Aux Pays-Bas, la lettre de relance de 14 jours (« aanmaning » ou « sommatie » en néerlandais) est le dernier avis qu’un client reçoit pour un retard de paiement avant que des frais, des intérêts ou une progressivité puissent être appliqués. La loi néerlandaise exige cette étape pour les clients particuliers, tandis que les entreprises qui paient en retard sont soumises à la procédure de recouvrement décrite dans les conditions générales de l’entreprise auprès de laquelle elles ont effectué leurs achats.

Ci-dessous, nous vous expliquons ce qu’est une lettre de relance de 14 jours en vertu de la loi néerlandaise, comment elle influence les frais de retard de paiement et les intérêts, et comment les entreprises peuvent l’utiliser pour obtenir un recouvrement des paiements.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’une lettre de relance néerlandaise de 14 jours?
  
• Que doit contenir une lettre de relance de 14 jours valide aux Pays-Bas?
  
• Quels types de créances et de créanciers doivent lancer l’émission d’une lettre de relance de 14 jours?
  
• Comment la lettre de relance de 14 jours influence-t-elle les frais de retard de paiement, les intérêts et les frais de recouvrement?
  
• Quelles erreurs courantes rendent la lettre de relance de 14 jours invalide ou inapplicable?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles structurer des procédure d’émission de lettre de relance de 14 jours conformes pour recouvrir efficacement et légalement des paiements?
  
• Comment Stripe Billing peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’une lettre de relance néerlandaise de 14 jours?

Aux Pays-Bas, une lettre de relance de 14 jours est un avis de paiement final requis juridiquement et que les créanciers doivent envoyer aux clients avant qu’ils ne débitent des frais de recouvrement légaux ou qu’une situation de créance ne s’envenime. Elle offre clairement aux clients une dernière chance d’effectuer le paiement sans frais supplémentaires.

En droit néerlandais, il ne peut être demandé au client de payer des frais de recouvrement, sauf s’il y a eu un déroulement préalable des étapes suivantes :

• La date limite de paiement initiale est passée.

• Au moins un rappel de paiement a été envoyé.

• Le client a reçu une lettre de relance de 14 jours conforme.

Que doit contenir une lettre de relance de 14 jours valide aux Pays-Bas?

Une lettre de relance de 14 jours doit être sans ambiguïté et transparente. Elle doit clairement faire référence à la facture initiale et au(x) rappel(s) antérieur(s) afin qu’il n’y ait aucun doute sur ce qui est réclamé. La lettre doit également indiquer que des frais de recouvrement légaux seront facturés si le paiement n’est pas reçu dans les 14 jours. Elle doit accorder au débiteur au moins 14 jours pour payer, à compter du lendemain de la réception de la lettre. Elle n’est effective qu’après l’expiration du délai de paiement initial. Un envoi avant le délai de paiement n’offre aucune protection juridique et n’entame pas le délai de grâce légal.

Si l’un de ces éléments est manquant ou peu explicite dans la lettre, la lettre pourra perdre son effet juridique.

Quels sont les types de réclamations et de créanciers qui doivent entraîner l’émission d’une lettre de relance de 14 jours?

L’obligation d’envoyer une lettre de relance de 14 jours dépend du débiteur et à quel titre. Le droit néerlandais établit une nette distinction entre les dettes émises par un client et celles provenant d’une entreprise.

Une lettre de relance de 14 jours est obligatoire pour les créances d’entreprise à consommateur (B2C), lorsque le débiteur est une personne qui agit en dehors du cadre de l’entreprise. Elle n’est pas requise pour les créances interentreprises (B2B). Si l’acheteur est un pigiste ou un entrepreneur individuel, la finalité de la dette est importante. S’il s’agit d’un usage privé, le débiteur est traité comme un client et la règle des 14 jours s’applique. Si la créance est liée à une activité d’entreprise, cette règle ne s’applique pas.

Comment la lettre de relance de 14 jours influence-t-elle les frais de retard de paiement, les intérêts et les frais de recouvrement?

La lettre de relance de 14 jours est la passerelle juridique pour facturer les frais de recouvrement dans les cas de litige avec des clients. Si la lettre est manquante ou défectueuse, les frais de recouvrement légaux ne peuvent pas être recouvrés, même si la dette sous-jacente n’est pas contestée. Les créanciers ne peuvent débiter les frais qu’après déroulement des 14 jours sans paiement. Seuls des frais de 40 € de recouvrement standard peuvent être ajoutés. La loi néerlandaise interdit généralement les frais de rappel, les pénalités ou les frais de retard de paiement contractuels supplémentaires pour les dettes des clients au-delà de ce montant.

