Die Schlussrechnung ist ein entscheidender Bestandteil des unternehmerischen Prozesses und spielt eine zentrale Rolle bei der Abwicklung von Geschäften. Unternehmen stellen im Verlauf eines längeren Projektes oft Abschlags- oder Teilrechnungen an ihre Auftraggeber/innen, um ihr Finanzierungsrisiko zu minimieren. Die letzte Abrechnung wird dabei als Schlussrechnung bezeichnet. In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine korrekte Schlussrechnung aussieht und welche Angaben sie enthalten muss.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Schlussrechnung?
  
• Was ist eine Abschlagsrechnung?
  
• Wie berücksichtigt man bereits geleistete Zahlungen?
  
• Welche Angaben muss eine Schlussrechnung enthalten?
  
• Wie kann eine Software bei der Schlussrechnung unterstützen?
  

Was ist eine Schlussrechnung?

Die Schlussrechnung, auch Endrechnung genannt, ist eine Rechnung, mit der Unternehmen eine abschließende finanzielle Forderung an eine Kundin oder einen Kunden für die vereinbarten und erbrachten Leistungen stellen. Sie dient dazu, alle offenen Posten und Transaktionen zwischen den beiden Parteien zu erfassen und abzurechnen, sodass alle finanziellen Verpflichtungen erfüllt sind.

Wenn bei einem Projekt Leistungen über einen längeren Zeitraum erbracht werden, kann es erforderlich sein, Zwischenrechnungen zu stellen, die Abschlagszahlungen einfordern. Die Schlussrechnung berücksichtigt dann alle bereits erfolgten Zahlungen und gibt an, welcher Betrag zum Abschluss eines Projektes noch von der Kundin bzw. vom Kunden beglichen werden muss.

Die Schlussrechnung wird gestellt, wenn ein Projekt oder ein Auftrag abgeschlossen ist. Das setzt voraus, dass die vereinbarte Leistung erbracht und die Abnahme durch den/die Auftraggeber/in erfolgt ist.

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Abschlagsrechnungen werden wie normale Rechnungen gestellt und die Umsatzsteuer muss eindeutig ausgewiesen werden. Es ist wichtig, dass die Rechnung eindeutig als Abschlagsrechnung deklariert wird. Man unterscheidet grundsätzlich zwischen zwei Arten von Abschlagsrechnungen: Einzelabschlagsrechnungen und kumulative Abschlagsrechnungen.

Eine Einzelabschlagsrechnung ist eine Teilrechnung, die die erbrachten Leistungen für einen bestimmten Projektabschnitt aufzeigt. Eine kumulative Abschlagsrechnung hingegen führt alle bisher erbrachten Leistungen und die dafür eingeforderten Teilzahlungsbeträge auf. Dadurch können sowohl Auftraggeber/innen als auch Auftragnehmer/innen der kumulativen Abschlagsrechnung den aktuellen Projekt- und Abrechnungsstatus entnehmen.

In der Schlussrechnung müssen die bereits geleisteten Teilzahlungen berücksichtigt werden. Bei einer kumulativen Abschlagsrechnung kann es auch vorkommen, dass in der Schlussrechnung noch unbezahlte Teilbeträge ausgewiesen sind, je nachdem wie die Zahlungsfristen festgesetzt werden und wann die Schlussrechnung erstellt wird.

Wie berücksichtigt man bereits geleistete Zahlungen?

Bei der Schlussrechnung müssen alle bisher erfolgten Teilzahlungen berücksichtigt werden, falls Abschlagsrechnungen bzw. Teilrechnungen im Verlauf des Projektes gestellt worden sind. Dabei ist eine genaue Aufschlüsselung der Teilleistungen erforderlich, die bis zum Stellen der Schlussrechnung bereits erbracht und vom Auftraggeber bzw. der Auftraggeberin bezahlt worden sind. Aus der Schlussrechnung muss ersichtlich sein, welche Teilleistungen und welche Zahlungen noch ausstehen – sie muss den noch ausstehenden Endbetrag eindeutig angeben.

Wie behandelt man bereits gezahlte Umsatzsteuer?

Laut Umsatzsteuergesetz müssen die Umsatzsteueranteile aus Anzahlungs- und Abschlagszahlungen in der Schlussrechnung genau abgerechnet werden und eindeutig zuzuordnen sein. Wenn diese Angaben fehlerhaft sind, kann einem Unternehmen auferlegt werden, die Umsatzsteuer auf den Gesamtbetrag zu entrichten, auch wenn in den Abschlagszahlungen die Umsatzsteuer teilweise schon berechnet worden sein sollte.

Welche Angaben muss eine Schlussrechnung enthalten?

Für eine Schlussrechnung gelten die gleichen formalen Regeln wie für andere Rechnungen. Sie muss folgende Pflichtangaben enthalten:

• Die vollständigen Daten des Rechnungsstellers/der Rechnungsstellerin sowie des Rechnungsempfängers/der Rechnungsempfängerin
  
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  
• Die fortlaufende Rechnungsnummer
  
• Erstellungsdatum der Schlussrechnung
  
• Zeitraum der Leistungserbringung sowie Art und Menge der erbrachten Leistungen mit allen Teilleistungen
  
• Zeitpunkt der Lieferung
  
• Geforderte Beträge mit ausgewiesener Umsatzsteuer, gesondert nach geltendem Steuersatz
  
• Fälligkeitsdatum für den eventuell noch ausstehenden Betrag
  

Die Schlussrechnung sollte außerdem klare Zahlungsbedingungen und die vom Auftragnehmer/von der Auftragnehmerin akzeptierten Zahlungsmethoden nennen. Wenn Sie während des Projektverlaufs Rabatte, Rückerstattungen oder Gutschriften gewährt haben, sollten Sie diese ebenfalls in der Schlussrechnung berücksichtigen. Sehen Sie sich hier das Muster einer Schlussrechnung an.

