Det slutliga kontot är ett viktigt del av företagsprocessen och spelar en central roll i transaktioner. Företag skickar ofta del- eller proformafakturor till sina kunder för att minimera den ekonomiska risken. Den slutliga avräkningen kallas ett slutligt konto. Undersök hur ett slutligt konto ska se ut och vilken information det måste innehålla.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett slutligt konto?
  
• Vad är en proformafaktura?
  
• Hur beaktas tidigare betalningar?
  
• Vilken information behöver ett slutligt konto innehålla?
  
• Hur kan programvara stödja processen för slutligt konto?
  

Vad är ett slutligt konto?

Det slutliga kontot, även kallat slutlig avräkning eller slutlig faktura, är en faktura som ett företag utfärdar till en kund med det slutliga ekonomiska anspråket för en överenskommen och slutförd tjänst. Det slutliga kontot registrerar och redovisar alla transaktioner mellan parterna för att säkerställa att alla ekonomiska skyldigheter uppfylls.

Om tjänster tillhandahålls under en längre tidsperiod inom ramen för ett projekt kan det vara nödvändigt att utfärda mellanliggande fakturor för förskottsbetalningar. Det slutliga kontot tar då hänsyn till alla betalningar som gjorts och anger det belopp som kunden fortfarande är skyldig i slutet av projektet.

Det slutliga kontot utfärdas när ett projekt eller en beställning är klar. Det kan utfärdas först när den överenskomna tjänsten har utförts och accepterats av kunden.

Vad är en proformafaktura?

Proformafakturor utfärdas på samma sätt som vanliga fakturor och måste tydligt ange mervärdesskattens (momsens) belopp. Fakturan måste vara tydligt märkt som en proformafaktura. Det finns två typer av proformafakturor: engångsfakturor och kumulerade fakturor.

En enskild proformafaktura är en delfaktura för tjänster som tillhandahålls inom ett definierat projektsegment. En kumulerad proformafaktura listar alla tidigare utförda tjänster och de delbetalningar som rör var och en. Kunden och uppdragstagaren kan använda en kumulerad proformafaktura för att visa aktuellt projekt och betalningsstatus.

Det slutliga kontot måste innehålla delbetalningar som har gjorts. Med en kumulerad proformafaktura kan det slutliga kontot också innehålla obetalda delbelopp, beroende på de fastställda betalningsperioderna och när det slutliga kontot utfärdas.

Hur beaktas tidigare betalningar?

Om proformafakturor eller delfakturor har utfärdats som en del av ett projekt måste det slutliga kontot innehålla uppgifter om alla betalningar som gjorts. Detta kräver en exakt specificering av de deltjänster som utförts och betalats av kunden innan det slutliga kontot skapas. Det slutliga kontot måste tydligt visa vilka deltjänster och betalningar som är utestående. Det slutliga utestående beloppet måste tydligt anges.

Hur hanteras förbetald moms?

Enligt momslagen ska moms som betalas proportionellt som en del av förskottsbetalningar eller delbetalningar beräknas exakt på det slutliga kontot och fördelas tydligt. Om dessa uppgifter är felaktiga kan ett företag behöva betala moms på det totala priset, även om momsen redan delvis har inkluderats i samband med förskottsbetalningar.

Vilken information behöver ett slutligt konto innehålla?

För det slutliga kontot gäller samma formalitetsregler som för andra fakturor. Det måste innehålla följande information:

• Fullständig kontaktinformation för fakturans utfärdare och mottagare
  
• Skatteregistreringsnummer eller momsregistreringsnummer
  
• Seriellt fakturanummer
  
• Datum för utfärdande av slutligt konto
  
• Tjänsteperiod plus typ och volym av utförda tjänster, inklusive alla deltjänster
  
• Tidpunkt för tillhandahållande
  
• Belopp som ska betalas tillsammans med moms, som anges separat med tillämplig skattesats
  
• Förfallodatum för eventuella utestående belopp
  

Det slutliga kontot ska också tydligt ange villkoren för betalningen och godkända betalningsmetoder. Om rabatter, avdrag eller kreditnotor har utfärdats under projektets gång ska dessa också anges på det slutliga kontot. En mall för slutligt konto kan ses här.

