Automatisering av finansiella processer är användningen av programvara och teknik för att hantera återkommande bokförings- och finansuppgifter utan manuell datainmatning. Vissa finansteam står inför problemet att betalningar avräknas i ett system, utbetalningar landar i en bankportal, fakturor finns i ett bokföringsprogram och ett kalkylblad som återskapas manuellt varje månad ligger mellan dem alla. Automatisering använder regler, uppmaningar och direkta anslutningar för att flytta likvida medel och de poster som beskriver dem mellan system utan att någon behöver skriva in en siffra på nytt.

Den globala marknaden för automatisering av finansiella processer växer snabbt och förväntas överstiga 23,5 miljarder USD år 2030. Nedan diskuterar vi vad automatisering av finansiella processer inkluderar, vanliga användningsfall och vad som tenderar att sakta ner projekt.

Viktiga lärdomar

• Automatisering av finansiella processer kopplar samman betalningar, utbetalningar, avstämning och rapportering så att data flyttas mellan system utan manuell inmatning.

• Avstämning och återkommande pengaöverföringar är ofta de första områdena som automatiseras eftersom det manuella arbetet upprepas varje cykel.

• Team bör åtgärda inkonsekvent data innan de automatiserar för att få tillförlitliga resultat.

Vad omfattar automatisering av finansiella processer?

Finansiella processer är arbetet med att hantera ett företags pengar. Automatisering av finansiella processer använder teknik för att göra detta utan mänsklig inblandning. Det omfattar flera aspekter av ett företags ekonomi:

• Betalningsbehandling: Den händelsekedja som överför medel från en betalare till en betalningsmottagare, oavsett om betalningen görs via kort, bankdebitering eller e-plånbok. Dessa händelser inkluderar vanligtvis auktorisering och debitering, med återbetalning och tvist som potentiellt inträffar i efterhand. Varje händelse skapar en post som ditt finansteam kommer att behöva senare.

• Kontohantering: Processen för att hålla betalningsmetoder, faktureringsadresser och bankuppgifter för utbetalningar aktuella. Ett utlöpt kort eller föråldrat clearingnummer leder till misslyckade transaktioner.

• Likviditetsövervakning: Spårning av banksaldon, inkommande avräkningar och schemalagda utflöden så att du vet vad som är tillgängligt nu och vad som rör sig den här veckan.

• Avstämning: Matchning av varje insättning och utbetalning mot de bakomliggande transaktionerna, för att sedan bokföra resultaten i huvudboken. Omatchade poster håller böckerna öppna efter månadsskiftet.

• Rapportering: Siffror för intäkter och likvida medel som tas fram för ledning, revisorer och skattedeklarationer. De är bara så exakta som den underliggande avstämningen.

Manuella processer kan bryta samman om delarna ovan körs i separata system. Vid ett typiskt bokslut måste du exportera transaktioner från Dashboard för betalningar, ladda ner bankkontoutdraget, matcha Utbetalnings-id:n mot insättningar med sökformler och skriva in verifikat i bokföringsprogrammet. Om dina verktyg är frånkopplade gör du samma jobb två gånger.

Vilka är vanliga användningsfall för automatisering av finansiella processer?

Automatisering hjälper mest när samma manuella steg upprepas enligt ett schema. Många finansteam börjar med kontohantering, likviditetsövervakning, avstämning och de betalningsflöden som tas upp nedan.

Här är vanliga användningsfall och hur de fungerar:

• Hålla kontouppgifter aktuella: Uppdateringstjänster från kortnätverk kan skicka nya kortnummer och utgångsdatum till företag när en bank utfärdar ett kort på nytt. Det säkerställer att återkommande debiteringar fortsätter att fungera.

• Övervaka likviditetspositioner: Bankflöden och betalningssaldon smälter samman till en enda vy varje morgon i stället för att vara utspridda över flera portaler. Regler flaggar saldon som faller under fastställda tröskelvärden innan en leverantörskörning eller löneutbetalning går iväg.

• Stämma av utbetalningar: Automatiserad avstämning hämtar data på transaktionsnivå genom ett programmeringsgränssnitt (API), grupperar denna data per utbetalning, matchar varje utbetalning mot dess bankinsättning och bokför summerade verifikat. Endast undantag, såsom en insättning som inte matchar någon utbetalning, kräver mänsklig granskning.

• Redovisa intäkter: En kund kanske betalar 1 200 USD i förskott för en årsplan i januari, men enligt periodiserad redovisning tjänar företaget 100 USD i månaden. Automatiserade scheman bokför den intäkten månadsvis och justerar den när kunden uppgraderar, nedgraderar eller avslutar.

Hur automatiserar företag betalningsprocesser och pengaöverföringar?

När företag flyttar pengar kan den tid som går förlorad på manuella överlämningar mellan system och bankkonton snabbt bli stor. Så här kan de automatisera båda sidor av processen:

• Debitering av återkommande intäkter: Abonnemangs- och avbetalningsdebiteringar körs mot sparade betalningsmetoder enligt ett fast schema så att ingen behöver initiera varje debitering. När en betalning misslyckas försöker automatiska omförsök och e-postmeddelanden till kunden att återvinna beloppet innan finansteamet måste ingripa.

• Matchning av inkommande banköverföringar: Varje kund tilldelas ett unikt virtuellt bankkontonummer så att inkommande bankdebiteringar och banköverföringar automatiskt matchas mot rätt fakturor.

• Schemalagda utbetalningar: Företag väljer en utbetalningstakt (t.ex. dagligen, veckovis), och medel flyttas till bankkontot enligt det schemat. Plattformar och marknadsplatser delar upp varje betalning i kassan och betalar varje säljare dess andel på samma sätt.

