La facturation est la clé de la réussite d’une entreprise, car elle permet d'établir un lien entre les services fournis et la rémunération. Des pratiques de facturation efficaces favorisent des relations saines avec les clients et garantit des revenus stables, tandis que de mauvaises pratiques peuvent coûter cher à une entreprise. Au Royaume-Uni, la facturation est l’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises ne parviennent pas à percevoir, en moyenne, 5,87 % des revenus qui leur sont dus chaque année.

Nous présentons ci-dessous les types de facturation utilisés par les entreprises modernes, notamment les modèles de paiement à l’utilisation et la facturation à l’heure, ainsi que leurs avantages et leurs inconvénients.

Sommaire de cet article

• Quels sont les différents types de facturation ?
  
• Quelles sont les difficultés liées à la gestion de plusieurs types de facturation ?
  

Quels sont les différents types de facturation ?

Chaque mode de facturation s'adresse à des marchés, des types de produits et des préférences de clients différents. Il n'existe pas de solution miracle qui conviendrait à toutes les entreprises. En vous familiarisant avec ces options et en déterminant celles qui conviennent le mieux à votre entreprise, vous pourrez améliorer l'expérience de paiement, rendre vos revenus plus prévisibles et satisfaire vos clients.

Facturation récurrente

La facturation récurrente consiste à facturer à un client un montant fixe selon une fréquence régulière, généralement mensuelle ou annuelle, bien que certaines entreprises préfèrent des cycles hebdomadaires ou trimestriels. Ce modèle est populaire auprès des entreprises de services qui entretiennent des relations suivies avec leurs clients, comme les services d’abonnement, les programmes d’adhésion et les abonnements à des box mensuelles. Les clients bénéficient d'une expérience simple : une fois inscrits, le renouvellement est automatique.

La facturation récurrente garantit une meilleure prévisibilité des revenus, réduit les tâches administratives et renforce les relations avec les clients afin de les fidéliser à la marque. Elle exige toutefois que les entreprises communiquent clairement les dates et les montants de facturation.

La facturation récurrente est couramment utilisée pour :

• Les services numériques, y compris les plateformes de logiciel en tant que service (SaaS)

• Les plateformes de streaming (par exemple, plateformes d’abonnement vidéo ou musicale)

• Les adhésions (par exemple, communautés en ligne, espaces de coworking)

• Les services publics (par exemple, Internet, téléphone)

Facturation à l'heure

Avec la facturation horaire, les entreprises facturent aux clients le temps exact passé sur un projet ou une tâche. Par exemple, un consultant ou un travailleur indépendant peut consigner ses heures de travail sur une feuille de temps, puis facturer le client pour chaque heure travaillée. Les tarifs varient en fonction du niveau de compétence, de la complexité du projet et des conditions du marché.

La facturation à l'heure permet aux entreprises de faire face aux changements d'envergure, notamment lorsque la direction d'un projet change avant son achèvement. Ce type de facturation garantit que chaque heure travaillée est rémunérée, et offre au client une plus grande transparence en lui permettant de savoir exactement ce pour quoi il paie. En revanche, la facturation à l'heure rend plus difficile la prévision du coût total du projet, ce qui peut dissuader les clients qui préfèrent s'en tenir à un budget fixe. Elle peut également inciter à surveiller le temps passé ou entraîner des préoccupations sur la productivité. Elle nécessite également une meilleure gestion des factures, dans la mesure où vous devez systématiquement suivre et consigner le nombre d'heures travaillées.

La facturation à l’heure est couramment utilisée pour :

• Les services de conseil (par exemple, les consultants en affaires, finances, ou techniques)

• Les services juridiques

• Les prestations des travailleurs indépendants (par exemple, les designers, écrivains, ou programmeurs)

Facturation forfaitaire

La facturation forfaitaire consiste à facturer un montant unique et défini à l'avance pour un service ou un produit. Les clients connaissent le tarif total dès le départ, indépendamment du nombre d'heures passées sur le projet. Les designers, les entrepreneurs et les services de réparation utilisent souvent ce modèle pour définir en amont les attentes.

La facturation forfaitaire convient aux projets dont les résultats sont bien définis ou dont les processus sont standardisés. Les deux parties savent à quoi s’attendre et peuvent gérer le budget plus facilement. Lorsqu'un entrepreneur annonce à un client qu'il peut s'occuper de la construction de sa terrasse pour un montant de 5 000 dollars, le client est assuré qu'il n'y aura pas de frais cachés. Il est important de définir clairement l'étendue du projet afin qu'il ne dépasse pas le cadre ni le tarif initial. La facturation forfaitaire peut sous-évaluer votre travail si le périmètre du projet s'élargit de manière inattendue ou entraîner des litiges si les clients s’attendent à des révisions illimitées sans frais supplémentaires.

