Die Zahlungsbedingungen, die Unternehmen in Deutschland für ihre Kundschaft festlegen oder mit ihr aushandeln, haben einen erheblichen Einfluss auf die Liquidität ihres Betriebs. Sie bestimmen unter anderem, wie viel Zeit die Kundinnen und Kunden haben, um ihre Rechnungen zu begleichen, und wann das Geld auf dem Konto des Unternehmens abgebucht wird. Ein grundlegender Aspekt von Zahlungsbedingungen ist das Fälligkeitsdatum.

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein Fälligkeitsdatum ist, wie es sich von einer Zahlungsfrist unterscheidet und ob es in Deutschland zu den Pflichtangaben auf Rechnungen gehört. Außerdem besprechen wir, welche Zahlungsfristen (z. B. verkürzt, verlängert) in der Praxis üblich sind und wie Stripe Sie bei der Verwaltung von Fälligkeitsdaten unterstützen kann.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ein Fälligkeitsdatum ist ein bestimmtes Datum, bis zu dem Rechnungsempfänger/innen eine Rechnung begleichen müssen.
  
• Fälligkeitsdaten und Zahlungsfristen erfüllen denselben Zweck, definieren die Frist für die Zahlung jedoch auf unterschiedliche Weise.
  
• Deutsche Unternehmen können Zahlungsbedingungen mit ihren Kundinnen und Kunden individuell aushandeln oder feste Konditionen gemäß den gesetzlichen Vorgaben festlegen.
  
• In der Praxis weichen Fälligkeitsdaten und Zahlungsfristen im B2B- und B2C-Bereich häufig voneinander ab.
  
• Klare Zahlungsbedingungen vereinfachen die Liquiditätsplanung, das Mahnwesen und das Debitorenmanagement.
  

Was ist ein Fälligkeitsdatum?

Ein Fälligkeitsdatum ist ein konkretes Datum, bis zu dem eine Rechnung bezahlt werden muss. Es legt fest, wann eine offene Rechnung fällig ist oder wann die Zahlung bei den Gläubigerinnen und Gläubigern eingehen muss.

Ein Fälligkeitsdatum ist ein wesentliches Element der Zahlungsbedingungen eines Unternehmens und wird in der Regel auf einer Rechnung angegeben. Es schafft somit Transparenz für beide Vertragsparteien. Rechnungsempfänger/innen können eine offene Rechnung jederzeit vor oder am Fälligkeitsdatum begleichen. Der/die Aussteller/in der Rechnung gewährt seiner Kundin/seinem Kunden im Grunde einen befristeten Zahlungsaufschub.

Wie werden Fälligkeitsdaten festgelegt?

Fälligkeitsdaten werden entweder in der vertraglichen Vereinbarung zwischen zwei Parteien angegeben oder durch das rechnungsstellende Unternehmen festgelegt.

Unternehmen in Deutschland nutzen vereinbarte Fälligkeitsdaten, um ihre Zahlungseingänge unter Berücksichtigung der Interessen beider Parteien besser planen zu können. Sie können zudem zusätzliche Zahlungsvereinbarungen treffen, beispielsweise für Vorschüsse, Teilzahlungen und Raten oder Skonti.

Ein einseitig festgelegtes Fälligkeitsdatum wird von einem Anbieter ohne vorherige individuelle Vereinbarung mit der Kundschaft festgelegt. Die Konditionen, einschließlich des Fälligkeitsdatums, werden in der Regel im Angebot, im Vertrag oder in den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) festgelegt.

Was ist der Unterschied zwischen einem Fälligkeitsdatum und einem Zahlungsziel auf einer Rechnung?

In der Geschäftswelt werden die Begriffe „Fälligkeitsdatum“ und „Zahlungsziel“ häufig synonym verwendet. Streng genommen stellen sie jedoch zwei verschiedene Arten dar, um zu beschreiben, wann Kundinnen und Kunden ihre Rechnung bezahlen müssen.

Ein Fälligkeitsdatum legt ein bestimmtes Datum fest, bis zu dem die Rechnung bezahlt werden muss. Ein Zahlungsziel ist hingegen ein Zeitraum, innerhalb dessen Käufer/innen eine Rechnung begleichen müssen.

Beispiele für die Angabe von Fälligkeitsdaten und Zahlungszielen auf Rechnungen

Unternehmen in Deutschland müssen sicherstellen, dass ihre Zahlungsbedingungen auf ihren Rechnungen klar formuliert sind, damit für Kundinnen und Kunden keine Unklarheit darüber besteht, wann eine Rechnung fällig ist. Die genaue Formulierung unterscheidet sich, je nachdem, ob ein Unternehmen ein bestimmtes Fälligkeitsdatum oder ein Zahlungsziel festlegen möchte.

