En raison de son rôle central dans les transactions, la facture de solde constitue un élément clé du processus corporatif. Afin de limiter leurs risques financiers, les entreprises envoient souvent à leurs clients des factures partielles ou pro forma. La facture de solde fait quant à elle référence au tout dernier règlement. Découvrez comment se présente cette dernière et les informations qu'elle doit contenir.
Sommaire
- Caractéristiques de la facture de solde
- Caractéristiques de la facture pro forma
- Prise en compte des paiements anticipés
- Informations à faire figurer dans une facture de solde
- Avantages de l'utilisation d'un logiciel dans le processus d'élaboration des factures de solde
Caractéristiques de la facture de solde
La facture de solde, également appelée décompte final ou facture finale, est une facture émise par une entreprise à l'intention d'un client et qui présente la créance financière finale correspondant à un service convenu et dont la prestation est achevée. Cette facture de solde consigne et comptabilise l'ensemble des transactions réalisées entre les parties afin de s'assurer que toutes les obligations financières sont respectées.
Lorsque, dans le cadre d'un projet global, les services sont fournis sur une longue période, il peut arriver que des factures intermédiaires soient émises afin d'obtenir des paiements anticipés. Dans ce cas, la facture de solde prend en compte tous les paiements déjà effectués et indique le montant qu'il reste à payer par le client en fin de projet.
La facture de solde est émise lorsque le projet est terminé ou que la commande a été honorée. Elle ne peut en effet être délivrée qu'une fois que le service convenu a été fourni et accepté par le client.
Caractéristiques de la facture pro forma
Les factures pro forma sont émises de la même manière que les factures classiques et doivent mentionner clairement le montant de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Par ailleurs, elles doivent clairement être identifiées en tant que factures pro forma. Il en existe deux types : uniques et cumulatives.
Une facture pro forma unique est une facture partielle établie pour des services fournis dans le cadre d'un segment de projet défini. Une facture pro forma cumulative énumère tous les services précédemment fournis et les paiements partiels relatifs. Le client et le sous-traitant peuvent avoir recours à la facture pro forma cumulative pour obtenir un aperçu du projet en cours et du statut des paiements.
La facture de solde doit inclure les paiements partiels déjà effectués. Dans le cas d'une facture pro forma cumulative, elle peut également inclure les montants partiels impayés, sur la base des délais de paiement fixés et de sa propre date d'émission.
Prise en compte des paiements anticipés
Dès lors que des factures pro forma ou partielles ont été émises dans le cadre d'un projet, la facture de solde associée doit détailler tous les paiements réalisés en amont. Cela implique au préalable de consigner précisément les services partiels fournis et payés par le client. La facture de solde doit clairement indiquer les prestations partielles et les paiements en suspens, ainsi que le montant final restant dû.
Gestion de la TVA payée au préalable
Conformément à la loi sur la TVA, la TVA payée proportionnellement dans le cadre de paiements anticipés ou de versements échelonnés doit être appliquée clairement et être précisément calculée dans la facture de solde. En cas d'inexactitude, l'entreprise s'expose au paiement de la TVA sur le prix total, même si celle-ci a déjà été partiellement appliquée dans le cadre des paiements anticipés.
Informations à faire figurer dans une facture de solde
Les factures de solde sont soumises aux mêmes formalités que les autres factures. Elles doivent contenir les informations suivantes :
- coordonnées complètes de l'émetteur et du destinataire de la facture ;
- numéro d'identification fiscale ou numéro d'identification de TVA ;
- numéro séquentiel de la facture ;
- date d'émission de la facture de solde ;
- période de fourniture et quantité des services, y compris tout service partiel ;
- date de mise à disposition des services ;
- montants dus au titre de la TVA, présentés de manière séparée par taux de taxe applicable ;
- délai de régularisation des impayés.
Les factures de solde doivent également indiquer clairement les conditions de paiement ainsi que les moyens de paiement acceptés par l'entreprise. Doivent également y figurer toute remise ainsi que tout rabais ou tout avoir accordés au cours du projet. Pour vous guider, consultez notre modèle de facture de solde qui se trouve ici.
