En los Países Bajos, la carta de 14 días («aanmaning» o «sommatie» en holandés) es el último aviso que recibe un cliente por un pago atrasado antes de que se apliquen cargos, intereses o recargos. La ley holandesa requiere que se realice este paso en el caso de los clientes particulares, mientras que las empresas con pagos atrasados están sujetas al procedimiento de cobro descrito en los términos y condiciones generales de la empresa a la que realizaron la compra.

A continuación, explicaremos qué es una carta de 14 días según la ley neerlandesa, cómo afecta los cargos por pagos atrasados y los intereses, así como la forma en que las empresas pueden utilizarla para recuperar pagos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una carta de 14 días holandesa?
  
• ¿Qué se debe incluir en una carta de 14 días válida en los Países Bajos?
  
• ¿Qué tipos de reclamos y acreedores deben emitir una carta de 14 días?
  
• ¿Cómo afecta la carta de 14 días a los cargos por pagos atrasados, intereses y costos de cobro?
  
• ¿Cuáles son los errores comunes que hacen que una carta de 14 días sea no válida o inaplicable?
  
• ¿Cómo pueden las empresas estructurar procesos de envío de cartas de 14 días en cumplimiento de la normativa para recuperar los pagos de manera eficiente y legal?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Billing
  

¿Qué es una carta de 14 días holandesa?

Una carta de 14 días es un aviso de pago final requerido por la ley que los acreedores de los Países Bajos deben enviar a los clientes antes de aplicar los costos de cobro legales o avanzar con la gestión de una deuda. En este aviso se ofrece a los clientes una última oportunidad claramente definida para pagar sin generar cargos adicionales.

Según la ley holandesa, no se puede obligar a un cliente a pagar los costos de cobro, a menos que ya se hayan cumplido los siguientes pasos:

• La fecha límite de pago original ha pasado.

• Se envió al menos un recordatorio de pago.

• El cliente ha recibido una carta de 14 días en cumplimiento de la normativa.

¿Qué se debe incluir en una carta de 14 días válida en los Países Bajos?

Una carta de 14 días debe ser inequívoca y transparente. Debe hacer referencia clara a la factura original y a los recordatorios anteriores, de modo que no haya dudas sobre lo que se reclama. Además, en la carta se debe indicar que se cobrarán los costos de cobro legales si no se recibe el pago dentro de 14 días. Se debe conceder al deudor un plazo mínimo de 14 días para pagar a partir del día siguiente a la recepción de la carta. Solo entra en vigor una vez que ha pasado la fecha límite de pago original. Enviarla antes del plazo límite de pago no ofrece protección legal y no comienza el período de gracia previsto por la ley.

Si alguno de estos elementos falta o no está claro en la carta, esta podría carecer de validez legal.

¿Qué tipos de reclamos y acreedores deben emitir una carta de 14 días?

La obligación de enviar una carta de 14 días depende de quién debe el dinero y en qué calidad. La ley holandesa establece una distinción clara entre deudas de clientes particulares y deudas de empresas.

La carta de 14 días es obligatoria para reclamaciones de empresa a consumidor (B2C), cuando el deudor es una persona que actúa fuera del ámbito empresarial. No se requiere para reclamaciones business to business (B2B). Si el comprador es un trabajador independiente o un propietario único, el propósito de la deuda es importante. Si se trata de uso privado, el deudor se considera como un cliente y se aplica la norma de los 14 días. Si se utiliza para actividades comerciales, la norma no se aplica.

¿Cómo afecta la carta de 14 días a los cargos por pagos atrasados, intereses y costos de cobro?

La carta de 14 días es la herramienta legal para cobrar los costos de cobro en los casos de clientes. Si la carta no llega o tiene algún problema, no se pueden recuperar los costos de cobro legales, incluso si la deuda subyacente no se cuestiona. Los acreedores solo pueden cobrar los gastos una vez que haya transcurrido el período de 14 días sin que se haya realizado el pago. Además, solo se puede añadir una tarifa de cobro estándar de € 40. En general, la ley holandesa, prohíbe cobrar cargos adicionales por recordatorios, penalidades o intereses contractuales cuando las deudas de clientes superan este monto.

