La cuenta final es un elemento clave en el proceso empresarial y desempeña una función central en las transacciones. Las empresas suelen enviar a sus clientes facturas parciales o proforma para minimizar su riesgo financiero. La acreditación de fondos final se denomina cuenta final. Explora cómo debe ser una cuenta final y qué información debe contener.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una cuenta final?
  
• ¿Qué es una factura proforma?
  
• ¿Cómo se tienen en cuenta los pagos anteriores?
  
• ¿Qué información debe incluir una cuenta final?
  
• ¿Cómo puede admitir el software el proceso de cuenta final?
  

¿Qué es una cuenta final?

La cuenta final, también denominada liquidación final o factura final, es una factura emitida por una empresa a un cliente en la que se establece la acreditación de fondos finales por un servicio acordado y completado. La cuenta final registra y contabiliza todas las transacciones entre las partes a fin de garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones financieras.

Cuando, en el marco de un proyecto, los servicios se prestan durante un plazo más largo, puede ser necesario que se emitan facturas provisionales para los pagos por adelantado. La cuenta final considera entonces todos los pagos efectuados e indica la cantidad que aún debe el cliente al final del proyecto.

La cuenta final se emite cuando se ha completado un proyecto o un pedido. Solo puede emitirse una vez que el servicio acordado se ha prestado y aceptado por parte del cliente.

¿Qué es una factura proforma?

Las facturas proforma se emiten del mismo modo que las facturas normales y deben indicar claramente el importe del impuesto al valor agregado (IVA). La factura debe estar marcada como factura proforma. Existen dos tipos de facturas proforma: únicas y acumulativas.

Una factura proforma única es una factura parcial por los servicios prestados dentro de un segmento de proyecto definido. Una factura proforma acumulativa enumera todos los servicios prestados anteriormente y los pagos parciales relativos a cada uno de ellos. El cliente y el contratista pueden utilizar una factura proforma acumulativa para ver el proyecto actual y el estado de los pagos.

La cuenta final debe incluir los pagos parciales que se hayan efectuado. Con una factura proforma acumulativa, la cuenta final también puede incluir los importes parciales impagos en función de los períodos de pago establecidos y del momento de emisión de la cuenta final.

¿Cómo se tienen en cuenta los pagos anteriores?

Cuando se hayan emitido facturas proforma o parciales como parte de un proyecto, la cuenta final debe detallar todos los pagos parciales realizados. Esto requiere un desglose preciso de los servicios parciales prestados y pagados por el cliente antes de crear la cuenta final. La cuenta final debe mostrar claramente qué servicios y pagos parciales están pendientes. El importe final aún adeudado debe indicarse con claridad.

¿Cómo se gestiona el IVA anticipado?

De acuerdo con la Ley del IVA, el IVA pagado proporcionalmente como parte de los pagos por adelantado o a plazos debe calcularse con precisión en la cuenta final y asignarse claramente. Si esta información es incorrecta, la empresa puede tener que pagar el IVA sobre el precio total, incluso si el IVA ya se ha incluido parcialmente en el contexto de los pagos por adelantado.

¿Qué información debe incluir una cuenta final?

La cuenta final está sujeta a las mismas reglas de formalidad que las demás facturas. Debe contener esta información:

• Información completa de contacto del emisor y destinatario de la factura
  
• Número fiscal o número de identificación a efectos del IVA
  
• Número de serie de la factura
  
• Fecha de emisión de la cuenta final
  
• Período de prestación del servicio más tipo y volumen de los servicios prestados, incluidos todos los servicios parciales
  
• Momento de la prestación
  
• Importes adeudados junto con el IVA, establecidos por separado según la tasa impositiva aplicable
  
• Fecha de vencimiento de los importes pendientes
  

La cuenta final también debe establecer claramente las condiciones de pago y los métodos de pago aceptados. Cuando se hayan emitido descuentos, rebajas o notas de crédito durante el proyecto, también deberán indicarse en la cuenta final. Puedes consultar la plantilla de la cuenta final aquí .