La facturation forfaitaire est couramment utilisée pour :

• Les services à domicile, comme la réparation des systèmes de chauffage, ventilation et climatisation (CVC) ou la peinture

• La conception de sites Web ou projets créatifs (par exemple, image de marque, conception de logos, création d’un site Web)

• La fabrication (par exemple, fabrication de produits standardisés)

Facturation par étapes

La facturation par étapes consiste à diviser un projet en phases ou en points de contrôle, et à émettre des factures chaque fois qu'une phase s'achève. Cette méthode est souvent utilisée dans le cadre d'initiatives plus longues ou plus complexes, pour lesquelles les progrès ne se mesurent pas uniquement en fonction du temps passé.

Elle contribue également à instaurer un climat de confiance : les clients constatent des progrès tangibles et les fournisseurs reçoivent des paiements réguliers. Le plus grand défi consiste à fixer des étapes réalistes et à s’assurer que toutes les parties comprennent ce qui déclenche une facture. La facturation par étapes présente un risque financier moindre car vous n'attendez pas l'achèvement du projet pour être payé, mais les retards à une phase peuvent affecter les phases suivantes et compliquer la facturation.

La facturation par étapes est couramment utilisée pour :

• La construction (les étapes peuvent inclure la phase de planification architecturale, la construction de la structure et les finitions)

• Le développement de logiciels (par exemple, versions bêta, finalisation de fonctionnalités)

• La conception et l'image de marque (par exemple, approbation des concepts, validation finale des œuvres)

Facturation basée sur la valeur

La facturation basée sur la valeur lie le prix d’un produit ou d’un service aux résultats qu'il apporte au client. Ce modèle est souvent utilisé dans le domaine du conseil spécialisé. Par exemple, un consultant qui permet à une entreprise d'économiser 500 000 dollars peut lui facturer un pourcentage de ces économies. Ce modèle dépend du résultat plutôt que des heures travaillées ou des coûts fixes, ce qui le rend attractif pour les clients qui préfèrent payer en fonction des résultats avérés. Il nécessite une grande confiance et un suivi fondé sur des données pour mesurer l'impact.

Lorsque la facturation basée sur la valeur est correctement exécutée, elle peut favoriser des partenariats plus étroits entre les entreprises et les clients, car les deux parties partagent le même objectif commun. Cela dit, le calcul de la valeur réelle fournie peut s'avérer délicat et souvent subjectif, et les prestataires peuvent consacrer plus d'énergie à quantifier l’impact qu’à effectuer réellement le travail. Autre risque pour les prestataires : si les résultats ne sont pas atteints, il ne seront pas payés.

La facturation basée sur la valeur est couramment utilisée pour :

• Le droit (notamment dans les affaires liées aux blessures, à l’emploi ou les actions collectives)

• Le recrutement (par exemple, frais liés aux embauches fructueuses)

• Les services de conseil (par exemple, honoraires marketing en fonction des conversions réalisées)

Facturation à l’usage

Avec la facturation à l’usage, parfois connue sous le nom de facturation à l’utilisation, les entreprises facturent leurs clients en fonction de la quantité de produit ou de service qu’ils consomment. Par exemple, un service de stockage basé sur le cloud peut facturer par gigaoctet, tandis qu'un service public peut facturer par kilowattheure.

Ce type de facturation adapte le montant du paiement à la consommation réelle, permet aux clients d’ajuster leur utilisation à la hausse ou à la baisse sans s'engager à payer un forfait fixe, et est particulièrement adapté aux usages imprévisibles. Toutefois, il nécessite d'utiliser des outils de mesure et de suivi précis pour surveiller l’utilisation. Les revenus de l’entreprise fluctuent en fonction de la consommation des clients, ce qui complique les prévisions financières. Les processus complexes de mesure de la consommation peuvent entraîner des litiges de facturation si les chiffres ne sont pas faciles à justifier.

La facturation à l’usage est couramment utilisée pour :

• Le cloud computing (par exemple, utilisation de serveurs, stockage de données)

• Les services publics (par exemple, électricité, eau)

Facturation sur honoraires

La facturation sur honoraires implique qu'un client paie un montant fixe à l'avance, généralement selon un calendrier récurrent, pour un accès continu à un service. Ce modèle est courant dans les secteurs où les clients s’attendent à bénéficier d'un accompagnement continu et les prestataires souhaitent percevoir un revenu mensuel stable. Pour éviter toute confusion, les entreprises doivent préciser clairement les prestations couvertes par le contrat d'honoraires et la manière dont les demandes supplémentaires seront traitées.