Los intereses legales también pueden acumularse sobre los importes vencidos, independientemente de los costos de cobro. Se debe informar a los clientes que se cobrarán intereses, por lo general, esta información se incluye en la factura o en un recordatorio de pago.

¿Cuáles son los errores comunes que hacen que una carta de 14 días sea no válida o inaplicable?

Muchas cartas de 14 días fallan debido a errores técnicos. Aquí se presentan algunos errores comunes que pueden afectar su validez:

• Usar términos imprecisos o incorrectos en relación con la fecha límite: una carta de pago pendiente que se usa en otros países podría no ser válida en los Países Bajos. Frases como «dentro de 14 días a partir de la fecha de esta carta» y «dentro de 14 días a partir de hoy» no cumplen con la normativa. En la carta se debe aclarar que el deudor cuenta con 14 días completos a partir del día siguiente a su recepción.

• No indicar el monto exacto de los costos de cobro: la carta debe especificar la cantidad exacta en euros de las tarifas de cobro legales. Referirse de manera general a «gastos permitidos por la ley» o calcular mal la tarifa puede anular el aviso.

• Sugerir que las tarifas ya se han vencido o acumulan intereses: los costos de cobro solo se deben cobrar después de que haya vencido el plazo de 14 días. Cualquier término que dé a entender lo contrario es engañoso y legalmente incorrecto.

• Enviar la carta al destinatario o dirección incorrecta: si el aviso se envía a la persona equivocada o a una dirección desactualizada, podría no tener efecto legal.

• No poder demostrar la entrega: no es obligatorio enviar la carta por correo certificado, pero los acreedores deben poder demostrar cuándo y cómo se envió. Si el recibo es objeto de una disputa creíble y no hay evidencia, es posible que se considere que el plazo de 14 días nunca ha comenzado.

• Enviar la carta antes de que venza la deuda: una carta de 14 días solo es válida una vez que pasada la fecha límite de pago. Enviarla con demasiada antelación no tiene validez legal.

• Suponer que el tiempo corrige una carta defectuosa: esperar más tiempo no corrige una carta no válida. Si el aviso enviado contiene errores, la única solución es enviar una nueva carta de 14 días en cumplimiento de la normativa y reiniciar el plazo.

¿Cómo pueden las empresas estructurar procesos de envío de cartas de 14 días en cumplimiento de la normativa para recuperar los pagos de manera eficiente y legal?

Un proceso eficaz de envío de cartas en 14 días se basa en la coherencia y la precisión. Además, debe ser fácil de llevar a cabo a gran escala sin riesgos legales.

Sigue estos pasos para implementar un proceso que cumpla con la normativa:

• Ubica la carta correctamente dentro del flujo de recordatorios: comienza con avisos informales y luego continúa con un recordatorio formal de pago. La carta de 14 días debe ser el último paso antes de aplicar costos de cobro.

• Utiliza una plantilla estandarizada y revisada legalmente: las plantillas fijas reducen riesgos. Limita las personalizaciones a datos objetivos, como números de facturas, importes y fechas.

• Automatiza para obtener precisión: los sistemas de facturación se pueden configurar para enviar automáticamente cartas de 14 días en cumplimiento de la normativa cuando una factura se vence. Esto puede minimizar los errores manuales y las fechas límite incumplidas.

• Planifica la entrega y guarda el comprobante: envía la carta por correo postal o correo electrónico y registra la fecha de envío, el método de entrega, además de la fecha límite para poder demostrar los plazos en caso de que se cuestione.

• Actúa de inmediato después de la fecha límite: una vez que expire el período de 14 días sin recibir el pago, aplica los costos de cobro y procede con el siguiente paso. La demora reduce la urgencia y la credibilidad del aviso.

• Documenta todo: guarda copias de las facturas, recordatorios, cartas y comprobantes de envío. Contar con una documentación clara suele marcar la diferencia entre una recuperación sencilla y una deuda incobrable.

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