slösar pengar om de inte maximerar sin användning varje månad, och omfattningen kan utökas om det är oklart vilka uppgifter som ingår.

Arvodesfakturering används ofta för:

• Juridiska tjänster (t.ex. månads- eller årsarvoden)

• Reklambyråer (t.ex. reserverade timmar eller kampanjer)

• Konsultation eller coachning (t.ex. löpande rådgivning)

Fakturering av framsteg

Fakturering av framsteg är en variant av milstolpsbaserad fakturering. I stället för klumpsummor vid kontrollpunkter utfärdas fakturor med jämna mellanrum i takt med att arbetet fortskrider. Denna modell är särskilt vanlig på stora, långsiktiga projekt som behöver finansieras i takt med att de fortskrider. Byggföretag kan till exempel skicka in statusfakturor varje månad.

Fakturering av framsteg hjälper till att upprätthålla en stadig inkomst under långa projekt och sprider ut kundens betalningsskyldigheter över tid, vilket kan göra dem mer hanterbara. Metoden uppmuntrar också till bättre samarbete eftersom kunden och företaget vet vad som har åstadkommits och vad som kommer att åstadkommas. Det kräver dock detaljerad spårning och dokumentation av hur mycket av projektet som är gjort, och tvister kan uppstå om kunden inte förstår faktureringsschemat i förväg.

Fakturering av framsteg används ofta för:

• Byggverksamhet (t.ex. bostadsbyggen eller kommersiella byggen)

• Ingenjörs- och infrastrukturprojekt

• Specialtillverkning (t.ex. komplexa tillverkningsjobb)

Förskottsfakturering

Med förskottsfakturering betalar kunderna direkt och spenderar sedan ett saldo eller servicekrediter över tid. Detta leder till omedelbar betalning, vilket ökar intäkterna på kort sikt och hjälper till att kontrollera skuldrisken eftersom kunderna inte kan överanvända tjänsten utan att betala. Den här modellen hjälper även till att hantera användningen eftersom kunderna kan spåra sina återstående krediter.

Omvänt kan kunderna tveka om de är osäkra på hur mycket av en tjänst de behöver eller om de föredrar att betala efter att de har använt tjänsten. Denna faktureringstyp kan också kräva särskild programvara för att hantera saldon, påfyllningar och utgångsdatum.

Förskottsfakturering används ofta för:

• Telekommunikation (t.ex. förbetalda mobilabonnemang)

• Presentkortsprogram (erbjuds av återförsäljare, restauranger osv.)

• Abonnemangsboxar som fakturerar för framtida leveranser

Hybridfakturering

Hybridfakturering kombinerar två eller flera metoder, vilket kan vara särskilt användbart för företag som betjänar många olika kunder. En molnbaserad värdtjänst kan till exempel debitera en återkommande månadsavgift plus en användningsbaserad avgift för all bandbredd som överskrider ett tröskelvärde. En frilansare kan fakturera ett arvode plus ett timpris för arbete som ligger utanför arvodets omfattning.

Denna faktureringstyp erbjuder flexibilitet för kunder med olika behov och balanserar förutsägbara intäkter med användningsbaserade avgifter. Vissa kunder kan utnyttja minimala resurser och hålla sig till det fasta priset, medan andra kan betala extra för högre användning. Den största utmaningen här är tydlighet – i såväl avtal som faktureringsutdrag. Kunderna måste se hur varje del beräknas.

Hybridfakturering används ofta för:

• Telekommunikation (t.ex. månadsabonnemang plus pay-as-you-go-tillägg)

• Molnbaserade mjukvarutjänster med nivåbaserade priser plus användningsbaserad prissättning för överanvändning

• Försäkringar (t.ex. fasta premier plus egenavgifter för vissa tjänster)

Fakturering per enhet

Fakturering per enhet debiterar ett definierat belopp för varje såld artikel och är den enklaste faktureringstypen på den här listan. Modellen är användbar inom detaljhandel och tillverkning och kan skalas upp bra med stora beställningar – du multiplicerar helt enkelt antalet artiklar med kostnaden per artikel.

Om din affärsmodell lutar mer åt skräddarsytt arbete eller immateriella tjänster som design och utveckling kan dock en mer flexibel faktureringsmetod passa bättre. Priserna kan också ändras om råvarorna blir dyrare, vilket kan kräva frekventa uppdateringar.

