De eindafrekening is een belangrijk onderdeel van het bedrijfsproces en speelt een centrale rol bij transacties. Bedrijven sturen hun klanten vaak gedeeltelijke of proformafacturen om hun financiële risico te beperken. De definitieve afrekening wordt de eindafrekening genoemd. Ontdek hoe een eindafrekening eruit moet zien en welke informatie deze moet bevatten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een eindafrekening?
  
• Wat is een pro-formafactuur?
  
• Hoe worden eerdere betalingen meegenomen?
  
• Welke info moet er in een eindafrekening staan?
  
• Hoe kan software helpen bij het maken van een eindafrekening?
  

Wat is een eindafrekening?

De eindafrekening, ook eindfactuur genoemd, is een factuur die een bedrijf naar een klant stuurt met de laatste financiële claim voor een afgesproken en voltooide dienst. De eindafrekening houdt alle transacties tussen de partijen bij bij en zorgt ervoor dat alle financiële verplichtingen worden nagekomen.

Als er binnen een project diensten worden geleverd over een langere periode, kan het nodig zijn om tussentijdse facturen te sturen voor vooruitbetalingen. De eindafrekening houdt dan rekening met alle betalingen die zijn gedaan en laat zien hoeveel de klant nog moet betalen aan het einde van het project.

De eindafrekening wordt opgesteld wanneer een project of opdracht is voltooid. Deze kan pas worden opgesteld nadat de overeengekomen dienst is geleverd en door de klant is geaccepteerd.

Wat is een pro-formafactuur?

Proformafacturen worden op dezelfde manier uitgegeven als normale facturen en moeten duidelijk het bedrag aan belasting over de toegevoegde waarde (btw) vermelden. Op de factuur moet duidelijk worden aangegeven dat het om een proformafactuur gaat. Er zijn twee soorten proformafacturen: enkelvoudige en cumulatieve.

Een enkele proformafactuur is een gedeeltelijke factuur voor diensten die binnen een bepaald projectsegment zijn geleverd. Een cumulatieve proformafactuur geeft een overzicht van alle eerder geleverde diensten en de gedeeltelijke betalingen die daarmee verband houden. De klant en de aannemer kunnen een cumulatieve proformafactuur gebruiken om de huidige project- en betalingsstatus te bekijken.

De eindafrekening moet de gedeeltelijke betalingen bevatten die zijn gedaan. Bij een cumulatieve proformafactuur kan de eindafrekening ook onbetaalde gedeeltelijke bedragen bevatten, afhankelijk van de vastgestelde betalingstermijnen en het moment waarop de eindafrekening wordt opgesteld.

Hoe worden eerdere betalingen meegenomen?

Als er pro forma- of gedeeltelijke facturen zijn uitgegeven als onderdeel van een project, moet de eindafrekening alle gedeeltelijke betalingen laten zien. Dit betekent dat je de gedeeltelijke diensten die zijn geleverd en door de klant zijn betaald, precies moet specificeren voordat je de eindafrekening maakt. De eindafrekening moet duidelijk laten zien welke gedeeltelijke diensten en betalingen nog openstaan. Het uiteindelijke verschuldigde bedrag moet duidelijk worden vermeld.

Hoe wordt vooruitbetaalde btw afgehandeld?

Volgens de btw-wet moet btw die je al betaald hebt als voorschot of termijn, precies worden berekend in de eindafrekening en duidelijk worden toegewezen. Als deze info niet klopt, moet een bedrijf misschien btw betalen over de totale prijs, zelfs als de btw al gedeeltelijk is meegenomen in de voorschotten.

Welke info moet er op een eindafrekening staan?

De eindafrekening moet aan dezelfde regels voldoen als andere facturen. Er moet dit op staan:

• Volledige contactgegevens van degene die de factuur maakt en degene die deze krijgt
  
• Belastingnummer of btw-identificatienummer
  
• Serienummer van de factuur
  
• Datum van uitgifte van de eindafrekening
  
• Hoe lang de dienstverlening heeft geduurd, plus wat voor soort diensten er zijn geleverd en hoeveel, inclusief alle gedeeltelijke diensten
  
• Tijdstip van levering
  
• Bedragen die je moet betalen, inclusief btw, apart vermeld per toepasselijk belastingtarief
  
• Vervaldatum voor openstaande bedragen
  

In de eindafrekening moeten ook de betalingsvoorwaarden en geaccepteerde betaalmethoden duidelijk staan. Als er tijdens het project kortingen, rabatten of creditnota's zijn gegeven, moeten deze ook in de eindafrekening worden vermeld. Een sjabloon voor de eindafrekening kun je hier bekijken.

