La automatización de las operaciones financieras es el uso de software y tecnología para gestionar las tareas recurrentes de contabilidad y finanzas sin la entrada manual de datos. Algunos equipos de finanzas se enfrentan a un problema en el que los pagos se liquidan en un sistema, las transferencias a cuentas bancarias llegan a un portal bancario, las facturas están en un software de contabilidad y en medio de todos ellos hay una hoja de cálculo que se reconstruye manualmente cada mes. La automatización utiliza reglas, indicaciones y conexiones directas para mover el efectivo y los registros que lo describen entre sistemas sin necesidad de que nadie vuelva a escribir un número.

El mercado mundial de automatización de procesos financieros está creciendo rápidamente y se espera que supere los USD 23.5 mil millones en 2030. A continuación, analizaremos qué incluye la automatización de las operaciones financieras, los casos de uso comunes y qué suele retrasar los proyectos.

Conclusiones principales

• La automatización de las operaciones financieras conecta los pagos, las transferencias a cuentas bancarias, la conciliación y los informes para que los datos se muevan entre los sistemas sin necesidad de volver a introducirlos manualmente.

• La conciliación y el movimiento recurrente de dinero suelen ser las primeras áreas en automatizarse porque ese trabajo manual se repite en cada ciclo.

• Los equipos deben corregir los datos incoherentes antes de automatizar para obtener resultados confiables.

¿Qué abarca la automatización de las operaciones financieras?

Las operaciones financieras son el trabajo de gestionar el dinero de una empresa. La automatización de las operaciones financieras utiliza la tecnología para hacer esto sin intervención humana. Abarca varias facetas de las finanzas de una empresa:

• Procesamiento de pagos: La secuencia de eventos que transfiere fondos de un pagador a un beneficiario, ya sea que el pago se realice mediante tarjeta, débito bancario o cartera digital. Esos eventos suelen incluir la autorización y la captura, con la posibilidad de que se produzca un reembolso y una disputa posteriormente. Cada evento crea un registro que tu equipo de finanzas necesitará más adelante.

• Gestión de cuentas: El proceso de mantener actualizados los métodos de pago, las direcciones de facturación y los datos bancarios de las transferencias. Una tarjeta vencida o un número de enrutamiento desactualizado provocan transacciones fallidas.

• Monitoreo de efectivo: El seguimiento de los saldos bancarios, las liquidaciones entrantes y las salidas programadas para que sepas lo que está disponible ahora y lo que se mueve esta semana.

• Conciliación: Vincular cada depósito y transferencia a cuenta bancaria con las transacciones correspondientes y, luego, asentar los resultados en el libro mayor general. Las partidas no conciliadas mantendrán los libros abiertos más allá de fin de mes.

• Informes: Cifras de ingresos y efectivo elaboradas para los directivos, los auditores y las declaraciones de impuestos. Solo son tan precisas como la conciliación subyacente.

Los procesos manuales pueden fallar si las partes anteriores se ejecutan en sistemas separados. En un cierre típico, tendrás que exportar las transacciones desde el dashboard de pagos, descargar el extracto bancario, vincular los ID de las transferencias con los depósitos mediante fórmulas de búsqueda y escribir los asientos del libro diario en el software de contabilidad. Si tus herramientas están desconectadas, harás el mismo trabajo dos veces.

¿Cuáles son los casos de uso comunes para la automatización de las operaciones financieras?

La automatización es más útil cuando los mismos pasos manuales se repiten de forma programada. Muchos equipos de finanzas comienzan con la gestión de cuentas, el monitoreo de efectivo, la conciliación y los flujos de trabajo de pagos que se abordan a continuación.

Estos son los casos de uso comunes y cómo funcionan:

• Mantener actualizados los datos de la cuenta: Los servicios de actualización de la red de tarjetas pueden enviar los nuevos números de tarjeta y fechas de vencimiento a las empresas cuando un banco vuelve a emitir una tarjeta. Eso garantiza que los cargos recurrentes sigan funcionando.

• Monitorear las posiciones de efectivo: Los feeds bancarios y los saldos de pagos se fusionan en una sola vista cada mañana en lugar de permanecer dispersos en varios portales. Las reglas marcan los saldos que caen por debajo de los umbrales establecidos antes de que se realice un pago a proveedores o la nómina.

• Conciliar transferencias a cuentas bancarias: La conciliación automatizada extrae datos a nivel de transacción a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API), agrupa esos datos por transferencia, vincula cada transferencia con su depósito bancario y asienta las entradas contables resumidas. Solo las excepciones, como un depósito que no coincide con ninguna transferencia, requieren revisión humana.

• Reconocer ingresos: Es posible que un cliente pague USD 1200 por adelantado por un plan anual en enero, pero según la contabilidad de ejercicio, la empresa gana USD 100 al mes. Los cronogramas automatizados asientan esos ingresos de forma mensual y los ajustan cuando el cliente cambia a un plan superior, baja de categoría o cancela.

¿Cómo automatizan las empresas las operaciones de pago y el movimiento de dinero?

Cuando las empresas mueven dinero, el tiempo perdido en traspasos manuales entre sistemas y cuentas bancarias puede acumularse rápidamente. Así es como pueden automatizar ambas partes del proceso:

• Cobro de ingresos recurrentes: Los cargos de suscripción y en cuotas se ejecutan en los métodos de pago almacenados con un cronograma fijo para que nadie tenga que iniciar cada cargo. Cuando un pago falla, los reintentos automáticos y los correos electrónicos al cliente intentan la recuperación antes de que el equipo de finanzas tenga que intervenir.

