A conta final é um elemento chave no processo corporativo e desempenha uma função central nas transações. As empresas geralmente enviam aos seus clientes faturas parciais ou faturas proforma para minimizar o risco financeiro. O acerto final é chamado de conta final. Explore como uma conta final deve ser elaborada e quais informações ela deve conter.

O que será abordado neste artigo?

• O que é uma conta final?
  
• O que é uma fatura pró-forma?
  
• Como os pagamentos anteriores são considerados?
  
• Quais são as informações que uma conta final precisa incluir?
  
• Como o software pode aceitar o processo da conta final?
  

O que é uma conta final?

A conta final, também chamada de liquidação final ou fatura final, é uma fatura emitida por uma empresa para um cliente, estabelecendo a reclamação financeira final para um serviço acordado e concluído. A conta final registra e conta todas as transações entre as partes para garantir que todas as obrigações financeiras sejam cumpridas.

Quando, no escopo de um projeto, os serviços são prestados em um período de tempo mais longo, pode ser necessário emitir faturas intermediárias para adiantamentos. A conta final leva em consideração todos os pagamentos feitos e indica o valor ainda devido pelo cliente no final do projeto.

A conta final é emitida quando um projeto ou pedido é concluído. Ela só pode ser emitida depois que o serviço acordado tiver sido prestado e aceito pelo cliente.

O que é uma fatura proforma?

As faturas proforma são emitidas da mesma forma que as faturas normais e devem indicar claramente o valor do imposto sobre valor agregado (IVA). A fatura deve ser claramente identificada como fatura proforma. Existem dois tipos de faturas proforma: individual e cumulativa.

Uma fatura proforma individual é uma fatura parcial referente a serviços prestados dentro de um segmento definido do projeto.
Uma fatura proforma cumulativa lista todos os serviços já prestados e os pagamentos parciais correspondentes a cada um deles. O cliente e o contratante podem utilizar a fatura proforma cumulativa para visualizar o andamento atual do projeto e a situação dos pagamentos.

A conta final deve incluir os pagamentos parciais que já foram realizados. Com uma fatura proforma cumulativa, a conta final também pode incluir valores parciais em aberto, dependendo dos prazos de pagamento estabelecidos e da data de emissão da conta final.

Como os pagamentos anteriores são considerados?

Quando faturas proforma ou faturas parciais foram emitidas como parte de um projeto, a conta final deve detalhar todos os pagamentos parciais realizados. Isso exige uma discriminação precisa dos serviços parciais prestados e pagos pelo cliente antes da criação da conta final. A conta final deve indicar claramente quais serviços e pagamentos parciais ainda estão pendentes. O valor final ainda devido deve ser declarado de forma clara.

Como o IVA pré-pago é tratado?

De acordo com a Lei do IVA, o IVA pago proporcionalmente como parte de adiantamentos ou parcelamentos deve ser calculado com precisão na conta final e claramente alocado. Se essas informações estiverem incorretas, a empresa poderá ter que pagar IVA sobre o preço total, mesmo que o IVA já tenha sido parcialmente incluído no contexto dos adiantamentos.

Quais informações uma conta final precisa incluir?

A conta final está sujeita às mesmas regras de formalidade das outras faturas. Ela deve conter essas informações:

• Informações de contato completas do emissor e do destinatário da fatura
  
• Número fiscal ou número de identificação do IVA
  
• Número de série da fatura
  
• Data final de emissão da conta
  
• Período de prestação de serviços e tipo e volume de serviços prestados, incluindo todos os serviços parciais
  
• Tempo de fornecimento
  
• Valores devidos juntamente com o IVA, apresentados separadamente por alíquota aplicável
  
• Data de vencimento de quaisquer valores pendentes
  

A conta final também deve definir claramente os termos de pagamento e as formas de pagamento aceitas. Caso tenham sido emitidos descontos, abatimentos ou notas de crédito durante o projeto, eles também devem ser indicados na conta final. Um modelo de conta final pode ser visualizado aqui.

O que deve ser considerado para fins tributários?

Uma conta final deve ser facilmente compreendida pelos clientes. O órgão tributário exige muito das empresas que as faturas sejam transparentes e verificáveis. Certifique-se de que o valor total da conta final seja calculado corretamente e que a fatura mostre todos os valores relevantes, inclusive tributos e tarifas.

Mesmo que a fatura proforma final contabilize todos os serviços prestados, a empresa ainda deve emitir para seu cliente uma conta final listando todas as faturas proforma anteriores. Nesses casos, o valor final devido será de EUR 0,00. Para que uma conta final seja preparada corretamente para fins fiscais, é importante que as faturas parciais anteriores não contenham erros e indiquem o IVA devido.

Observação: Caso várias parcelas tenham sido pagas, você também pode incluir um cronograma de pagamentos na conta final. Este deve listar todas as transações realizadas entre você e o cliente, juntamente com a data e o valor da fatura. Em um projeto maior, com duração mais longa, seu cliente pode obter uma visão geral clara dos pagamentos efetuados. Isso aumenta a transparência, evita mal-entendidos e demonstra padrões profissionais exemplares em sua contabilidade.

Quais deduções podem ser aplicadas?

Uma conta final também pode incluir uma dedução de preço - por exemplo, no caso de defeitos. As empresas também podem conceder um desconto, um preço reduzido para pagamento dentro de um período estipulado. A redução normalmente é de cerca de 2%. O valor pode ser maior; isso fica a critério do emissor da fatura. A fatura proforma ou a conta final incluirá, então, a observação "Concederemos um desconto de 2% se o pagamento for recebido dentro de 10 dias".

Caso tenham sido acordadas faturas proforma e descontos, o destinatário tem o direito de aplicar o desconto às faturas proforma, bem como à conta final. O desconto também deve ser indicado na conta final.

Como o software pode aceitar o processo da conta final?

A emissão de contas finais pode ser simplificada com um software. Ao usar o software de faturamento, as empresas podem se beneficiar das seguintes maneiras:

• Faturas automatizadas: O software calcula automaticamente os tributos, os descontos e os custos de envio. Isso minimiza os erros e economiza tempo.
  
• Softwares de faturamento normalmente também fornecem modelos para diversos tipos de faturas, que podem ser adaptados a circunstâncias individuais.
  
• As faturas parciais são mantidas em um único lugar, o que significa que a conta final pode ser emitida mais rapidamente.
  
• Lembretes automáticos: O software pode gerar automaticamente lembretes e cartas de cobrança para pagamentos em atraso, otimizando o fluxo de pagamento e reduzindo o tempo gasto na busca de dívidas.
  
• As soluções de software de faturamento geralmente integram-se perfeitamente ao software de contabilidade.
  
• Gerenciamento de dados do cliente: O software de faturamento pode armazenar informações do histórico do cliente e permitir que as faturas sejam enviadas a vários destinatários, por exemplo.
  
• Conversão de moedas: O software de faturamento também pode mostrar valores em outras moedas para clientes internacionais.
  
• Análises e relatórios: Relatórios sobre vendas, itens pendentes e outros números podem ser produzidos com o clique de um botão, o que também ajuda a identificar tendências financeiras.
  

O uso de um software de faturamento pode aumentar a eficiência, a precisão e a conformidade de seus processos de faturamento e ajudar a garantir a adesão às regras tributárias e aos padrões contábeis. As empresas podem se poupar de muito estresse quando se trata de auditorias tributárias. Se quiser garantir que suas contas finais cumpram as disposições aplicáveis, você deve procurar orientação de um escritório de advocacia ou consultoria fiscal ao emitir e verificar faturas.