La facturation est la clé de la réussite d'une entreprise, car elle permet d'établir un lien entre les services fournis et la rémunération. Des pratiques de facturation efficaces favorisent des relations saines avec les clients et garantissent des revenus stables, alors que de mauvaises pratiques peuvent coûter cher à une entreprise. Au Royaume-Uni, la facturation est l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises ne parviennent pas à percevoir, en moyenne, 5,87 % des revenus qui leur sont dus chaque année.

Dans cet article, nous aborderons les types de facturation utilisés par les entreprises modernes, notamment les modèles de paiement à l'utilisation et la facturation à l'heure, ainsi que leurs avantages et leurs inconvénients.

Que contient cet article?

• Quels sont les différents types de facturation?
  
• Quelles sont les difficultés liées à la gestion de plusieurs types de facturation?
  

Quels sont les différents types de facturation?

Chaque mode de facturation s'adresse à des marchés, des types de produits et des préférences de clients différents. Il n'y en a pas un seul qui convient à toutes les entreprises. Comprendre ces options et déterminer celle qui conviendrait le mieux à votre structure peut contribuer à améliorer l'expérience de paiement, à rendre vos revenus plus prévisibles et à satisfaire vos clients.

Facturation récurrente

La facturation récurrente consiste à facturer à un client un montant fixe selon un calendrier régulier, généralement mensuel ou annuel, bien que certaines entreprises préfèrent des cycles hebdomadaires ou trimestriels. Ce modèle est populaire auprès des entreprises de services qui entretiennent des relations continues avec leurs clients, comme les services d'abonnement, les programmes d'adhésion et les abonnements à des coffrets mensuels. Il offre aux clients une expérience simple : une fois inscrits, le renouvellement est automatique.

La facturation récurrente rend les revenus plus prévisibles, réduit les tâches administratives et renforce les relations avec les clients afin de les fidéliser à la marque. Elle exige toutefois que les entreprises communiquent soigneusement les tarifs et les dates de facturation.

La facturation récurrente est couramment utilisée pour :

• Les services numériques, y compris les plateformes de logiciel-service

• Les médias de diffusion en continu (par exemple, plateformes d'abonnement vidéo ou musicale)

• Les adhésions (par exemple, communautés en ligne, espaces de travail partagé)

• Les Services publics (par exemple, Internet, téléphone)

Facturation à l'heure

Avec la facturation à l'heure, les entreprises facturent aux clients le temps exact passé sur un projet ou une tâche. Un consultant ou un travailleur indépendant peut consigner ses heures de travail sur une feuille de temps, puis facturer au client chaque heure travaillée. Les tarifs varient en fonction du niveau de compétence, de la complexité du projet et des conditions du marché.

La facturation à l'heure permet aux entreprises de gérer les changements de portée, en particulier lorsque l'orientation d'un projet change avant son achèvement. Ce type de facturation garantit une rémunération pour tout le temps travaillé, et offre au client une plus grande transparence en lui permettant de savoir exactement ce pour quoi il paie. Cependant, la facturation à l'heure rend plus difficile la prévision des coûts totaux, ce qui peut dissuader les clients qui préfèrent s'en tenir à un budget fixe. Elle peut également inciter à surveiller le temps passé ou entraîner des préoccupations sur la productivité. En outre, elle nécessite une meilleure gestion des factures, car vous devez toujours suivre et consigner les heures travaillées.

La facturation à l'heure est couramment utilisée pour :

• Les services de conseils (par exemple, commerciaux, financiers, techniques)

• Les services juridiques

• Les prestations des travailleurs indépendants (par exemple, concepteurs, rédacteurs, programmeurs)

Facturation forfaitaire

La facturation forfaitaire consiste à facturer aux clients des frais uniques et prédéterminés pour un service ou un produit. Les clients connaissent le montant total à l'avance, et le nombre d'heures passées sur le projet ne changera pas ce montant. Les concepteurs, les sous-traitants et les services de réparation utilisent souvent ce modèle pour définir les attentes dès le départ.

La facturation forfaitaire convient aux projets avec des résultats bien définis ou des processus normalisés. Les deux parties savent à quoi s'attendre et peuvent gérer le budget plus facilement. Lorsqu'un sous-traitant annonce à un client qu'il peut construire sa terrasse pour un montant de 5 000 $, cela garantit au client qu'il n'y aura pas de frais cachés. Il est important de définir clairement les limites du projet afin qu'il ne dépasse pas le tarif annoncé. La facturation forfaitaire peut sous-évaluer votre travail si le champ d'application s'élargit de manière inattendue ou entraîner des litiges si les clients s'attendent à des révisions illimitées pour un tarif unique.

