De betalningsvillkor som företag i Tyskland fastställer för eller förhandlar med sina kunder har en betydande inverkan på verksamhetens likviditet. De avgör faktorer som hur mycket tid kunderna har på sig att betala sina fakturor, och när pengar dras från företagets konto. En grundläggande aspekt av betalningsvillkor är förfallodatumet.

I den här artikeln ska vi undersöka vad ett förfallodatum är, hur det skiljer sig från ett betalningsvillkor och om det räknas som obligatorisk fakturainformation i Tyskland. Vi kommer också att diskutera vilka betalningsvillkor (t.ex. kortare, förlängda) som vanligen används i praktiken och hur Stripe kan hjälpa dig att hantera förfallodatum.

Viktiga lärdomar

• Ett förfallodatum är ett specifikt datum då mottagarna senast måste betala en faktura.
  
• Förfallodatum och betalningsvillkor tjänar samma syfte, men definierar tidsfristen för betalning på olika sätt.
  
• Tyska företag kan förhandla fram betalningsvillkor individuellt med sina kunder eller fastställa fasta villkor i enlighet med de lagstadgade bestämmelserna.
  
• I praktiken skiljer sig förfallodatum och betalningsvillkor ofta åt mellan B2B- och B2C-sektorerna.
  
• Tydliga betalningsvillkor förenklar likviditetsplanering, inkasso och hantering av kundreskontra (AR).
  

Vad är ett förfallodatum?

Ett förfallodatum är ett konkret datum då en faktura senast måste betalas. Det fastställer när en obetald faktura förfaller eller när betalningen måste vara mottagen av en borgenär.

Ett förfallodatum är en viktig del av ett företags betalningsvillkor och anges generellt på en faktura. Det skapar därmed transparens för båda avtalsparterna. Fakturamottagare kan betala en obetald faktura när som helst innan eller på förfallodatumet. Fakturans utställare beviljar i huvudsak sin kund ett begränsat betalningsanstånd.

Hur bestäms förfallodatum?

Förfallodatum anges antingen i det avtalsenliga avtalet mellan två parter eller fastställs av det fakturerande företaget.

Företag i Tyskland använder överenskomna förfallodatum för att hjälpa dem att planera sina inkommande betalningar, samtidigt som de tar hänsyn till båda parternas intressen. De kan även göra ytterligare betalningsöverenskommelser för saker som förskott, delbetalningar och delbetalningar eller kassarabatter.

Ett ensidigt definierat förfallodatum fastställs av en leverantör, utan något föregående individuellt avtal med kunder. Betalningsvillkoren, inklusive förfallodatum, anges vanligtvis i offerten, avtalet eller en bredare uppsättning allmänna villkor.

Vad är skillnaden mellan ett förfallodatum och ett betalningsvillkor på en faktura?

I affärsvärlden används termerna "förfallodatum" och "betalningsvillkor" ofta synonymt. Strängt taget representerar de dock två olika sätt att beskriva när en kund måste betala sin faktura.

Ett förfallodatum fastställer ett specifikt datum då fakturan senast ska vara betald. Ett betalningsvillkor är å andra sidan en tidsperiod inom vilken en köpare måste avräkna en faktura.

Exempel på hur man anger förfallodatum och betalningsvillkor på fakturor

Företag i Tyskland måste se till att deras betalningsvillkor är tydligt formulerade på sina fakturor, så att det inte uppstår någon förvirring för kunderna om när en faktura förfaller. Den exakta formuleringen skiljer sig åt beroende på om ett företag vill ange ett specifikt förfallodatum eller ett betalningsvillkor.

När man anger ett förfallodatum innehåller formuleringen oftast en fast tidsfrist för betalning:

• "Vänligen debitera fakturabeloppet från det angivna kontot senast den 31 augusti 2026."
  
• "Fakturabeloppet förfaller senast den 31 augusti 2026."
  
• "Ska betalas i sin helhet senast den 31 augusti 2026."
  

Å andra sidan, när man anger ett betalningsvillkor, avser formuleringen en specifik tidsperiod:

• "Ska betalas inom 14 dagar från fakturadatumet."
  
• "Ska betalas inom 30 dagar efter mottagande av fakturan."
  
• "Ska betalas inom fyra veckor efter fakturering."
  

Vilken formulering är lämplig när?

I praktiken är skillnaderna mellan ett förfallodatum och ett betalningsvillkor minimala, eftersom båda i slutändan definierar när en betalning förfaller. Om till exempel ett 30-dagars betalningsvillkor avtalas, fastställer detta automatiskt ett specifikt förfallodatum. Den största skillnaden ligger i hur tidsfristen förmedlas.

Ett förfallodatum fungerar vanligtvis bäst när ett företag tydligt vill kommunicera den exakta tidsfristen för betalning. Ett betalningsvillkor, å andra sidan, fungerar om företaget vill att tidsfristen ska justeras baserad på fakturadatumet eller mottagandet av fakturan. Vilken version ett företag använder handlar ofta om deras interna processer, de avtalade betalningsvillkoren och kraven för den specifika affärsrelationen.

Måste fakturor innehålla ett förfallodatum?

Tyska företag är inte skyldiga att alltid ange ett förfallodatum eller betalningsvillkor på sina fakturor. I princip anses fakturor förfallna vid mottagandet, såvida inte andra betalningsvillkor har avtalats. Den rättsliga grunden för detta är den tyska civillagen (BGB), i synnerhet avsnitt 271 i BGB.

