En un estado de pérdidas y ganancias (P&L) se muestra cómo se ha movido el dinero en una empresa durante un periodo. Se mencionan los fondos que entraron, los que salieron y lo que queda como beneficio. Los dirigentes utilizan la P&L para tomar decisiones difíciles, y los posibles inversores la usan para determinar si vale la pena respaldar tu empresa.

A continuación, te explicaremos qué mide un estado de pérdidas y ganancias, cómo funciona en la práctica y cómo puede servirte como herramienta de toma de decisiones y como registro importante para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un estado de pérdidas y ganancias?
  
• ¿Cómo funciona un estado de pérdidas y ganancias?
  
• ¿Qué se incluye en un estado de pérdidas y ganancias?
  
• ¿Cómo usan las empresas los estados de pérdidas y ganancias en la toma de decisiones?
  
• ¿Qué revela un estado de pérdidas y ganancias sobre la salud financiera?
  
• ¿Qué errores frecuentes cometen las empresas cuando preparan los estados de P&L?
  
• ¿En qué se diferencian los estados de pérdidas y ganancias de los balances y de los estados de flujo de caja?
  
• Cómo puede ayudarte Financial Connections de Stripe
  

¿Qué es un estado de pérdidas y ganancias?

Un estado de pérdidas y ganancias, también llamado estado de ingresos, es un informe financiero que te indica si tu empresa ganó o perdió dinero durante un período determinado. Enumera lo que entró (ingresos) y lo que salió (gastos) y, luego, muestra el remanente: beneficio neto si es positivo, pérdida neta si es negativo. Es la forma más sencilla y directa de saber si la empresa ganó más de lo que gastó.

Las empresas suelen preparar un estado de resultados de manera mensual, trimestral o anual. Inversores y prestamistas consultan este documento para ver si la empresa es rentable. Los directivos lo usan para seguir la evolución de los ingresos y los costos, comprobar si los márgenes se mantienen y evaluar si la operación es financieramente sostenible.

Aunque los balances y los estados de flujo de caja responden a preguntas financieras distintas, el estado de resultados es el que revela con mayor claridad si tu modelo de negocio funciona. En un estado de P&L bien llevado se muestra cómo cambian las ventas, los costos y los beneficios a lo largo del tiempo y si la empresa va en la dirección correcta.

¿Cómo funciona un estado de pérdidas y ganancias?

Un estado de pérdidas y ganancias se basa en una ecuación: ingresos menos gastos. El resultado te dirá si obtuviste beneficios o sufriste pérdidas.

Funciona de esta forma:

• Ingresos: todo el dinero que la empresa ganó durante el periodo.

• Gastos: los costos directos de producir lo que vendiste o el costo de los bienes vendidos (COGS), más todos los costos de operación como salarios, alquiler, marketing, software y servicios públicos.

• El balance final: resta los gastos de los ingresos y verás si la empresa obtuvo ganancias o sufrió pérdidas.

Por ejemplo, si tu empresa ingresó $100,000 este trimestre y todos los gastos sumaron $90,000, el estado de resultados mostraría un beneficio de $10,000. Si los gastos fueron $110,000, sería una pérdida de $10,000.

¿Qué se incluye en un estado de pérdidas y ganancias?

Cada estado de P&L tiene el mismo tipo de historia: cómo se movió el dinero en la empresa durante un período determinado. Los componentes específicos del estado de resultados pueden variar según el sector, pero los elementos básicos siguen siendo los mismos:

• Ingresos: la línea superior. Son todos los ingresos que la empresa generó por la venta de bienes o servicios durante el período. Algunas empresas distinguen entre ingresos brutos (antes de descuentos y devoluciones) e ingresos netos (después de descuentos y devoluciones).

• COGS: todos los costos directos vinculados a la producción de lo que vendiste. Para un fabricante, esto incluye materias primas y mano de obra de producción. Para una empresa de servicios, los costos de los bienes vendidos (Cost of Goods Sold, COGS) podrían incluir comisiones a contratistas o costos directos de prestación de servicios.

