In Nederland is de 14-dagenbrief ('aanmaning' of 'sommatie' in het Nederlands) de laatste waarschuwing die een klant krijgt voor een te late betaling voordat er kosten, rente of escalatie kunnen worden toegepast. De Nederlandse wet zegt dat dit moet gebeuren voor individuele klanten, terwijl bedrijven die te laat betalen de incassoprocedure moeten volgen die staat in de algemene voorwaarden van het bedrijf waar ze iets hebben gekocht.

Hieronder leggen we uit wat een 14-dagenbrief is volgens de Nederlandse wet, hoe deze van invloed is op kosten en rente voor te late betaling, en hoe bedrijven deze kunnen gebruiken om betalingen te innen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een Nederlandse 14-dagenbrief?
  
• Wat moet er in een geldige 14-dagenbrief in Nederland staan?
  
• Voor welke soorten vorderingen en schuldeisers moet je een 14-dagenbrief sturen?
  
• Wat doet de 14-dagenbrief met kosten voor te late betaling, rente en incassokosten?
  
• Welke veelgemaakte fouten maken een 14-dagenbrief ongeldig of niet afdwingbaar?
  
• Hoe kunnen bedrijven een 14-dagenbriefproces opzetten dat aan de regels voldoet, zodat ze betalingen efficiënt en legaal kunnen innen?
  
• Hoe Stripe Billing kan helpen
  

Wat is een Nederlandse 14-dagenbrief?

Een 14-dagenbrief is een wettelijk verplichte laatste betalingsherinnering die schuldeisers in Nederland naar klanten moeten sturen voordat ze wettelijke incassokosten in rekening brengen of een schuld escaleren. Het geeft klanten een laatste, duidelijk omschreven kans om te betalen zonder extra kosten te maken.

Volgens de Nederlandse wet kan een klant niet worden verplicht om incassokosten te betalen, tenzij de volgende stappen al zijn doorlopen:

• De oorspronkelijke betalingstermijn is verstreken.

• Er is minstens één betalingsherinnering verstuurd.

• De klant heeft een brief gekregen waarin staat dat hij 14 dagen de tijd heeft om te betalen.

Wat moet er in een geldige 14-dagenbrief in Nederland staan?

Een 14-dagenbrief moet duidelijk en transparant zijn. Hij moet duidelijk verwijzen naar de oorspronkelijke factuur en eerdere aanmaningen, zodat er geen twijfel bestaat over wat er wordt gevorderd. In de brief moet ook staan dat er wettelijke incassokosten in rekening worden gebracht als de betaling niet binnen 14 dagen is ontvangen. De debiteur moet ten minste 14 dagen de tijd krijgen om te betalen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst van de brief. De brief is pas van kracht nadat de oorspronkelijke betalingstermijn is verstreken. Als je de brief vóór de betalingstermijn verstuurt, biedt deze geen rechtsbescherming en gaat de wettelijke respijtperiode niet in.

Als een van deze dingen ontbreekt of niet duidelijk is in de brief, kan de brief geen rechtsgeldigheid hebben.

Welke soorten vorderingen en schuldeisers moeten een 14-dagenbrief sturen?

Of je een 14-dagenbrief moet sturen, hangt af van wie het geld verschuldigd is en in welke hoedanigheid. De Nederlandse wet maakt een duidelijk onderscheid tussen zakelijke schulden van klanten en van ' '.

Een 14-dagenbrief is verplicht voor vorderingen tussen bedrijven en consumenten (B2C), als de schuldenaar iemand is die niet voor zijn bedrijf handelt. Voor vorderingen tussen bedrijven onderling (B2B) is dit niet nodig. Als de koper een freelancer of een eenmanszaak is, maakt het uit waarvoor het geld is gebruikt. Als het voor privégebruik is, wordt de schuldenaar als een klant gezien en geldt de 14-dagenregel. Als het voor zakelijke activiteiten is, geldt de regel niet.

Wat is het effect van de 14-dagenbrief op kosten voor te late betaling, rente en incassokosten?

De 14-dagenbrief is de wettelijke manier om incassokosten te vragen in gevallen met klanten. Als de brief ontbreekt of niet goed is, kunnen wettelijke incassokosten niet worden teruggevorderd, zelfs als de onderliggende schuld niet wordt betwist. Crediteuren kunnen pas kosten in rekening brengen nadat de termijn van 14 dagen is verstreken zonder dat er betaling heeft plaatsgevonden. En ze kunnen alleen standaard incassokosten van € 40 in rekening brengen. De Nederlandse wet verbiedt over het algemeen extra aanmaningskosten, boetes of contractuele kosten voor te late betaling voor schulden van klanten boven dit bedrag.

Ongeacht de incassokosten kan er ook wettelijke rente over achterstallige bedragen worden berekend. Klanten moeten worden geïnformeerd dat er rente in rekening wordt gebracht, meestal op de factuur of in een betalingsherinnering.

Welke veelgemaakte fouten maken een 14-dagenbrief ongeldig of niet-afdwingbaar?

