Förskott är ett av de viktigaste verktygen som företag i Tyskland använder för att förfinansiera projekt, leveranser eller tjänster, samtidigt som de minimerar sina egna risker. Samtidigt innebär förskott utmaningar med redovisningen. Det är till exempel viktigt att mervärdesskatten (momsen) på förskott hanteras korrekt för att undvika fel, kvarskatt eller problem med skattekontoret.

I den här artikeln förklarar vi förskott, inklusive när moms ska betalas i Tyskland och hur förskott skiljer sig från förloppsbetalningar. Vi beskriver också hur du undviker vanliga fel när du behandlar moms på förskott.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är förskott?
  
• När ska moms betalas på förskott i Tyskland?
  
• Vilka är skillnaderna mellan förskott och förloppsbetalningar?
  
• Intäktsredovisning och moms på förskott
  
• Vanliga användningsfall för förskott
  
• Orsaker till fel i bokföring och moms på förskott
  
• Hur Stripe kan hjälpa dig att hantera moms på förskott
  

Vad är förskott?

Enligt tysk handels- och skattelag är förskott betalningar för framtida leveranser eller prestationer. Förskott betalas innan leveranserna eller prestationerna tillhandahålls i sin helhet och betalas mot konkreta transaktioner som har avtalats. Enligt lag betraktas förskott som väntande transaktioner eftersom det finns en fördröjning mellan ersättningen för en leverans eller prestation och själva leveransen eller prestationen.

Förskott är standard i större projekt, personliga provisioner och långsiktiga leveransavtal. De skyddar uppdragstagaren ekonomiskt och minskar skuldrisken.

När ska moms betalas på förskottsbetalningar i Tyskland?

När ett företag i Tyskland får en förskottsbetalning ska moms betalas så snart betalningen har mottagits. Betalning anses mottagen när en del av eller hela avgiften har tagits ut, oavsett när den överenskomna leveransen eller prestationen faktiskt har utförts.

Den juridiska grunden är avsnitt 13, paragraf 1, nr 1, lit. a, mening 4 i den tyska momslagen (UStG). Enligt denna förordning ska företag ange moms i sina preliminära momsdeklarationer och betala in moms till skattekontoret under den preliminära rapporteringsperiod då betalningen tas ut. Detta förutsätter att betalningen tydligt avser en konkret, överenskommen leverans eller prestation.

När avtalet därefter fullgörs i sin helhet utfärdar leverantören en slutfaktura. Förskottet dras av från totalbeloppet på fakturan så att endast det utestående beloppet återstår att betala.

Vilka är skillnaderna mellan förskott och förloppsbetalningar?

Förskott and förloppsbetalningar utgör båda delbetalningar för leveranser och prestationer. Den största skillnaden mellan dem är dock när varje betalning görs.

Förskott är betalningar i förskott som görs mot framtida leveranser eller prestationer. Därför utfärdas vanligtvis en förskottsfaktura innan ett projekt inleds eller i ett tidigt skede.

Å andra sidan indikerar förloppsfakturor delvisa prestationer eller leveranser som redan har utförts. Detta innebär att en betalning inte är en förskottsbetalning, utan en betalning som görs med hänsyn till den löpande omfattningen av leveransen eller prestationen. Enligt avsnitt 632a i den tyska civillagen (BGB) kan avtalsparter komma överens om denna typ av delbetalning i sitt avtal.

Förloppsbetalningar används ofta för komplexa eller projektbaserade prestationer samt för bygg- och anläggningskontrakt. I likhet med förskott dras de sedan av från slutfakturan.

Intäktsredovisning och moms på förskott

När det gäller förskott är det viktigt att skilja mellan när intäkterna redovisas i bokföringen och när moms uppkommer.

Intäktsredovisning innebär att ett företag redovisar intäkter i sin resultaträkning. Enligt avsnitt 252, paragraf 1 i den tyska handelslagen (HGB) måste företag i Tyskland redovisa sina inkomster och utgifter för räkenskapsåret i sina årsredovisningar, oavsett när motsvarande betalningar görs. När det gäller förskott redovisar företaget den ekonomiska vinsten vid tidpunkten för resultatet eller leveransen, även om det redan har fått pengarna.

Moms ska däremot betalas på förskott så snart betalningen har mottagits och ska betalas till skattekontoret, även om motsvarande prestation eller leverans ännu inte har gjorts.

Leverantören redovisar förskott i sin balansräkning som skulder tills hela prestationen eller leveransen har gjorts. När det har gjorts och den slutliga fakturan har utfärdats kvittas förskotten och de slutliga intäkterna redovisas i resultaträkningen.