Waar moet je rekening mee houden voor belastingdoeleinden?

Een eindafrekening moet makkelijk te begrijpen zijn voor klanten. De belastingdienst stelt hoge eisen aan bedrijven om facturen transparant en controleerbaar te maken. Zorg ervoor dat het totale bedrag van de eindafrekening goed is berekend en dat de factuur alle relevante bedragen laat zien, inclusief belastingen en kosten.

Zelfs als de definitieve proformafactuur alle geleverde diensten omvat, moet een bedrijf zijn klant toch een eindafrekening sturen met alle eerdere proformafacturen. In dat geval is het definitieve verschuldigde bedrag EUR 0,00. Om een eindafrekening correct op te stellen voor belastingdoeleinden, is het belangrijk dat de eerdere deelfacturen foutloos zijn en de verschuldigde btw vermelden.

Opmerking: Als er meerdere termijnen zijn betaald, kun je ook een betalingstijdlijn opnemen in de eindafrekening. Hierin moeten alle transacties tussen jou en de klant worden vermeld, samen met de datum en het factuurbedrag. Bij een groter project dat over een langere periode loopt, krijgt je klant dan een duidelijk overzicht van de betalingen die hij heeft gedaan. Dit verhoogt de transparantie, voorkomt misverstanden en toont aan dat je boekhouding aan hoge professionele normen voldoet.

Welke aftrekposten kunnen worden toegepast?

Een eindafrekening kan ook een prijsvermindering bevatten, bijvoorbeeld in geval van gebreken. Bedrijven kunnen ook een korting geven, een lagere prijs voor betaling binnen een bepaalde termijn. De korting is meestal ongeveer 2%. Het bedrag kan hoger zijn; dit is naar goeddunken van de factuuruitgever. Op de proformafactuur of eindafrekening staat dan de vermelding "Wij geven 2% korting bij betaling binnen 10 dagen".

Als er proformafacturen en kortingen zijn afgesproken, mag de ontvanger de korting zowel op de proformafacturen als op de eindafrekening toepassen. De korting moet ook op de eindafrekening staan.

Hoe kan software helpen bij het eindafrekeningsproces?

Het opstellen van eindafrekeningen kan worden vereenvoudigd met software. Door gebruik te maken van facturatiesoftware kunnen bedrijven profiteren van de volgende voordelen:

• Geautomatiseerde facturen: Software berekent automatisch belastingen, kortingen en verzendkosten. Dit zorgt voor minder fouten en bespaart tijd.
  
• Facturatiesoftware heeft meestal ook sjablonen voor verschillende soorten facturen die je kunt aanpassen aan je eigen situatie.
  
• Gedeeltelijke facturen worden op één plek bewaard, waardoor de eindafrekening sneller kan worden gemaakt.
  
• Automatische herinneringen: Software kan automatisch herinneringen en incassobrieven sturen voor achterstallige betalingen, waardoor de cashflow wordt geoptimaliseerd en er minder tijd nodig is om achterstallige betalingen te innen.
  
• Facturatiesoftware is meestal makkelijk te integreren in boekhoudsoftware.
  
• Beheer van klantgegevens: facturatiesoftware kan bijvoorbeeld informatie over de geschiedenis van klanten opslaan en facturen naar meerdere ontvangers sturen.
  
• Valutaomwisseling: Facturatiesoftware kan ook bedragen in andere valuta's weergeven voor internationale klanten.
  
• Analyses en rapporten: Je kunt met één druk op de knop rapporten maken over verkopen, openstaande posten en andere cijfers, wat ook helpt om financiële trends te zien.
  

Het gebruik van facturatiesoftware kan de efficiëntie, nauwkeurigheid en compliance van je facturatieprocessen verhogen en helpen om te zorgen dat je je aan de belastingregels en boekhoudnormen houdt. Bedrijven kunnen zichzelf een hoop stress besparen als het gaat om belastingcontroles. Als je er zeker van wilt zijn dat je eindafrekeningen voldoen aan de geldende bepalingen, kun je het beste advies vragen aan een advocatenkantoor of belastingadvieskantoor bij het uitgeven en controleren van facturen.