La facturación es clave para el éxito de un negocio porque vincula los servicios prestados con la compensación. Las prácticas de facturación efectivas pueden conducir a relaciones sanas con los clientes e ingresos estables, pero las malas prácticas pueden costarle a la empresa ambas cosas. En el Reino Unido, la facturación es uno de los principales motivos por los que las empresas no cobran, de media, el 5,87 % de los ingresos que se les debe cada año.

A continuación, analizaremos qué tipos de facturación utilizan las empresas modernas, incluidos los modelos de pago por consumo y la facturación por hora, así como sus ventajas y desventajas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuáles son los tipos de facturación?
  
• ¿Cuáles son los desafíos de gestionar varios tipos de facturación?
  

¿Cuáles son los tipos de facturación?

Cada método de facturación atrae a diferentes mercados, tipos de productos y preferencias de los clientes. No hay uno que se adapte a todas las empresas. Comprender estas opciones y saber qué puede funcionar bien para tu configuración puede ayudar a crear una mejor experiencia de compra, hacer que los ingresos sean más predecibles y mantener contentos a tus clientes.

Facturación recurrente

La facturación recurrente le cobra al cliente un importe fijo de manera regular, generalmente mensual o anual, aunque algunas empresas prefieren ciclos semanales o trimestrales. Este modelo es popular entre las empresas de servicios que tienen relaciones continuas con los clientes, como los servicios de suscripción, los programas de membresía y los clubes de cajas del mes. Brinda a los clientes una experiencia simple: solo un registro y luego renovaciones automáticas.

La facturación recurrente hace que los ingresos sean más predecibles, reduce las tareas administrativas y crea relaciones continuas con los clientes para crear lealtad a la marca. Sin embargo, obliga a las empresas a comunicar cuidadosamente las fechas de facturación y las tarifas.

La facturación recurrente se suele utilizar para:

• Servicios digitales, incluidas las plataformas de software como servicio (SaaS)

• Transmisión de contenido multimedia (p. ej., plataformas de suscripción de vídeo o música)

• Membresías (p. ej., comunidades en línea, espacios de coworking)

• Servicios públicos (p. ej., Internet, teléfono)

Facturación por horas

Con la facturación por hora, las empresas cobran a los clientes por la cantidad exacta de tiempo dedicado a un proyecto o tarea. Un consultor o autónomo puede registrar sus horas trabajadas en una hoja de horas y luego facturar al cliente por cada hora. Las tarifas varían según el nivel de habilidad, la complejidad del proyecto y las condiciones del mercado.

La facturación por hora permite a las empresas gestionar los cambios en la dimensión de los proyectos, especialmente cuando estos cambian antes de su finalización. Este tipo de facturación garantiza una compensación por todo el tiempo que trabajas, y transmite una sensación de transparencia para los clientes que pueden ver exactamente lo que están pagando. Sin embargo, la facturación por hora hace que sea más difícil predecir los costes totales, lo que podría disuadir a los clientes que prefieren un presupuesto fijo, y puede provocar impaciencia o generar preguntas sobre la productividad. También requiere una mayor gestión de las facturas, ya que siempre se está haciendo un seguimiento y un informe de las horas.

La facturación por hora se usa habitualmente para:

• Consultoría (p. ej., comercial, financiera, técnica)

• Servicios legales

• Trabajadores independientes (p. ej., diseñadores, escritores, programadores)

Facturación con tarifa plana

La facturación con tarifa plana cobra una única tarifa predeterminada por un servicio o producto. Los clientes conocen el total por adelantado, y el número de horas dedicadas al proyecto no cambiará ese total. Los diseñadores, contratistas y servicios de reparación suelen utilizar este modelo para definir las expectativas desde el principio.

La facturación con tarifa plana se adapta a trabajos con resultados bien definidos o procesos estandarizados. Ambas partes saben qué esperar y pueden presupuestar más fácilmente. Cuando un contratista dice: «Construiremos tu plataforma por un total de 5.000 €», esto le asegura al cliente que no habrá tarifas ocultas. Es importante establecer límites claros en torno a lo que se incluye para que el proyecto no se expanda más allá de lo que se creó para cubrir la tarifa. La facturación con tarifa plana puede subestimar el precio de tu trabajo si el proyecto se redimensiona inesperadamente, o dar lugar a disputas si los clientes esperan revisiones ilimitadas por una tarifa única.

