Die Rechnungsstellung ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Unternehmen, da sie die erbrachten Dienstleistungen mit der Vergütung verknüpft. Effektive Abrechnungsmethoden können zu gesunden Kundenbeziehungen und stabilen Umsätzen führen, aber schlechte Praktiken können ein Unternehmen beides kosten. Im Vereinigten Königreich ist die Abrechnung einer der Hauptgründe dafür, dass Unternehmen im Durchschnitt 5,87 % ihres Jahresumsatzes nicht einziehen.

Im Folgenden werden wir erörtern, welche Arten der Rechnungsstellung moderne Unternehmen verwenden – einschließlich Pay-as-you-go-Modelle und Stundenabrechnung – sowie ihre Vor- und Nachteile.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche Arten der Abrechnung gibt es?
  
• Welche Herausforderungen gibt es bei der Verwaltung mehrerer Abrechnungsarten?
  

Welche Arten der Abrechnung gibt es?

Jede Abrechnungsmethode spricht unterschiedliche Märkte, Produkttypen und Kundenpräferenzen an. Es gibt keine, die für jedes Unternehmen geeignet ist. Wenn Sie diese Optionen kennen und wissen, was sich gut für Ihre Einrichtung eignet, können Sie den Bezahlvorgang verbessern, die Berechenbarkeit Ihrer Einnahmen erhöhen und Ihre Kundinnen und Kunden zufrieden stellen.

Wiederkehrende Abrechnung

Bei der wiederkehrenden Abrechnung wird einem Kunden/einer Kundin ein fester Betrag nach einem regelmäßigen Zeitplan berechnet – in der Regel monatlich oder jährlich, obwohl einige Unternehmen wöchentliche oder vierteljährliche Zyklen bevorzugen. Dieses Modell ist beliebt bei dienstleistungsbasierten Unternehmen mit dauerhaften Kundenbeziehungen, wie z. B. Abonnementdienste, Mitgliedschaftsprogramme und Box-of-the-Month-Clubs. Es bietet Kundinnen und Kunden ein einfaches Erlebnis: nur eine Anmeldung und dann automatische Verlängerungen.

Wiederkehrende Abrechnungen machen Einnahmen berechenbarer, reduzieren den Verwaltungsaufwand und bauen dauerhafte Kundenbeziehungen auf, um die Markentreue zu stärken. Es verlangt jedoch, dass Unternehmen Rechnungsdaten und -tarife sorgfältig kommunizieren.

Wiederkehrende Abrechnungen werden häufig verwendet für:

• Digitale Dienstleistungen, einschließlich Software-as-a-Service (SaaS)-Plattformen

• Streaming-Medien (z. B. Video- oder Musikabonnements)

• Mitgliedschaften (z. B. Online-Communities, Coworking Spaces)

• Versorgungsunternehmen (z. B. Internet, Telefon)

Abrechnung auf Stundenbasis

Bei der stündlichen Abrechnung berechnen Unternehmen ihren Kundinnen und Kunden die genaue Zeit, die für ein Projekt oder eine Aufgabe aufgewendet wird. Ein/e Berater/in oder Freiberufler/in kann seine geleisteten Arbeitsstunden in einem Stundenzettel erfassen und dem Kunden/der Kundin dann jede Stunde in Rechnung stellen. Die Preise variieren je nach Qualifikationsniveau, Komplexität des Projekts und Marktbedingungen.

Die Abrechnung auf Stundenbasis ermöglicht es Unternehmen, sich ändernde Umfänge zu bewältigen, insbesondere wenn sich die Richtung eines Projekts vor der Fertigstellung ändert. Diese Art der Rechnungsstellung garantiert eine Vergütung für die gesamte von Ihnen geleistete Arbeit. Für Kundinnen und Kunden ist sie transparent, da sie genau sehen können, wofür sie bezahlen. Die Abrechnung auf Stundenbasis erschwert jedoch die Vorhersage der Gesamtkosten. Dies könnte Kundinnen und Kunden abschrecken, die ein festes Budget bevorzugen, und es kann zu Zeitdruck oder Fragen zur Produktivität führen. Außerdem ist ein umfangreicher Aufwand für die Rechnungsverwaltung erforderlich, da Sie die Stunden ständig erfassen und melden müssen.

