Le compte définitif est un composant essentiel du processus d'entreprise et joue un rôle central dans les transactions. Les entreprises envoient souvent à leurs clients des factures partielles ou pro forma afin de minimiser leur risque financier. Le règlement final est appelé compte définitif. Découvrez à quoi doit ressembler un compte final et quelles informations il doit contenir.

 Que contient cet article?

• Qu'est-ce qu'un compte définitif?
  
• Qu’est-ce qu’une facture pro forma?
  
• Comment les paiements antérieurs sont-ils pris en compte?
  
• Quelles sont les informations que doit contenir un compte définitif?
  
• Comment les logiciels peuvent-ils prendre en charge le processus du compte définitif?
  

Qu’est-ce qu’un compte définitif?

Le compte définitif, également appelé règlement définitif ou facture définitive, est une facture émise par une entreprise à l’intention d’un client, qui présente la demande financière finale pour un service convenu et achevé. Le compte définitif enregistre et comptabilise toutes les transactions entre les parties afin de s’assurer que toutes les obligations financières sont respectées.

Lorsque, dans le cadre d’un projet, les services sont fournis sur une période plus longue, il peut être nécessaire d’émettre des factures intermédiaires pour obtenir des paiements anticipés. Le décompte final tient alors compte de tous les paiements effectués et indique le montant encore dû par le client à la fin du projet.

Le compte définitif est émis lorsqu’un projet ou une commande est terminé. Il ne peut être émis que lorsque le service convenu a été rendu et accepté par le client.

Qu’est-ce qu’une facture pro forma?

Les factures pro forma sont émises de la même manière que les factures normales et doivent indiquer clairement le montant de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). La facture doit porter une mention claire indiquant qu’il s’agit d’une facture pro forma. Il existe deux types de factures pro forma : les factures uniques et les factures cumulatives.

Une facture pro forma unique est une facture partielle pour des services fournis dans le cadre d’un segment de projet défini. Une facture pro forma cumulative répertorie tous les services précédemment fournis et les paiements partiels correspondant à chacun d’entre eux. Le client et le sous-traitant peuvent utiliser une facture pro forma cumulative pour consulter l’état actuel du projet et des paiements.

Le compte final doit inclure les paiements partiels qui ont été effectués. Dans le cas d’une facture pro forma cumulative, le compte final peut également inclure des montants partiels non payés, en fonction des périodes de paiement définies et de la date d’émission du compte final.

Comment les paiements antérieurs sont-ils pris en compte?

Lorsque des factures pro forma ou partielles ont été émises dans le cadre d’un projet, le compte définitif doit contenir les informations du compte de tous les paiements partiels effectués. Cette action nécessite un poste précis (de facture) des services partiels rendus et payés par le client avant la création du compte final. Le compte final doit clairement indiquer les services partiels et les paiements en suspens. Le montant final encore dû doit être clairement indiqué.

Comment la TVA prépayée est-elle gérée?

Conformément à la loi sur la TVA, la TVA payée proportionnellement dans le cadre de paiements en avance ou de versements échelonnés doit être calculée avec précision dans le compte définitif et être clairement affectée. Si ces informations sont incorrectes, une entreprise peut être amenée à payer la TVA sur le prix total, même si la TVA a déjà été partiellement incluse dans le cadre de paiements en avance.

Quelles sont les informations que doit contenir un compte définitif?

Le compte définitif est soumis aux mêmes règles de formalisme que les autres factures. Il doit contenir les informations suivantes :

• Coordonnées complètes de l'émetteur et du destinataire de la facture
  
• Numéro d'identification fiscale ou de la TVA
  
• Numéro de série de la facture
  
• Date d'émission du compte définitif
  
• Période de prestation de services, type et volume des services rendus, y compris tous les services partiels
  
• Moment de la mise à disposition
  
• Montants dus au titre de la TVA, présentés séparément par taux d’imposition applicable
  
• Date d'échéance pour les montants impayés
  

Le compte définitif doit également indiquer clairement les conditions de paiement et les modes de paiement acceptés. Si des remises, des rabais ou des notes de crédit ont été émis au cours du projet, ils doivent également être indiqués dans le compte définitif. Un modèle de compte définitif peut être consulté ici.

