Le condizioni di pagamento che le attività in Germania stabiliscono o negoziano con i propri clienti hanno un impatto significativo sulla liquidità delle loro operazioni. Determinano fattori come quanto tempo hanno i clienti per saldare le loro fatture e quando il denaro viene addebitato sul conto dell'attività. Un aspetto fondamentale delle condizioni di pagamento è la data di scadenza.

In questo articolo esploreremo cos'è la data di scadenza di un pagamento, in cosa differisce da un termine di pagamento e se si qualifica come informazione obbligatoria sulla fattura in Germania. Discuteremo anche quali termini di pagamento (ad es. più brevi, estesi) sono comunemente usati nella pratica e come Stripe può aiutarti a gestire le date di scadenza dei pagamenti.

In sintesi

• La data di scadenza del pagamento è una data specifica entro la quale i destinatari devono saldare una fattura.
  
• Le date di scadenza dei pagamenti e i termini di pagamento hanno lo stesso scopo, ma definiscono la scadenza per il pagamento in modi diversi.
  
• Le attività tedesche possono negoziare condizioni di pagamento a livello individuale con i propri clienti o stabilire condizioni fisse in conformità alle normative di legge.
  
• In pratica, le date di scadenza dei pagamenti e i termini di pagamento differiscono spesso nei settori B2B e B2C.
  
• Condizioni di pagamento chiare semplificano la pianificazione della liquidità, il sollecito e la gestione dei crediti (AR).
  

Che cos'è la data di scadenza di un pagamento?

Una data di scadenza del pagamento è una data concreta entro la quale una fattura deve essere pagata. Stabilisce quando scade una fattura aperta o quando il pagamento deve essere ricevuto da un creditore.

Una data di scadenza del pagamento è un elemento chiave delle condizioni di pagamento di un'attività ed è generalmente indicata su una fattura. Questo crea trasparenza per entrambe le parti contraenti. I destinatari della fattura possono saldare una fattura aperta in qualsiasi momento prima o entro la data di scadenza del pagamento. L'emittente della fattura concede essenzialmente al cliente una proroga di pagamento limitata.

Come vengono stabilite le date di scadenza dei pagamenti?

Le date di scadenza del pagamento sono indicate nell'accordo contrattuale tra due parti o sono stipulate dall'attività di fatturazione.

Le attività in Germania utilizzano le date di scadenza dei pagamenti concordate per aiutarle a pianificare i pagamenti in entrata, tenendo conto degli interessi di entrambe le parti. Possono anche stipulare accordi di pagamento aggiuntivi per questioni come anticipi, pagamenti parziali e rate, o sconti per pagamenti anticipati.

Una data di scadenza del pagamento definita unilateralmente è stabilita da un fornitore, senza alcun accordo individuale preventivo con i clienti. Le condizioni di pagamento, compresa la data di scadenza, sono generalmente stabilite nel preventivo, nel contratto o in un insieme più ampio di Termini e condizioni (T&C).

Qual è la differenza tra una data di scadenza del pagamento e un termine di pagamento in una fattura?

Nel mondo degli affari, le espressioni “data di scadenza del pagamento” e “termine di pagamento” sono spesso usate in modo intercambiabile. A rigor di logica, tuttavia, rappresentano due modi distinti per descrivere quando un cliente deve pagare la propria fattura.

Una data di scadenza del pagamento stabilisce una data specifica entro la quale la fattura deve essere pagata. Un termine di pagamento, d'altra parte, è un periodo di tempo entro il quale un acquirente deve saldare una fattura.

Esempi di come indicare le date di scadenza del pagamento e i termini di pagamento nelle fatture

Le attività in Germania devono assicurarsi che le loro condizioni di pagamento siano formulate in modo chiaro nelle loro fatture, in modo che non vi sia confusione per i clienti su quando scade una fattura. La formulazione esatta varia a seconda che un'attività desideri impostare una data di scadenza del pagamento specifica o un termine di pagamento.