Bei der Festlegung eines Fälligkeitsdatums enthält die Formulierung in der Regel eine feste Zahlungsfrist:

• „Bitte buchen Sie den Rechnungsbetrag bis zum 31. August 2026 auf das angegebene Konto ab.“
  
• „Rechnungsbetrag fällig spätestens am 31. August 2026.“
  
• „Vollständig zahlbar bis zum 31. August 2026.“
  

Bei der Festlegung eines Zahlungsziels bezieht sich die Formulierung hingegen auf einen bestimmten Zeitraum:

• „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum.“
  
• „Zahlbar innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungserhalt.“
  
• „Zahlbar innerhalb von vier Wochen nach Rechnungsstellung.“
  

Welche Formulierung ist wann angemessen?

In der Praxis sind die Unterschiede zwischen einem Fälligkeitsdatum und einem Zahlungsziel minimal, da beide letztendlich festlegen, wann eine Zahlung fällig ist. Wenn beispielsweise ein Zahlungsziel von 30 Tagen vereinbart wird, wird dadurch automatisch ein bestimmtes Fälligkeitsdatum festgelegt. Der Hauptunterschied liegt darin, wie die Frist kommuniziert wird.

Ein Fälligkeitsdatum funktioniert in der Regel am besten, wenn ein Unternehmen die genaue Zahlungsfrist klar kommunizieren möchte. Ein Zahlungsziel funktioniert hingegen, wenn das Unternehmen möchte, dass sich die Frist basierend auf dem Rechnungsdatum oder dem Rechnungserhalt anpasst. Welche Variante ein Unternehmen verwendet, hängt oft von seinen internen Prozessen, den vereinbarten Zahlungsbedingungen und den Anforderungen an diese spezifische Geschäftsbeziehung ab.

Müssen Rechnungen ein Fälligkeitsdatum enthalten?

Deutsche Unternehmen sind nicht verpflichtet, auf ihren Rechnungen immer ein Fälligkeitsdatum oder eine Zahlungsfrist anzugeben. Grundsätzlich gelten Rechnungen nach Erhalt als fällig, sofern keine abweichenden Zahlungsbedingungen vereinbart wurden. Die rechtliche Grundlage hierfür bildet das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), insbesondere Paragraph 271 BGB.

Wurden keine individuellen Vereinbarungen getroffen, gilt zudem die gesetzliche Zahlungsfrist nach Paragraph 286 Absatz 3 BGB. Danach geraten gewerbliche Rechnungen in Verzug, wenn sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung bezahlt werden. Gegenüber Privatpersonen gilt diese Regelung nur, wenn auf der Rechnung ein genaues Fälligkeitsdatum oder eine Zahlungsfrist angegeben ist.

Ein Zahlungsverzug kann auch eintreten, wenn ein Unternehmen seine offenen Forderungen anmahnt. Dies ist möglich, sobald Kundinnen und Kunden das auf der Rechnung angegebene Fälligkeitsdatum überschreiten.

Warum es sinnvoll ist, ein Fälligkeitsdatum auf der Rechnung anzugeben

Auch wenn es nicht in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben ist, sollten Unternehmen auf ihren Rechnungen ein klares Fälligkeitsdatum oder eine Zahlungsfrist angeben. Klare Angaben schaffen Transparenz darüber, wann die Zahlung fällig ist, und verringern das Risiko von Missverständnissen zwischen den Vertragsparteien.

Das erleichtert auch die interne Organisation. Unternehmen können ihre Zahlungseingänge besser planen und offene Rechnungen systematisch nachverfolgen. Sie erkennen überfällige Zahlungen schnell und können entsprechende Maßnahmen ergreifen, wie beispielsweise das Versenden von Zahlungserinnerungen oder Mahnungen. Das reduziert das Ausfallrisiko und kann sogar die Liquidität des Unternehmens verbessern.

Ein weiterer Vorteil eines klaren Fälligkeitsdatums ist, dass es die Durchsetzbarkeit offener Rechnungen verbessert. Ist keine eindeutig definierbare Frist gesetzt, fehlt im Streitfall eine klare Grundlage für ein Mahnverfahren. Dies kann zu Unsicherheiten führen, beispielsweise bei der Berechnung von Verzugszinsen.

Wann ist es sinnvoll, Zahlungsfristen auf einer Rechnung festzulegen?