La tarifa plana de facturación se suele utilizar para:

• Servicios para el hogar, como reparación y pintura de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC)

• Diseño web o proyectos creativos (p. ej., branding, diseño de logotipos, creación de un sitio web)

• Fabricación (p. ej., tiradas de productos estándar)

Facturación por hitos

La facturación por hitos divide un proyecto en fases o puntos de control, y las facturas se emiten cada vez que se completa una fase. Este tipo de facturas se suelen utilizar en iniciativas más largas o más complejas en las que el progreso no se basa únicamente en el tiempo.

Este método también ayuda a generar confianza: los clientes ven un progreso tangible y los proveedores ven pagos estables. El mayor desafío es establecer hitos realistas y asegurarse de que todas las partes entiendan qué es lo que desencadena una factura. La facturación por hitos conlleva un menor riesgo financiero porque no tienes que esperar a que se complete el proyecto para recibir el pago, pero los retrasos en una fase pueden afectar a las fases posteriores y complicar la facturación.

La facturación por hitos se suele utilizar para:

• Construcción (los hitos pueden incluir la fase de planificación arquitectónica, la finalización de la estructura y los pasos finales)

• Desarrollo de software (p. ej., versiones beta, finalización de funciones)

• Diseño e imagen de marca (p. ej., aprobación del concepto, aprobación final de la obra de arte)

Facturación basada en el valor

La facturación basada en el valor vincula el precio de un producto o servicio a los resultados que logra para el cliente. Este modelo a menudo se asocia con la consultoría de alto nivel; por ejemplo, un consultor que ahorra a una empresa 500.000 € podría facturar a la empresa un porcentaje de esos ahorros. Este modelo depende del resultado en lugar de las horas trabajadas o los costes fijos, y puede atraer a los clientes que prefieren pagar por resultados probados. Requiere una fuerte confianza y un seguimiento basado en datos para medir el impacto.

Cuando la facturación basada en el valor se realiza correctamente, puede reforzar el vínculo de colaboración entre empresas y clientes porque ambas partes comparten el mismo objetivo general. Dicho esto, calcular el valor real entregado puede ser complicado y, a menudo, subjetivo, y los proveedores pueden perder más energía cuantificando los resultados que realizando el trabajo. Otro riesgo para los proveedores: si el resultado falla, no hay pago.

La facturación basada en el valor se suele utilizar para:

• Derecho (en particular casos de lesiones, empleo o demandas colectivas)

• Reclutamiento (p. ej., honorarios vinculados a contrataciones exitosas)

• Servicios de consultoría (p. ej., comisiones de marketing basadas en las conversiones)

Facturación basada en el consumo

Con la facturación basada en el uso, a veces conocida como tarifa de pago por consumo, las empresas cobran a los clientes en función de la cantidad de producto o servicio que consumen. Por ejemplo, un servicio de almacenamiento basado en la nube podría cobrar por gigabyte o una empresa de servicios públicos podría cobrar por kilovatio hora.

Este tipo de facturación equipara el pago con el consumo real, permite que los clientes aumenten o reduzcan su consumo sin tener que comprometerse a pagar una tarifa plana y pueden ser ideales para patrones de uso impredecibles. Sin embargo, exige herramientas precisas de medición y seguimiento para controlar el uso. Los ingresos pueden fluctuar a medida que el uso aumenta o disminuye, lo que complica las proyecciones. Los procesos complejos para medir el consumo pueden dar lugar a disputas de facturación si las métricas no son fáciles de justificar.

La facturación basada en el consumo se suele utilizar para:

• Computación en la nube (por ejemplo, uso de servidores, almacenamiento de datos)

• Servicios públicos (p. ej., electricidad, agua)

Facturación de retención

La facturación de retención implica que un cliente paga una cantidad fija por adelantado, generalmente en un programa recurrente, por el acceso continuo a un servicio. Este modelo es común en industrias en las que los clientes esperan soporte continuo y el proveedor de servicios quiere ingresos mensuales predecibles. Para evitar confusiones, las empresas deben confirmar exactamente lo que se incluye en el anticipo y cómo se gestionarán las solicitudes adicionales.

La facturación de retención garantiza un ingreso mensual confiable para los proveedores y asegura a los clientes que un profesional de servicio técnico está «disponible». También simplifica la planificación porque ambas partes saben cuántas horas o entregables se reservan. Sin embargo, los clientes pueden sentir que están desperdiciando dinero si no maximizan su uso cada mes, y la redimensión del proyecto puede convertirse en un factor si no está claro qué tareas se incluyen.

