Facturatie is de sleutel tot een succesvolle onderneming omdat deze de geleverde diensten koppelt aan een vergoeding. Effectieve facturatiepraktijken kunnen leiden tot een goede relatie met klanten en een stabiele omzet, iets wat bij slechte praktijken niet het geval is. In het Verenigd Koninkrijk is facturatie een belangrijke reden waarom ondernemingen gemiddeld 5,87% van de omzet die ze elk jaar verschuldigd zijn, niet innen.

Hieronder bespreken we welke typen facturatie moderne ondernemingen gebruiken, waaronder pay-as-you-go-modellen en facturatie per uur. Ook beschrijven we wat de voor- en nadelen zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de soorten facturatie?
  
• Wat zijn de uitdagingen bij het beheren van meerdere soorten facturatie?
  

Welke soorten facturatie zijn er?

Elke facturatiemethode is geschikt voor verschillende markten, verschillende producttypen en klantvoorkeuren. Er is er niet een die bij elke onderneming past. Als je deze opties kent en weet welke opties geschikt zijn voor jouw configuratie, kun je het afrekenproces verbeteren, je omzet voorspelbaarder maken en je klanten tevreden houden.

Terugkerende facturatie

Bij terugkerende facturatie breng je een vast bedrag in rekening bij een klant volgens een vast schema, meestal maandelijks of jaarlijks, hoewel sommige ondernemingen de voorkeur geven aan wekelijkse of driemaandelijkse cycli. Dit model is populair bij dienstverlenende ondernemingen met doorlopende klantrelaties, zoals abonnementsdiensten, lidmaatschapsprogramma's en box-of-the-month-clubs. Klanten profiteren van een eenvoudige ervaring: maar één aanmelding en vervolgens automatische verlengingen.

Terugkerende facturatie maakt inkomsten voorspelbaarder, vermindert administratieve taken en bouwt permanente relaties met klanten op om merkloyaliteit te creëren. Maar ondernemingen moeten de facturatiedata en -tarieven wel zorgvuldig communiceren.

Terugkerende facturatie wordt vaak gebruikt voor:

• Digitale diensten, waaronder Software-as-a-Service-platforms (SaaS)

• Streaming media (bijvoorbeeld video- of muziekabonnementsplatforms)

• Lidmaatschappen (bijv. online community's, coworkingspaces)

• Nutsvoorzieningen (bijv. internet, telefoon)

Facturatie per uur

Bij facturatie per uur brengen ondernemingen klanten kosten in rekening voor de exacte hoeveelheid tijd die aan een project of taak is besteed. Een consultant of freelancer kan zijn gewerkte uren vastleggen op een urenstaat en vervolgens de klant voor elk uur factureren. De tarieven variëren op basis van het vaardigheidsniveau, de complexiteit van het project en de marktomstandigheden.

Bij facturatie per uur kunnen ondernemingen veranderende projectomvang aan, vooral wanneer de richting van een project verandert voordat het is voltooid. Dit type facturatie garandeert een vergoeding voor de hele tijd dat je werkt. En het voelt transparant aan voor klanten, die precies kunnen zien waarvoor ze betalen. Maar facturatie per uur maakt het moeilijker om de totale kosten te voorspellen, wat klanten kan afschrikken die de voorkeur geven aan een vast budget. Ook houden freelancers de klok scherp in de gaten. Tot kunnen er vragen ontstaan over de productiviteit. Het vereist ook meer factuurbeheer omdat je altijd uren bijhoudt en rapporteert.

Facturatie per uur wordt vaak gebruikt voor:

• Advies (bijv. zakelijk, financieel, technisch)

• Juridische diensten

• Freelancen (bijv. ontwerpers, schrijvers, programmeurs)

Facturatie met vaste tarieven

Bij facturatie tegen een vast tarief wordt één vooraf bepaald bedrag voor een dienst of product in rekening gebracht. Klanten kennen het totaal van tevoren. Het aantal uren dat aan het project wordt besteed, verandert niets aan dat totaal. Ontwerpers, aannemers en reparatiediensten gebruiken dit model vaak om vanaf het begin verwachtingen te definiëren.

