A cobrança é fundamental para o sucesso do negócio, pois vincula os serviços prestados à remuneração. Práticas de cobrança eficazes podem resultar em relacionamentos saudáveis com os clientes e estabilidade na receita, mas práticas inadequadas podem custar caro para a empresa. No Reino Unido, a cobrança é um dos principais motivos pelos quais as empresas deixam de recolher, em média, 5,87% da receita que lhes é devida a cada ano.

Abaixo, discutiremos quais tipos de cobrança as empresas modernas usam, incluindo modelos de pagamento por uso e cobrança por hora, e suas vantagens e desvantagens.

O que há neste artigo?

• Quais são os tipos de cobrança?
  
• Quais são os desafios do gerenciamento de vários tipos de cobrança?
  

Quais são os tipos de cobrança?

Cada método de cobrança atende a diferentes mercados, tipos de produtos e preferências dos clientes. Não existe um que sirva para todos os negócios. Entender essas opções — e saber o que pode funcionar bem para sua configuração — pode ajudar a melhorar a experiência de checkout, tornar a receita mais previsível e manter seus clientes satisfeitos.

Cobrança recorrente

A cobrança recorrente cobra um valor definido de um cliente regularmente, normalmente mensal ou anual, embora algumas empresas prefiram ciclos semanais ou trimestrais. Esse modelo é popular entre empresas de serviços que têm relacionamentos contínuos com clientes, como serviços de assinatura, programas de associação e clubes de caixa do mês. Ela oferece aos clientes uma experiência simples: apenas um cadastro e, em seguida, renovações automáticas.

A cobrança recorrente torna a receita mais previsível, reduz tarefas administrativas e estabelece relacionamentos contínuos com os clientes para criar fidelidade à marca. No entanto, exige que as empresas informem cuidadosamente as datas e taxas de cobrança.

A cobrança recorrente normalmente é usada para:

• Serviços digitais, incluindo plataformas de software como serviço (SaaS)

• Streaming de mídia (ex.: plataformas de assinatura de vídeo ou música)

• Associações (por exemplo, comunidades online, espaços de coworking)

• Serviços públicos (por exemplo, internet, telefone)

Cobrança por hora

Com a cobrança por hora, as empresas cobram dos clientes a quantidade exata de tempo gasto em um projeto ou tarefa. Um consultor ou freelancer pode registrar suas horas trabalhadas em uma folha de ponto e, em seguida, faturar o cliente para cada hora. As taxas variam de acordo com o nível de habilidade, a complexidade do projeto e as condições de mercado.

A cobrança por hora permite que as empresas lidem com mudanças de escopos, especialmente quando a direção de um projeto muda antes da conclusão. Esse tipo de cobrança garante uma remuneração por todo o tempo que você trabalha e é transparente para os clientes, que podem ver exatamente o que estão pagando. Contudo, a cobrança por hora torna mais difícil prever os custos totais, o que pode dissuadir os clientes que preferem um orçamento fixo, e pode incentivar a observação do relógio ou levar a perguntas sobre a produtividade. Também é necessário gerenciar mais faturas, pois você está sempre rastreando e relatando horas.

A cobrança por hora normalmente é usado para:

• Consultoria (por exemplo, comercial, financeira, técnica)

• Serviços jurídicos

• Trabalho autônomo (por exemplo, designers, escritores, programadores)

Cobrança com taxa fixa

A cobrança com taxa fixa cobra uma tarifa única e predeterminada por um serviço ou produto. Os clientes sabem o total antecipadamente e o número de horas gastas no projeto não mudará esse total. Projetistas, empreiteiros e serviços de reparo geralmente usam esse modelo para definir expectativas desde o início.

A cobrança com taxa fixa combina com trabalhos com resultados bem definidos ou processos padronizados. Ambas as partes sabem o que esperar e podem orçar com mais facilidade. Quando um prestador de serviços diz: "Vamos montar sua apresentação por US$ 5.000 no total", isso garante ao cliente que não haverá tarifas ocultas. Estabelecer limites claros em torno do que está incluído é importante para que o projeto não se expanda além do que a taxa foi criada para cobrir. A cobrança com taxa fixa pode subestimar seu trabalho se o escopo se expandir inesperadamente ou levar a contestações se os clientes esperarem revisões ilimitadas por uma única tarifa.