La facturación de retención se utiliza habitualmente para:

• Prácticas legales (por ejemplo, anticipos mensuales o anuales)

• Agencias de marketing (p. ej., horarios reservados o campañas)

• Consultoría o coaching (p. ej., servicios de asesoramiento continuo)

Facturación de progreso

La facturación progresiva es una variación de la facturación por hitos. En lugar de sumas globales en los puntos de control, las facturas se emiten periódicamente a medida que avanza el trabajo. Este modelo es especialmente común en proyectos grandes y a largo plazo cuando se desea financiarlos a medida que se desarrollan. Las empresas de construcción, por ejemplo, pueden presentar facturas progresivas todos los meses.

La facturación progresiva ayuda a mantener un ingreso constante durante proyectos largos y distribuye las obligaciones de pago del cliente a lo largo del tiempo, lo que puede hacerlas más manejables. El método también fomenta una mejor colaboración porque el cliente y la empresa saben lo que se ha logrado y lo que está por venir. No obstante, requiere un seguimiento detallado y documentación que indique el grado de ejecución del proyecto, y pueden surgir disputas si el cliente no comprende el cronograma de facturación por adelantado.

La facturación progresiva se suele utilizar para:

• Construcción (p. ej., desarrollos residenciales o comerciales)

• Proyectos de ingeniería e infraestructuras

• Fabricación personalizada (p. ej., trabajos de fabricación complejos)

Facturación de prepago

Con la facturación de prepago, los clientes pagan por adelantado y luego gastan un saldo o créditos de servicio a lo largo del tiempo. Esto conduce a un pago inmediato, lo que aumenta los ingresos a corto plazo y ayuda a controlar el riesgo de deuda, ya que los clientes no pueden abusar del servicio sin pagar. Además, este modelo ayuda a administrar el uso porque los clientes pueden hacer un seguimiento de sus créditos restantes.

Por el contrario, los clientes pueden dudar si no están seguros de cuánto servicio necesitarán o si prefieren pagar después de haber utilizado el servicio. Este tipo de facturación también puede requerir un software especial para gestionar los saldos, las reposiciones y las fechas de caducidad.

La facturación de prepago se suele utilizar para:

• Telecomunicaciones (p. ej., planes móviles de prepago)

• Programas de tarjetas de regalo (ofrecidos por minoristas, restaurantes, etc.)

• Cajas de suscripciones que facturan por entregas futuras

Facturación híbrida

La facturación híbrida combina dos o más métodos, lo que puede resultar especialmente útil para las empresas que prestan servicio a una amplia gama de clientes. Por ejemplo, un servicio de alojamiento basado en la nube puede cobrar una tarifa mensual recurrente más una tarifa basada en el uso por cualquier ancho de banda que supere un umbral. Un trabajador independiente puede facturar un anticipo más una tarifa por hora por un trabajo más allá del alcance del anticipo.

Este tipo de facturación ofrece flexibilidad a los clientes con diferentes necesidades y equilibra los ingresos predecibles con los cargos basados en el uso. Algunos clientes pueden usar recursos mínimos y mantener la tarifa plana, mientras que otros pueden pagar más por un mayor uso. El mayor desafío es la claridad, tanto en los contratos como en los estados de cuenta. Los clientes necesitan ver cómo se calcula cada pieza.

La facturación híbrida se suele utilizar para:

• Telecomunicaciones (p. ej., plan mensual más extras de pago por consumo)

• Empresas de SaaS con tarifas escalonadas más tarifas basadas en el consumo para excedentes

• Seguros (p. ej., pagos de primas fijas más copagos por ciertos servicios)

Facturación por unidad

La facturación por unidad cobra un importe definido por cada artículo vendido y es el tipo de facturación más directo de esta lista. El modelo es útil en el comercio minorista y en la fabricación, y se adapta bien a los pedidos grandes: el número de artículos se multiplica por el coste por artículo.

Pero si tu modelo de negocio se inclina hacia el trabajo personalizado o los servicios intangibles, como el diseño y el desarrollo, un método de facturación más flexible podría resultarte más adecuado. Los precios también pueden cambiar si las materias primas se encarecen, lo que puede requerir actualizaciones frecuentes.