• Leverantörsbetalningar: Godkännanderegler dirigerar räkningar efter belopp, leverantör eller avdelning, och godkända betalningar går iväg på förfallodagen.

Hur förändrar automatisering av finansiella processer rapportering och likviditetsövervakning?

Automatisering matar in transaktionsdata i rapporteringssystem när händelser inträffar. Detta förändrar det dagliga finansarbetet på flera sätt:

• Dashboards hålls aktuella: Betalningshändelser, återbetalningar och utbetalningar når datalagret eller bokföringssystemet nästan omedelbart via API:er och webhooks. Dashboards för intäkter och likvida medel uppdateras från det flödet i stället för från ett veckovist kalkylblad.

• Larm ersätter manuella kontroller: Tröskelvärden flaggar toppar i tvister, utbetalningar som inte anländer enligt schema eller återbetalningar som ligger över det normala. Finansteamet får höra om problem när de inträffar i stället för vid månadsskiftet.

• Prognoser använder schemalagd data: Kommande utbetalningar, abonnemangsförnyelser och godkända leverantörsräkningar ligger i systemet med tillhörande datum. En 30-dagarsprognos för likvida medel som bygger på dessa poster är mer välunderbyggd än en som bygger på förra kvartalets totalbelopp.

• Frågor blir databasfrågor: När ett produktteam frågar hur en prisförändring påverkade kundbortfallet eller när finanschefen (CFO) vill veta hur mycket likvida medel som är bundna till leverantörsbetalningar nästa vecka, behöver ingen bygga om ett kalkylblad för att svara – svaret kommer från en databasfråga.

• Bokslutet blir kortare: Avstämning körs hela månaden i stället för att vänta till den sista veckan, så att stänga böckerna handlar bara om en snabb granskning av undantag.

Vilka fördelar finns det gällande effektivitet, noggrannhet och skalbarhet med automatisering av finansiella processer

Vinsten med automatisering visar sig på flera områden. Här är fördelarna för vart och ett:

• Noggrannhet: Att manuellt kopiera data kan leda till omkastade siffror, missade rader och trasiga formler. Automatisering minskar dessa fel.

• Skalbarhet: Regler behandlar 50 000 transaktioner på samma sätt som de behandlar 500, så personalstyrkan växer med undantags- och analysarbete, inte med betalningsvolym.

• Effektivitet: Automatisering ersätter de tidskrävande uppgifterna att exportera, matcha och mata in data på nytt med en enkel granskning och analys.

• Smidighet: Beslut om prissättning, anställning och utgifter använder den här veckans siffror snarare än förra månadens, så datadrivet beslutsfattande gällande ekonomin blir mer exakt.

Vilka är vanliga hinder när man automatiserar finansiella processer

Automatiseringsprojekt kan ha svårt att göra framsteg på grund av data- och processproblem. Detta är vanliga hinder:

• Inkonsekventa dataformat: Ett system lagrar datum som DD/MM/ÅÅÅÅ, medan ett annat lagrar dem som MM/DD/ÅÅÅÅ. Kund-id:n skiljer sig åt mellan CRM-systemet (Customer Relationship Management) och faktureringssystemen. Valutafält blandar koder och symboler. Matchningsregler kommer att misslyckas tills någon standardiserar dem.

• Klyftor i äldre integrationer: Äldre lokala bokföringssystem saknar ofta API:er och accepterar endast data genom schemalagda filuppladdningar. Det batchsteget återinför förseningar i ett annars automatiserat arbetsflöde.

• Motstånd mot nya arbetsflöden: Controllers som har stämt av från samma kalkylblad i flera år har goda skäl att lita på det. Gamla och nya metoder måste vanligtvis köras parallellt under en cykel eller två innan någon kasserar kalkylbladet.

• Oklart ägande av undantag: Automatisering dirigerar felmatchningar till en kö, men någon måste fortfarande äga dem. Utan en tilldelad ägare och en deadline för lösning kan undantag ackumuleras och bokslutet kan ta längre tid.

Så kan Stripe Treasury hjälpa dig

Stripe Treasury för samman betalningar och ekonomi på Stripe, så att företag kan ta emot, förvara, skicka och spendera medel på ett och samma ställe. Det är byggt för nystartade och växande företag som vill flytta pengar snabbare och lägga mindre tid på att hantera finansiella processer. Plattformar, marknadsplatser och fintech-bolag kan också erbjuda finansiella tjänster till sina användare med Treasury för plattformar.

Treasury kan hjälpa dig att:

• Förenkla dina finansiella processer: Hantera pengar, betalningar, kortutgifter, utbetalningar och mycket mer från Stripe Dashboard.

• Flytta pengar snabbare: Få tillgång till avräknade Stripe-intäkter direkt och skicka omedelbara överföringar till andra företag på Stripe utan kostnad.

• Få ut mer av dina pengar: Tjäna cashback på kortutgifter och krediter för Stripe-avgifter på kvalificerade saldon.

• Verka globalt med lätthet: Ha saldon i flera valutor, konvertera endast vid behov och skicka utbetalningar till mottagare i 160+ länder.

• Automatisera finansiella operationer: Använd agenter för att analysera kassaflödet och automatisera uppgifter som att betala fakturor, flytta pengar och konvertera valutor inom de gränser du anger.

Läs mer om hur Stripe Treasury kan hjälpa dig att hantera din ekonomi och dina betalningar på ett och samma ställe, eller börja i dag.

Vanliga frågor om automatisering av finansiella operationer