¿Qué debe tenerse en cuenta a efectos gravables?

Una cuenta final debe ser fácilmente comprensible para los clientes. La agencia fiscal exige a las empresas que las facturas sean claras y verificables. Asegúrate de que el importe global de la cuenta final se calcule correctamente y de que la factura muestre todos los importes pertinentes, incluidos impuestos y comisiones.

Aunque la factura proforma final dé cuenta de todos los servicios prestados, la empresa deberá emitir a su cliente una cuenta final en la que se enumeren todas las facturas proforma anteriores. En estos casos, el importe final adeudado será de EUR 0.00. Para que la cuenta final esté correctamente preparada a efectos fiscales, es importante que las facturas parciales anteriores no contengan errores e indiquen el IVA adeudado.

Nota: Cuando se hayan pagado varias cuotas, también puedes incluir un historial de pagos en la cuenta final. En él deben figurar todas las transacciones realizadas entre tú y el cliente, junto con la fecha y el importe de la factura. En el caso de un proyecto de mayor envergadura que se prolongue durante un período más largo, tu cliente puede obtener un resumen claro de los pagos que ha efectuado. Esto aumenta la transparencia, evita malentendidos y demuestra un nivel profesional ejemplar en tu contabilidad.

¿Qué deducciones pueden aplicarse?

Una cuenta final también puede incluir una deducción del precio, por ejemplo, en caso de defectos. Las empresas también pueden conceder un descuento, un precio reducido por el pago dentro de un plazo estipulado. La reducción suele rondar el 2 %. El importe puede ser superior; esto queda a discreción del emisor de la factura. La factura proforma o la cuenta final incluirá la nota «Concederemos un descuento del 2 % si el pago se recibe en un plazo de 10 días».

Cuando se hayan acordado facturas proforma y descuentos, el destinatario tiene derecho a aplicar el descuento tanto en las facturas proforma como en la cuenta final. El descuento deberá indicarse también en la cuenta final.

¿Cómo puede admitir el software el proceso de cuenta final?

La emisión de cuentas finales puede simplificarse con un software. Utilizando el software de facturación, las empresas pueden beneficiarse de las siguientes maneras:

• Facturas automatizadas: el software calcula automáticamente los impuestos, los descuentos y los gastos de envío. Esto minimiza los errores y ahorra tiempo.
  
• Los programas informáticos de facturación suelen ofrecer también plantillas para diversos tipos de facturas que pueden adaptarse a las circunstancias particulares.
  
• Las facturas parciales se guardan en un solo lugar, lo que permite emitir la cuenta final con mayor rapidez.
  
• Recordatorios automáticos: el software puede generar automáticamente recordatorios y cartas de reclamación de pagos atrasados, optimizando el flujo de caja y reduciendo el tiempo dedicado a perseguir las deudas.
  
• Las soluciones de software de facturación suelen integrarse perfectamente en el software de contabilidad.
  
• Gestión de los datos de los clientes: el software de facturación puede almacenar información sobre el historial del cliente y permitir el envío de facturas a múltiples destinatarios.
  
• Conversión de monedas: el software de facturación también puede mostrar los importes en otras monedas para los clientes internacionales.
  
• Análisis e informes: los informes sobre ventas, items pendientes y otras cifras pueden elaborarse con solo pulsar un botón, lo que también ayuda a identificar tendencias financieras.
  

El uso de software de facturación puede aumentar la eficacia, la precisión y el cumplimiento de los procesos de facturación y ayudar a garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal y las normas contables. Las empresas pueden ahorrarse mucho estrés cuando se trata de auditorías fiscales. Si deseas asegurarte de que tus cuentas finales cumplen las disposiciones aplicables, debes solicitar asesoramiento a un bufete de abogados o a una asesoría fiscal a la hora de emitir y verificar las facturas.