Wie muss eine steuerlich korrekte Schlussrechnung gestaltet sein?

Eine Schlussrechnung muss ohne großen Aufwand für die Kundschaft nachvollziehbar sein. Das Finanzamt fordert hier maximale Transparenz und Prüfbarkeit vom Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass der Gesamtbetrag der Schlussrechnung korrekt berechnet ist und die Rechnung alle relevanten Beträge inklusive Steuern und Gebühren ausweist.

Sind mit der letzten Abschlagsrechnung alle Leistungen in Rechnung gestellt, muss das Unternehmen dennoch seiner Kundschaft eine separate Schlussrechnung zukommen lassen, die alle bisherigen Abschlagsrechnungen aufführt – der Endbetrag beträgt dann 0,00 EUR. Damit die Schlussrechnung steuerlich korrekt erstellt werden kann, ist es wichtig, dass die vorausgegangenen Teilrechnungen fehlerfrei sind und die Umsatzsteuer hier bereits ausgewiesen worden ist.

Hinweis: Sie können bei mehreren Teilzahlungen auch einen Zahlungsverlauf in die Schlussrechnung mit aufnehmen. Diese listet alle Transaktionen zwischen Ihnen und dem/der Auftraggeber/in mit Datum und Rechnungsbeträgen auf. Ihr/e Auftraggeber/in kann so bei einem größeren Projekt, welches über einen längeren Zeitraum geht, die Leistungserbringung und die bereits geleisteten Zahlungen besser nachvollziehen. Damit steigern Sie die Transparenz, vermeiden Missverständnisse und zeigen höchste Professionalität in Ihrer Rechnungsstellung.

Welche Rechnungsminderungen sind möglich?

Eine Schlussrechnung kann auch Rechnungsminderungen enthalten – beispielsweise im Fall von Mängeln. Unternehmen können Skonto gewähren. Dies ist ein Preisnachlass für eine Zahlung innerhalb einer bestimmten vorgegebenen Frist. Die Rechnungsminderung bei Skonto beträgt üblicherweise 2 %. Der Betrag kann aber auch höher liegen, dies liegt im Ermessen des Rechnungsstellers/der Rechnungsstellerin. Die Abschlags- oder Schlussrechnung enthält dann beispielsweise den Hinweis „Bei Zahlungen innerhalb von 10 Tagen gewähren wir 2 % Skonto“.

Werden Abschlagsrechnungen und Skonto vereinbart, dann hat der/die Rechnungsempfänger/in das Recht, Skonto bereits bei den Abschlagsrechnungen geltend zu machen. Skonto muss vom Rechnungssteller/von der Rechnungsstellerin auch bei der Schlussrechnung berücksichtigt werden.

Wie kann eine Software bei der Schlussrechnung unterstützen?

Die Schlussrechnung lässt sich mit Hilfe einer Software deutlich vereinfachen. Beim Einsatz einer Rechnungssoftware profitiert ein Unternehmen vor allem von folgenden Vorteilen:

• Automatisierte Berechnungen: Die Software berechnet Steuern, Rabatte und Versandkosten automatisch. Das bedeutet Fehlerminimierung und Zeitersparnis.
  
• Eine Rechnungssoftware bietet meist auch vorgefertigte Vorlagen für verschiedene Arten von Rechnungen, die individuell angepasst werden können.
  
• Teilrechnungen sind gesammelt an einem Ort verfügbar – die Schlussrechnung kann schneller erstellt werden.
  
• Automatisierte Erinnerungen: Die Software kann an fällige Zahlungen erinnern und Mahnungen automatisch generieren, um den Cashflow zu optimieren und den Zeitaufwand für das Verfolgen ausstehender Zahlungen zu reduzieren.
  
• Rechnungssoftwarelösungen lassen sich in der Regel nahtlos in die Buchhaltungssoftware integrieren.
  
• Verwalten von Kundendaten: Eine Rechnungssoftware kann Kundenverlaufsinformationen speichern und beispielsweise das Senden von Rechnungen an mehrere Empfänger/innen ermöglichen.
  
• Währungsumrechnung: Eine Rechnungssoftware kann für international agierende Unternehmen die Rechnungsbeträge auch in anderen Währungen darstellen.
  
• Analyse und Reports: Berichte zu Umsatz, offenen Posten und anderen Kennzahlen können auf Knopfdruck erstellt werden – finanzielle Trends werden erkennbar.
  

Der Einsatz einer Rechnungssoftware kann die Effizienz, Genauigkeit und Compliance in der Rechnungsstellung steigern – sie trägt dazu bei, dass Unternehmen Steuerregelungen und Buchhaltungsstandards besser einhalten können. Bei Steuerprüfungen kann sich ein Unternehmen so viel Ärger ersparen. Wenn Sie sichergehen möchten, dass Ihre Schlussrechnungen den geltenden Vorschriften entsprechen, sollten Sie für deren Erstellung bzw. Überprüfung ein Steuerberatungs- oder Rechtsanwaltsbüro zu Rate ziehen.