La facturation forfaitaire est couramment utilisée pour :

• Les services à domicile tels que la réparation des systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC) ou la peinture

• La conception de sites Web ou les projets créatifs (par exemple, éléments de marque, conception de logos, création d'un site Web)

• La fabrication (par exemple, produits en série)

Facturation par étapes

La facturation par étapes consiste à diviser un projet en phases ou points de contrôle, et à émettre des factures chaque fois qu'une phase est terminée. Cette méthode est souvent utilisée dans le cadre d'initiatives plus longues ou plus complexes, pour lesquelles les progrès ne se mesurent pas uniquement en fonction du temps.

Elle contribue également à instaurer la confiance : les clients constatent des progrès tangibles et les fournisseurs constatent des paiements réguliers. Le plus grand défi consiste à fixer des étapes réalistes et à s'assurer que toutes les parties comprennent ce qui déclenche une facture. La facturation par étapes comporte un risque financier plus faible, car vous n'attendez pas la fin du projet pour recevoir le paiement, mais les retards à une phase peuvent affecter les phases suivantes et compliquer la facturation.

La facturation par étapes est couramment utilisée pour :

• La construction (les étapes peuvent inclure la phase de planification architecturale, l'achèvement de la structure et les étapes de finition)

• Le développement de logiciels (par exemple, versions bêta, finalisation de fonctionnalités)

• La conception et l'identité de marque (par exemple, validation des concepts, approbation finale des œuvres)

Facturation basée sur la valeur

La facturation basée sur la valeur lie le prix d'un produit ou d'un service aux résultats qu'il apporte au client. Ce modèle est souvent utilisé dans le domaine du conseil spécialisé. Par exemple, un consultant qui fait économiser 500 000 $ à une entreprise peut lui facturer un pourcentage de ces économies. Ce modèle dépend du résultat plutôt que des heures travaillées ou des coûts fixes, et il peut plaire aux clients qui préfèrent payer en fonction des résultats avérés. Il nécessite une grande confiance et un suivi fondé sur des données pour mesurer l'impact.

Lorsque la facturation basée sur la valeur est effectuée correctement, elle peut favoriser des partenariats plus étroits entre les entreprises et les clients, car les deux parties partagent le même objectif. Cela dit, le calcul de la valeur réelle fournie peut être délicat et souvent subjectif, et les fournisseurs peuvent consacrer plus d'énergie à quantifier les résultats qu'à effectuer le travail. Autre risque pour les fournisseurs : si les résultats ne sont pas atteints, ils ne seront pas payés.

La facturation basée sur la valeur est couramment utilisée pour :

• Le droit (en particulier dans les cas impliquant des blessures, l'emploi ou les actions collectives)

• Le recrutement (par exemple, frais liés aux embauches fructueuses)

• Les services de conseils (par exemple, frais de marketing en fonction des conversions)

Facturation à l'utilisation

Avec la facturation à l'utilisation, parfois connue sous le nom de facturation à l'usage, les entreprises facturent à leurs clients en fonction de la quantité de produit ou de service qu'ils consomment. Par exemple, un service de stockage infonuagique peut facturer par gigaoctet, tandis qu'un service public peut facturer par kilowattheure.

Ce type de facturation adapte le montant du paiement à la consommation réelle, permet aux clients d'ajuster leur utilisation à la hausse ou à la baisse sans s'engager à payer un montant fixe, et peut être idéal pour les usages imprévisibles. Il nécessite toutefois des outils de mesure et de suivi précis pour surveiller l'utilisation. Les revenus peuvent fluctuer en fonction de la consommation des clients, ce qui complique les prévisions. Les processus complexes d'évaluation de la consommation peuvent entraîner des litiges de facturation si les indicateurs ne sont pas faciles à justifier.

La facturation à l'utilisation est couramment utilisée pour :

• L'infonuagique (par exemple, utilisation de serveurs, stockage de données)

• Les services publics (par exemple, électricité, eau)

Facturation sur avances d'honoraires

La facturation sur avances d'honoraires qu'un client paie un montant fixe à l'avance, généralement selon un calendrier récurrent, pour un accès continu à un service. Ce modèle est courant dans les secteurs où les clients s'attendent à recevoir un accompagnement continu et où les prestataires de services souhaitent percevoir un revenu mensuel prévisible. Pour éviter toute confusion, les entreprises doivent préciser clairement ce qui est inclus dans l'avance d'honoraires et la manière dont les demandes supplémentaires seront traitées.

La facturation sur avances d'honoraires garantit aux fournisseurs un revenu mensuel et assure aux clients la disponibilité d'un expert attitré. Cela simplifie également la planification, car les deux parties savent exactement combien d'heures ou de livrables sont prévus. Cependant, les clients peuvent avoir l'impression de gaspiller leur argent s'ils ne tirent pas pleinement parti de cette méthode chaque mois, et la dérive des objectifs peut devenir un facteur si les tâches incluses ne sont pas clairement définies.

