最終精算書は企業プロセスにおいて重要な要素であり、取引における中心的役割を果たします。企業は財務リスクを軽減するために、部分的請求書または仮請求書をクライアントに送ることがよくあります。その最終売上処理が最終精算書と呼ばれます。最終精算書がどのようなものであるべきか、および最終精算書に含める必要のある情報についてご紹介いたします。

本記事の内容

• 最終精算書とは
  
• 仮請求書とは
  
• 以前の決済はどうみなされるか
  
• 最終精算に含める必要のある情報
  
• 最終精算書作成プロセスをサポートするソフトウェア
  

最終精算書とは

最終精算書 (または最終売上処理や最終請求書とも呼ばれる) とは、ビジネスによってクライアントに発行される、同意して提供が完了したサービスに対する最終的な金銭的請求を明記した請求書です。最終精算書では、当事者間のすべての取引を記載および計算し、すべての金融債務が果たされるようにします。

プロジェクトの範囲内でサービスが長期間にわたって提供される場合、前払い用の暫定的な請求書の発行が必要になる場合があります。そこで最終精算書では、すべての入金済み決済を加味した上で、プロジェクト終了時にクライアントの支払い義務がまだ残っている金額を示します。

最終精算書はプロジェクト完了時または注文の完納時に発行されます。同意したサービスが提供され、クライアントにより受け付けられた後にのみ発行できます。

仮請求書とは

仮請求書は、通常の請求書と同じ方法で発行されるものであり、付加価値税 (VAT) 額を明確に記載している必要があります。請求書には仮請求書であることが明確に記載されていなければなりません。仮請求書には単一と累積の 2 種類があります。

単一仮請求書は、定義されたプロジェクトセグメント内で提供済みのサービスに対する部分的請求書です。累積仮請求書は、以前に提供済みのすべてのサービスと、それぞれに関連する部分的決済を一覧表示する請求書です。クライアントや請負業者は累積仮請求書を使用して、現在のプロジェクトと決済のステータスを確認できます。

最終精算書には、入金済みの部分的決済が含まれている必要があります。累積請求書では、設定された決済期間と最終精算書が発行されるタイミングによっては、最終精算書に未払いの部分的金額が含まれることもあります。

以前の決済はどうみなされるか

プロジェクトの一部として仮請求書や部分的請求書が発行された場合、最終精算書ではすべての入金済みの部分的決済の詳細が記載されている必要があります。これには、提供済みおよび最終精算書作成前にクライアントにより支払い済みの部分的サービスの正確に明細が必要になります。最終精算書では、どの部分的サービスと決済が未完了であるかが明確に表示されていなければなりません。支払い義務のある最終金額が、明確に記載されている必要があります。

前払いの VAT の処理方法

VAT 法に従い、前払いや分割払いの一部として比例的に支払われた VAT は、最終精算書で正確に計算され、明確に割り当てられる必要があります。この情報に誤りがある場合、VAT がすでに前払いの内容に部分的に含まれていたとしても、ビジネスは全体の価格に対して VAT を支払わなければならない場合があります。

最終精算に含める必要のある情報

最終精算書には他の請求書と同じ形式ルールが適用されます。以下の情報が含まれている必要があります。

• 請求書発行者と受取人の詳細な連絡先情報
  
• 納税者番号または VAT 識別番号
  
• 請求書の連番
  
• 最終精算書の発行日
  
• すべての部分的サービスを含む、サービス提供期間および提供されたサービスの種類と量
  
• 提供日
  
• VAT と請求金額、適用税率で別途明記
  
• 未払い金額の決済期日
  

最終精算書には、決済条件と受付可能な決済手段が明記されている必要があります。割引、払い戻し、またはクレジットノートがプロジェクトの期間中に発行されている場合、これらも最終精算で示されている必要があります。最終精算書テンプレートはこちらでご覧いただけます。

税務上考慮すべき点

最終精算書はクライアントにとって容易に理解できるものである必要があります。税務署では、請求書が透明性の高い確認可能なものであることについて、ビジネスに高い要求を課しています。最終精算書の合計金額が正しく計算され、税金や手数料を含むすべての関連金額が請求書に表示されていることを確認してください。

最終的な仮請求書に提供済みのすべてのサービスが含まれていたとしても、ビジネスは以前のすべての仮請求書を一覧表示した最終精算書をクライアントに発行する必要があります。その場合、最終請求金額は EUR 0.00 となります。税務上、最終精算書を正しく作成するためには、以前の部分的請求書に誤りがなく、VAT 請求額が示されていることが重要です。

注: 分割払いが何回か支払い済みである場合、最終精算書に決済タイムラインも含めることができます。これには事業者とクライアント間で行われたすべての取引を日付と請求金額とともに一覧表示します。長期間にわたって実施される大規模なプロジェクトでは、これにより入金済み決済の明確な概要をクライアントが把握することができます。これは透明性を向上し、誤解を防ぎ、事業者の会計における代表的な専門基準を実証します。

適用される場合のある控除額

最終精算書には、欠陥があった場合などの価格控除も含まれている場合があります。ビジネスは、規定の期間内の決済に対して割引、つまり値引き価格を認めることもできます。値引きは通常 2% 程度です。請求書発行者の判断によっては、この金額がより高額な場合があります。仮請求書または最終精算書には、「10 日以内に支払いが受領された場合、2 % の割引をさせていただきます」という注意書きを含めることになります。

仮請求書と割引に同意すると、受取人は仮請求書および最終精算書に割引を適用することが認められます。割引は最終精算書にも示されている必要があります。

最終精算書作成プロセスをサポートするソフトウェア

最終精算書の発行は、ソフトウェアを使用して効率化することができます。請求書作成ソフトウェアを使用することで、ビジネスは以下のようなメリットを得ることができます。

• 請求書の自動化: 税金、払い戻し、配送コストをソフトウェアで自動的に計算します。これにより誤りを最小限に抑え、時間を節約できます。
  
• 請求書作成ソフトウェアでは通常、個々の状況に適応できるさまざまな種類の請求書テンプレートが用意されています。
  
• 部分的請求書は 1 カ所にまとめられているので、最終精算書がスムーズに発行できます。
  
• 自動リマインド通知: 期限を超過した決済のリマインド通知や督促状をソフトウェアで自動的に生成し、キャッシュフローの最適化および債務の支払い催促に費やす時間の削減ができます。
  
• 請求書作成ソフトウェアのソリューションは、一般的に会計ソフトウェアとシームレスに連携しています。
  
• 顧客データの管理: 請求書作成ソフトウェアでは、顧客履歴情報を保管し、請求書が複数の受取人に送られるようにすることなどができます。
  
• 通貨換算: 請求書作成ソフトウェアでは、海外の利用者のために他の通貨で金額を表示することもできます。
  
• 分析とレポート: ボタンをクリックするだけで、売上や未払いのアイテム、その他の数値についてのレポートを作成でき、財務傾向の特定にも役立ちます。
  

請求書作成ソフトウェアを使用すると、請求書作成プロセスの効率や正確性、法令順守を向上し、税務規則や会計基準に確実に準拠するのに役立ちます。ビジネスは税金監査に関する負担を軽減することができます。最終精算書が該当する規定に準拠していることを確認する場合は、請求書の発行や確認時に法律事務所または税務コンサルタントにアドバイスを求める必要があります。