En los Países Bajos, la carta de 14 días («aanmaning» o «sommatie» en neerlandés) es la última notificación que recibe un cliente por un pago atrasado antes de que se puedan aplicar comisiones, intereses o de que se produzca una escalada. La legislación neerlandesa exige este paso para los clientes particulares, mientras que las empresas que pagan con retraso están sujetas al procedimiento de cobro descrito en las condiciones generales de la empresa en la que hicieron la compra.

A continuación, explicaremos qué es una carta de 14 días según la legislación de Países Bajos, cómo afecta a las comisiones e intereses de demora y cómo las empresas pueden usarla para recuperar los pagos.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es una carta de 14 días en los Países Bajos?
  
• ¿Qué debe incluirse en una carta válida de 14 días en los Países Bajos?
  
• ¿Qué tipos de créditos y acreedores deben emitir una carta de 14 días?
  
• ¿Cómo afecta la carta de 14 días a las comisiones por pagos atrasados, intereses y cobro?
  
• ¿Qué errores comunes hacen que una carta de 14 días sea inválida o no pueda aplicarse?
  
• ¿Cómo pueden las empresas estructurar procesos de cartas de 14 días que cumplan con la normativa para recuperar los pagos de manera eficiente y legal?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Billing
  

¿Qué es una carta de 14 días en los Países Bajos?

Una carta de 14 días es un aviso de pago final legalmente obligatorio que los acreedores de los Países Bajos deben enviar a los clientes antes de aceptar pagos obligatorios o de aumentar la deuda y ofrece a los clientes una oportunidad de pago final y claramente definida sin incurrir en costes adicionales.

Según la legislación de Países Bajos, no se puede obligar a un cliente a pagar los costes de cobro a menos que ya se hayan dado los siguientes pasos:

• El plazo de pago original ha vencido.

• Se ha enviado al menos un recordatorio de pago.

• El cliente ha recibido una carta de 14 días que cumple con la normativa.

¿Qué debe incluirse en una carta válida de 14 días en los Países Bajos?

Una carta de 14 días debe ser inequívoca y transparente. Debe referirse claramente a la factura original y a los recordatorios anteriores para que no haya dudas sobre lo que se reclama. La carta también debe indicar que se cobrarán los costes de cobro obligatorios si no se recibe el pago en un plazo de 14 días. Debe dar al deudor al menos 14 días para pagar, a partir del día siguiente al recibo de la carta. Solo entra en vigor después de que haya vencido el plazo de pago original. Enviarla antes del plazo de pago no ofrece protección jurídica y no inicia el período de gracia reglamentario.

Si alguno de estos elementos no se cumple o no está claro en la carta, esta puede carecer de efectos jurídicos.

¿Qué tipos de créditos y acreedores deben emitir una carta de 14 días?

La obligación de enviar una carta de 14 días depende de quién debe el dinero y en calidad de qué. La legislación de Países Bajos distingue claramente entre deudas de clientes y empresas.

Una carta de 14 días es obligatoria para las reclamaciones B2C (empresa a consumidor), cuando el deudor es una persona que actúa fuera de la capacidad de una empresa. No se requiere para las reclamaciones B2B (empresa a empresa). Si el comprador es un trabajador autónomo o un propietario único, el propósito de la deuda importa. Si es para uso privado, el deudor es tratado como un cliente y se aplica la regla de 14 días. Si se utiliza para la actividad empresarial, la regla no se aplica.

¿Cómo afecta la carta de 14 días a las comisiones por pagos atrasados, intereses y cobro?

La carta de 14 días es la puerta jurídica para cobrar los costes de cobro en los casos de clientes. Si la carta no existe o es defectuosa, no se pueden recuperar los costes de cobro obligatorios, incluso si la deuda subyacente es indiscutible. Los acreedores solo pueden aceptar pagos después de que haya transcurrido el período de 14 días sin pago y pueden añadir una comisión estándar de cobro de 40 euros. La legislación neerlandesa generalmente prohíbe las comisiones adicionales de recordatorio, sanciones o pagos atrasados contractuales por deudas de clientes superiores a este importe.