Om inga individuella överenskommelser har gjorts gäller dessutom det lagstadgade betalningsvillkoret som definieras i avsnitt 286, punkt 3 i BGB. Enligt denna bestämmelse anses kommersiella fakturor vara försenade om de inte betalas inom 30 dagar efter mottagandet och förfallodatumet. Denna regel gäller endast för privatpersoner om fakturan innehåller ett exakt förfallodatum eller betalningsvillkor.

En försenad betalning kan också uppstå om ett företag kräver in sina fordringar. De kan göra detta så snart en kund missar det förfallodatum som anges på fakturan.

Varför det är klokt att ange ett förfallodatum på en faktura

Även om det inte är lagstadgat i alla fall, måste företag ange tydligt märkta förfallodatum eller betalningsvillkor på sina fakturor. Att tillhandahålla tydlig information skapar insyn kring när betalningen förfaller, och det minskar risken för missförstånd mellan avtalsparterna.

Det underlättar också den interna organisationen. Företag kan planera sina inkommande betalningar bättre och systematiskt spåra obetalda fakturor. De kan snabbt identifiera förfallna betalningar och vidta motsvarande åtgärder, som att skicka betalningspåminnelser eller inkassokrav. Detta minskar risken för betalningsinställelse och kan till och med förbättra företagets likviditet.

En annan fördel med att fastställa ett tydligt förfallodatum är att det förbättrar möjligheten att driva in obetalda fakturor. Om ingen tydligt definierbar tidsfrist har fastställts, finns det ingen tydlig grund för ett dunning-förfarande i händelse av en tvist. Detta kan skapa osäkerhet kring saker som att beräkna dröjsmålsränta.

När är det meningsfullt att definiera betalningsvillkor på en faktura?

I princip är företag i Tyskland fria att fastställa sina egna betalningsvillkor (t.ex. netto 30, netto 60), så länge de inte bryter mot några lagstadgade eller avtalsenliga bestämmelser. I praktiken använder de ofta 30-dagars betalningsvillkor som en riktlinje. De kan dock också komma överens om individuella villkor som bättre passar deras likviditetsplanering och affärsstrategi. Företag inom B2B-sektorn sätter ofta längre eller flexibla betalningsvillkor, medan kortare och tydligt strukturerade betalningsvillkor är vanligare inom B2C.

Kortare betalningsvillkor

Företag kan välja att ange kortare betalningsvillkor på sina fakturor för att få betalt snabbare. Villkor på till exempel 14 dagar måste dock kommuniceras i förväg – i en offert, ett avtal eller företagets villkor. Det är särskilt viktigt att meddela kunder om extra korta betalningsvillkor, som sju dagar, innan fakturering sker.

Företag måste först komma överens med sina kunder, istället för att överraska dem med korta betalningsvillkor på sina fakturor. Utan ett avtal är kortare villkor kanske inte juridiskt bindande. Frasen "Förfaller omedelbart" innebär att fakturan förfaller så snart den har mottagits. Detta innebär dock inte att kundens betalning automatiskt är försenad om den inte görs omedelbart.

Förlängda betalningsvillkor

Utöver kortare betalningsvillkor kan företag även komma överens om förlängda förfallodatum eller betalningsvillkor. Villkor på 60 dagar eller mer är inte ovanliga inom B2B. De ingår vanligtvis i enskilda kontrakt och betalningsavtal. Förlängda förfallodatum ger fakturamottagarna betydande flexibilitet och kan därför ha en positiv inverkan på affärsrelationen. Förlängda villkor är mindre vanliga inom B2C, eftersom leverantörer i denna sektor i allmänhet förväntar sig att deras fakturor ska betalas snabbare.

Start och slut på betalningsvillkor

Nyckeln till att ställa in ett betalningsvillkor är att besluta vilken händelse som villkoret ska kopplas till (t.ex. fakturadatum, mottagande av faktura eller leverans). I princip börjar betalningsvillkoret antingen vid mottagandet av fakturan eller vid leverans av varor, om detta inträffar efter fakturering. När fakturor skickas med post måste företag räkna in leveranstiden. Fakturor som skickas på elektronisk väg mottas vanligtvis omedelbart, varför mottagandet av fakturan ofta är detsamma som fakturadatumet. Detta kanske dock inte alltid är fallet, till exempel om ett e-postmeddelande hamnar i någons skräppostmapp.

Betalningsvillkoret löper ut i slutet av villkorets sista dag. Om denna dag infaller på en lördag, söndag eller allmän helgdag, löper villkoret ut i slutet av följande arbetsdag.

Hur Stripe Invoicing kan hjälpa dig att hantera dina förfallodatum

Med Stripe Invoicing kan du generera och skicka fakturor med hjälp av verktygets konfigurerbara betalningsinställningar. Förfallodatum och betalningsvillkor kan snabbt och enkelt återspeglas på fakturor enligt dina krav.

Stripe Invoicing hjälper dig också att hålla en översikt över dina inkommande betalningar, vilket gör att du kan spåra förfallodatum, hantera obetalda fakturor centralt och automatisera betalningspåminnelser och inkassokrav. Detta förenklar hanteringen av gäldenärer och kundreskontra (AR), i synnerhet om du har en stor volym av fakturor.

Samtidigt kan du erbjuda dina kunder fler än 100 olika betalningsmetoder och behandling på över 25 språk och i 135 valutor. Detta ökar flexibiliteten i din betalningsprocess och gör det enklare för internationella kunder att snabbt och smidigt betala sina fakturor.

Vanliga frågor om förfallodatum

Nedan hittar du vanliga frågor om förfallodatum på fakturor i Tyskland.