Los adelantos son una de las principales herramientas que utilizan las empresas en Alemania para financiar previamente proyectos, entregas o servicios, minimizando al mismo tiempo su propio riesgo. Al mismo tiempo, los adelantos presentan desafíos con la contabilidad. Por ejemplo, es importante que el impuesto al valor agregado (IVA) sobre los adelantos se maneje correctamente para evitar errores, impuestos atrasados o problemas con la agencia fiscal.

En este artículo, explicamos los adelantos, incluido cuándo vence el IVA en Alemania y en qué se diferencian los adelantos de los pagos progresivos. También detallamos cómo evitar errores comunes a la hora de procesar el IVA sobre los adelantos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué son los adelantos?
  
• ¿Cuándo vence el IVA sobre los adelantos en Alemania?
  
• ¿Cuáles son las diferencias entre los adelantos y los pagos progresivos?
  
• Reconocimiento de ingresos e IVA de los adelantos
  
• Casos de uso comunes para adelantos
  
• Causas de errores contables y de IVA en los adelantos
  
• Cómo Stripe puede ayudarte a gestionar el IVA de los adelantos
  

¿Qué son los adelantos?

Según el derecho mercantil y tributario alemán, los adelantos son pagos anticipados por suministros o prestaciones que se realizarán en el futuro. Los adelantos se pagan antes de que los suministros o prestaciones se hayan realizado en su totalidad y se abonan en relación con operaciones concretas que se han acordado. Desde el punto de vista legal, los adelantos se consideran operaciones pendientes, ya que existe un desfase entre la contraprestación por un suministro o prestación y el suministro o prestación en sí.

Los adelantos son una práctica habitual en proyectos más grandes, comisiones personalizadas y contratos de suministro a largo plazo, en particular. Protegen financieramente al contratista y reducen el riesgo de deuda

¿Cuándo vence el IVA de los adelantos en Alemania?

Cuando una empresa en Alemania recibe un adelanto, el IVA vence en cuanto se recibe el pago y se considera recibido cuando se cobra una parte o la totalidad de la comisión, independientemente de cuándo se efectúe realmente la entrega o prestación acordada.

El fundamento legal es el artículo 13, apartado 1, número 1, letra a, oración 4, de la Ley alemana del IVA (UStG) (UStG). Según esta normativa, las empresas deben indicar el IVA en sus declaraciones preliminares del IVA y remitir el IVA a la agencia fiscal durante el período de declaración preliminar en el que se cobra el pago, siempre que el pago se refiera claramente a una entrega o prestación concreta y acordada.

Cuando el contrato se ejecuta íntegramente, el proveedor emite una factura final, por lo que el adelanto se deduce del total de esta factura y solo queda por pagar el importe pendiente.

¿Cuáles son las diferencias entre los adelantos y pagos progresivos?

Tanto los adelantos como los pagos progresivos constituyen pagos parciales por suministros y servicios. Sin embargo, la principal diferencia entre ambos radica en el momento en que se realiza cada pago.

Los adelantos son pagos anticipados realizados en concepto de suministros o prestaciones futuras. Por lo tanto, la factura del adelanto se emite normalmente antes del inicio de un proyecto o durante una fase inicial.

Por otro lado, las facturas de adelantos indican prestaciones o suministros parciales que ya se han realizado. Esto significa que un pago progresivo no es un pago anticipado, sino un pago efectuado en contraprestación por el alcance actual del suministro o la prestación. De acuerdo con el artículo 632a del Código Civil alemán (BGB), las partes de un contrato pueden acordar este tipo de pago parcial en su contrato.

Los pagos progresivos se utilizan habitualmente en prestaciones complejas o basadas en proyectos, así como en contratos de construcción y de obra. Al igual que los adelantos, se deducen posteriormente del importe total de la factura final.

Reconocimiento de ingresos e IVA de los adelantos

Con los adelantos, es importante distinguir entre cuándo se reconocen los ingresos en las cuentas y cuándo se incurre en el IVA.

El reconocimiento de ingresos consiste en que una empresa registre los ingresos en su estado de resultados (P&L). De acuerdo con el artículo 252, párrafo 1, del Código de Comercio alemán (HGB), las empresas en Alemania deben contabilizar sus ingresos y gastos del ejercicio en sus estados financieros anuales, independientemente de cuándo se realicen los pagos correspondientes. En el caso de los adelantos, la empresa reconoce el beneficio financiero en el momento de la prestación del servicio o la entrega del bien, incluso si ya ha recibido el dinero.

Por otro lado, el IVA sobre los adelantos se vence tan pronto como se recibe el pago. Debe remitirse a la agencia fiscal, incluso si aún no se ha realizado la prestación o el suministro correspondiente.

El proveedor informa los adelantos en su balance como pasivo hasta que el rendimiento o suministro se haya rendido en su totalidad. Una vez que se rinde y se emite la factura final, los adelantos se compensan y el total de ingresos finales se registra en el estado de cuenta P&L.