A cobrança com taxa fixa geralmente é usada para:

• Serviços domésticos como reparo e pintura de aquecimento, ventilação e ar-condicionado (HVAC)

• Web design ou projetos criativos (por exemplo, branding, design de logotipos, construção de um site)

• Manufatura (por exemplo, execuções de produtos padrão)

Cobrança por etapas

A cobrança por etapas divide um projeto em fases ou pontos de verificação, com faturas emitidas sempre que uma fase é concluída. Isso é frequentemente usado em iniciativas mais longas ou complexas, nas quais o progresso não é puramente baseado no tempo.

Esse método também ajuda a construir confiança: os clientes veem um progresso tangível e os provedores veem pagamentos estáveis. O maior desafio é estabelecer metas realistas e garantir que todas as partes entendam o que aciona uma fatura. A cobrança por etapas tem um risco financeiro menor porque você não está esperando a conclusão do projeto para ser pago, mas atrasos em uma fase podem afetar as fases subsequentes e complicar o cobrança.

A cobrança por etapas normalmente é usada para:

• Construção (as etapas podem incluir a fase de planejamento arquitetônico, a conclusão da estrutura e as etapas de acabamento)

• Desenvolvimento de software (ex.: versões beta, conclusão de recursos)

• Design e branding (por exemplo, aprovação do conceito, aprovação final da arte)

Cobrança baseada em valor

A cobrança baseada em valor vincula o preço de um produto ou serviço aos resultados que ele alcança para o cliente. Esse modelo é frequentemente associado à consultoria de ponta; por exemplo, um consultor que economiza R$ 500 mil para uma empresa pode cobrar uma porcentagem dessas economias para a empresa. Esse modelo depende do resultado, em vez de horas trabalhadas ou custos fixos, e pode atrair clientes que preferem pagar por resultados comprovados. Ele pede forte confiança e rastreamento orientado por dados para medir o impacto.

Quando a cobrança baseada em valor é feita corretamente, ela pode nutrir parcerias mais profundas entre empresas e clientes, pois ambas as partes compartilham o mesmo objetivo geral. Dito isso, calcular o valor real entregue pode ser complicado e muitas vezes subjetivo, e os provedores podem gastar mais energia quantificando resultados do que executando o trabalho. Outro risco para os provedores: se o resultado falhar, não há pagamento.

A cobrança baseada em valor geralmente é usada para:

• Direito (particularmente casos de lesões, emprego ou ação coletiva)

• Recrutamento (p. ex., taxas vinculadas a contratações bem-sucedidas)

• Consultoria (por exemplo, tarifas de marketing baseadas em conversões)

Cobrança por uso

Com a cobrança por uso, também conhecida como preço conforme o uso, as empresas cobram os clientes de acordo com o consumo de um produto ou serviço. Por exemplo, um serviço de armazenamento baseado em nuvem pode cobrar por gigabyte ou uma concessionária de serviço público pode cobrar por quilowatt-hora.

Esse tipo de cobrança associa o pagamento ao consumo real, permite que os clientes aumentem ou diminuam a escala sem se comprometer com uma tarifa fixa e pode ser ideal para padrões de uso imprevisíveis. Contudo, exige ferramentas precisas de medição e rastreamento para monitorar o uso. A receita pode flutuar à medida que o uso sobe e desce, o que complica as projeções. Processos complexos de medição de consumo podem levar a contestações no cobrança se as métricas não forem fáceis de justificar.

A cobrança por uso normalmente é usada para:

• Computação em nuvem (por exemplo, uso do servidor, armazenamento de dados)

• Serviços públicos (por exemplo, eletricidade, água)

Cobrança por retenção

A cobrança por retenção envolve um cliente pagando um valor definido antecipadamente, geralmente em um cronograma recorrente, para ter acesso contínuo a um serviço. Esse modelo é comum em setores em que os clientes esperam suporte contínuo e o prestador de serviços quer uma renda mensal previsível. Para evitar confusões, as empresas devem confirmar exatamente o que está incluído na retenção e como solicitações adicionais serão tratadas.