Fakturering per enhet används ofta för:

• Detaljhandel (t.ex. fysiska varor som säljs individuellt)

• Partihandel (t.ex. lastpallar, bulkgods)

• Tillverkning (t.ex. offerter för varje producerad enhet)

Vad är utmaningarna med att hantera flera olika faktureringstyper?

Företag använder ofta flera olika faktureringstyper. Ett teknikföretag kan till exempel erbjuda en abonnemangsprodukt och skapa anpassad programvara för större kunder till en fast avgift eller baserat på milstolpar. En marknadsföringsbyrå kan ta ut löpande arvoden, timpriser för ad hoc-uppgifter och prestationsbaserade avgifter för kampanjer med hög effekt. Fastän denna flexibilitet kan hjälpa företag att betjäna en bred kundbas kan den också medföra administrativa och operativa hinder. Här är några vanliga utmaningar:

• Komplexa fakturor: När företag använder olika faktureringstyper kan det bli komplicerat att skapa fakturor. Du kan behöva mer specialiserad programvara för att hantera återkommande abonnemang, användningsbaserade debiteringar, engångsavgifter och milstolpsfakturering. Räknefel, missade poster eller otydliga utdrag kan förvirra kunder och påverka relationerna.

• Spårning och rapportering: En användningsbaserad modell kräver exakta mått, timfakturering kräver tidrapporter och en projektbaserad metod kräver spårning av milstolpar. Att samla in och aggregera dessa data är viktigt för att säkerställa noggrannheten. En mix därav kan överväldiga ditt team om det inte är beredda att övervaka varje typ i realtid.

• Kommunikation med kunder: Kunder kan känna sig vilsna om de blir föremål för flera faktureringsstrukturer, särskilt om de köper flera tjänster som faktureras på olika sätt. En kund kan abonnera på din månatliga bastjänst, betala för timkonsultationer och teckna ett prestationsbaserat avtal. Utan tydliga riktlinjer och förklaringar i klartext kan missförstånd vara ett problem.

• Hantera abonnemang och förnyelser: Återkommande fakturering eller abonnemangsfakturering kräver kontinuerlig hantering av förnyelser, uppförsäljningar, nedgraderingar och uppsägningar. Om du även har engångspriser för projekt eller användningsbaserade avgifter behöver du ett system som kan samla alla kunddata på ett och samma ställe.

• Lagstadgade och skattemässiga skyldigheter: Faktureringslagarna varierar mellan olika regioner. Vissa jurisdiktioner har strikta regler om uppsägning av abonnemang, användningsbaserad information eller ansvarsfriskrivningar avseende prestationsbaserade avgifter, och dessa regler är ofta mer komplexa om du bedriver verksamhet internationellt. Skatter skiljer sig också åt beroende på hur varor och tjänster definieras.

• Integration med andra system: Fakturering knyter samman ditt bokföringsprogram, CRM-system (Customer Relationship Management), analysverktyg och mer. Företag som använder flera olika typer av fakturering kan behöva integrera alla på en plattform som sammanställer data så att de kan utvärderas på ett holistiskt sätt. Ju fler faktureringstyper du använder, desto mer komplicerad blir integrationen.

• Balansera konsekvens och flexibilitet: Kunderna uppskattar flexibla betalningsalternativ, men varje ytterligare alternativ innebär utmaningar för ditt ekonomiteam. Företag måste bestämma hur mycket variation de kan erbjuda samtidigt som de ser till att verksamheten förblir hållbar. Om du inför nya faktureringstyper för snabbt kan det skapa interna utmaningar.

Lösningar

Skapa starka interna system för att hantera var och en av dessa utmaningar och utbilda din personal grundligt så att varje avdelning kan hantera frågor om dina typer av fakturering. Standardisera processer så gott du kan. Använd till exempel en konsekvent fakturamall som visar hur avgifter beräknas i olika modeller och beskriv varje faktureringstyp i dina användarvillkor för att hålla kunderna informerade. Du kan också investera i specialiserad fakturerings- och betalningsprogramvara som stöder flera faktureringsmodeller för att minimera fel och administrativt arbete.

Var flexibel med hur du utvärderar och uppdaterar dina faktureringsstrukturer. Om du upptäcker återkommande problem eller nya marknadskrav kan du förfina dina erbjudanden.