财务运营自动化是指使用软件和技术来处理重复发生的会计和财务任务，而无需手动输入数据。一些财务团队面临这样一个问题：付款结算在一个系统中进行，提现在银行门户网站中进行，账单在会计软件中，而在这些系统之间是一份每个月都要手动重新制作的电子表格。自动化使用规则、提示和直接连接在系统之间转移现金及其相关记录，不需要任何人重新输入数字。

全球财务流程自动化市场正在快速增长，预计到 2030 年将超过 235 亿美元。下面，我们将探讨财务运营自动化包含的内容、常见用例以及通常会拖慢项目进度的因素。

要点

• 财务运营自动化将付款、提现、对账和报告连接起来，从而使数据在系统之间移动而无需手动重新输入。

• 对账和定期的资金划转通常是最先被自动化的领域，因为这些手动工作在每个周期都会重复。

• 团队在进行自动化之前应修复不一致的数据，以获得可靠的结果。

财务运营自动化涵盖哪些内容？

财务运营是指管理企业资金的工作。财务运营自动化利用技术在无需人工干预的情况下完成这项工作。它涵盖了公司财务的几个方面：

• 支付处理： 将资金从付款人转移到收款人的一系列事件，无论付款是通过银行卡、银行借记还是数字钱包进行的。这些事件通常包括授权和捕获的付款，之后可能会发生退款和争议。每个事件都会创建一条您的财务团队稍后需要的记录。

• 账户管理： 保持支付方式、账单地址和提现银行账户详情是最新的过程。过期银行卡或过时的路由号码会导致交易失败。

• 现金监控： 跟踪银行余额、即将到来的结算和计划的资金流出，以便您了解当前可用资金以及本周流动的资金。

• 对账： 将每笔存款和提现与其背后的交易进行匹配，然后将结果过账到总账。未匹配的项目将导致账本在月末之后仍保持开放状态。

• 报告： 为领导层、审计师和税务申报生成的收入和现金数据。这些数据的准确性完全取决于基础对账的准确性。

如果上述环节在不同的系统上运行，手动流程可能会崩溃。在典型的结账流程中，您必须从支付管理平台导出交易，下载银行对账单，使用查找公式将提现 ID 与存款进行匹配，并将日记账分录输入到会计软件中。如果您的工具是断开连接的，您将做两次同样的工作。

财务运营自动化的常见用例有哪些？

当相同的手动步骤按计划重复时，自动化发挥的作用最大。许多财务团队从下面介绍的账户管理、现金监控、对账和支付工作流开始。

以下是常见用例及其工作原理：

• 保持账户详情最新： 当银行重新发卡时，卡组织更新服务可以将新的卡号和有效期推送给企业。这可以确保定期扣款继续有效。

• 监控现金头寸： 银行摘要和支付余额每天早上都会合并到一个视图中，而不是分散在多个门户网站上。规则会在向供应商付款或发放工资之前标记低于设定阈值的余额。

• 提现对账： 自动对账通过应用程序编程接口 (API) 提取交易级数据，按提现对该数据进行分组，将每笔提现与其银行存款进行匹配，并过账汇总的日记账分录。只有异常情况（例如与任何提现都不匹配的存款）才需要人工审查。

• 确认收入： 客户可能会在 1 月份预付 1200 美元的年度计划费用，但在权责发生制会计下，企业每月的收入为 100 美元。自动计划会每月过账该收入，并在客户升级、降级或取消时对其进行调整。

企业如何自动化支付运营和资金划转？

当企业进行资金划转时，因系统和银行账户之间的手动交接而损失的时间会迅速累积。以下是他们如何自动化该流程的两个方面：

• 定期收款： 订阅和分期付款会按固定计划从已存储的支付方式中扣款，因此不需要任何人去发起每笔扣款。当付款失败时，系统会在财务团队介入之前自动重试并发送客户电子邮件来尝试挽回。

• 进账银行转账匹配： 为每位客户分配一个唯一的虚拟银行账号，以便进账的直接借记和电汇自动与正确的账单进行匹配。

• 计划提现： 企业选择提现频率（例如，每天、每周），资金将按照该计划转入银行账户。平台和交易市场在结账时拆分每笔付款，并以相同的方式向每位卖家支付其分成。

• 向供应商付款： 审批规则按金额、供应商或部门对账单进行路由，已获批的付款将在到期日发出。

财务运营自动化如何改变报告和现金监控？

当事件发生时，自动化会将交易数据馈送到报告系统中。这在几个方面改变了日常财务工作：

• 数据看板保持最新： 支付事件、退款和提现几乎立即通过 API 和 webhook 到达数据仓库或会计系统。收入和现金数据看板从该数据源而非每周电子表格中刷新。

• 提醒取代手动检查： 阈值会标记争议高峰、未按计划到达的提现或高于正常的退款。财务团队可以在问题发生时而不是在月末获悉这些问题。

• 预测使用已排期的数据： 即将到来的提现、订阅续订和已获批的供应商账单都会附带日期保留在系统中。基于这些项目建立的 30 天现金预测比基于上季度总额建立的预测更可靠。

• 提问变成查询： 当产品团队询问定价变更对流失率有何影响，或者首席财务官 (CFO) 想知道下周有多少现金将用于向供应商付款时，没有人需要重新制作电子表格来回应——答案来自查询。

• 结账周期更短： 对账贯穿整个月，而不是等到最后一周，因此结账只需快速审查异常情况。

财务运营自动化在效率、准确性和可扩展性方面有哪些优势？

自动化的回报体现在多个领域。以下是各领域的优势：

• 准确性： 手动复制数据可能会导致数字颠倒、漏行和公式损坏。自动化可以减少这些错误。

• 可扩展性： 规则处理 50,000 笔交易和处理 500 笔交易的方式相同，因此员工人数随着异常情况和分析工作而增加，而不是随着支付量而增加。

• 效率： 自动化用简单的审查和分析取代了耗时的导出、匹配和重新输入数据的任务。

• 敏捷性： 定价、招聘和支出决策使用的是本周的数字而不是上个月的数字，因此在财务方面进行数据驱动的决策变得更加准确。

自动化财务运营时的常见阻碍有哪些？

由于数据和流程问题，自动化项目可能难以取得进展。以下是常见的障碍：

• 不一致的数据格式： 一个系统将日期存储为 DD/MM/YYYY，而另一个系统将其存储为 MM/DD/YYYY。客户关系管理 (CRM) 和计费系统之间的客户 ID 不同。货币字段混合了代码和符号。除非有人将其标准化，否则匹配规则将会失败。

• 遗留集成差距： 较旧的本地会计系统通常缺乏 API，仅通过计划的文件上传接收数据。该批处理步骤会将延迟重新引入到原本自动化的工作流中。

• 对新工作流的抗拒： 多年来一直在同一份电子表格中进行对账的财务总监有充分的理由信任它。在任何人停用该电子表格之前，新旧方法通常必须并行运行一两个周期。

• 异常情况归属不明确： 自动化会将不匹配项路由到队列，但仍需有人负责处理它们。如果没有指定的负责人和解决截止日期，异常情况可能会累积，结账可能需要更长时间。

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关于财务运营自动化的常见问题解答