Casos de uso comunes para adelantos

En la práctica, los adelantos se utilizan en muchos sectores para garantizar la financiación de los contratos y reducir el riesgo para los contratistas. Se utilizan principalmente para resultados personalizados, a largo plazo o relacionados con proyectos. Estos son algunos casos de uso comunes de adelantos:

• Proyectos de construcción: en los proyectos de construcción más grandes, los adelantos garantizan la financiación de los materiales y los costos de mano de obra.
  
• Pedidos personalizados: los productos personalizados o las producciones puntuales a menudo se financian de manera anticipada con adelantos antes de la entrega de los bienes finales.
  
• Suscripciones: los adelanto suelen utilizarse para contratos de servicios o suministros a largo plazo como forma de cubrir la obligación contractual.
  
• Eventos y reservas: los hoteles, organizadores de eventos y operadores turísticos suelen requerir adelantos para confirmar las reservas y ayudar a la planificación.
  
• Servicios relacionados con proyectos: consultoría, software y proyectos creativos utilizan los adelantos para permitir la preparación oportuna de recursos.
  

Causas de los errores contables y de IVA en los adelantos

Los adelantos pueden crear desafíos contables y administrativos para muchas empresas. A menudo surgen errores debido a ambigüedades sobre cuándo debe pagarse el IVA, cómo contabilizar los adelantos en los balances y cómo compensarlos con las facturas finales.

Problemas de facturación

Las facturas de los adelantos deben contener toda la información obligatoria necesaria para que la factura sea correcta, de conformidad con el artículo 14 de la UStG, pero hay dos diferencias fundamentales: Una factura por adelanto debe marcarse claramente como «factura de adelanto» e indicar el período de ejecución previsto.

Las facturas que no dispongan de la información obligatoria o que estén incompletas de otro modo pueden tener consecuencias fiscales y contables, y la agencia fiscal no puede aceptar facturas de adelantos incorrectas en lo que respecta a las deducciones del IVA soportado, y las facturas incorrectas tampoco permiten registrar el IVA correcto sobre los adelantos.

Además, es posible que las cuentas no reflejen claramente a qué corresponde el pago, lo que puede dificultar la compensación posterior del adelanto con la factura final. Esto genera inexactitudes en el balance general y en el estado de resultados. Por lo tanto, aunque la empresa sigue teniendo derecho legal al pago, se enfrenta a riesgos tributarios y contables hasta que corrija la factura.

Solicitud del IVA

A menudo, los proveedores no registran el IVA de los adelantos hasta que han prestado el servicio o realizado el suministro correspondiente en su totalidad. Sin embargo, el IVA debe cobrarse tan pronto como se reciba el adelanto. Si el impuesto no se contabiliza hasta más tarde, los montos que figuran en las declaraciones preliminares de IVA serán incorrectos. Esto puede dar lugar al pago de intereses o multas. La declaración tardía del IVA de los adelantos puede generar problemas rápidamente, especialmente en proyectos complejos o contratos de suministro a largo plazo.

Contabilidad poco clara

Otra fuente común de errores es cómo se presentan los adelantos en los balances. El proveedor primero debe informar el adelanto como pasivo porque el rendimiento aún está pendiente. Sin embargo, si los adelanto se registran incorrectamente como ganancias o ingresos, esto distorsiona el balance y da como resultado cifras de ganancias inexactas.

Doble entrada

Las empresas alemanas también deben tener cuidado de no registrar los adelantos dos veces (por ejemplo, una como pasivo y otra como ingresos). Esto distorsiona el balance y puede dar lugar a que el IVA sobre los adelantos se calcule incorrectamente.

Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de que cada adelanto se registre correctamente y solo una vez, primero como pasivo y luego como ingresos, una vez que se rinda el servicio o suministro. Los errores aquí dan como resultado estados financieros anuales incorrectos y también pueden marcarse durante las auditorías fiscales.

No se compensan los adelantos con las facturas finales

Es posible que los proveedores olviden deducir los adelantos del total final de la factura. Cuando esto sucede, la factura final que recibe el cliente es incorrecta. Cuando acreditan esta factura, terminan pagando demasiado por el suministro o el rendimiento.

Si detectan el error, pueden exigir que se corrija la factura final, lo que genera retrasos, más trabajo administrativo para ambas partes y pérdida de confianza, en algunos casos.

Cómo Stripe puede ayudarte a gestionar el IVA de los adelantos

Para las empresas, gestionar el IVA de los adelantos puede ser un proceso que requiere mucho tiempo y es propenso a errores. Stripe Tax puede ayudarte a calcular automáticamente el IVA correcto de los adelantos, tanto para bienes y servicios físicos como digitales, en más de 100 países. El cálculo del impuesto tiene en cuenta el suministro o la prestación facturados y el lugar de venta. Además, incorpora de forma sistemática los últimos cambios en la legislación tributaria, por lo que no tendrás que estar al día de las nuevas normativas.

Tax también registra y declara el IVA recaudado de los adelantos a las autoridades financieras pertinentes, lo que te ayuda a evitar errores y descuidos. Esto ayuda a minimizar los riesgos de cumplimiento de la normativa.

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