Veel 14-dagenbrieven mislukken door technische fouten. Hier zijn een paar veelvoorkomende fouten:

• Vage of verkeerde taal gebruiken voor de deadline: een brief over een openstaande betaling die in andere landen wordt gebruikt, werkt misschien niet in Nederland. Zinnen als "binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief" en "binnen 14 dagen vanaf vandaag" zijn niet oké. In de brief moet duidelijk staan dat de schuldenaar 14 volle dagen heeft vanaf de dag na ontvangst.

• Het niet vermelden van de exacte incassokosten: de brief moet het exacte bedrag in euro's aan wettelijke incassokosten vermelden. Als je in het algemeen verwijst naar "kosten zoals toegestaan door de wet" of de kosten verkeerd berekent, kan de kennisgeving ongeldig worden.

• Suggereren dat kosten al verschuldigd zijn of oplopen: incassokosten mogen pas in rekening worden gebracht nadat de termijn van 14 dagen is verstreken. Elke formulering die iets anders suggereert, is misleidend en juridisch onjuist.

• De brief naar de verkeerde persoon of het verkeerde adres sturen: als de kennisgeving naar de verkeerde persoon of een verouderd adres wordt gestuurd, kan deze nooit rechtsgeldig worden.

• Niet kunnen bewijzen dat de brief is bezorgd: aangetekende post is niet verplicht, maar schuldeisers moeten kunnen laten zien wanneer en hoe de brief is verstuurd. Als het ontvangstbewijs op een geloofwaardige manier wordt betwist en er geen bewijs is, kan de termijn van 14 dagen worden beschouwd als nooit te zijn ingegaan.

• De brief versturen voordat de schuld achterstallig is: een brief met een termijn van 14 dagen werkt alleen nadat de betalingstermijn is verstreken. Als je hem te vroeg verstuurt, is hij juridisch niet geldig.

• Ervan uitgaan dat tijd een gebrekkige brief herstelt: langer wachten maakt een ongeldige brief niet goed. Als de kennisgeving gebrekkig was, is de enige oplossing om een nieuwe, conforme 14-dagenbrief te sturen de termijn opnieuw te laten ingaan.

Hoe kunnen bedrijven een 14-dagenbriefprocedure opzetten om betalingen efficiënt en legaal terug te krijgen?

Een goede 14-dagenbriefprocedure draait om consistentie en nauwkeurigheid. Het moet ook makkelijk zijn om op grote schaal te doen zonder juridische risico's.

Volg deze stappen om een proces te maken dat aan de regels voldoet:

• Zet de brief op de juiste plek in de herinneringsstroom: Begin met informele herinneringen en stuur daarna een formele betalingsherinnering. De 14-dagenbrief moet de laatste stap zijn voordat incassokosten gaan lopen.

• Gebruik een gestandaardiseerd, juridisch getoetst sjabloon: Vaste sjablonen verminderen het risico. Beperk aanpassingen tot feitelijke details zoals factuurnummers, bedragen en datums.

• Automatiseer voor nauwkeurigheid: Factureringssystemen kunnen zo worden ingesteld dat ze automatisch brieven versturen als een factuur 14 dagen te laat is. Dit kan handmatige fouten en gemiste deadlines verminderen.

• Plan de bezorging en bewaar het bewijs: Stuur de brief per post of e-mail en noteer de verzenddatum, bezorgmethode en deadline, zodat je bij twijfel kunt aantonen wanneer de brief is verstuurd.

• Kom snel in actie na de deadline: Als er na 14 dagen nog steeds niet betaald is, breng dan incassokosten in rekening en ga verder. Als je te lang wacht, wordt het minder urgent en geloofwaardig.

• Leg alles vast: Bewaar kopieën van facturen, herinneringen, brieven en leveringsbewijzen. Een goede administratie maakt vaak het verschil tussen een eenvoudige invordering en een oninbare vordering.

Hoe Stripe Billing je kan helpen

Met Stripe Billing kun je factureren en prijzen beheren zoals jij dat wilt: van simpele terugkerende facturatie tot facturatie naar gebruik en contracten die je zelf onderhandelt. Begin binnen een paar minuten met het accepteren van terugkerende betalingen wereldwijd – zonder dat je code hoeft te schrijven – of maak een eigen integratie met de API.

Stripe Billing kan je helpen met het volgende:

• Flexibele prijzen aanbieden: reageer sneller op de vraag van gebruikers met flexibele prijsmodellen, zoals op basis van gebruik, gelaagd, vast bedrag plus extra kosten, en meer. Ondersteuning voor kortingsbonnen, gratis proefversies, pro rata berekening en add-ons is ingebouwd.

• Wereldwijd uitbreiden: verhoog de conversie door de betaalmethoden aan te bieden die klanten het liefst gebruiken. Stripe ondersteunt meer dan 100 lokale betaalmethoden en meer dan 130 valuta's.

• Je omzet verhogen en klantverloop verminderen: verbeter je omzet en verminder onvrijwillig klantverloop met Smart Retries en geautomatiseerde herstelworkflows. Met de hersteltools van Stripe hebben gebruikers in 2024 meer dan 6,5 miljard dollar aan omzet teruggewonnen.

• Je efficiëntie verhogen: gebruik de modulaire tools van Stripe voor belastingen, omzetrapportage en gegevens om meerdere omzetsystemen te consolideren tot één systeem. Eenvoudige integratie met software van derden.

Lees meer over Stripe Billing, of ga vandaag nog aan de slag.