Il conto finale è un elemento chiave nel processo aziendale e svolge un ruolo centrale nelle transazioni. Le aziende inviano spesso ai propri clienti fatture parziali o pro forma per ridurre al minimo il proprio rischio finanziario. Il saldo finale è indicato come conto finale. Scopri quale deve essere il formato di un conto finale e quali informazioni deve contenere.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è un conto finale?
  
• Che cos'è una fattura proforma?
  
• Come vengono considerati i pagamenti precedenti?
  
• Quali informazioni devono essere incluse in un conto finale?
  
• Come può il software supportare il processo di conto finale?
  

Che cos'è un conto finale?

Il conto finale, anche chiamato saldo finale o fattura finale, è una fattura emessa da un'attività a un cliente che stabilisce la richiesta finanziaria finale per un servizio concordato e completato. Il conto finale registra e contabilizza tutte le transazioni tra le parti per garantire il rispetto di tutti gli obblighi finanziari.

Nel contesto di un progetto in cui i servizi vengono erogati su un arco temporale più lungo, potrebbe essere necessario emettere fatture intermedie per anticipi. Il conto finale tiene conto di tutti i pagamenti effettuati e indica l'importo ancora dovuto dal cliente alla fine del progetto.

Il conto finale viene emesso quando un progetto o un ordine è completato. Può essere emesso solo dopo che il servizio concordato è stato erogato e accettato dal cliente.

Che cos'è una fattura proforma?

Le fatture proforma vengono emesse allo stesso modo delle normali fatture e devono chiaramente indicare l'importo dell'imposta sul valore aggiunto (IVA). La fattura deve essere chiaramente contrassegnata come fattura proforma. Esistono due tipi di fatture proforma: singole e cumulative.

Una fattura proforma singola è una fattura parziale per i servizi forniti all'interno di un segmento di progetto definito. Una fattura proforma cumulativa elenca tutti i servizi precedentemente resi e i pagamenti parziali relativi a ciascuno di essi. Il cliente e l'appaltatore possono utilizzare una fattura proforma cumulativa per visualizzare lo stato corrente del progetto e dei pagamenti.

Il conto finale deve includere i pagamenti parziali che sono stati effettuati. Con una fattura proforma cumulativa, il conto finale può includere anche importi parziali non pagati, a seconda dei periodi di pagamento stabiliti e della data di emissione del conto finale.

Come vengono considerati i pagamenti precedenti?

Laddove le fatture proforma o parziali sono state emesse come parte di un progetto, il conto finale deve indicare nel dettaglio tutti i pagamenti parziali effettuati. A questo scopo, si rende necessaria una dettagliata suddivisione dei servizi parziali resi e pagati dal cliente prima della creazione del conto finale. Il conto finale deve indicare chiaramente quali servizi parziali e pagamenti sono ancora in sospeso. L'importo finale ancora dovuto deve essere chiaramente indicato.

Come viene gestita l'IVA anticipata?

In conformità alla Legge sull'IVA, l'IVA pagata proporzionalmente come parte di pagamenti anticipati o rate deve essere calcolata con precisione nel conto finale e chiaramente allocata. Se queste informazioni sono errate, un'attività potrebbe essere tenuta al pagamento dell'IVA sull'importo complessivo, anche se l'IVA è già stata parzialmente inclusa nel contesto dei pagamenti anticipati.

Quali informazioni devono essere incluse in un conto finale?

Il conto finale è soggetto alle stesse regole di formalità delle altre fatture. Deve contenere queste informazioni:

• Informazioni di contatto complete relative alla società emittente e al destinatario della fattura
  
• Identificativo fiscale o numero di partita IVA
  
• Numero di serie della fattura
  
• Data di emissione del conto finale
  
• Periodo di erogazione dei servizi oltre al tipo e al volume di servizi resi, inclusi tutti i servizi parziali
  
• Data e ora di erogazione
  
• Importi dovuti insieme all'IVA, riportati separatamente in base alla relativa aliquota fiscale applicabile
  
• Date di scadenza per eventuali importi ancora in sospeso
  

Il conto finale dovrebbe anche specificare chiaramente i termini di pagamento e le modalità di pagamento accettate. Laddove siano stati emessi sconti, rimborsi o note di credito durante il progetto, anch'essi dovrebbero essere indicati nel conto finale. Un modello di conto finale può essere visualizzato qui.