• Beneficio bruto: ingresos menos COGS. Muestra lo que queda después de cubrir los costos directos de producción, pero antes de contabilizar los gastos generales. Las empresas suelen medir el beneficio bruto como margen (porcentaje de los ingresos) porque es un indicador claro de eficiencia. Indica cuánto conservas de cada dólar de ventas antes de pagar el resto de tus facturas.

• Gastos operativos: son los gastos cotidianos de funcionamiento de la empresa que no están directamente vinculados a la producción. Piensa en el alquiler, los servicios públicos, los salarios del personal administrativo, los gastos de marketing y la depreciación del equipo. Pueden agruparse en gastos de venta, generales y administrativos (selling, general, and administrative, SG&A).

• Ganancia operativa (ingresos operativos): beneficio bruto menos gastos operativos. Muestra qué tan rentables son las operaciones principales de la empresa antes de considerar impuestos o financiamiento. Si la ganancia operativa es sólida, significa que la actividad principal funciona bien, aunque la deuda o los impuestos puedan reducir luego los ingresos netos.

• Otros ingresos y gastos: no todos los eventos financieros encajan perfectamente en las operaciones. Los ingresos por intereses, los intereses de préstamos, las ganancias o pérdidas puntuales y los costos inusuales se registran aquí. Estos ajustan las finanzas de la empresa más allá de sus actividades principales.

• Beneficios netos (ingresos netos): la “línea final”. Una vez contabilizado todo lo demás, este es el beneficio que queda (o la pérdida que se ha producido). Un número positivo significa que la empresa ganó más de lo que gastó, mientras que uno negativo indica que gastó más de lo que ganó. Las empresas pueden reinvertir este dinero, repartirlo como dividendos o formar reservas.

¿Cómo usan las empresas los estados de pérdidas y ganancias en la toma de decisiones?

Un estado de P&L es la herramienta que usan las empresas para decidir qué hacer a continuación. Cuando se revisa de forma regular, el estado de resultados muestra dónde la empresa está ganando terreno, dónde está perdiendo impulso y dónde es necesario reasignar recursos.

Así es como se utilizan las cuentas de P&L en un contexto empresarial.

Cómo detectar tendencias de rendimiento

Si los ingresos aumentan pero los beneficios disminuyen, es una clara señal de que los costos están superando a las ventas. Esto podría indicar que las nóminas crecieron demasiado rápido, que los proveedores subieron los precios o que los gastos generales aumentaron.

Un estado de P&L también puede mostrar qué áreas de la empresa son ganadoras ocultas o tienen un desempeño deficiente crónico. Los líderes lo usan para decidir dónde invertir y qué descontinuar.

Elaboración de presupuestos y previsiones

Si los gastos de marketing han ido aumentando de a poco cada trimestre sin que las ventas suban, los líderes pueden limitar ese presupuesto o reasignarlo. Si los márgenes brutos se están estrechando, podría ser el momento de renegociar los contratos con los proveedores o replantear los precios. El estado de resultados muestra lo que la empresa puede permitirse gastar en el futuro.

Medir la estrategia según los resultados

Los equipos directivos y los consejos de administración suelen fijar objetivos claros en el estado de resultados, como mejorar los márgenes netos unos puntos, reducir los gastos de explotación en un porcentaje determinado y aumentar los ingresos más rápido que los costos. El progreso (o la falta de él) se refleja línea por línea. Los jefes de departamento pueden llevar sus propios estados de resultados y usarlos para mostrar cómo sus áreas contribuyen al conjunto.

Cómo comunicarse con terceros

Los inversores, prestamistas y socios prestan mucha atención al estado de resultados. Es la forma más clara de ver la rentabilidad, condensada en un formato que todos pueden entender: ventas, costos y lo que queda.

¿Qué revela un estado de pérdidas y ganancias sobre la salud financiera?

Un estado de pérdidas y ganancias aclara cómo una empresa ganó o perdió dinero y si ese patrón es sostenible.

A continuación, hay un análisis más detallado de lo que pueden mostrar estos estados.