Die stündliche Abrechnung wird häufig verwendet für:

• Beratung (z. B. geschäftlich, finanziell, technisch)

• Rechtsberatung

• Freiberufler/innen (z. B. Designer/innen, Autorinnen und Autoren, Programmierer/innen)

Pauschalabrechnung

Bei der Pauschalabrechnung wird eine einzelne, im Voraus festgelegte Gebühr für eine Dienstleistung oder ein Produkt berechnet. Kundinnen und Kunden kennen die Gesamtsumme im Voraus, und die Anzahl der Stunden, die für das Projekt aufgewendet werden, ändert diese Summe nicht. Designer/innen, Bauunternehmer/innen und Reparaturdienste verwenden dieses Modell oft, um die Erwartungen von Anfang an zu definieren.

Die Pauschalabrechnung eignet sich für Aufträge mit klar definierten Ergebnissen oder standardisierten Prozessen. Beide Parteien wissen, was sie zu erwarten haben, und können leichter budgetieren. Wenn ein/e Bauunternehmer/in sagt: „Wir bauen Ihre Terrasse für insgesamt 5.000 $“, versichert dies dem Kunden/der Kundin, dass es keine versteckten Gebühren gibt. Es ist wichtig, klare Grenzen zu setzen, was enthalten ist, damit das Projekt nicht über das hinausgeht, wofür der Tarif ausgelegt ist. Die Pauschalabrechnung kann Ihre Arbeit unterschätzen, wenn sich der Umfang unerwartet erweitert, oder zu Streitigkeiten führen, wenn Kundinnen und Kunden unbegrenzte Überarbeitungen für eine einzige Gebühr erwarten.

Die Pauschalabrechnung wird häufig verwendet für:

• Hausmeisterleistungen wie Reparatur und Malerarbeiten von Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HLK)

• Webdesign oder Kreativprojekte (z. B. Branding, Design von Logos, Erstellung einer Website)

• Fertigung (z. B. Standard-Produktserien)

Abrechnung von Etappenzielen

Bei der Abrechnung von Meilensteinen wird ein Projekt in Phasen oder Prüfpunkte unterteilt, wobei die Rechnungen jedes Mal erstellt werden, wenn eine Phase abgeschlossen ist. Dies wird häufig bei längeren oder komplexeren Initiativen verwendet, bei denen der Fortschritt nicht nur auf der Zeit basiert.

Diese Methode trägt auch zum Aufbau von Vertrauen bei: Kundinnen und Kunden sehen greifbare Fortschritte, und Anbieter sehen stetige Zahlungen. Die größte Herausforderung besteht darin, realistische Meilensteine festzulegen und dafür zu sorgen, dass allen Beteiligten klar ist, was eine Rechnung auslöst. Die Abrechnung von Meilensteinen birgt ein geringeres finanzielles Risiko, da Sie nicht auf den Projektabschluss warten müssen, um bezahlt zu werden, aber Verzögerungen in einer Phase können sich auf nachfolgende Phasen auswirken und die Abrechnung erschweren.

Die Abrechnung von Meilensteinen wird häufig verwendet für:

• Baugewerbe (Meilensteine könnten die architektonische Planungsphase, die Fertigstellung des Gebäudes und die Abschlussarbeiten umfassen)

• Softwareentwicklung (z. B. Beta-Versionen, Fertigstellung von Funktionen)

• Design und Branding (z. B. Konzeptfreigabe, Genehmigung der Reinzeichnung)