Facturatie met vaste tarieven is geschikt voor taken met duidelijk gedefinieerde resultaten of gestandaardiseerde processen. Beide partijen weten wat ze kunnen verwachten en kunnen makkelijker budgetteren. Wanneer een aannemer zegt: 'We bouwen je terras voor in totaal € 5000', dan weet de klant zeker dat er geen verborgen kosten zijn. Het is belangrijk om duidelijke grenzen te stellen aan wat is inbegrepen, zodat het project niet verder gaat dan waarvoor het tarief is gebouwd. Bij facturatie tegen vaste tarieven kan het bedrag te laag uitvallen als de projectomvang onverwacht wordt uitgebreid, of leiden tot geschillen als klanten onbeperkte revisies verwachten voor een enkele vergoeding.

Facturatie tegen vaste tarieven wordt vaak gebruikt voor:

• Diensten aan huis, zoals reparatie en schilderwerk voor verwarming, ventilatie en airconditioning (HVAC)

• Webdesign of creatieve projecten (bijv. branding, het ontwerpen van logo's, het bouwen van een website)

• Productie (bijv. standaard productruns)

Facturatie bij mijlpalen

Bij de facturatie van mijlpalen wordt een project opgedeeld in fasen of controlepunten, waarbij telkens wanneer een fase is voltooid facturen worden uitgegeven. Dit wordt vaak gebruikt bij langere of complexere initiatieven waarbij vooruitgang niet puur gebaseerd is op tijd.

Bij deze methode vergroot je ook het vertrouwen: klanten zien tastbare vooruitgang en aanbieders zien stabiele betalingen. De grootste uitdaging is om realistische mijlpalen vast te stellen en ervoor te zorgen dat alle partijen begrijpen waarom een factuur wordt verstuurd. Facturatie van mijlpalen heeft een lager financieel risico omdat je niet hoeft te wachten tot het project is voltooid om betaald te worden. Maar vertragingen in de ene fase kunnen de volgende fasen beïnvloeden en de facturatie bemoeilijken.

Facturatie van mijlpalen wordt vaak gebruikt voor:

• Bouw (mijlpalen kunnen de architecturale planningsfase, de voltooiing van de structuur en de afwerkingsstappen omvatten)

• Softwareontwikkeling (bijv. bèta-releases, voltooiing van functies)

• Ontwerp en branding (bijv. goedkeuring van het concept, goedkeuring van het definitieve artwork)

Facturatie op basis van waarde

Facturatie op basis van waarde koppelt de prijs van een product of dienst aan de resultaten die voor de klant worden bereikt. Dit model wordt vaak geassocieerd met high-end consulting: een consultant die een onderneming bijvoorbeeld € 500.000 bespaart, kan de onderneming een percentage van die besparingen factureren. Dit model hangt af van het resultaat in plaats van gewerkte uren of vaste kosten. Het kan aantrekkelijk zijn voor klanten die liever betalen voor bewezen resultaten. Het vereist een hoge mate van vertrouwen en datagestuurde tracking om de impact te meten.

Wanneer op waarde gebaseerde facturatie correct wordt uitgevoerd, kan dit leiden tot een diepere samenwerking tussen ondernemingen en klanten, omdat beide partijen hetzelfde algemene doel hebben. Wel kan het berekenen van de werkelijk geleverde waarde lastig en vaak subjectief zijn. En providers kunnen meer energie besteden aan het kwantificeren van resultaten dan aan het uitvoeren van het werk. Een ander risico voor aanbieders? Als de uitkomst mislukt, wordt er niet betaald.