Éléments à prendre en compte en matière d'obligations fiscales
Toute facture de solde doit être facilement compréhensible pour le client. L'administration fiscale exige des entreprises qu'elles émettent des factures à la fois transparentes et vérifiables. Assurez-vous de faire apparaître tous les montants pertinents, y compris les taxes et les frais, et que le montant total qui figure sur vos factures de solde est correctement calculé.
Même lorsque votre facture pro forma finale comptabilise tous les services fournis, vous êtes tenu de délivrer à votre client une facture de solde qui reprend toutes les factures pro forma antérieures. Dans ce cas, le montant final dû sera de 0,00 EUR. Pour qu'une facture de solde soit conforme sur le plan fiscal, il est essentiel que les factures partielles précédentes ne comportent aucune erreur et qu'elles indiquent la TVA due.
Remarque : lorsque des versements échelonnés ont été réalisés, un échéancier de paiement peut également être inclus dans la facture de solde. Celle-ci doit répertorier toutes les transactions effectuées entre votre entreprise et le client, avec la date et le montant associés. Dans le cadre de projets de grande envergure qui s'étalent sur une période prolongée, cela offrira à vos clients un aperçu clair des paiements qu'ils ont déjà effectués. À travers cette approche, vous contribuerez par ailleurs à accroître votre transparence, éviterez les malentendus et démontrerez l'exemplarité de votre entreprise en matière de comptabilité.
Réductions applicables
Les factures de solde peuvent également inclure une réduction du prix, par exemple, en cas de défaillances. Par ailleurs, les entreprises peuvent également accorder une remise, c'est-à-dire appliquer un prix réduit en cas de paiement dans un délai déterminé. Cette remise est généralement de l'ordre de 2 %, mais ce pourcentage peut-être supérieur et reste à la discrétion de l'émetteur de la facture. Dans ce cas, la facture pro forma ou la facture de solde comporteront une mention du type : « Une remise de 2 % sera appliquée en cas de réalisation du paiement dans les 10 jours. »
Dès lors qu'une remise a été convenue, le destinataire est en droit de l'appliquer aux factures pro forma ainsi qu'à la facture de solde sur laquelle elle devra figurer.
Avantages de l'utilisation d'un logiciel dans le processus d'élaboration des factures de solde
L'émission de factures de solde peut être simplifiée grâce à l'utilisation de solutions logicielles. La mise à profit de tels outils de facturation offre en effet aux entreprises les avantages ci-dessous.
- Automatisation de la facturation : les logiciels calculent automatiquement les taxes, les remises et les frais d'expédition. Cela limite les erreurs et permet de gagner du temps.
- Accès à différents types de modèle de facture adaptables au cas par cas.
- Conservation des factures partielles dans un même emplacement, ce qui permet d'émettre plus rapidement les factures de solde.
- Rappels automatiques : les logiciels génèrent automatiquement des rappels et des lettres de relance pour les paiements en retard, ce qui optimise le flux de trésorerie et limite le temps perdu à tenter de récupérer les paiements.
- Intégration fluide aux logiciels de comptabilité.
- Gestion des données clients : les logiciels de facturation permettent notamment de stocker des informations concernant l'historique des clients et d'envoyer des factures à plusieurs destinataires.
- Conversion de devises : les logiciels de facturation permettent aussi de présenter les montants dans d'autres devises pour les clients internationaux.
- Analyses et rapports : les logiciels offrent la possibilité de générer d'un simple clic des rapports sur les ventes, sur les articles les plus performants et sur d'autres aspects commerciaux, ce qui aide à identifier les éventuelles tendances financières.
Les logiciels de facturation contribuent à accroître l'efficacité, la précision et la conformité des processus de facturation, en plus de garantir le respect des règles fiscales et des normes comptables. Grâce à eux, les entreprises peuvent s'épargner le stress lié aux contrôles fiscaux. Si vous souhaitez vous assurer de la conformité de vos factures de solde par rapport aux dispositions applicables, nous vous conseillons de solliciter l'avis d'un cabinet d'avocats ou d'un conseiller fiscal en ce qui concerne le processus d'émission et de vérification de vos factures.