La facturación por unidad se suele utilizar para:

• Comercio minorista (p. ej., productos físicos que se venden individualmente)

• Venta al por mayor (p. ej., palés, productos a granel)

• Fabricación (p. ej., cotizaciones para cada unidad producida)

¿Cuáles son los retos de gestionar varios tipos de facturación?

Las empresas suelen emplear varios tipos de facturación. Una startup tecnológica puede ofrecer un producto de suscripción y crear software personalizado para clientes más grandes a cambio de una tarifa fija o por hitos. Una agencia de marketing puede cobrar anticipos continuos, tarifas por hora para tareas ad hoc y tarifas basadas en el rendimiento para campañas de alto impacto. Si bien esta flexibilidad puede ayudar a las empresas a atender a una amplia base de clientes, también puede presentar obstáculos administrativos y operativos. Estos son algunos de los desafíos más comunes:

• Facturas complejas: Cuando las empresas utilizan diferentes tipos de facturación, crear facturas puede resultar complicado. Es posible que necesites un software más especializado para gestionar las suscripciones recurrentes, los cargos basados en el uso, las tarifas únicas y la facturación por hitos. Los errores de cálculo, las partidas perdidas o las declaraciones poco claras pueden confundir a los clientes y tensar las relaciones.

• Seguimiento y generación de informes: Un modelo basado en el uso requiere métricas exactas, la facturación por hora requiere hojas de horas y un método basado en proyectos requiere el seguimiento de hitos. La recopilación y agregación de estos datos es importante para mayor precisión. Mezclarlos puede tensar a tu equipo si no está preparado para monitorear cada uno de estos tipos en tiempo real.

• Comunicación con los clientes: Los clientes pueden sentirse perdidos si están sujetos a varias estructuras de facturación, especialmente si compran varios servicios que se facturan de manera diferente. Un cliente puede suscribirse a su servicio básico mensual, pagar consultas por hora y firmar un contrato basado en el rendimiento. Sin pautas claras y explicaciones en un lenguaje sencillo, los malentendidos pueden ser un problema.

• Gestión de suscripciones y renovaciones: La facturación de suscripciones recurrente requiere una gestión continua de las renovaciones, las ventas adicionales, los cambios a un nivel inferior y las cancelaciones. Si además tienes tarifas de proyecto puntuales o tarifas basadas en el uso, necesitas un sistema que mantenga todos los datos de los clientes en un solo lugar.

• Obligaciones reglamentarias y fiscales: Las leyes de facturación varían según la región. Algunas jurisdicciones tienen normas estrictas sobre la cancelación de suscripciones, divulgaciones basadas en el uso o exenciones de responsabilidad con respecto a las tarifas basadas en el rendimiento, y estas reglas suelen ser más complejas si operas a nivel internacional. Los impuestos también difieren según la forma en que se definen los bienes y servicios.

• Integración con otros sistemas: Billing vincula tu software de contabilidad, tu sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), tus herramientas de análisis y mucho más. Una empresa que utiliza varios tipos de facturación podría necesitar integrarlos todos en una plataforma que agregue datos para que puedan evaluarse de manera integral. Cuantos más tipos de facturación uses, más complicada será la integración.

• Equilibrio entre consistencia y flexibilidad: Los clientes disfrutan de opciones de pago flexibles, pero cada opción adicional presenta desafíos para tu equipo de finanzas. Las empresas tienen que decidir cuánta variedad pueden ofrecer y, al mismo tiempo, mantener las operaciones sostenibles. Si adoptas nuevos tipos de facturación demasiado rápido, puedes crear desafíos internos.

Soluciones

Crea sistemas internos sólidos para gestionar cada uno de estos desafíos y forma bien a tus empleados para que cada departamento pueda manejar las preguntas sobre sus tipos de facturación. Estandariza los procesos siempre que puedas. Por ejemplo, utiliza una plantilla de factura coherente que destaque cómo se calculan las comisiones en todos los modelos y describe cada tipo de facturación en tus condiciones de servicio para mantener informados a los clientes. También puedes invertir en software de facturación y pago especializado que admita múltiples modelos de facturación para minimizar los errores y el trabajo administrativo.

Evalúa y actualiza de forma ágil tus estructuras de facturación. Si detectas problemas recurrentes o nuevas demandas del mercado, perfecciona tus ofertas.