Facturatie op basis van waarde wordt vaak gebruikt voor:

• Recht (met name letsel-, arbeids- of class action-zaken)

• Werving (bijv. vergoedingen voor een geslaagde werving)

• Advies (bijv. marketingkosten op basis van conversies)

Facturatie naar gebruik

Bij facturatie naar gebruik, ook wel 'pay-as-you-go'-tarieven genoemd, brengen ondernemingen klanten kosten in rekening op basis van hoeveel ze van een product of dienst consumeren. Een cloudgebaseerde opslagservice kan bijvoorbeeld per gigabyte in rekening worden gebracht, of een nutsbedrijf kan per kilowattuur kosten in rekening brengen.

Bij dit soort facturatie wordt de betaling afgestemd op het daadwerkelijke verbruik. Klanten kunnen op- of afschalen zonder zich vast te leggen op een vast bedrag. Het kan ideaal zijn bij onvoorspelbare gebruikspatronen. Maar het vereist nauwkeurige meet- en trackingtools om het gebruik te monitoren. Inkomsten kunnen fluctueren naarmate het gebruik stijgt of daalt, wat prognoses bemoeilijkt. Complexe processen voor het meten van het verbruik kunnen leiden tot facturatiegeschillen als statistieken niet gemakkelijk te rechtvaardigen zijn.

Facturatie naar gebruik wordt vaak gebruikt voor:

• Cloudcomputing (bijv. servergebruik, gegevensopslag)

• Nutsvoorzieningen (bijv. elektriciteit, water)

Facturatie met voorschotten

Bij facturatie met voorschotten betalen klanten vooraf een vast bedrag, meestal volgens een terugkerend schema, voor doorlopende toegang tot een dienst. Dit model is gebruikelijk in sectoren waarin klanten continue ondersteuning verwachten en de dienstverlener een voorspelbaar maandelijks inkomen wil. Om verwarring te voorkomen, moeten ondernemingen precies bevestigen wat er in het voorschot is opgenomen en hoe aanvullende verzoeken worden afgehandeld.

Facturatie met een voorschot garandeert een betrouwbaar maandelijks inkomen voor providers en verzekert klanten dat een service-expert 'op afroep' klaarstaat. Deze variant vereenvoudigt ook de planning omdat beide partijen weten hoeveel uren of deliverables er gereserveerd zijn. Maar klanten kunnen het gevoel hebben dat ze geld verspillen als ze hun gebruik niet elke maand maximaliseren. En een veranderende projectomvang kan op de loer liggen als het onduidelijk is welke taken zijn opgenomen.

Facturatie met een voorschot wordt vaak gebruikt voor:

• Juridische praktijken (bijv. maandelijkse of jaarlijkse voorschotten)

• Marketingbureaus (bijv. gereserveerde uren of campagnes)

• Advies of coaching (bijv. doorlopende adviesdiensten)

Voortgangsfacturatie

Voortgangsfacturatie is een variant van facturatie na mijlpalen. In plaats van forfaitaire bedragen na controlepunten, worden facturen periodiek uitgegeven naarmate het werk vordert. Dit model is vooral gebruikelijk bij grote, langlopende projecten die je wilt financieren terwijl ze zich ontwikkelen. Bouwondernemingen kunnen bijvoorbeeld elke maand voortgangsfacturen indienen.

Bij voortgangsfacturatie behouden ondernemingen een vast inkomen tijdens langdurige projecten. En de betaalverplichtingen van de klant worden verspreid, waardoor ze beter beheersbaar worden. De methode stimuleert ook een betere samenwerking omdat de klant en de onderneming weten wat er is bereikt en wat er gaat komen. Maar het vereist gedetailleerde tracking en documentatie van hoeveel van het project is gedaan. Ook kunnen er geschillen ontstaan als de klant het facturatieschema niet van tevoren begrijpt.