Vad ska man tänka på vid skatt?

Ett slutligt konto måste vara lätt att förstå för kunderna. Skattekontoret ställer höga krav på att företags fakturor ska vara transparenta och verifierbara. Se till att det slutliga kontots totalbelopp beräknas korrekt och att fakturan visar alla relevanta belopp, inklusive skatter och avgifter.

Även om den slutliga proformafakturan omfattar alla tillhandahållna tjänster måste ett företag ändå utfärda ett slutligt konto till sin kund med alla tidigare proformafakturor. I sådana fall blir det slutliga beloppet 0,00 EUR. För att ett slutligt konto ska kunna förberedas korrekt för skatteändamål är det viktigt att de tidigare delfakturorna inte innehåller några fel och att de anger vilken moms som ska betalas.

Obs! Om flera delbetalningar har gjorts kan du också inkludera en betalningstidslinje i det slutliga kontot. I den ska alla transaktioner som genomförts mellan dig och kunden anges tillsammans med datum och fakturans belopp. Med ett större projekt som löper över en längre tidsperiod kan din kund sedan få en tydlig översikt över de betalningar den har gjort. Detta ökar transparensen, förhindrar missförstånd och visar på exemplariska professionella standarder i din redovisning.

Vilka avdrag kan tillämpas?

Ett slutligt konto kan också inkludera ett prisavdrag, till exempel i händelse av fel. Företag kan också bevilja en rabatt, ett reducerat pris för betalning inom en viss period. Minskningen är normalt cirka 2 %. Beloppet kan vara högre, vilket avgörs av fakturans utfärdare. På proformafakturan eller det slutliga kontot finns då texten "Vi beviljar en rabatt på 2 % om betalning tas emot inom 10 dagar".

Om man har kommit överens om proformafakturor och rabatter har mottagaren rätt att tillämpa rabatten på proformafakturorna och det slutliga kontot. Rabatten måste också anges på det slutliga kontot.

Hur kan programvara stödja processen för slutligt konto?

Utfärdandet av slutliga konton kan förenklas med programvara. Genom att använda faktureringsprogram kan företag dra nytta av följande:

• Automatiserade fakturor: Programvara beräknar skatter, rabatter och fraktkostnader automatiskt. Detta minimerar antalet fel och sparar tid.
  
• Faktureringsprogram tillhandahåller vanligtvis också mallar för olika typer av fakturor som kan anpassas till individuella förutsättningar.
  
• Delfakturor förvaras på ett ställe, vilket innebär att det slutliga kontot kan utfärdas snabbare.
  
• Automatiska påminnelser: Programvara kan automatiskt generera påminnelser och kravbrev för försenade betalningar, vilket optimerar kassaflödet och minskar den tid som läggs på att driva in skulder.
  
• Programvarulösningar för fakturering är i allmänhet sömlöst integrerade i bokföringsprogram.
  
• Hantering av kunddata: Faktureringsprogram kan lagra kundhistorik och till exempel göra det möjligt att skicka fakturor till flera mottagare.
  
• Valutaväxling: Faktureringsprogram kan också visa belopp i andra valutor för internationella kunder.
  
• Analys och rapporter: Rapporter om försäljning, utestående poster och andra siffror kan skapas med ett enda klick, vilket också hjälper till att identifiera finansiella trender.
  

Genom att använda faktureringsprogram kan du öka effektiviteten, noggrannheten och efterlevnaden hos dina faktureringsprocesser och bidra till att säkerställa efterlevnad av skatteregler och redovisningsstandarder. Företag kan bespara sig mycket stress när det gäller skatterevisioner. Om du vill säkerställa att dina slutliga konton efterlever gällande bestämmelser bör du söka rådgivning från en advokatbyrå eller skattekonsult vid utfärdande och verifiering av fakturor.