Wertorientierte Abrechnung

Bei der wertorientierten Abrechnung wird der Preis eines Produkts oder einer Dienstleistung an die Ergebnisse gekoppelt, die es für den Kundinnen und Kunden erzielt. Dieses Modell wird oft mit hochwertiger Beratung in Verbindung gebracht. Ein/e Berater/in, der einem Unternehmen beispielsweise 500.000 $ einspart, kann dem Unternehmen einen Prozentsatz dieser Einsparungen in Rechnung stellen. Dieses Modell ist ergebnisorientiert und nicht stunden- oder kostenbasiert und kann für Kundinnen und Kunden attraktiv sein, die lieber für nachgewiesene Ergebnisse zahlen. Es erfordert starkes Vertrauen und eine datengestützte Nachverfolgung, um die Wirkung zu messen.

Wenn die wertorientierte Abrechnung richtig durchgeführt wird, kann sie engere Partnerschaften zwischen Unternehmen und Kundinnen und Kunden fördern, da beide Parteien das gleiche Gesamtziel verfolgen. Allerdings kann die Berechnung des tatsächlich erbrachten Werts schwierig und oft subjektiv sein, und die Anbieter verwenden möglicherweise mehr Energie auf die Quantifizierung der Ergebnisse als auf die Ausführung der Arbeit. Ein weiteres Risiko für Anbieter: Wenn das Ergebnis nicht zufriedenstellend ist, erfolgt keine Zahlung.

Die wertorientierte Abrechnung wird häufig verwendet für:

• Gerichtsverfahren (insbesondere bei Personenschäden, Arbeitsrechtsfällen oder Sammelklagen)

• Personalbeschaffung (z. B. Gebühren im Zusammenhang mit erfolgreichen Einstellungen)

• Beratung (z. B. Marketinggebühren auf Basis von Konversionen)

Nutzungsbasierte Abrechnung

Bei der nutzungsbasierten Abrechnung, die manchmal auch als Umlageverfahren bezeichnet wird, berechnen Unternehmen ihren Kundinnen und Kunden die Kosten auf der Grundlage dessen, wie viel von einem Produkt oder einer Dienstleistung sie in Anspruch nehmen. Beispielsweise kann ein Cloud-basierter Speicherdienst pro Gigabyte oder ein Versorgungsunternehmen pro Kilowattstunde abrechnen.

Diese Art der Abrechnung stimmt die Zahlung mit dem tatsächlichen Verbrauch ab, ermöglicht es Kundinnen und Kunden, nach oben oder unten zu skalieren, ohne sich auf eine Pauschalgebühr festzulegen, und kann ideal für unvorhersehbare Nutzungsmuster sein. Es erfordert jedoch präzise Mess- und Nachverfolgungs-Tools zur Überwachung der Nutzung. Der Umsatz kann schwanken, wenn die Nutzung steigt und fällt, was Prognosen erschwert. Komplexe Prozesse zur Messung des Verbrauchs können zu Zahlungsanfechtungen führen, wenn die Metriken nicht einfach zu begründen sind.

Die nutzungsbasierte Abrechnung wird häufig verwendet für:

• Cloud-Computing (z. B. Servernutzung, Datenspeicherung)

• Versorgungsunternehmen (z. B. Strom, Wasser)

Vorschussabrechnung

Bei der Vorschussabrechnung zahlt ein Kunde/eine Kundin einen bestimmten Betrag im Voraus – in der Regel nach einem wiederkehrenden Zeitplan –, um fortlaufenden Zugriff auf eine Dienstleistung zu erhalten. Dieses Modell ist in Branchen üblich, in denen Kundinnen und Kunden kontinuierlichen Support erwarten und der Dienstleister ein vorhersehbares monatliches Einkommen wünscht. Um Missverständnisse zu vermeiden, müssen Unternehmen genau bestätigen, was im Vorschuss enthalten ist und wie zusätzliche Anfragen bearbeitet werden.