Voortgangsfacturatie wordt vaak gebruikt voor:

• Bouw (bijv. residentiële of commerciële projecten)

• Engineering- en infrastructuurprojecten

• Productie op maat (bijv. complexe fabricagetaken)

Prepaid facturatie

Bij prepaid facturatie betalen klanten vooraf en besteden ze daarna een saldo of tegoed. Dit leidt tot onmiddellijke betaling, wat de inkomsten op korte termijn verhoogt en helpt het schuldrisico te beheersen, omdat klanten de service niet te veel kunnen gebruiken zonder te betalen. En dit model helpt het gebruik te beheren, omdat klanten hun resterende tegoed kunnen zien.

Omgekeerd kunnen klanten aarzelen als ze niet zeker weten hoeveel service ze nodig hebben of als ze liever betalen nadat ze de service hebben gebruikt. Voor dit facturatietype is mogelijk ook speciale software nodig om de saldo's, aanvullingen en vervaldatums af te handelen.

Prepaid facturatie wordt vaak gebruikt voor:

• Telecommunicatie (bijv. prepaid mobiele abonnementen)

• Cadeaubonprogramma's (aangeboden door winkeliers, restaurants, enz.)

• Abonnementsboxen voor toekomstige leveringen

Hybride facturatie

Hybride facturatie combineert twee of meer methoden, wat vooral handig kan zijn voor ondernemingen die verschillende klanten bedienen. Een cloudgebaseerde hostingservice kan bijvoorbeeld een terugkerend maandelijks bedrag in rekening brengen plus een op gebruik gebaseerd tarief voor elke bandbreedte die een drempel overschrijdt. Een freelancer kan een voorschot plus een uurtarief factureren voor werk dat buiten het bereik van het voorschot valt.

Dit facturatietype biedt flexibiliteit voor klanten met andere behoeften en een evenwicht tussen voorspelbare inkomsten en betalingen op basis van gebruik. Sommige klanten gebruiken misschien minimale middelen en houden zich aan het vaste tarief, terwijl andere misschien extra betalen voor een hoger gebruik. De grootste uitdaging is duidelijkheid in contracten en afschriften. Klanten moeten zien hoe elk onderdeel wordt berekend.

Hybride facturatie wordt algemeen gebruikt voor:

• Telecommunicatie (bijv. maandabonnement plus extra's voor betalen naar gebruik)

• SaaS-ondernemingen met gestaffelde tarieven plus tarieven op basis van gebruik voor overschrijdingen

• Verzekeringen (bijv. vaste premiebetalingen plus eigen bijdragen voor bepaalde diensten)

Facturatie per eenheid

Facturatie per eenheid brengt een bepaald bedrag in rekening voor elk verkocht item en is het meest eenvoudige facturatietype op deze lijst. Het model is handig in de detailhandel en de productiebranche en kan goed worden geschaald bij grote bestellingen: je vermenigvuldigt gewoon het aantal artikelen met de kosten per artikel.

Maar als je businessmodel neigt naar maatwerk of immateriële diensten (zoals ontwerp en ontwikkeling), is een flexibelere facturatiemethode misschien een betere optie. De prijzen kunnen ook veranderen als grondstoffen duurder worden, waardoor mogelijk regelmatig updates nodig zijn.

Facturatie per eenheid wordt vaak gebruikt voor:

• Detailhandel (bijv. fysieke goederen die afzonderlijk worden verkocht)

• Groothandel (bijv. pallets, bulkgoederen)

• Productie (bijv. offertes voor elke geproduceerde eenheid)

Wat zijn de uitdagingen bij het beheren van meerdere soorten facturatie?

Ondernemingen hebben vaak meerdere soorten facturatie. Een tech-startup kan een abonnementsproduct aanbieden en software op maat maken voor grotere klanten op basis van een vast tarief of een mijlpaal. Een marketingbureau kan doorlopende voorschotten, uurtarieven voor ad-hoctaken en op prestaties gebaseerde vergoedingen voor campagnes met een grote impact in rekening brengen. Hoewel deze flexibiliteit voor ondernemingen handig kan zijn om een breed klantenbestand te bedienen, kan het ook administratieve en operationele hindernissen met zich meebrengen. Hier zijn een paar veelvoorkomende uitdagingen:

• Complexe facturen: Wanneer ondernemingen verschillende facturatietypen gebruiken, kan het maken van facturen ingewikkeld worden. Je hebt mogelijk meer gespecialiseerde software nodig om terugkerende abonnementen, op gebruik gebaseerde betalingen, eenmalige kosten en mijlpaalfacturatie te verwerken. Rekenfouten, gemiste regelitems of onduidelijke afschriften kunnen klanten verwarren en relaties onder druk zetten.