Quando si imposta una data di scadenza del pagamento, la formulazione di solito contiene una scadenza fissa per il pagamento:

• “Si prega di addebitare il totale della fattura sul conto indicato entro il 31 agosto 2026.”
  
• “Totale della fattura in scadenza entro e non oltre il 31 agosto 2026.”
  
• “Pagabile per intero entro il 31 agosto 2026.”
  

D'altra parte, quando si imposta un termine di pagamento, la formulazione si riferisce a un periodo di tempo specifico:

• “Pagabile entro 14 giorni dalla data della fattura.”
  
• “Pagabile entro 30 giorni dalla ricezione della fattura.”
  
• “Pagabile entro quattro settimane dalla fatturazione.”
  

Quale formulazione è appropriata e quando?

In pratica, le differenze tra una data di scadenza del pagamento e un termine di pagamento sono minime, poiché in definitiva entrambe definiscono quando è dovuto il pagamento. Se, ad esempio, si concorda un termine di pagamento di 30 giorni, ciò stabilisce automaticamente una data di scadenza del pagamento specifica. La differenza principale risiede in come viene comunicata la scadenza.

Una data di scadenza del pagamento di solito funziona meglio quando un'attività desidera comunicare chiaramente la scadenza esatta per il pagamento. Un termine di pagamento, d'altra parte, funziona se l'attività desidera che la scadenza si adatti in base alla data della fattura o alla ricezione della fattura. La versione utilizzata da un'attività dipende spesso dai suoi processi interni, dalle condizioni di pagamento concordate e dai requisiti per quella specifica relazione commerciale.

Le fatture devono contenere una data di scadenza del pagamento?

Le attività in Germania non sono obbligate a indicare sempre una data di scadenza del pagamento o un termine di pagamento sulle loro fatture. In linea di principio, le fatture sono considerate scadute al ricevimento, a meno che non siano state concordate condizioni di pagamento alternative. La base giuridica al riguardo è il Codice civile tedesco (BGB), in particolare l'Articolo 271 del BGB.

Inoltre, se non sono stati presi accordi individuali, si applica il termine di pagamento legale definito ai sensi dell'Articolo 286, Paragrafo 3 del BGB. In base a questa norma, le fatture commerciali sono considerate scadute se non vengono pagate entro 30 giorni dal ricevimento e dalla data di scadenza del pagamento. Questa regola si applica ai privati solo se la fattura contiene una data di scadenza esatta o un termine di pagamento.

Un pagamento ritardato può verificarsi anche se un'azienda sollecita i crediti che le spettano. Possono farlo non appena un cliente supera la data di scadenza del pagamento indicata in fattura.

Perché ha senso indicare una data di scadenza del pagamento in una fattura

Anche se non è richiesto dalla legge in tutti i casi, le attività devono indicare le date di scadenza dei pagamenti o i termini di pagamento chiaramente etichettati sulle loro fatture. Fornire informazioni chiare crea trasparenza su quando è dovuto il pagamento e riduce il rischio di incomprensioni tra le parti contraenti.

Inoltre, semplifica l'organizzazione interna. Le attività possono pianificare meglio i propri pagamenti in entrata e tenere traccia in modo sistematico delle fatture aperte. Possono identificare rapidamente i pagamenti scaduti e adottare le misure corrispondenti, come l'emissione di promemoria di pagamento o lettere di sollecito. Ciò riduce il rischio di insolvenza e può persino migliorare la liquidità dell'attività.

Un altro vantaggio di stabilire una data di scadenza del pagamento chiara è che migliora l'esigibilità delle fatture aperte. Se non è stata fissata una scadenza chiaramente definibile, non vi è una base chiara per una procedura di sollecito in caso di contestazione. Ciò può creare incertezza su questioni come il calcolo degli interessi di mora.

Quando ha senso definire i termini di pagamento in una fattura?