A cobrança garante uma renda mensal confiável para os provedores e garante aos clientes que um especialista em serviços está "de plantão". Também simplifica o planejamento, porque ambos os lados sabem quantas horas ou entregas são reservadas. Porém, os clientes podem sentir como se estivessem desperdiçando dinheiro se não maximizarem seu uso a cada mês, e o aumento do escopo pode se tornar um fator se não estiver claro quais tarefas estão incluídas.

A cobrança por retenção geralmente é usada para:

• Práticas jurídicas (ex.: retenções mensais ou anuais)

• Agências de marketing (ex.: horas reservadas ou campanhas)

• Consultoria ou coaching (ex.: serviços contínuos de consultoria)

Cobrança progressiva

A cobrança progressiva é uma variação da cobrança por etapas Em vez de valores fixos em pontos de controle, as faturas são emitidas periodicamente à medida que o trabalho avança. Esse modelo é especialmente comum em grandes projetos de longo prazo, quando você deseja financiá-los à medida que eles se desenvolvem. As construtoras, por exemplo, podem apresentar faturas de progresso todos os meses.

A cobrança progressiva ajuda a manter uma renda estável durante projetos longos e distribui as obrigações de pagamento do cliente ao longo do tempo, o que pode torná-las mais gerenciáveis. O método também incentiva uma melhor colaboração, pois o cliente e a empresa sabem o que foi realizado e o que está por vir. Entretanto, isso requer rastreamento detalhado e documentação de quanto do projeto é feito, e contestações podem surgir se o cliente não entender o cronograma de cobrança antecipadamente.

O cobrança progressiva geralmente é usada para:

• Construção (por exemplo, empreendimentos residenciais ou comerciais)

• Projetos de engenharia e infraestrutura

• Fabricação personalizada (por exemplo, trabalhos complexos de fabricação)

Cobrança pré-paga

Com a cobrança pré-paga, os clientes pagam à vista e gastam um saldo ou créditos de serviço ao longo do tempo. Isso leva ao pagamento imediato, o que aumenta a receita de curto prazo e ajuda a controlar o risco de dívida, porque os clientes não podem usar o serviço em excesso sem pagar. E esse modelo ajuda a gerenciar o uso, pois os clientes podem rastrear os créditos restantes.

Por outro lado, os clientes podem hesitar se não tiverem certeza de quanto serviço precisarão ou se preferirem pagar depois de usar o serviço. Esse tipo de cobrança também pode exigir software especial para gerenciar saldos, reabastecimentos e datas de vencimento.

A cobrança pré-paga normalmente é usada para:

• Telecomunicações (ex.: planos móveis pré-pagos)

• Programas de cartões-presente (oferecidos por varejistas, restaurantes etc.)

• Caixas de assinatura que cobram por entregas futuras

Cobrança híbrida

A cobrança híbrida combina dois ou mais métodos, que podem ser especialmente úteis para empresas que atendem a vários clientes. Por exemplo, um serviço de hospedagem baseado em nuvem pode cobrar uma taxa mensal recorrente mais uma taxa baseada em uso para qualquer largura de banda que exceda um limite. Um freelancer pode cobrar um cliente de retenção mais uma taxa por hora por trabalho além do escopo inicial.

Esse tipo de cobrança oferece flexibilidade para clientes com diferentes necessidades e equilibra receitas previsíveis com cobranças baseadas em uso. Alguns clientes podem usar recursos mínimos e manter a taxa fixa, enquanto outros podem pagar mais por um uso mais alto. O maior desafio está na clareza dos contratos e nas declarações de cobrança. Os clientes precisam ver como cada peça é calculada.

A cobrança híbrida normalmente é usada para:

• Telecomunicações (por exemplo, plano mensal mais extras de pagamento conforme o uso)

• SaaS empresas com preços escalonados mais preços baseados em uso para excedentes

• Seguros (por exemplo, pagamentos de prêmios fixos mais copagamentos por determinados serviços)

Cobrança por unidade

A cobrança por unidade cobra um valor definido por item vendido e é o tipo de cobrança mais simples dessa lista. O modelo é útil no varejo e na manufatura, e funciona bem com pedidos grandes — você multiplica a contagem de itens pelo custo por item.

Contudo, se o seu modelo de negócios se inclina para o trabalho personalizado ou serviços intangíveis, como design e desenvolvimento, um método de cobrança mais flexível pode ser uma opção melhor. Os preços também podem mudar se as matérias-primas ficarem mais caras, o que pode exigir atualizações frequentes.