Die Vorschussabrechnung garantiert den Anbietern ein verlässliches monatliches Einkommen und stellt sicher, dass die Kundinnen und Kunden einen Experten/eine Expertin für ihre Anliegen „auf Abruf“ haben. Es vereinfacht auch die Planung, da beide Seiten wissen, wie viele Stunden oder Leistungen zur Verfügung stehen. Kundinnen und Kunden könnten jedoch das Gefühl haben, Geld zu verschwenden, wenn sie ihre Nutzung nicht jeden Monat maximieren. Außerdem kann es zu einer schleichenden Ausweitung des Leistungsumfangs kommen, wenn unklar ist, welche Aufgaben enthalten sind.

Die Abrechnung von Vorschüssen wird häufig für folgende Zwecke verwendet:

• Anwaltskanzleien (z. B. monatliche oder jährliche Vorschüsse)

• Marketingagenturen (z. B. reservierte Stunden oder Kampagnen)

• Beratung oder Coaching (z. B. laufende Beratung)

Teilabrechnungen

Teilabrechnungen ist eine Variante der Meilensteinabrechnung. Anstatt an den Kontrollpunkten Pauschalbeträge zu zahlen, werden die Rechnungen in regelmäßigen Abständen ausgestellt, während die Arbeiten voranschreiten. Dieses Modell ist besonders bei großen, langfristigen Projekten üblich, wenn Sie diese während ihrer Entwicklung finanzieren möchten. Baufirmen könnten zum Beispiel jeden Monat Abschlagsrechnungen einreichen.

Teilabrechnungen tragen dazu bei, bei langwierigen Projekten ein stetiges Einkommen aufrechtzuerhalten, und verteilt die Zahlungsverpflichtungen des Kunden über die Zeit, wodurch sie leichter zu bewältigen sind. Die Methode fördert auch eine bessere Zusammenarbeit, da der Kunde/die Kundin und das Unternehmen wissen, was erreicht wurde und was noch kommt. Es erfordert jedoch eine detaillierte Nachverfolgung und Dokumentation des Projektfortschritts. Wenn der Kunde/die Kundin den Abrechnungsplan nicht im Voraus versteht, kann es zu Zahlungsanfechtungen kommen.

Teilabrechnungen werden häufig verwendet für:

• Bauwesen (z. B. Wohn- oder Gewerbeprojekte)

• Ingenieur- und Infrastrukturprojekte

• Kundenspezifische Fertigung (z. B. komplexe Fertigungsaufträge)

Prepaid-Abrechnung

Bei der Prepaid-Abrechnung zahlen Kundinnen und Kunden im Voraus und geben dann im Laufe der Zeit ein Guthaben oder Serviceguthaben aus. Dies führt zu sofortigen Zahlungen, was den kurzfristigen Umsatz steigert und dazu beiträgt, das Schuldenrisiko zu kontrollieren, da die Kundinnen und Kunden den Service nicht übermäßig nutzen können, ohne zu bezahlen. Und dieses Modell hilft bei der Verwaltung der Nutzung, da Kundinnen und Kunden ihr verbleibendes Guthaben nachverfolgen können.

Umgekehrt zögern Kundinnen und Kunden möglicherweise, wenn sie sich nicht sicher sind, wie viel Service sie benötigen, oder wenn sie lieber bezahlen, nachdem sie die Dienstleistung genutzt haben. Für diese Art der Rechnungsstellung ist möglicherweise auch eine spezielle Software erforderlich, um Salden, Auffüllungen und Ablaufdaten zu verwalten.

Prepaid-Abrechnung wird häufig verwendet für:

• Telekommunikation (z. B. Prepaid-Mobilfunktarife)

• Geschenkkartenprogramme (angeboten von Einzelhändlern, Restaurants usw.)

• Abonnementboxen zur Abrechnung zukünftiger Lieferungen

Hybride Abrechnung

Bei der hybriden Abrechnung werden zwei oder mehr Methoden kombiniert, was besonders für Unternehmen hilfreich sein kann, die verschiedene Kundengruppen bedienen. Beispielsweise kann ein Cloud-basierter Hosting-Dienst eine wiederkehrende monatliche Gebühr zuzüglich eines nutzungsbasierten Tarifs für jede Bandbreite berechnen, die einen Schwellenwert überschreitet. Ein/e Freiberufler/in kann einen Vorschuss plus einen Stundensatz für Arbeit in Rechnung stellen, die über den Umfang des Vorschusses hinausgeht.