Que faut-il prendre en considération à des fins fiscales?

Un compte définitif doit être facilement compris par les clients. Le bureau des services fiscaux exige des entreprises que les factures soient transparentes et vérifiables. Assurez-vous que le montant global du compte définitif est calculé correctement et que la facture fait apparaître tous les montants pertinents, y compris les taxes et les frais.

Même si la facture pro forma finale tient compte de tous les services rendus, l’entreprise doit émettre à son client un décompte final reprenant toutes les factures pro forma antérieures. Dans ce cas, le montant final dû sera de 0,00 EUR. Pour qu’un compte définitif soit correctement établi à des fins fiscales, il est important que les factures partielles antérieures ne comportent pas d’erreurs et indiquent la TVA due.

Remarque : lorsque plusieurs versements échelonnés ont été effectués, vous pouvez également inclure un historique des paiements dans le compte définitif. Celui-ci doit répertorier toutes les transactions effectuées entre vous et le client, avec la date et le montant de la facture. Dans le cas d’un projet de grande envergure s’étalant sur une longue période, votre client peut ainsi avoir un aperçu clair des paiements qu’il a effectués. Cela accroît la transparence, évite les malentendus et témoigne d’un professionnalisme exemplaire dans votre compte.

Quelles déductions peuvent être appliquées?

Le compte définitif peut également comporter une déduction de prix, par exemple en cas de défauts. Les entreprises peuvent également accorder un escompte, c’est-à-dire une réduction du prix en cas de paiement dans un délai déterminé. La réduction est normalement de l’ordre de 2 %. Elle peut être plus élevée, à la discrétion de l’émetteur de la facture. La facture pro forma ou le compte final comportera alors la mention « Nous accordons un escompte de 2 % en cas de paiement dans les 10 jours. »

Lorsque des factures pro forma et des remises ont été convenues, le destinataire a le droit d’appliquer la remise aux factures pro forma ainsi qu’au compte final. La remise doit également être indiquée sur le compte final.

Comment les logiciels peuvent-ils prendre en charge le processus du compte définitif?

L'émission des comptes définitifs peut être simplifiée grâce à un logiciel. En utilisant le logiciel de facturation , les entreprises peuvent profiter des avantages suivants :

• Factures automatisées : le logiciel calcule automatiquement les taxes, les rabais et les frais d'expédition, ce qui réduit les erreurs et fais gagner du temps.
  
• En règle générale, les logiciels de facturation fournissent également des modèles pour différents types de factures qui peuvent être adaptés à des circonstances particulières.
  
• Les factures partielles sont conservées en un seul endroit, ce qui permet d’émettre le compte final plus rapidement.
  
• Rappels automatiques : Le logiciel peut générer automatiquement des rappels et des lettres de relance pour les paiements en retard, ce qui optimise le flux de paiement et réduit le temps consacré à la poursuite des dettes.
  
• Les solutions logicielles de facturation sont généralement intégrées de manière transparente dans les logiciels de comptabilité.
  
• Gestion des données clients : Les logiciels de facturation peuvent sauvegarder les informations relatives à l’historique des clients et permettre l’envoi de factures à plusieurs destinataires, par exemple.
  
• Conversion de devises : Les logiciels de facturation peuvent également afficher les montants dans d’autres devises pour les clients internationaux.
  
• Analyse et rapports : Des rapports sur les ventes, les postes en suspens et d’autres chiffres peuvent être produits d’un simple clic, ce qui permet également d’identifier les tendances financières.
  

L'utilisation d'un logiciel de facturation peut accroître l'efficacité, la précision et la conformité de vos processus de facturation et contribuer à garantir le respect des règles fiscales et des normes comptables. Les entreprises peuvent s’épargner beaucoup de stress en cas de contrôle fiscal. Si vous souhaitez vous assurer que vos comptes finaux respectent les dispositions applicables, vous devriez demander conseil à un cabinet d’avocats ou à un cabinet de conseil fiscal lors de l’émission et de la vérification des factures.