Des intérêts légaux peuvent également s’accumuler sur les montants en souffrance indépendamment des frais de recouvrement. Les clients doivent être informés que des intérêts seront facturés, en règle générale sur la facture ou lors d’un rappel de paiement.

Quelles sont les erreurs courantes qui rendent la lettre de relance de 14 jours invalide ou inapplicable?

De nombreuses lettres de relance de 14 jours échouent en raison de fautes techniques. Voici quelques erreurs courantes :

• Utilisation d’un langage vague ou incorrect pour exprimer le délai : une lettre de relance pour un paiement arriéré utilisée dans d’autres pays peut ne pas fonctionner aux Pays-Bas. Des expressions telles que « dans les 14 jours suivant ce courrier » et « dans les 14 jours à partir d’aujourd’hui », ne sont pas conformes. La lettre doit préciser que le débiteur dispose de 14 jours complets à compter du lendemain de la réception de cette lettre.

• Défaut d’indiquer le coût exact du recouvrement : la lettre doit préciser le montant exact en euros des frais légaux de recouvrement. Une référence générale à des « coûts autorisés par la loi » ou un mauvais calcul des frais peut rendre l’avis caduc.

• Suggérer que des frais sont déjà dus ou à payer : les frais de recouvrement doivent être débités uniquement après l’expiration du délai de 14 jours. Toute formulation qui laisse entendre le contraire est trompeuse et juridiquement incorrecte.

• Envoi de la lettre au mauvais bénéficiaire ou à la mauvaise adresse : si l’avis est envoyé à la mauvaise personne ou à une adresse obsolète, il est possible qu’il ne prenne jamais juridiquement effet.

• Être incapable de prouver la livraison : l’envoi par courrier recommandé n’est pas obligatoire, mais les créanciers doivent être en mesure de démontrer quand et comment la lettre a été envoyée. Si le reçu est contesté de manière crédible et qu’il n’y a aucune preuve, le délai de 14 jours peut être réputé n’avoir jamais commencé.

• Envoyer la lettre avant l’échéance de la dette : une lettre de relance de 14 jours ne fonctionne qu’une fois le délai de paiement dépassé. Un envoi précoce n’a pas de pouvoir juridique.

• Supposer que le temps peut rétablir une lettre défectueuse : attendre plus longtemps ne résout pas le contenu d’une lettre non valide. Si l’avis était défectueux, la seule solution est d’envoyer à nouveau une lettre de relance de 14 jours conforme et de relancer l’horodatage.

Comment les entreprises peuvent-elles structurer des procédure d’émission de lettre de relance de 14 jours conformes pour recouvrir efficacement et légalement des paiements?

Une procédure efficace d’émission de lettre de relance de 14 jours est une question de cohérence et de précision. Il doit également facilement se développer sans risque juridique.

Suivez les étapes suivantes pour élaborer une procédure conforme :

• Positionnez correctement la lettre dans le flux des rappels : commencez par des rappels informels, puis enchaînez par un rappel de paiement formel. La lettre de relance de 14 jours doit être la dernière étape avant que les frais de recouvrement ne s’appliquent.

• Utilisez un modèle normalisé et vérifié par la loi : les modèles fixes réduisent les risques. Limitez la personnalisation à des détails factuels tels que les numéros de facture, les montants et les dates.

• Automatisez les envois pour plus d’exactitude : les systèmes de facturation peuvent être configurés pour envoyer automatiquement des lettres de relance à 14 jours conformes lorsqu’une facture devient arriérée. Cela permet de minimiser les erreurs manuelles et les délais manqués.

• Planifiez l’envoi et la livraison et conservez les preuves : envoyez la lettre par la poste ou par courriel et consignez la date d’envoi, le mode de livraison et la date limite pour pouvoir démontrer le calendrier en cas de contestation.

• Agissez rapidement après la date limite : une fois que le délai de 14 jours a expiré sans paiement, appliquez les frais de recouvrement et continuez la procédure. Une action différée affaiblit à la fois l’urgence et la crédibilité.

• Documentez l’ensemble : conservez des copies des factures, des rappels, des lettres et des états de livraison. Une documentation transparente fait souvent la différence entre un recouvrement simple et une créance irrécouvrable.

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