A cobrança por unidade normalmente é usada para:

• Varejo (ex.: produtos físicos vendidos individualmente)

• Atacado (ex.: paletes, mercadorias a granel)

• Manufatura (por exemplo, cotações para cada unidade produzida)

Quais são os desafios do gerenciamento de vários tipos de cobrança?

Muitas vezes, as empresas empregam vários tipos de cobrança. Uma startup de tecnologia pode oferecer um produto de assinatura e criar software personalizado para clientes maiores com base em uma tarifa fixa ou um marco significativo. Uma agência de marketing pode cobrar por retenção contínua, taxas horárias para tarefas específicas e taxas baseadas em desempenho para campanhas de alto impacto. Embora essa flexibilidade possa ajudar as empresas a atender a uma ampla base de clientes, também pode introduzir obstáculos administrativos e operacionais. Aqui estão alguns desafios comuns:

• Faturas complexas: quando as empresas usam diferentes tipos de cobrança, criação de faturas pode se tornar complicado. Talvez você precise de um software mais especializado para lidar com assinaturas recorrentes, cobranças por uso, tarifas avulsas e cobrança por etapas. Erros de cálculo, itens de linha perdidos ou declarações pouco claras podem confundir os clientes e tensionar as relações.

• Acompanhamento e emissão de relatórios: um modelo baseado em uso requer métricas exatas, a cobrança por hora requer folhas de ponto e um método baseado em projeto requer acompanhamento de marcos. Coletar e agregar esses dados é importante para a precisão. Misturá-los pode sobrecarregar sua equipe se ela não estiver preparada para monitorar cada tipo em tempo real.

• Comunicação com os clientes: os clientes podem se sentir perdidos se estiverem sujeitos a várias estruturas de cobrança, especialmente se comprarem vários serviços que são cobrados de forma diferente. Um cliente pode assinar seu serviço básico mensal, pagar por consultas por hora e assinar um contrato baseado em desempenho. Sem diretrizes claras e explicações em linguagem simples, mal-entendidos podem ser um problema.

• Gerenciamento de assinaturas e renovações: a cobrança recorrente ou de assinaturas exige gerenciamento contínuo de renovações, upsells, downgrades e cancelamentos. Se você também tem preços de projeto isolados ou tarifas baseadas em uso, precisará de um sistema para manter todos os dados do cliente em um só lugar.

• Obrigações regulatórias e fiscais: a legislação de cobrança varia por região. Algumas jurisdições têm regras rígidas sobre cancelamento de assinaturas, divulgações baseadas em uso ou isenções de responsabilidade sobre tarifas baseadas em desempenho e essas regras costumam ser mais complexas quando você opera internacionalmente. Os impostos também diferem com base na forma como bens e serviços são definidos.

• Integração com outros sistemas: A cobrança une seu software de contabilidade, sistema de CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente), ferramentas de análise e muito mais. Uma empresa que usa vários tipos de cobrança pode precisar integrá-los em uma plataforma que agrega dados para que possam ser avaliados de forma holística. Quanto mais tipos de cobrança você usa, mais complicada se torna a integração.

• Equilíbrio de consistência e flexibilidade: os clientes tiram proveito de opções de pagamento flexíveis, mas cada opção adicional apresenta desafios para sua equipe financeira. As empresas precisam decidir quanta variedade podem oferecer, mantendo as operações sustentáveis. Se você adotar novos tipos de cobrança muito rapidamente, poderá criar desafios internos.

Soluções

Crie sistemas internos sólidos para gerenciar cada um desses desafios e treine cuidadosamente sua equipe para que cada departamento possa lidar com dúvidas sobre seus tipos de cobrança. Padronize os processos onde puder. Por exemplo, use um modelo de fatura consistente que destaque como as tarifas são calculadas em modelos e descreva cada tipo de cobrança em seus termos de serviço para manter os clientes informados. Também é possível investir em um software de cobrança e pagamento especializado que aceita vários modelos de cobrança para minimizar erros e trabalho administrativo.

Mantenha a agilidade com o modo como você avalia e atualiza suas estruturas de cobrança. Se identificar problemas recorrentes ou novas demandas de mercado, refine suas ofertas.