La facturation sur avances d'honoraires est couramment utilisée pour :

• Les services juridiques (par exemple, avances d'honoraires mensuels ou annuels)

• Les agences de marketing (par exemple, heures réservées ou campagnes)

• Les services de conseils ou d'accompagnement (par exemple, services de conseils continus)

Facturation progressive

La facturation progressive est une variante de la facturation par étapes. Au lieu de facturer une somme unique à chaque point de contrôle, des factures sont émises régulièrement au fur et à mesure de l'avancement du projet. Ce modèle est particulièrement courant sur les grands projets à long terme, lorsque vous souhaitez les financer au fur et à mesure de leur développement. Les entreprises de construction, par exemple, peuvent émettre des factures chaque mois en fonction de l'avancement des travaux.

La facturation progressive permet de maintenir un revenu stable pendant les projets de longue durée et d'étaler les obligations de paiement du client dans le temps, ce qui en facilite la gestion. La méthode favorise également une meilleure collaboration, car le client et l'entreprise savent ce qui a été accompli et ce qui reste à faire. Elle nécessite toutefois un suivi et une documentation détaillés de l'état d'avancement du projet, et des litiges peuvent survenir si le client ne comprend pas le calendrier de facturation à l'avance.

La facturation progressive est couramment utilisée pour :

• La construction (par exemple, projets résidentiels ou commerciaux)

• Les projets d'ingénierie et d'infrastructure

• La fabrication sur mesure (par exemple, travaux de fabrication complexes)

Facturation prépayée

Avec la facturation prépayée, les clients paient à l'avance, puis dépensent un solde ou des crédits de service au fil du temps. Ce modèle donne lieu à un paiement immédiat, ce qui augmente les revenus à court terme et réduit le risque d'endettement, car les clients ne peuvent pas utiliser plus que ce pour quoi ils ont payé. En outre, il permet aux clients de gérer et de suivre leur consommation en consultant leur crédit restant.

À l'inverse, les clients peuvent hésiter à choisir ce modèle s'ils ne sont pas sûrs du niveau de service dont ils auront besoin ou s'ils préfèrent payer après avoir utilisé le service. Ce type de facturation peut également nécessiter un logiciel spécial pour gérer les soldes, les réapprovisionnements et les dates d'expiration.

La facturation prépayée est couramment utilisée pour :

• Les télécommunications (par exemple, forfaits mobiles prépayés)

• Les programmes de cartes-cadeaux (proposés par des détaillants, des restaurants, etc.)

• Les abonnements à des coffrets mensuels qui facturent avant la livraison

Facturation hybride

La facturation hybride combine deux méthodes ou plus, ce qui peut être particulièrement utile pour les entreprises qui ont une clientèle variée. Par exemple, un service d'hébergement infonuagique peut facturer des frais mensuels récurrents plus un tarif basé sur l'utilisation pour toute consommation de bande passante au-delà d'un certain seuil. Un travailleur indépendant peut facturer à un client des avances d'honoraires plus un tarif horaire pour les tâches qui sortent du cadre de ces avances d'honoraires.

Ce type de facturation offre une certaine souplesse aux clients ayant des besoins différents et permet d'équilibrer les revenus prévisibles et les frais d'utilisation. Certains clients peuvent utiliser un faible volume de ressources et s'en tenir au tarif forfaitaire, tandis que d'autres peuvent payer un supplément pour une utilisation plus importante. Le plus grand défi consiste à faire preuve de clarté, tant dans les contrats que dans les relevés de facturation. Les clients ont besoin de voir comment chaque élément est calculé.

La facturation hybride est couramment utilisée pour :

• Les télécommunications (par exemple, offre mensuelle et frais supplémentaires à l'utilisation)

• Les entreprises de logiciel-service avec des tarifs progressifs et une tarification à l'utilisation pour les dépassements

• Les assurances (par exemple, primes fixes plus quotes-parts pour certains services)

Facturation à l'unité

La facturation à l'unité consiste à facturer un montant défini pour chaque article vendu et constitue le type de facturation le plus simple de cette liste. Le modèle convient aux secteurs de la vente au détail et de la fabrication et s'adapte facilement aux commandes importantes : vous multipliez le nombre d'articles par le tarif unitaire.

Toutefois, si votre modèle économique est axé sur les projets personnalisés ou les services immatériels, tels que la conception et le développement, une méthode de facturation plus souple pourrait être plus adaptée. Les prix peuvent également évoluer si le coût des matières premières augmente, ce qui peut nécessiter des mises à jour fréquentes.