La facturation sur honoraires garantit un revenu mensuel prévisible aux prestataires et assure aux clients la disponibilité d'un expert dédié. Elle simplifie également la planification, car les deux parties sont au courant du nombre d'heures ou de produits à livrer prévu. Cependant, les clients peuvent avoir l’impression de dépenser inutilement de l'argent s'ils ne tirent pas pleinement parti de cette formule chaque mois. En outre, la dérive des objectifs peut devenir un problème si les tâches incluses ne sont pas clairement définies.

La facturation sur honoraires est couramment utilisée pour :

• Les cabinets d’avocats (par exemple, honoraires mensuels ou annuels)

• Les agences de marketing (par exemple, heures réservées ou campagnes)

• Les services de conseil ou d'accompagnement (par exemple, services de conseil en continu)

Facturation progressive

La facturation progressive est une variante de la facturation par étapes. Au lieu de facturer en une seule fois à chaque étape clé du projet, des factures sont envoyées régulièrement au fur et à mesure de l'avancement du projet. Ce modèle est particulièrement courant sur les grands projets à long terme, lorsqu'un financement continu est nécessaire. Par exemple, une entreprise de construction peut facturer chaque mois en fonction de l'avancement des travaux.

La facturation progressive permet de maintenir un revenu stable pendant les projets de longue durée et d’étaler les obligations de paiement du client dans le temps, afin d'en faciliter la gestion. La méthode favorise également une meilleure collaboration, car le client et l'entreprise sont conscients des progrès accomplis et de ceux à venir. Cependant, elle nécessite un suivi et une documentation détaillés de l'état d'avancement du projet, et des litiges peuvent survenir si le client ne comprend pas d'emblée le calendrier de facturation.

La facturation progressive est couramment utilisée pour :

• La construction (par exemple, projets résidentiels ou commerciaux)

• Les projets d’ingénierie et d’infrastructure

• La fabrication sur mesure (par exemple, travaux de fabrication complexes)

Facturation prépayée

Avec la facturation prépayée, les clients paient à l’avance, puis dépensent un solde ou des crédits de service au fil du temps. Ce modèle garantit un paiement immédiat, ce qui améliore la trésorerie à court terme et réduit le risque d’endettement, car les clients ne peuvent pas utiliser plus que ce pour quoi ls ont payé. Il permet également aux clients de suivre leur consommation en consultant leur solde restant.

À l’inverse, les clients peuvent hésiter à souscrire s'ils ne sont pas sûrs de la quantité de service dont ils auront besoin ou s'ils préfèrent payer après avoir utilisé le service. Ce type de facturation peut également nécessiter un logiciel spécialisé pour gérer les soldes, les réapprovisionnements et les dates d’expiration.

La facturation prépayée est couramment utilisée pour :

• Les télécommunications (par exemple, forfaits mobiles prépayés)

• Les programmes de cartes-cadeaux (proposés par des commerçants, des restaurants, etc.)

• Les services de box mensuelles qui facturent avant la livraison

Facturation hybride

La facturation hybride combine deux méthodes ou plusieurs modes de facturation, un système qui peut s'avérer particulièrement utile pour les entreprises qui ont une clientèle variée. Par exemple, un service d’hébergement basé sur le cloud peut facturer des frais mensuels récurrents plus un tarif basé sur l’utilisation pour toute consommation de bande passante au-delà d'un certain seuil. Un travailleur indépendant peut facturer des honoraires récurrents plus un tarif horaire pour les tâches qui sortent du cadre du contrat d'honoraires.

Ce type de facturation offre une certaine souplesse aux clients ayant des besoins différents et permet d'équilibrer les revenus prévisibles et les frais basés sur l'utilisation. Certains clients peuvent utiliser un faible volume de ressources et s'en tenir au tarif forfaitaire, tandis que d'autres peuvent payer un supplément pour une utilisation plus importante. Le principal enjeu est de faire preuve de clarté, que ce soit dans les contrats ou dans les relevés de facturation. Il est essentiel que les clients comprennent comment chaque élément est calculé.

La facturation hybride est couramment utilisée pour :

• Les télécommunications (par exemple, forfait mensuel et frais supplémentaires en cas de dépassement)

• Les entreprises SaaS avec des tarifs échelonnés et une tarification à l'usage pour les dépassements

• Les assurances (par exemple, primes fixes plus participation aux frais pour certains services)

Facturation à l’unité

La facturation à l’unité consiste à facturer un montant défini pour chaque article vendu et constitue le type de facturation le plus simple de cette liste. Ce modèle est particulièrement adapté aux secteurs de la vente au détail et de la fabrication, car il s’adapte facilement aux commandes de grande quantité : vous multipliez le nombre d’articles par le tarif unitaire.

Toutefois, si votre business model est davantage axé sur les services personnalisés ou immatériels, tels que la conception et le développement, un mode de facturation plus souple pourrait être plus adapté. Les tarifs peuvent également évoluer si le coût des matières premières augmente, ce qui peut nécessiter des mises à jour fréquentes.