• Vinculación de transferencias bancarias entrantes: A cada cliente se le asigna un número de cuenta bancaria virtual único para que los débitos directos y las transferencias bancarias entrantes coincidan automáticamente con las facturas correctas.

• Transferencias a cuentas bancarias programadas: Las empresas eligen una cadencia de transferencias a cuentas bancarias (p. ej., diaria, semanal) y los fondos se mueven a la cuenta bancaria en ese cronograma. Las plataformas y los marketplaces dividen cada pago en la confirmación de compra y pagan a cada vendedor su parte de la misma manera.

• Pagos a proveedores: Las reglas de aprobación enrutan las facturas por monto, proveedor o departamento, y los pagos aprobados se envían en la fecha de vencimiento.

¿Cómo cambia la automatización de las operaciones financieras los informes y el monitoreo de efectivo?

La automatización introduce los datos de las transacciones en los sistemas de informes a medida que ocurren los eventos. Esto cambia el trabajo diario de finanzas de varias maneras:

• Los dashboards se mantienen actualizados: Los eventos de pagos, los reembolsos y las transferencias a cuentas bancarias llegan al almacén de datos o al sistema de contabilidad casi de inmediato a través de las API y los webhooks. Los dashboards de ingresos y efectivo se actualizan a partir de ese feed en lugar de a partir de una hoja de cálculo semanal.

• Las alertas reemplazan las verificaciones manuales: Los umbrales marcan los picos en las disputas, las transferencias a cuentas bancarias que no llegan a tiempo o los reembolsos que están por encima de lo normal. El equipo de finanzas se entera de los problemas a medida que ocurren en lugar de a fin de mes.

• Los pronósticos utilizan datos programados: Las próximas transferencias a cuentas bancarias, las renovaciones de suscripciones y las facturas de proveedores aprobadas se encuentran en el sistema con fechas adjuntas. Una proyección de efectivo a 30 días construida a partir de esos elementos está más fundamentada que una construida a partir de los totales del trimestre pasado.

• Las preguntas se convierten en consultas: Cuando un equipo de producto pregunta cómo afectó un cambio de precios a la tasa de abandono o el director financiero (CFO) quiere saber cuánto efectivo está comprometido para los pagos a proveedores la próxima semana, nadie tiene que reconstruir una hoja de cálculo para responder — la respuesta proviene de una consulta.

• El cierre es más corto: La conciliación se ejecuta todo el mes en lugar de esperar hasta la última semana, por lo que el cierre de los libros se reduce a una revisión rápida de las excepciones.

¿Cuáles son los beneficios de eficiencia, precisión y escalabilidad de la automatización de las operaciones financieras?

Los resultados de la automatización se muestran en varias áreas. Estos son los beneficios de cada una:

• Precisión: Copiar datos manualmente puede provocar dígitos transpuestos, filas omitidas y fórmulas rotas. La automatización reduce esos errores.

• Escalabilidad: Las reglas procesan 50,000 transacciones de la misma manera que procesan 500, por lo que la cantidad de empleados crece con las excepciones y el trabajo de análisis, no con el volumen de pagos.

• Eficiencia: La automatización reemplaza las tareas lentas de exportar, vincular y volver a introducir datos con una simple revisión y análisis.

• Agilidad: Las decisiones de precios, contratación y gastos utilizan los números de esta semana en lugar de los del mes pasado, por lo que la toma de decisiones basada en datos en materia de finanzas se vuelve más precisa.

¿Cuáles son los obstáculos comunes al automatizar las operaciones financieras?

Los proyectos de automatización pueden tener dificultades para avanzar debido a problemas de datos y procesos. Estos son los obstáculos comunes:

• Formatos de datos incoherentes: Un sistema almacena las fechas como DD/MM/AAAA, mientras que otro las almacena como MM/DD/AAAA. Los ID de los clientes difieren entre la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y los sistemas de facturación. Los campos de monedas combinan códigos y símbolos. Las reglas de vinculación fallarán hasta que alguien las estandarice.

• Brechas de integración en sistemas heredados: Los sistemas de contabilidad locales más antiguos a menudo carecen de API y solo aceptan datos a través de cargas de archivos programadas. Ese paso por lotes vuelve a introducir retrasos en un flujo de trabajo que, de otro modo, estaría automatizado.

• Resistencia a nuevos flujos de trabajo: Los controladores financieros que han conciliado a partir de la misma hoja de cálculo durante años tienen buenas razones para confiar en ella. Los métodos antiguos y los nuevos por lo general deben ejecutarse en paralelo durante uno o dos ciclos antes de que alguien descarte la hoja de cálculo.

• Falta de claridad en la titularidad de las excepciones: La automatización enruta las discrepancias a una cola, pero alguien tiene que hacerse cargo de ellas. Sin un titular asignado y una fecha límite de resolución, las excepciones se pueden acumular y el cierre puede tardar más.

Cómo puede ayudar Stripe Treasury

Stripe Treasury reúne los pagos y las finanzas en Stripe, para que las empresas puedan recibir, almacenar, enviar y gastar fondos en un solo lugar. Está diseñado para startups y empresas en crecimiento que desean mover el dinero más rápido y dedicar menos tiempo a la gestión de las operaciones financieras. Las plataformas, los marketplaces y las empresas de tecnología financiera (fintechs) también pueden ofrecer servicios financieros a sus usuarios con Treasury para plataformas.

Treasury puede ayudarte a lograr lo siguiente:

• Simplifica tus operaciones financieras: Gestiona el dinero, los pagos, los gastos con tarjeta, las transferencias a cuentas bancarias y más desde el Dashboard de Stripe.

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Preguntas frecuentes sobre la automatización de operaciones financieras