Grundsätzlich steht es Unternehmen in Deutschland frei, ihre eigenen Zahlungsbedingungen (z. B. netto 30, netto 60) festzulegen, solange diese nicht gegen gesetzliche oder vertragliche Bestimmungen verstoßen. In der Praxis orientieren sie sich oft an Zahlungsfristen von 30 Tagen. Sie können aber auch individuelle Fristen vereinbaren, die besser zu ihrer Liquiditätsplanung und Geschäftsstrategie passen. Unternehmen im B2B-Bereich setzen häufig längere oder flexible Zahlungsfristen fest, während im B2C-Bereich kürzere und klar strukturierte Zahlungsfristen üblicher sind.

Kürzere Zahlungsfristen

Unternehmen können sich dafür entscheiden, auf ihren Rechnungen kürzere Zahlungsfristen festzulegen, um schneller bezahlt zu werden. Fristen von beispielsweise 14 Tagen müssen jedoch im Voraus kommuniziert werden – in einem Angebot, einem Vertrag oder den AGB des Unternehmens. Besonders wichtig ist es, Kundinnen und Kunden vor der Rechnungsstellung über extrem kurze Zahlungsfristen, wie beispielsweise sieben Tage, zu informieren.

Unternehmen müssen sich im Vorfeld mit ihrer Kundschaft einigen, anstatt sie auf ihren Rechnungen mit kurzen Zahlungsfristen zu überraschen. Ohne einen Vertrag sind kürzere Fristen unter Umständen nicht rechtsbindend. Der Zusatz „Sofort fällig“ bedeutet, dass die Rechnung fällig wird, sobald sie eingeht. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Zahlung der Kundin/des Kunden automatisch in Verzug gerät, wenn sie nicht sofort erfolgt.

Verlängerte Zahlungsfristen

Neben kürzeren Zahlungsfristen können Unternehmen auch verlängerte Fälligkeitsdaten oder Zahlungsfristen vereinbaren. Fristen von 60 Tagen oder mehr sind im B2B-Bereich keine Seltenheit. Sie sind in der Regel Teil individueller Verträge und Zahlungsvereinbarungen. Verlängerte Fälligkeitsdaten gewähren den Rechnungsempfängerinnen und -empfängern erhebliche Flexibilität und können sich daher positiv auf die Geschäftsbeziehung auswirken. Im B2C-Bereich sind verlängerte Fristen weniger üblich, da Anbieter in diesem Bereich im Allgemeinen eine schnellere Begleichung ihrer Rechnungen erwarten.

Beginn und Ende der Zahlungsfrist

Bei der Festlegung einer Zahlungsfrist ist entscheidend, an welches Ereignis die Frist geknüpft wird (z. B. Rechnungsdatum, Rechnungseingang oder Lieferung). Grundsätzlich beginnt die Zahlungsfrist entweder mit dem Eingang der Rechnung oder mit der Lieferung der Waren, falls diese nach der Rechnungsstellung erfolgt. Beim Postversand von Rechnungen müssen Unternehmen die Lieferzeit einkalkulieren. Rechnungen, die auf elektronischem Weg versendet werden, gehen in der Regel sofort ein, weshalb der Rechnungseingang häufig mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Dies ist jedoch nicht immer der Fall, z. B. wenn eine E-Mail im Spam-Ordner landet.

Die Zahlungsfrist endet mit Ablauf des letzten Tages der Frist. Fällt dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, endet die Frist mit Ablauf des darauffolgenden Werktages.

Wie Stripe Invoicing Sie bei der Verwaltung von Fälligkeitsdaten unterstützen kann

Mit Stripe Invoicing können Sie mithilfe der konfigurierbaren Zahlungseinstellungen des Tools Rechnungen erstellen und versenden. Fälligkeitsdaten und Zahlungsbedingungen können schnell und einfach nach Ihren Vorgaben auf Rechnungen abgebildet werden.

Stripe Invoicing hilft Ihnen zudem dabei, den Überblick über Ihre Zahlungseingänge zu behalten, sodass Sie Fälligkeitsdaten verfolgen, offene Rechnungen zentral verwalten sowie Zahlungserinnerungen und Mahnungen automatisieren können. Dies vereinfacht Ihr Debitorenmanagement, insbesondere bei einem hohen Rechnungsvolumen.

Gleichzeitig können Sie Ihren Kundinnen und Kunden mehr als 100 verschiedene Zahlungsmethoden sowie die Abwicklung in über 25 Sprachen und 135 Währungen anbieten. Dies erhöht die Flexibilität Ihres Zahlungsprozesses und erleichtert es internationalen Kundinnen und Kunden, ihre Rechnungen schnell und unkompliziert zu begleichen.

FAQ zu Fälligkeitsdaten

Nachfolgend finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zu Fälligkeitsdaten auf Rechnungen in Deutschland.