La cuenta final es un elemento clave en el proceso empresarial y desempeña un papel central en las transacciones. Las empresas suelen enviar a sus clientes facturas parciales o proforma para minimizar su riesgo financiero. La liquidación en firme se denomina cuenta final. Explora cómo debe ser una cuenta final y qué información debe contener.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué es una cuenta final?
- ¿Qué es una factura proforma?
- ¿Cómo se tienen en cuenta los pagos anteriores?
- ¿Qué información debe incluir una cuenta final?
- ¿Cómo puede ayudar el software en el proceso de la cuenta final?
¿Qué es una cuenta final?
La cuenta final, también denominada «liquidación en firme» o «factura final», es una factura emitida por una empresa a un cliente en la que se establece la reclamación financiera final por un servicio acordado y completado. La cuenta final registra y contabiliza todas las transacciones entre las partes para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones financieras.
Cuando, en el marco de un proyecto, los servicios se prestan durante un intervalo de tiempo más largo, puede ser necesario emitir facturas provisionales para los pagos por adelantado. La cuenta final contempla los pagos realizados e indica la cantidad que aún debe el cliente al final del proyecto.
La cuenta final se emite cuando se ha completado un proyecto o pedido. Solo puede emitirse una vez que se ha prestado el servicio acordado y el cliente lo ha aceptado.
¿Qué es una factura proforma?
Las facturas proforma se emiten de la misma manera que las facturas normales y deben indicar de forma clara el importe del impuesto sobre el valor añadido (IVA). En la factura debe figurar claramente que se trata de una factura proforma. Existen dos tipos de facturas proforma: únicas y acumulativas.
Una factura proforma única es una factura parcial por los servicios prestados dentro de un segmento definido del proyecto. Una factura proforma acumulativa enumera todos los servicios prestados con anterioridad y los pagos parciales relativos a cada uno de ellos. El cliente y el contratista pueden utilizar una factura proforma acumulativa para ver el estado actual del proyecto y de los pagos.
La cuenta final debe incluir los pagos parciales que se hayan realizado. Con una factura proforma acumulativa, la cuenta final también puede incluir los importes parciales impagados, dependiendo de los periodos de pago establecidos y del momento en que se emita la cuenta final.
¿Cómo se tienen en cuenta los pagos anteriores?
Cuando se han emitido facturas proforma o parciales en el marco de un proyecto, la cuenta final debe detallar todos los pagos parciales realizados. Esto requiere un desglose preciso de los servicios parciales prestados y pagados por el cliente antes de crear la cuenta final. La cuenta final debe mostrar con claridad qué servicios parciales y pagos están pendientes. El importe final aún adeudado debe indicarse de forma clara.
¿Cómo se gestiona el IVA pagado por adelantado?
De conformidad con la ley del impuesto sobre el valor añadido, el IVA pagado proporcionalmente como parte de los pagos por adelantado o en cuotas debe calcularse con precisión en la cuenta final y asignarse de forma clara. Si esta información es incorrecta, la empresa puede tener que pagar el IVA sobre el precio total, aunque el IVA ya se haya incluido parcialmente en el contexto de los pagos por adelantado.
¿Qué información debe incluir una cuenta final?
La cuenta final está sujeta a las mismas normas de formalidad que las demás facturas. Debe contener la siguiente información:
- Datos de contacto completos del emisor y del destinatario de la factura
- Número de identificación fiscal o número de identificación a efectos del IVA
- Número de la factura
- Fecha de emisión de la cuenta final
- Periodo de prestación del servicio y tipo y volumen de los servicios prestados, incluidos todos los servicios parciales
- Momento de la prestación
- Importes adeudados junto con el IVA, desglosados por tipo impositivo aplicable
- Fecha de vencimiento de los importes pendientes
La cuenta final también debe establecer con claridad las condiciones de pago y los métodos de pago aceptados. Si se han concedido descuentos, rebajas o notas de crédito durante el proyecto, también deben indicarse en la cuenta final. Aquí puedes consultar un modelo de cuenta final.