• Tracking en rapportage: Voor een op gebruik gebaseerd model zijn exacte statistieken vereist, voor facturatie per uur zijn urenstaten vereist en voor een op projecten gebaseerde methode moeten mijlpalen worden bijgehouden. Het verzamelen en samenvoegen van deze gegevens is belangrijk voor de nauwkeurigheid. Door ze te combineren, kan je team overweldigd raken als het niet goed voorbereid is om elk type in real time te volgen.

• Communiceren met klanten: Klanten kunnen zich verward voelen als ze met meerdere facturatiestructuren te maken hebben, vooral als ze meerdere diensten afnemen die verschillend worden gefactureerd. Een klant kan zich abonneren op je maandelijkse basisservice, betalen voor consulten per uur en een prestatiecontract ondertekenen. Zonder duidelijke richtlijnen en uitleg in duidelijke taal kunnen misverstanden een probleem zijn.

• Abonnementen en verlengingen beheren: Voor terugkerende of abonnementsfacturatie moeten verlengingen, upsells, downgrades en opzeggingen continu worden beheerd. Als je ook eenmalige projecttarieven of kosten op basis van gebruik hebt, heb je een systeem nodig dat alle klantgegevens op één plek bewaart.

• Wettelijke en fiscale verplichtingen: Facturatiewetten verschillen per regio. Sommige rechtsgebieden hebben strikte regels voor het opzeggen van abonnementen, op gebruik gebaseerde openbaarmakingen, of disclaimers met betrekking tot op prestaties gebaseerde vergoedingen. Deze regels zijn vaak complexer als je internationaal opereert. Belastingen verschillen ook op basis van hoe goederen en diensten worden gedefinieerd.

• Integratie met andere systemen: Billing combineert je boekhoudsoftware, CRM-systeem (Customer Relationship Management) en analysetools. Een onderneming die meerdere soorten facturatie gebruikt, moet deze mogelijk allemaal integreren in één platform dat gegevens samenvoegt, zodat ze holistisch kunnen worden beoordeeld. Hoe meer facturatietypen je gebruikt, hoe ingewikkelder die integratie wordt.

• Evenwicht tussen consistentie en flexibiliteit: Klanten profiteren van flexibele betaalopties, maar elke extra optie brengt uitdagingen met zich mee voor je financiële team. Ondernemingen moeten beslissen hoeveel variatie ze kunnen bieden zonder dat dit ten koste gaat van de duurzaamheid van hun activiteiten. Als je te snel nieuwe facturatietypen implementeert, kun je interne uitdagingen creëren.

Oplossingen

Ontwikkel krachtige interne systemen om al deze uitdagingen het hoofd te bieden. En train je personeel grondig, zodat elke afdeling vragen over de soorten facturatie kan afhandelen. Standaardiseer processen waar mogelijk. Gebruik bijvoorbeeld een consistente factuursjabloon waarin wordt aangegeven hoe kosten worden berekend voor verschillende modellen. En beschrijf elk factuurtype in je servicevoorwaarden om klanten op de hoogte te houden. Je kunt ook investeren in gespecialiseerde facturatie- en betaalsoftware die meerdere facturatiemodellen ondersteunt om fouten en administratieve rompslomp te minimaliseren.

Evalueer en actualiseer je facturatiestructuren op een flexibele manier. Als je terugkerende problemen of nieuwe marktvragen ziet, verfijn dan je aanbod.