I Nederländerna är 14-dagarsbrevet (”aanmaning” eller ”sommatie” på nederländska) den sista aviseringen som en kund får gällande en försenad betalning innan avgifter, ränta eller eskalering kan tillämpas. Enligt nederländsk lag krävs detta steg för enskilda kunder, medan företag som betalar för sent omfattas av inkasseringsprocessen enligt de allmänna villkoren för det företag de köpt från.

Nedan förklarar vi vad ett 14-dagarsbrev är enligt nederländsk lag, hur det påverkar avgifter för sen betalning och räntor och hur företag kan använda det för att återvinna betalningar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett nederländskt 14-dagarsbrev?
  
• Vad måste ingå i ett giltigt 14-dagarsbrev i Nederländerna?
  
• Vilka typer av fordringar och borgenärer måste utfärda ett 14-dagarsbrev?
  
• Hur påverkar 14-dagarsbrevet avgifter för sen betalning, räntor och inkassokostnader?
  
• Vilka vanliga misstag gör ett 14-dagarsbrev ogiltigt eller ej verkställbart?
  
• Hur kan företag strukturera processer för 14-dagarsbrev som uppfyller kraven för att återvinna betalningar effektivt och lagligt?
  
• Hur Stripe Billing kan hjälpa
  

Vad är ett nederländskt 14-dagarsbrev?

Ett 14-dagarsbrev är en lagstadgad avisering om slutlig betalning som borgenärer i Nederländerna måste skicka till sina kunder innan de debiterar lagstadgade inkassokostnader eller eskalering av en skuld. Det ger kunderna en sista, tydligt definierad möjlighet att betala utan att ådra sig extra kostnader.

Enligt nederländsk lag kan en kund inte behöva betala inkassokostnader om inte följande redan har inträffat:

• Den ursprungliga tidsfristen för betalning har passerats.

• Minst en betalningspåminnelse har skickats.

• Kunden har fått ett 14-dagarsbrev som uppfyller kraven.

Vad måste ingå i ett giltigt 14-dagarsbrev i Nederländerna?

Ett 14-dagarsbrev måste vara entydigt och transparent. Det måste tydligt hänvisa till den ursprungliga fakturan och tidigare påminnelser så att det inte råder något tvivel om vad som krävs. Brevet måste också ange att lagstadgade kostnader för inkassering debiteras om betalning inte tas emot inom 14 dagar. Det måste ge gäldenären minst 14 dagar på sig att betala, med början dagen efter mottagandet. Det träder i kraft först efter att den ursprungliga tidsfristen för betalning har löpt ut. Att skicka det före tidsfristen för betalning ger inget juridiskt skydd och inleder inte den lagstadgade anståndsperioden.

Om någon av dessa delar saknas eller är otydligt i brevet kan brevet sakna juridisk verkan.

Vilka typer av fordringar och borgenärer måste utfärda ett 14-dagarsbrev?

Skyldigheten att skicka ett 14-dagarsbrev beror på vem som är skyldig pengarna och i vilken egenskap. I nederländsk lag görs en skarp skillnad mellan kunders och företags skulder.

Ett 14-dagarsbrev är obligatoriskt för business-to-consumer-fordringar (B2C) när gäldenären är en person som agerar utanför sin företagskapacitet. Det krävs inte för business-to-business-fordringar (B2B). Om köparen är frilansare eller enskild firma spelar skuldens syfte roll. Om det är för privat bruk behandlas gäldenären som kund och 14-dagarsregeln gäller. Om den används för företagsverksamhet gäller inte regeln.

Hur påverkar 14-dagarsbrevet avgifter för sen betalning, räntor och inkassokostnader?

14-dagarsbrevet är en juridisk process man måste genomgå för att debitera inkassokostnader i kundfall. Om brevet saknas eller är defekt kan lagstadgade kostnader för inkassering inte återvinnas – även om den underliggande skulden inte har bestridits. Kreditgivare kan debitera kostnader först efter att 14-dagarsperioden har passerat utan betalning. Och de kan bara lägga till en standard inkasseringsavgift på 40 euro. Nederländsk lag förbjuder i allmänhet ytterligare påminnelseavgifter, straffavgifter eller avtalsenliga avgifter för försenade betalningar för kunder utöver detta belopp.

Lagstadgad ränta kan också tillkomma på förfallna belopp, oberoende av kostnaderna för inkassering. Kunden måste informeras om att ränta tas ut, vanligtvis på fakturan eller i en påminnelse om betalning.

Vilka vanliga misstag gör ett 14-dagarsbrev ogiltigt eller ej verkställbart?

