In den Niederlanden ist der 14-Tage-Mahnbrief („aanmaning” oder „sommatie” auf Niederländisch) die letzte Mahnung, die ein Kunde oder eine Kundin bei Zahlungsverzug erhält, bevor Gebühren, Zinsen oder Eskalationsmaßnahmen anfallen können. Das niederländische Recht schreibt diesen Schritt für Privatkundinnen und -kunden vor, während säumige Unternehmen dem Inkassoverfahren unterliegen, das in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmens, bei dem sie eingekauft haben, festgelegt ist.

Im Folgenden erläutern wir, was ein 14-Tage-Mahnbrief nach niederländischem Recht ist, wie er sich auf Verzugsgebühren und Zinsen auswirkt und wie Unternehmen ihn zur Eintreibung von Zahlungen nutzen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist der 14-Tage-Mahnbrief in den Niederlanden?
  
• Was muss ein gültiger 14-Tage-Mahnbrief in den Niederlanden enthalten?
  
• Welche Arten von Forderungen und Gläubiger/innen haben Anspruch auf einen 14-Tage-Mahnbrief?
  
• Wie wirkt sich der 14-Tage-Mahnbrief auf Verzugsgebühren, Zinsen und Inkassokosten aus?
  
• Welche häufigen Fehler machen einen 14-Tage-Mahnbrief ungültig oder nicht durchsetzbar?
  
• Wie können Unternehmen ein konformes Verfahren für 14-Tage-Mahnbriefe strukturieren, um Zahlungen effizient und rechtmäßig einzuziehen?
  
• So kann Stripe Billing Sie unterstützen
  

Was ist der 14-Tage-Mahnbrief in den Niederlanden?

Ein 14-Tage-Mahnbrief ist eine rechtlich vorgeschriebene letzte Zahlungsaufforderung, die Gläubiger/innen in den Niederlanden an Kundinnen und Kunden senden müssen, bevor sie gesetzliche Inkassokosten berechnen oder eine Forderung eskalieren. Sie gibt Kundinnen und Kunden eine letzte, klar definierte Möglichkeit, ohne zusätzliche Kosten zu zahlen.

Nach niederländischem Recht kann ein Kunde bzw. eine Kundin nicht zur Zahlung von Inkassokosten verpflichtet werden, wenn nicht zuvor die folgenden Schritte unternommen wurden:

• Die ursprüngliche Zahlungsfrist ist abgelaufen.

• Es wurde mindestens eine Zahlungserinnerung versandt.

• Der Kunde bzw. die Kundin hat einen konformen 14-Tage-Mahnbrief erhalten.

Was muss ein gültiger 14-Tage-Mahnbrief in den Niederlanden enthalten?

Ein 14-Tage-Mahnbrief muss eindeutig und transparent sein. Er muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung und frühere Mahnungen beziehen, damit keine Zweifel darüber bestehen, was gefordert wird. In dem Schreiben muss auch angegeben werden, dass gesetzliche Inkassokosten berechnet werden, wenn die Zahlung nicht innerhalb von 14 Tagen eingeht. Dem Schuldner bzw. der Schuldnerin müssen mindestens 14 Tage Zeit zur Zahlung eingeräumt werden, beginnend mit dem Tag nach Erhalt des Schreibens. Er ist erst nach Ablauf der ursprünglichen Zahlungsfrist wirksam. Der Versand vor Ablauf der Zahlungsfrist bietet keinen Rechtsschutz und löst keine gesetzliche Nachfrist aus.

Wenn eines dieser Elemente im Mahnbrief fehlt oder unklar ist, kann das Schreiben seine Rechtswirksamkeit verlieren.

Welche Arten von Forderungen und Gläubiger/innen haben Anspruch auf einen 14-Tage-Mahnbrief?

Die Verpflichtung zum Versand eines 14-Tage-Mahnbriefes hängt davon ab, wer das Geld schuldet und in welcher Eigenschaft. Das niederländische Recht unterscheidet streng zwischen Kunden- und Geschäftsschulden.

Ein 14-Tage-Mahnbrief ist für Forderungen im Bereich Business-to-Consumer (B2C) obligatorisch, wenn der Schuldner bzw. die Schuldnerin eine Person ist, die außerhalb einer geschäftlichen Eigenschaft handelt. Für Forderungen im Bereich Business-to-Business (B2B) ist es nicht erforderlich. Wenn der Käufer bzw. die Käuferin ein/e Freiberufler/in oder Einzelunternehmer/in ist, kommt es auf den Zweck der Schuld an. Wenn sie für den privaten Gebrauch bestimmt ist, wird der Schuldner bzw. Schuldnerin als Kunde/Kundin behandelt und die 14-Tage-Regel gilt. Wenn sie für geschäftliche Aktivitäten verwendet wird, gilt die Regel nicht.

Wie wirkt sich der 14-Tage-Mahnbrief auf Verzugsgebühren, Zinsen und Inkassokosten aus?

Der 14-Tage-Mahnbrief ist die rechtliche Grundlage für die Erhebung von Inkassokosten in Kundenfällen. Fehlt das Schreiben oder ist es fehlerhaft, können die gesetzlichen Inkassokosten nicht geltend gemacht werden – selbst wenn die zugrunde liegende Forderung unbestritten ist. Gläubiger/innen können Kosten erst nach Ablauf der 14-tägigen Frist ohne Zahlung in Rechnung stellen. Und sie können nur eine standardmäßige Inkassogebühr von 40 € hinzufügen. Das niederländische Recht verbietet generell zusätzliche Mahngebühren, Strafen oder vertragliche Verzugsgebühren für Kundenschulden, die über diesen Betrag hinausgehen.