Cosa deve essere considerato per fini fiscali?

Un conto finale deve essere facilmente comprensibile per i clienti. L'ufficio tributario impone alle attività elevati requisiti di trasparenza e verificabilità delle fatture. Verifica che l'importo complessivo del conto finale sia calcolato correttamente e che la fattura mostri tutti i relativi importi, comprese le imposte e le tasse.

Anche se la fattura proforma finale tiene conto di tutti i servizi resi, un'attività deve comunque emettere al cliente un conto finale elencando tutte le fatture proforma precedenti. In tali casi, l'importo finale dovuto sarà di 0,00 euro. Per preparare correttamente un conto finale ai fini fiscali, è importante che le precedenti fatture parziali siano prive di errori e indichino l'IVA dovuta.

Nota: laddove sono state versate diverse rate, è possibile includere anche una cronologia dei pagamenti nel conto finale. Questa dovrebbe elencare tutte le transazioni effettuate tra te e il cliente insieme alla data e all'importo della fattura. Con un progetto più ampio che si svolge su un periodo più lungo, il cliente può ottenere una panoramica chiara dei pagamenti effettuati. In questo modo aumenta la trasparenza, si evitano malintesi e puoi dimostrare standard esemplari di professionalità nella tua contabilità.

Quali deduzioni possono essere applicate?

Un conto finale può anche includere una deduzione del prezzo, ad esempio, in caso di difetti. Le attività possono anche concedere uno sconto, una deduzione del prezzo per il pagamento entro un periodo stabilito. La riduzione è normalmente intorno al 2%. L'importo può essere superiore, a discrezione della società emittente della fattura. La fattura proforma o il conto finale includeranno quindi la nota "Viene concesso uno sconto del 2% se il pagamento sarà ricevuto entro 10 giorni".

Nel caso in cui siano state concordate fatture proforma e sconti, il destinatario ha il diritto di applicare lo sconto sia alle fatture proforma che al conto finale. Lo sconto deve essere indicato anche sul conto finale.

Come può il software supportare il processo di conto finale?

L'emissione dei conti finali può essere semplificata con il software. Le attività possono trarre vantaggio dall'utilizzo del software di fatturazione nei modi seguenti:

• Fatture automatiche: il software calcola automaticamente le imposte, gli sconti e i costi di spedizione. Questo consente di ridurre al minimo gli errori e di risparmiare tempo.
  
• Il software di fatturazione fornisce in genere anche modelli per vari tipi di fatture che possono essere adattati alle circostanze individuali.
  
• Le fatture parziali sono conservate in un unico luogo, in modo tale da velocizzare l'emissione del conto finale.
  
• Promemoria automatici: il software può generare automaticamente promemoria e lettere di sollecito per i pagamenti in ritardo, ottimizzando il flusso di cassa e riducendo il tempo dedicato al recupero dei debiti.
  
• Le soluzioni software di fatturazione in genere si integrano perfettamente nel software di contabilità.
  
• Gestione dei dati dei clienti: il software di fatturazione può archiviare informazioni sulla cronologia dei clienti e consentire, ad esempio, l'invio di fatture a più destinatari.
  
• Conversione di valuta: il software di fatturazione può anche mostrare gli importi in altre valute per i clienti internazionali.
  
• Analisi e report: i report sulle vendite, sugli importi ancora da saldare e su altre cifre possono essere generati con il semplice clic di un pulsante, contribuendo inoltre all'identificazione delle tendenze finanziarie.
  

L'utilizzo del software di fatturazione può aumentare l'efficienza, l'accuratezza e la conformità dei processi di fatturazione e contribuire a garantire il rispetto delle normative fiscali e degli standard contabili. Le attività possono affrontare le verifiche fiscali in modo molto più agevole. Se vuoi fare in modo che i tuoi conti finali siano conformi alle disposizioni in vigore, è consigliabile chiedere la consulenza di uno studio legale o una consulenza fiscale al momento di emettere e verificare le fatture.