Många 14-dagarsbrev misslyckas på grund av tekniska fel. Här är några vanliga misstag:

• Användning av vagt eller felaktigt språk för tidsfrister: Ett brev för utestående betalning som används i andra länder kanske inte fungerar i Nederländerna. Fraser som "inom 14 dagar efter detta brev" och "inom 14 dagar från idag" uppfyller inte kraven. Brevet måste klargöra att gäldenären har 14 hela dagar på sig, med start från dagen efter mottagandet.

• Den exakta kostnaden för inkassering anges inte: Brevet måste ange det exakta beloppet för lagstadgade inkassoavgifter i euro. Om du allmänt hänvisar till "kostnader som tillåts enligt lag" eller beräknar avgiften felaktigt kan meddelandet ogiltigförklaras.

• Antydan om att avgifter redan ska betalas eller har uppstått: Inkassokostnader får inte debiteras förrän 14-dagarsperioden har löpt ut. Språk som antyder något annat är vilseledande och juridiskt felaktigt.

• Brevet skickas till fel mottagare eller adress: Om meddelandet skickas till fel person eller en föråldrad adress kanske det aldrig får juridisk verkan.

• Oförmögenhet att bevisa leveransen: Det är inte obligatoriskt att skicka rekommenderat brev, men borgenärerna ska kunna visa när och hur brevet skickades. Om mottagandet bestrids på ett trovärdigt sätt och det inte finns några bevis kan 14-dagarsfristen anses vara ej påbörjad.

• Brevet skickas innan skulden har förfallit: Ett 14-dagarsbrev fungerar endast efter det att tidsfristen för betalningen har löpt ut. Att skicka det för tidigt är juridiskt sett inte effektivt.

• Antar att tiden åtgärdar ett defekt brev: Att vänta längre löser inte ett ogiltigt brev. Om meddelandet var felaktigt är den enda lösningen att skicka ett nytt 14-dagarsbrev som uppfyller kraven och starta om nedräkningen.

Hur kan företag strukturera processer för 14-dagarsbrev som uppfyller kraven för att återvinna betalningar effektivt och lagligt?

En effektiv process för 14-dagarsbrev handlar om konsekvens och precision. Det ska även vara enkelt att skala upp utan juridiska risker.

Använd följande steg för att utveckla en process för som efterlever kraven:

• Placera brevet korrekt i påminnelseflödet: Börja med informella påminnelser och följ sedan upp med en formell påminnelse om betalning. 14-dagarsbrevet bör vara det sista steget innan kostnader för inkassering tillkommer.

• Använd en standardiserad, juridiskt granskad mall: Fasta mallar minskar risken. Begränsa anpassningen till faktauppgifter som fakturans nummer, belopp och datum.

• Automatisera för att se till att allt är korrekt: Fakturasystem kan konfigureras så att de automatiskt skickar 14-dagarsbrev när en faktura förfaller. På så sätt kan manuella fel och missade tidsfrister minimeras.

• Planera för leverans och spara bevis: Skicka brevet per post eller e-post och logga avsändardatum, leveransmetod och tidsfrist så att tidpunkten kan uppvisas om det ifrågasätts.

• Agera omedelbart efter tidsfristen: När 14-dagarsperioden löper ut utan betalning ska du tillämpa kostnaderna för inkassering och fortsätta. Fördröjda åtgärder försvagar både brådskan och trovärdigheten.

• Dokumentera allt: Spara kopior av fakturor, påminnelser, brev och leveransdokument. Ren dokumentation är ofta skillnaden mellan enkel indrivning och osäkra fordringar.

Hur Stripe Billing kan hjälpa

Med Stripe Billing kan ni fakturera och hantera kunder hur ni vill – från enkel återkommande fakturering till användningsbaserad fakturering och förhandlade kontrakt. Börja ta emot återkommande betalningar globalt på bara några minuter – kodfritt – eller skapa en anpassad integration med applikationens programmeringsgränssnitt (API).

Stripe Billing kan hjälpa dig att:

• Erbjuda flexibla priser: Svara på användarnas efterfrågan snabbare med flexibla prismodeller, inklusive användningsbaserad, nivåindelad, fast avgift plus extra avgifter med mera. Support för kuponger, kostnadsfria provperioder, proportionella fördelningar och tillägg är inbyggt.

• Expandera globalt: Öka konverteringen genom att erbjuda kunderna deras egna föredragna betalningsmetoder. Stripe har stöd för över 100 lokala betalningsmetoder och över 130 valutor.

• Öka intäkterna och minska kundbortfallet: Öka intäkterna och minska ofrivilligt kundbortfall med automatisering av Smart Retries och återvinningsarbetsflöden. Stripes återställningsverktyg hjälpte användare att återvinna över 6,5 miljarder USD i intäkter under 2024.

• Öka effektiviteten: Använd Stripes modulära skatt, intäktsrapportering och dataverktyg för att kombinera flera intäktssystem i ett. Integrera enkelt med programvara från tredje part.

Läs mer om Stripe Billing, eller börja idag.