¿Qué hay que tener en cuenta a efectos fiscales?
Los clientes deben poder comprender fácilmente una cuenta final. La oficina fiscal exige a las empresas que las facturas sean transparentes y verificables. Asegúrate de que el importe global de la cuenta final se calcula correctamente y de que la factura muestra todos los importes pertinentes, incluidos los impuestos y las tasas.
Incluso si la factura proforma final contabiliza todos los servicios prestados, la empresa debe emitir a su cliente una cuenta final en la que se enumeren todas las facturas proforma anteriores. En tal caso, el importe final adeudado será de 0,00 euros. Para que la cuenta final esté correctamente preparada a efectos fiscales, es importante que las facturas parciales anteriores no contengan errores e indiquen el IVA adeudado.
Nota: Cuando se hayan pagado varias cuotas, también puedes incluir en la cuenta final un calendario de pagos. En él deben figurar todas las transacciones realizadas entre tu cliente y tú, junto con la fecha y el importe de la factura. Cuando un proyecto de mayor envergadura se desarrolla durante un intervalo de tiempo más largo, el cliente puede tener una visión clara de los pagos que ha realizado. Esto aumenta la transparencia, evita malentendidos y demuestra un nivel profesional ejemplar en tu contabilidad.
¿Qué deducciones pueden aplicarse?
Una cuenta final también puede incluir una deducción en el precio, por ejemplo, en caso de defectos. Las empresas también pueden conceder un descuento, un precio reducido por el pago dentro de un plazo estipulado. La reducción suele rondar el 2 %. El importe puede ser superior; esto queda a discreción del emisor de la factura. La factura proforma o la cuenta final incluirá entonces la nota «Concederemos un descuento del 2 % si el pago se recibe en un plazo de 10 días».
Cuando se hayan acordado facturas proforma y descuentos, el destinatario tendrá derecho a aplicar el descuento tanto a las facturas proforma como a la cuenta final. El descuento también debe indicarse en la cuenta final.
¿Cómo puede ayudar el software en el proceso de la cuenta final?
La emisión de cuentas finales puede simplificarse con un software. El uso de un software de facturación puede beneficiar a las empresas de las siguientes maneras:
- Facturas automatizadas: el software calcula automáticamente los impuestos, descuentos y gastos de envío. Esto minimiza los errores y ahorra tiempo.
- El software de facturación también suele proporcionar plantillas para varios tipos de facturas que pueden adaptarse a las circunstancias individuales.
- Las facturas parciales se guardan en un solo lugar, lo que permite emitir la cuenta final con mayor rapidez.
- Recordatorios automáticos: el software puede generar automáticamente recordatorios y cartas de reclamación de pago para los pagos atrasados, optimizando el flujo de caja y reduciendo el tiempo dedicado a perseguir las deudas.
- Las soluciones de software de facturación suelen integrarse sin problemas en los software de contabilidad.
- Gestión de los datos de los clientes: el software de facturación puede almacenar información del historial del cliente y permitir el envío de facturas a múltiples destinatarios, por ejemplo.
- Conversión de divisas: el software de facturación también puede mostrar los importes en otras monedas para los clientes internacionales.
- Análisis e informes: los informes sobre ventas, partidas pendientes y otras cifras pueden elaborarse con solo pulsar un botón, lo que también ayuda a identificar tendencias financieras.
El uso de software de facturación puede aumentar la eficiencia, la precisión y el cumplimiento de la normativa de los procesos de facturación, y ayudar a garantizar el cumplimiento de las normas fiscales y contables. Las empresas pueden ahorrarse mucho estrés en lo referente a las auditorías fiscales. Si quieres asegurarte de que tus cuentas finales cumplen las disposiciones aplicables, debes solicitar el asesoramiento de un bufete de abogados o una asesoría fiscal a la hora de emitir y verificar las facturas.