La facturation à l'unité est couramment utilisée pour :

• Le commerce de détail (par exemple, biens physiques vendus à l'unité)

• La vente en gros (par exemple, palettes, marchandises en vrac)

• La fabrication (par exemple, devis pour chaque unité produite)

Quelles sont les difficultés liées à la gestion de plusieurs types de facturation?

Les entreprises ont souvent recours à plusieurs types de facturation. Une jeune entreprise technologique peut proposer un produit sous forme d'abonnement et créer un logiciel sur mesure pour des clients importants sur la base d'une tarification fixe ou par étapes. Une agence de marketing peut facturer des avances d'honoraires continues, des taux horaires pour des tâches ponctuelles et des frais basés sur la performance pour des campagnes à fort impact. Bien que cette flexibilité puisse aider les entreprises à répondre aux besoins d'une clientèle variée, elle peut également introduire des obstacles administratifs et opérationnels. En voici quelques-uns :

• Factures complexes : lorsque les entreprises utilisent différents types de facturation, la création des factures peut s'avérer complexe. Vous aurez peut-être besoin d'un logiciel plus spécialisé pour gérer les abonnements récurrents, les frais à l'utilisation, les frais ponctuels et la facturation par étapes. Les erreurs de calcul, les postes manquants ou les relevés peu clairs peuvent semer la confusion chez les clients et mettre à rude épreuve les relations.

• Suivi et création de rapports : la facturation à l'utilisation nécessite des indicateurs précis, la facturation à l'heure requiert des feuilles de temps et la facturation par étapes exige un suivi des étapes. La collecte et l'agrégation de ces données sont importantes à des fins de précision. Combiner plusieurs modèles peut rapidement submerger votre équipe si elle n'y est pas préparée.

• Communication avec les clients : les clients peuvent se sentir perdus s'ils sont soumis à plusieurs structures tarifaires, en particulier s'ils achètent plusieurs services facturés différemment. Un client peut s'abonner à votre service de base mensuel, payer pour des consultations à l'heure et conclure un contrat basé sur la performance. En l'absence de lignes directrices claires et d'explications simples, des malentendus peuvent survenir.

• Gestion des abonnements et des renouvellements : la facturation récurrente ou par abonnement nécessite une gestion continue des renouvellements, des ventes incitatives, des passages à une offre inférieure et des annulations. Si vous utilisez d'autres modèles (comme la tarification ponctuelle, la facturation à l'utilisation), vous avez besoin d'un système permettant de conserver toutes les données des clients au même endroit.

• Obligations réglementaires et fiscales : les lois sur la facturation varient selon les régions. Certains territoires ont des règles strictes en matière d'annulation des abonnements, de communication pour la facturation à l'utilisation ou de clauses de non-responsabilité concernant les frais basés sur la performance. Ces règles sont souvent plus complexes si vous exercez vos activités à l'international. Les taxes diffèrent également en fonction de la définition des biens et des services.

• Intégration avec d'autres systèmes : la facturation établit un lien entre votre logiciel de comptabilité, votre système de gestion de la relation client (GRC), vos outils d'analyse et bien d'autres encore. Une entreprise qui utilise plusieurs types de facturation peut avoir besoin de les intégrer dans une seule plateforme qui agrège les données afin qu'elles puissent être évaluées de manière globale. Plus vous utilisez de types de facturation, plus l'intégration devient compliquée.

• Équilibre entre cohérence et flexibilité : les clients apprécient qu'on leur propose différentes options de paiement, mais chaque possibilité supplémentaire présente des défis pour votre équipe financière. Les entreprises doivent décider du degré de variété qu'elles peuvent offrir tout en assurant la durabilité de leurs activités. Si vous adoptez trop rapidement de nouveaux types de facturation, vous risquez de poser des défis en interne.

Solutions

Mettez en place des systèmes internes solides pour gérer chacun de ces défis et formez soigneusement votre personnel afin que chaque service puisse répondre aux questions relatives à vos types de facturation. Normalisez les processus dans la mesure du possible. Par exemple, utilisez un modèle de facture cohérent qui met en évidence la façon dont sont calculés les frais selon les modèles, et décrivez chaque type de facturation dans vos conditions d'utilisation du service pour tenir les clients informés. Vous pouvez également investir dans un logiciel de facturation et de paiement spécialisé qui prend en charge plusieurs modèles de facturation afin de réduire au minimum le risque d'erreur et les tâches administratives.

Faites preuve de souplesse dans l'évaluation et la mise à jour de vos structures de facturation. Si vous repérez des problèmes récurrents ou de nouvelles demandes du marché, affinez vos offres.