Vanliga användningsfall för förskott

I praktiken används förskott i många branscher för att säkerställa att kontrakt finansieras och för att minska risken för entreprenörer. De används främst för kundanpassade, långsiktiga eller projektrelaterade prestationer. Här är några vanliga användningsfall för förskott:

• Byggprojekt: På större byggprojekt säkerställer förskott finansiering av material- och arbetskostnader.
  
• Anpassade beställningar: Specialtillverkade produkter eller engångsproduktioner förfinansieras ofta genom förskott innan de slutliga varorna levereras.
  
• Abonnemang: Förskott används ofta för långsiktiga tjänste- eller leveransavtal som ett sätt att säkra avtalsförpliktelsen.
  
• Evenemang och bokningar: Hotell, evenemangsarrangörer och researrangörer behöver ofta förskott för att bekräfta bokningar och finansiera planeringen.
  
• Projektrelaterade tjänster: Konsulttjänster, programvara och kreativa projekt använder förskott för att möjliggöra snabba resursförberedelser.
  

Orsaker till fel i bokföringen och momsfel på förskott

Förskott kan skapa redovisnings- och administrationsutmaningar för många företag. Fel uppstår ofta på grund av oklarheter om när moms ska betalas, hur förskott ska bokföras i balansräkningen och hur förskott ska kvittas mot slutfakturor.

Faktureringsproblem

Förskottsfakturor måste innehålla alla obligatoriska uppgifter som krävs för en korrekt faktura, enligt avsnitt 14 i UStG. Det finns dock två viktiga skillnader: en faktura för ett förskott måste tydligt markeras som en ”Förskottsfaktura”, och den måste ange den förväntade prestationsperioden.

Fakturor som saknar obligatoriska uppgifter eller som på annat sätt är ofullständiga kan få skatte- och redovisningskonsekvenser. Skattekontoret kanske inte godtar felaktiga förskottsfakturor när det gäller avdrag för ingående moms, och felaktiga fakturor gör det också omöjligt att bokföra rätt moms på förskott.

Dessutom kan redovisningsteam inte tydligt identifiera vad betalningen avser, vilket kan göra det svårare att kvitta förskott mot slutfakturan längre fram. Detta resulterar i felaktigheter i balansräkningen och resultaträkningen. Även om företag fortfarande har laglig rätt till betalning står det därför inför skatte- och redovisningsrisker tills fakturan korrigeras.

Tillämpning av moms

Leverantörer redovisar ofta inte moms på förskott förrän de har redovisat motsvarande prestation eller leverans till fullo. Moms måste dock tas ut så snart förskottsbetalningen tas emot. Om skatten inte bokförs förrän senare är de belopp som anges på de preliminära momsdeklarationerna felaktiga. Detta kan leda till räntebetalningar eller straffavgifter. Sen rapportering av moms på förskott kan snabbt leda till problem, särskilt i komplexa projekt eller långsiktiga leveransavtal.

Otydlig redovisning

En annan vanlig källa till fel är hur förskott redovisas i balansräkningen. Leverantören måste först redovisa förskottet som en skuld eftersom resultatet fortfarande är utestående. Om förskott bokförs felaktigt som intäkter eller inkomst snedvrider detta balansräkningen och leder till felaktiga vinstsiffror.

Dubbel bokföring

Företag i Tyskland måste också vara noga med att inte bokföra förskott två gånger (t.ex. en gång som en skuld och en gång som inkomst). Detta snedvrider balansräkningen och kan leda till att moms på förskott beräknas felaktigt.

Därför måste företag se till att varje förskott bokförs korrekt och endast en gång – först som en skuld och sedan som intäkter, när resultatet eller leveransen har gjorts. Fel här leder till felaktiga årsredovisningar och kan också flaggas under skatterevisioner.

Underlåtenhet att kvitta förskott mot slutfakturor

Leverantörer kan glömma att dra av förskott från slutfakturan. När detta händer är slutfakturan som kunden får felaktig. När de avräknar denna faktura betalar de för mycket för leveransen eller prestationen.

Om de upptäcker felet kan de kräva att slutfakturan korrigeras, vilket i vissa fall leder till förseningar, mer administrativt arbete på båda sidor och förlorat förtroende.

Hur Stripe kan hjälpa dig att hantera moms på förskott

För företag kan det vara tidskrävande att behandla moms på förskott som ofta utsätts för fel. Stripe Tax kan hjälpa dig att automatiskt beräkna rätt moms på förskott för fysiska och digitala varor och tjänster i mer än 100 länder. Tax beaktar den leverans eller prestation som faktureras och försäljningsplatsen. Det implementerar också konsekvent de senaste ändringarna i skattelagstiftningen så att du inte behöver hålla dig uppdaterad med nya regler.

Tax registrerar och rapporterar även moms som tas ut från förskott till relevanta finansmyndigheter, vilket hjälper dig att undvika fel och missar. Detta hjälper till att minimera efterlevnadsriskerna.

Vanliga frågor och svar