Dieser Abrechnungstyp bietet Flexibilität für Kundinnen und Kunden mit unterschiedlichen Bedürfnissen und gleicht vorhersehbare Einnahmen mit nutzungsabhängigen Gebühren aus. Einige Kundinnen und Kunden verbrauchen möglicherweise nur minimale Ressourcen und halten sich an den Pauschalpreis, während andere für eine höhere Nutzung zusätzliche Gebühren zahlen. Die größte Herausforderung ist die Übersichtlichkeit – bei Verträgen und Abrechnungen. Die Kundinnen und Kunden müssen sehen, wie die einzelnen Posten berechnet werden.

Die hybride Abrechnung wird häufig für folgende Zwecke verwendet:

• Telekommunikation (z. B. Monatsplan plus Pay-as-you-go-Extras)

• SaaS Unternehmen mit gestaffelten Tarifen und nutzungsabhängigen Preisen für Überschüsse

• Versicherungen (z. B. feste Prämienzahlungen plus Zuzahlungen für bestimmte Leistungen)

Abrechnung pro Einheit

Die Abrechnung pro Einheit berechnet einen definierten Betrag pro verkauftem Posten und ist die einfachste Abrechnungsart auf dieser Liste. Das Modell ist im Einzelhandel und in der Fertigung nützlich und lässt sich gut auf Großaufträge anwenden – Sie multiplizieren die Postenanzahl mit den Kosten pro Posten.

Ist Ihr Geschäftsmodell jedoch eher auf Maßanfertigungen oder immaterielle Dienstleistungen wie Design und Entwicklung ausgerichtet, ist eine flexiblere Abrechnungsmethode möglicherweise besser geeignet. Die Preise können sich auch ändern, wenn die Rohstoffe teurer werden, was möglicherweise häufige Aktualisierungen erfordert.

Die Abrechnung pro Einheit wird häufig für folgende Zwecke verwendet:

• Einzelhandel (z. B. physische Waren, die einzeln verkauft werden)

• Großhandel (z. B. Paletten, Massenware)

• Fertigung (z. B. Angebote für jede produzierte Einheit)

Welche Herausforderungen gibt es bei der Verwaltung mehrerer Abrechnungsarten?

Unternehmen setzen oft mehrere Abrechnungsarten ein. Ein Tech-Start-up kann ein Abonnementprodukt anbieten und maßgeschneiderte Software für größere Kundengruppen auf Festpreis- oder Meilensteinbasis erstellen. Eine Marketingagentur kann laufende Vorschüsse, Stundensätze für Ad-hoc-Aufgaben und leistungsbasierte Gebühren für wirkungsvolle Kampagnen berechnen. Diese Flexibilität kann Unternehmen zwar dabei helfen, einen breiten Kundenstamm zu bedienen, sie kann aber auch administrative und betriebliche Hürden mit sich bringen. Hier sind einige häufige Herausforderungen:

• Komplexe Rechnungen: Wenn Unternehmen unterschiedliche Abrechnungsarten verwenden, kann das Erstellen von Rechnungen kompliziert werden. Möglicherweise benötigen Sie eine speziellere Software, um wiederkehrende Abonnements, nutzungsbasierte Gebühren, einmalige Gebühren und Meilensteinabrechnungen zu verwalten. Berechnungsfehler, fehlende Einzelposten oder unklare Aussagen können Kundinnen und Kunden verwirren und die Beziehung belasten.