Unabhängig von den Inkassokosten können auch gesetzliche Zinsen auf überfällige Beträge anfallen. Kundinnen und Kunden müssen darüber informiert werden, dass Zinsen berechnet werden, in der Regel auf der Rechnung oder in einer Zahlungserinnerung.

Welche häufigen Fehler machen einen 14-Tage-Mahnbrief ungültig oder nicht durchsetzbar?

Viele 14-Tage-Mahnbriefe scheitern aufgrund technischer Fehler. Folgende Fehler treten häufig auf:

• Verwendung vager oder falscher Formulierungen zur Frist: Ein in anderen Ländern verwendetes Mahnschreiben ist in den Niederlanden möglicherweise nicht zulässig. Formulierungen wie „innerhalb von 14 Tagen nach Erhalt dieses Schreibens” und „innerhalb von 14 Tagen ab heute” sind nicht konform. In der Mahnung muss klargestellt werden, dass der Schuldner bzw. die Schuldnerin ab dem Tag nach Erhalt der Mahnung 14 volle Tage Zeit hat.

• Ohne Angabe der genauen Inkassokosten: In dem Schreiben muss der genaue Euro-Betrag der gesetzlichen Inkassogebühren angegeben werden. Eine allgemeine Bezugnahme auf „gesetzlich zulässige Kosten“ oder eine falsche Berechnung der Gebühr kann die Mitteilung ungültig machen.

• Andeutung, dass Gebühren bereits fällig sind oder anfallen: Inkassokosten dürfen erst nach Ablauf der 14-tägigen Frist in Rechnung gestellt werden. Jede Formulierung, die etwas anderes impliziert, ist irreführend und rechtlich unzulässig.

• Versand des Schreibens an den falschen Empfänger bzw. die falsche Empfängerin oder an eine falsche Adresse: Wird die Mitteilung an die falsche Person oder an eine veraltete Adresse gesendet, kann sie möglicherweise keine rechtliche Wirkung entfalten.

• Unfähigkeit, die Zustellung nachzuweisen: Ein Einschreiben ist nicht zwingend erforderlich, jedoch sollten Gläubiger/innen in der Lage sein, nachzuweisen, wann und wie das Schreiben versandt wurde. Wird der Empfang glaubhaft angezweifelt und liegen keine Beweise vor, kann die 14-tägige Frist als nie begonnen angesehen werden.

• Versand des Schreibens vor Fälligkeit der Forderung: : Ein 14-Tage-Mahnbrief ist nur nach Ablauf der Zahlungsfrist wirksam. Ein zu früher Versand ist rechtlich unwirksam.

• Annahme, dass Zeit einen fehlerhaften Brief korrigiert: Längeres Warten macht einen ungültigen Brief nicht gültig. Wenn die Mitteilung fehlerhaft war, besteht die einzige Lösung darin, einen neuen, konformen 14-Tage-Mahnbrief zu versenden und die Frist neu zu beginnen.

Wie können Unternehmen ein konformes Verfahren für 14-Tage-Mahnbriefe strukturieren, um Zahlungen effizient und rechtmäßig einzuziehen?

Ein effizientes Verfahren für 14-Tage-Mahnbriefe zeichnet sich durch Konsistenz und Präzision aus. Er sollte außerdem ohne rechtliche Risiken in großem Umfang durchgeführt werden können.

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um ein konformes Verfahren zu entwickeln:

• Korrektes Positionieren des Schreibens im Mahnablaufs: Beginnen Sie mit informellen Mahnungen und folgen Sie dann mit einer formellen Zahlungsaufforderung. Der 14-Tage-Mahnbrief sollte der letzte Schritt sein, bevor Inkassokosten anfallen.

• Nutzung einer standardisierten, rechtlich geprüften Vorlage: Feste Vorlagen reduzieren das Risiko. Beschränken Sie die Anpassung auf sachliche Angaben wie Rechnungsnummern, Beträge und Daten.

• Für Genauigkeit automatisieren: Abrechnungssysteme können so konfiguriert werden, dass sie automatisch konforme 14-Tage-Mahnbriefe versenden, wenn eine Rechnung überfällig ist. Dadurch können manuelle Fehler und versäumte Fristen minimiert werden.

• Zustellung planen und Nachweis aufbewahren: Versenden Sie das Schreiben per Post oder E-Mail und protokollieren Sie das Versanddatum, die Zustellungsart und die Frist, damit Sie im Falle einer Anfechtung den Zeitpunkt nachweisen können.

• Nach Ablauf der Frist umgehend handeln: Sobald die 14-tägige Frist ohne Zahlung abgelaufen ist, berechnen Sie Inkassokosten und fahren Sie fort. Verzögerungen schwächen sowohl die Dringlichkeit als auch die Glaubwürdigkeit.

• Alles dokumentieren: Bewahren Sie Kopien von Rechnungen, Mahnungen, Briefen und Zustellungsbelegen auf. Eine saubere Dokumentation ist oft der Unterschied zwischen einer unkomplizierten Beitreibung und einer uneinbringlichen Forderung.

So kann Stripe Billing Sie unterstützen

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