También pueden acumularse intereses legales sobre los importes vencidos independientemente de los costes de cobro. Se debe informar a los clientes de que se cobrarán intereses, normalmente en la factura o en un recordatorio de pago.

¿Qué errores comunes hacen que una carta de 14 días sea inválida o no pueda aplicarse?

Muchas cartas de 14 días fallan debido a errores técnicos. Estos son algunos errores comunes:

• Uso de un lenguaje de plazos vago o incorrecto: es posible que una carta pago pendiente utilizada en otros países no funcione en los Países Bajos. Frases como «dentro de los 14 días posteriores a esta carta» y «dentro de los 14 días posteriores a hoy» no cumplen con la normativa. La carta debe aclarar que el deudor tiene 14 días completos a partir del día siguiente al recibo.

• No declarar el coste exacto del cobro: la carta debe especificar el importe exacto de las comisiones legales de cobro en euros. Hacer referencia en general a «costes según lo permitido por la ley» o calcular erróneamente la comisión puede invalidar el aviso.

• Sugerir que las comisiones ya están vencidas o se están acumulando: los costes de cobro deben cobrarse solo después de que haya vencido el período de 14 días. Cualquier lenguaje que implique lo contrario es engañoso y legalmente incorrecto.

• Enviar la carta al destinatario o dirección equivocados: si el aviso se envía a una persona equivocada o a una dirección desactualizada, es posible que nunca tenga efecto jurídico.

• No poder probar la entrega: el correo certificado no es obligatorio, pero los acreedores deben poder demostrar cuándo y cómo se envió la carta. Si el recibo está en disputa de manera creíble y no hay pruebas, el plazo de 14 días podría considerarse que nunca ha comenzado.

• Enviar la carta antes del vencimiento de la deuda: una carta de 14 días funciona solo después de que haya pasado el plazo de pago. Enviarla demasiado pronto es legalmente inefectivo.

• Suponiendo que el tiempo corrija una carta defectuosa: esperar más no soluciona una carta no válida. Si el aviso fue defectuoso, la única solución es enviar una nueva carta de 14 días que cumpla con la normativa y reiniciar el plazo.

¿Cómo pueden las empresas estructurar procesos de cartas de 14 días que cumplan con la normativa para recuperar los pagos de forma eficiente y legal?

Un procesamiento eficaz de cartas de 14 días tiene que ver con la coherencia y la precisión. También debe ser fácil de ejecutar a gran escala sin riesgo jurídico.

Sigue los siguientes pasos para hacerlo conforme a la normativa:

• Posiciona correctamente la carta en el flujo de recordatorios: comienza con recordatorios informales y luego haz un seguimiento con un recordatorio formal de pago. La carta de 14 días debe ser el paso final antes de que se apliquen los costes de cobro.

• Utiliza una plantilla estandarizada y verificada legalmente: las plantillas fijas reducen el riesgo. Limita la personalización a detalles concretos como números de facturas, importes y fechas.

• Automatiza la precisión: los sistemas de facturación se pueden configurar para enviar automáticamente cartas de 14 días que cumplan con la normativa cuando una factura vence. Esto puede minimizar los errores manuales y el incumplimiento de los plazos.

• Planifica la entrega y guarda la prueba: envía la carta por correo postal o electrónico y registra la fecha de envío, el método de entrega y la fecha límite para que se pueda demostrar el plazo si se cuestiona.

• Actúa con prontitud después de la fecha límite: Una vez que expire el período de 14 días sin cumplirse el pago, aplica costes de cobro y continúa. La acción diferida debilita tanto la urgencia como la credibilidad.

• Documenta todo: conserva copias de facturas, recordatorios, cartas y registros de entrega. La documentación limpia suele ser la diferencia entre una recuperación sencilla y una deuda que no se pueda cobrar.

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