• Nachverfolgung und Berichterstattung: Ein nutzungsbasiertes Modell erfordert genaue Metriken, die stündliche Abrechnung erfordert Arbeitszeittabellen und eine projektbasierte Methode erfordert die Verfolgung von Meilensteinen. Das Sammeln und Aggregieren dieser Daten ist wichtig für die Genauigkeit. Wenn diese Methoden vermischt werden, kann dies Ihr Team überfordern, wenn es nicht darauf vorbereitet ist, jede Art in Echtzeit zu überwachen.

• Kommunikation mit Kundinnen und Kunden: Kundinnen und Kunden könnten sich verloren fühlen, wenn sie mehreren Abrechnungssystemen unterliegen, insbesondere wenn sie mehrere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, die unterschiedlich abgerechnet werden. Ein/e Kunde/Kundin könnte Ihren monatlichen Basisdienst abonnieren, für stundenweise Beratungen bezahlen und einen leistungsbasierten Vertrag abschließen. Ohne klare Richtlinien und Erklärungen in einfacher Sprache kann es zu Missverständnissen kommen.

• Verwaltung von Abonnements und Verlängerungen: Wiederkehrende oder Abonnementabrechnungen erfordern eine kontinuierliche Verwaltung von Verlängerungen, Upselling, Herabstufungen und Kündigungen. Wenn Sie zusätzlich einmalige Projektpreise oder nutzungsabhängige Gebühren haben, benötigen Sie ein System, mit dem Sie alle Kundendaten an einem Ort aufbewahren können.

• Regulatorische und steuerliche Verpflichtungen: Die Abrechnungsgesetze variieren je nach Region. In einigen Rechtsgebieten gelten strenge Regeln für die Kündigung von Abonnements, nutzungsbasierte Offenlegungen oder Haftungsausschlüsse in Bezug auf erfolgsabhängige Gebühren. Diese Regeln sind oft komplexer, wenn Sie international tätig sind. Steuern unterscheiden sich auch je nachdem, wie Waren und Dienstleistungen definiert werden.

• Integration mit anderen Systemen: Die Rechnungsstellung verbindet Ihre Buchhaltungssoftware, Ihr CRM-System (Customer Relationship Management), Analysetools und vieles mehr miteinander. Ein Unternehmen, das mehrere Abrechnungsarten verwendet, muss möglicherweise alle in eine Plattform integrieren, die Daten aggregiert, damit sie ganzheitlich bewertet werden können. Je mehr Abrechnungsarten Sie verwenden, desto komplizierter wird die Integration.

• Balance zwischen Konsistenz und Flexibilität: Kundinnen und Kunden profitieren von flexiblen Zahlungsmöglichkeiten. Doch jede zusätzliche Option stellt Ihr Finanzteam vor Herausforderungen. Unternehmen müssen entscheiden, wie viel Vielfalt sie anbieten können, ohne dabei die Nachhaltigkeit ihrer Betriebsabläufe zu gefährden. Wenn Sie neue Abrechnungsarten zu schnell einführen, können Sie interne Herausforderungen schaffen.

Lösungen

Schaffen Sie starke interne Systeme, um jede dieser Herausforderungen zu bewältigen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter gründlich, damit jede Abteilung Fragen zu Ihren Rechnungsarten beantworten kann. Standardisieren Sie Prozesse, wo immer es möglich ist. Verwenden Sie beispielsweise eine einheitliche Rechnungsvorlage, aus der hervorgeht, wie Gebühren modellübergreifend berechnet werden, und weisen Sie jede Abrechnungsart in Ihren allgemeinen Geschäftsbedingungen auf, um Ihre Kundinnen und Kunden auf dem Laufenden zu halten. Außerdem können Sie in eine spezielle Abrechnungs- und Zahlungssoftware investieren, die mehrere Abrechnungsmodelle unterstützt, um Fehler und Verwaltungsaufwand zu minimieren.

Bleiben Sie flexibel bei der Bewertung und Aktualisierung Ihrer Rechnungsstrukturen. Wenn Sie wiederkehrende Probleme oder neue Marktanforderungen erkennen, passen Sie Ihre Angebote entsprechend an.