La facturation à l’unité est couramment utilisée pour :

• Le commerce de détail (par exemple, biens physiques vendus à l’unité)

• La vente en gros (par exemple, palettes, commandes groupées)

• La fabrication (par exemple, devis pour chaque unité produite)

Quelles sont les difficultés liées à la gestion de plusieurs types de facturation ?

De nombreuses entreprises combinent différents types de facturation. Ainsi, une start-up technologique peut proposer un produit sous forme d'abonnement et développer des logiciels sur mesure pour des clients plus importants sur la base d'un tarif fixe ou d'un tarification par étapes. Une agence de marketing peut facturer des honoraires continus, des taux horaires pour des tâches ponctuelles et des honoraires basés sur la performance pour des campagnes à fort impact. Bien que cette flexibilité puisse aider les entreprises à répondre aux besoins variés des clients, elle peut également entraîner des contraintes administratives et opérationnelles. En voici quelques-unes :

• Factures complexes : lorsque les entreprises utilisent différents types de facturation, la création des factures peut s’avérer complexe. Vous aurez peut-être besoin d’un logiciel plus spécialisé pour gérer les abonnements récurrents, les frais basés sur l'utilisation, les frais ponctuels et la facturation par étapes. Les erreurs de calcul, les postes manquants ou les relevés peu clairs peuvent semer la confusion chez les clients et mettre à rude épreuve les relations.

• Suivi et reporting : la facturation à l’usage nécessite un suivi précis des métriques, la facturation à l’heure repose sur des feuilles de temps et la facturation par projet exige un suivi des étapes. La collecte et l’agrégation de ces données sont importantes à des fins de précision. Combiner plusieurs modèles peut rapidement submerger votre équipe si elle n’y est pas préparée.

• Communication avec les clients : les clients peuvent se sentir perdus s’ils doivent jongler avec plusieurs structures tarifaires, en particulier s’ils achètent plusieurs services facturés différemment. Un client peut s’abonner à votre service de base mensuel, payer pour des consultations à l’heure et conclure un contrat basé sur la performance. En l’absence de lignes directrices claires et d’explications simples, des malentendus peuvent survenir.

• Gestion des abonnements et des renouvellements : la facturation récurrente ou par abonnement nécessite une gestion continue des renouvellements, des ventes incitatives, des passages à un abonnement inférieur et des annulations. Lorsqu’elle est combinée à d’autres modèles (projets ponctuels, facturation à l’usage, etc.), il devient essentiel d’avoir un système centralisé pour gérer toutes les données clients.

• Obligations réglementaires et fiscales : les lois sur la facturation varient selon les régions. Certaines juridictions ont des règles strictes en matière d’annulation des abonnements, de communication pour la facturation à l’usage ou de clauses de non-responsabilité concernant les frais basés sur les performances. Ces règles sont souvent plus complexes si vous exercez vos activités à l’international. Les taxes diffèrent également en fonction de la définition des biens et des services.

• Intégration avec d’autres systèmes : la facturation établit un lien entre votre logiciel de comptabilité, votre système de gestion de la relation client (CRM), vos outils d'analyse et bien d'autres encore. Une entreprise qui utilise plusieurs types de facturation peut avoir besoin de les intégrer dans une seule plateforme qui agrège les données afin qu’elles puissent être évaluées de manière globale. Plus vous utilisez de types de facturation, plus l’intégration devient compliquée.

• Équilibre entre cohérence et flexibilité : les clients apprécient de pouvoir choisir entre plusieurs options de paiement, mais chaque possibilité supplémentaire complique la tâche de votre équipe financière. Les entreprises doivent décider du degré de variété qu'elles peuvent offrir tout en assurant la viabilité de leurs activités. Si vous adoptez trop rapidement de nouveaux types de facturation, vous risquez de créer des problèmes en interne.

Solutions

Mettez en place des systèmes internes solides pour faire face à chacun de ces problèmes et formez soigneusement votre personnel afin que chaque service puisse répondre aux questions relatives à vos types de facturation. Uniformisez les processus dans la mesure du possible. Par exemple, utilisez un modèle de facture cohérent qui met en évidence la façon dont sont calculés les frais selon les modèles, et décrivez chaque type de facturation dans vos conditions d'utilisation du service pour tenir les clients informés. Vous pouvez également investir dans un logiciel de facturation et de paiement spécialisé qui prend en charge plusieurs modèles de facturation afin de réduire le risque d'erreur et d'alléger la charge administrative.

Faites preuve de souplesse dans l'évaluation et la mise à jour de vos structures de facturation. Si vous repérez des problèmes récurrents ou de nouvelles demandes du marché, affinez vos offres.