In linea di principio, le attività in Germania sono libere di stabilire i propri termini di pagamento (ad esempio net 30, net 60), a condizione che non violino alcuna normativa legale o contrattuale. In pratica, usano spesso termini di pagamento di 30 giorni come guida. Tuttavia, possono anche concordare termini individuali che si adattino meglio alla loro pianificazione della liquidità e strategia aziendale. Le attività nel settore B2B stabiliscono spesso termini di pagamento più lunghi o flessibili, mentre termini di pagamento più brevi e chiaramente strutturati sono più comuni nel B2C.

Termini di pagamento più brevi

Le attività possono scegliere di impostare termini di pagamento più brevi sulle loro fatture per essere pagate più velocemente. Tuttavia, i termini di, ad esempio, 14 giorni devono essere comunicati in anticipo, in un preventivo, in un contratto o nei T&C dell'azienda. È particolarmente importante informare i clienti di termini di pagamento molto brevi, ad esempio sette giorni, prima della fatturazione.

Le attività devono prima raggiungere accordi con i propri clienti, piuttosto che sorprenderli con termini di pagamento brevi sulle loro fatture. Senza un contratto, termini più brevi potrebbero non essere legalmente vincolanti. La frase "Scadenza immediata" significa che la fattura è esigibile non appena viene ricevuta. Tuttavia, questo non significa che il pagamento del cliente sia automaticamente in ritardo se non viene effettuato immediatamente.

Termini di pagamento prorogati

Oltre a termini di pagamento più brevi, le attività possono concordare anche date di scadenza di pagamento estese o termini di pagamento. I termini di 60 giorni o più non sono rari nel B2B. In genere, fanno parte di contratti individuali e accordi di pagamento. Date di scadenza dei pagamenti prolungate offrono ai destinatari delle fatture una notevole flessibilità e possono quindi avere un impatto positivo sul rapporto d'affari. I termini estesi sono meno comuni nel B2C, poiché i fornitori di questo settore generalmente si aspettano che le loro fatture vengano saldate più rapidamente.

Inizio e fine del termine di pagamento

La chiave per stabilire un termine di pagamento è decidere a quale evento collegare il termine (ad esempio la data della fattura, la ricezione della fattura o la consegna). In linea di principio, il termine di pagamento decorre al ricevimento della fattura o alla consegna della merce, se questa avviene dopo la fatturazione. Quando si inviano fatture via e-mail, le attività devono tenere conto dei tempi di consegna. Le fatture inviate tramite mezzi elettronici vengono solitamente ricevute immediatamente, pertanto la ricezione della fattura coincide spesso con la data della fattura. Tuttavia, questo potrebbe non essere sempre il caso, ad esempio se un'e-mail finisce nella cartella spam di qualcuno.

Il termine di pagamento si conclude alla fine dell'ultimo giorno del termine. Se questo giorno cade di sabato, domenica o in un giorno festivo, il termine si conclude alla fine del giorno lavorativo successivo.

In che modo Stripe Invoicing può aiutarti a gestire le date di scadenza dei pagamenti

Con Stripe Invoicing puoi generare e inviare fatture con l'aiuto delle impostazioni di pagamento configurabili dello strumento. Le date di scadenza e i Termini di pagamento possono essere riportati sulle fatture in base alle tue esigenze in modo rapido e semplice.

Stripe Invoicing ti aiuta anche ad avere una panoramica dei pagamenti in entrata, consentendoti di tenere traccia delle date di scadenza, gestire centralmente le fatture aperte e automatizzare i promemoria di pagamento e le lettere di sollecito. Ciò semplifica la gestione di debitori e crediti (AR), soprattutto se hai un volume elevato di fatture.

Allo stesso tempo, puoi offrire ai tuoi clienti oltre 100 metodi di pagamento diversi e l'elaborazione in oltre 25 lingue e 135 valute. Questo aumenta la flessibilità del processo di pagamento e rende più facile per i clienti internazionali saldare le loro fatture in modo rapido e senza problemi.

Domande frequenti sulle date di scadenza del pagamento

Di seguito troverai le domande più frequenti sulle date di scadenza del pagamento nelle fatture in Germania.