Rentabilidad y márgenes

El margen de beneficio bruto (beneficio bruto dividido por los ingresos) y el margen de beneficio neto (beneficio neto dividido por los ingresos) son cifras clave para controlar. El margen bruto muestra qué tan eficientemente una empresa convierte las ventas en ingresos utilizables después de cubrir los costos directos, y el margen neto indica cuánto de cada dólar de ventas se queda una vez contabilizados todos los gastos. Seguir estos márgenes de un periodo con otro revela si la empresa se mantiene a flote.

Tendencias a lo largo del tiempo

Un estado es una instantánea. Una serie de estados puede contar una historia. Si los ingresos aumentan mientras el beneficio neto se estanca, eso puede indicar que los gastos están absorbiendo las ganancias. Un estado de resultados que muestra costos decrecientes como porcentaje de los ingresos señala operaciones más saludables. Comparar las cifras de un periodo a otro ayuda a los directivos a detectar patrones que no son evidentes a corto plazo.

Eficiencia operativa

Las partidas individuales muestran dónde podrían existir problemas. Si los gastos de explotación aumentan de repente del 40 % al 50 % de los ingresos, el estado de resultados lo señala. Los directivos pueden investigar si esos costos están justificados: si las nuevas contrataciones, el aumento de los alquileres o el mayor gasto en software se están traduciendo en crecimiento.

Ganancias netas

Las ganancias netas suelen ser la cifra en la que se fijan los externos. Inversores, prestamistas y socios la consideran un resumen rápido de la viabilidad. Un resultado neto creciente indica estabilidad, mientras que uno decreciente genera dudas. Aunque el estado de resultados no refleja todo, suele ser el primer lugar al que se acude para evaluar si una empresa está financieramente sana.

¿Qué errores frecuentes cometen las empresas cuando preparan los estados de P&L?

Estos son algunos errores frecuentes a los que debes prestar atención cuando prepares un estado de P&L:

• Ingresos mal registrados: reconocer las ventas demasiado pronto o demasiado tarde distorsiona los resultados y hace que el crecimiento parezca más fuerte o más débil de lo que realmente es. Mantén coherencia en la forma de reconocer los ingresos.

• Gastos mal clasificados: un costo de producción registrado como gasto general desvirtúa los márgenes brutos. Los gastos generales ocultos en los COGS ocultan el desempeño operativo. Las categorías deben estar bien definidas para que el estado cuente una historia útil.

• Costos no monetarios excluidos: los costos no monetarios, como la depreciación y la amortización, no afectan el banco hoy. Pero ignorarlos sobreestima la rentabilidad y oculta el verdadero costo de los activos en uso.

• COGS mal calculado: omitir insumos directos o incluir costos que no corresponden distorsiona los márgenes de los productos y puede llevar a tomar malas decisiones sobre precios o inversiones.

• No conciliar: los números que no coinciden con los extractos bancarios o las facturas generan errores y omisiones. Una conciliación regular ancla el estado de resultados en la realidad.

Cada error altera la historia que el estado de resultados intenta contar, mientras que la precisión y exactitud lo convierten en una herramienta valiosa en la que los líderes pueden confiar.

¿En qué se diferencian los estados de pérdidas y ganancias de los balances y de los estados de flujo de caja?

Cada estado financiero responde a una pregunta distinta.

En los estados de pérdidas y ganancias se registran los ingresos, gastos y beneficios a lo largo de un período. Responden a la pregunta de si la empresa ganó más de lo que gastó. Los balances ofrecen una instantánea de los activos, pasivos y patrimonio en un momento específico. Muestran lo que la empresa posee, debe y ha invertido. Los estados de flujo de efectivo siguen el movimiento real del dinero y aclaran si las operaciones, inversiones y financiamiento están generando o consumiendo efectivo.

En conjunto, ofrecen una visión completa de las finanzas de una empresa: rentabilidad (pérdidas y ganancias, P&L), estabilidad (balance) y liquidez (flujo de caja).

Cómo puede ayudarte Financial Connections de Stripe

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