L’automatisation des opérations financières est l’utilisation de logiciels et de technologies pour gérer les tâches comptables et financières récurrentes sans saisie manuelle de données. Certaines équipes financières sont confrontées à un problème où les paiements sont réglés dans un système, les versements aboutissent sur un portail bancaire, les factures résident dans un logiciel de comptabilité, et une feuille de calcul reconstruite manuellement chaque mois se trouve entre tous ces éléments. L’automatisation utilise des règles, des invites et des connexions directes pour déplacer l’argent comptant et les enregistrements qui le décrivent entre les systèmes sans exiger que quiconque ne saisisse à nouveau un chiffre.

Le marché mondial de l’automatisation des processus financiers croît rapidement et devrait dépasser 23,5 milliards de dollars en 2030. Ci-dessous, nous aborderons ce que comprend l’automatisation des opérations financières, les cas d’usage courants et ce qui a tendance à ralentir les projets.

Points à retenir

• L’automatisation des opérations financières connecte les paiements, les versements, le rapprochement et la production de rapports afin que les données circulent entre les systèmes sans nouvelle saisie manuelle.

• Le rapprochement et les mouvements de fonds récurrents sont souvent les premiers domaines à être automatisés, car ce travail manuel se répète à chaque cycle.

• Les équipes doivent corriger les données incohérentes avant d’automatiser pour obtenir des résultats fiables.

Que couvre l’automatisation des opérations financières?

Les opérations financières consistent à gérer l’argent d’une entreprise. L’automatisation des opérations financières utilise la technologie pour le faire sans intervention humaine. Elle couvre plusieurs facettes des finances d’une entreprise :

• Traitement des paiements : La séquence d’événements qui transfère des fonds d’un payeur à un bénéficiaire, que le paiement soit effectué par carte, prélèvement bancaire ou portefeuille numérique. Ces événements comprennent généralement l’autorisation et la capture, le remboursement et la contestation pouvant survenir ultérieurement. Chaque événement crée un registre dont votre équipe financière aura besoin plus tard.

• Gestion des comptes : Le processus consistant à maintenir à jour les modes de paiement, les adresses de facturation et les coordonnées bancaires de versement. Une carte expirée ou un numéro d’acheminement obsolète entraîne l’échec des transactions.

• Suivi de l’argent comptant : Le suivi des soldes bancaires, des règlements entrants et des sorties de fonds prévues afin de savoir ce qui est disponible maintenant et ce qui circule cette semaine.

• Rapprochement : La mise en correspondance de chaque dépôt et versement avec les transactions sous-jacentes, puis la publication des résultats dans le grand livre. Les éléments non mis en correspondance maintiendront les livres ouverts après la fin du mois.

• Production de rapports : Les chiffres relatifs aux revenus et à l’argent comptant produits pour la direction, les auditeurs et les déclarations de revenus. Ils ne sont aussi précis que le rapprochement sous-jacent.

Les processus manuels peuvent échouer si les éléments ci-dessus s’exécutent sur des systèmes distincts. Lors d’une clôture typique, vous devrez exporter les transactions à partir du Dashboard de paiement, télécharger les relevés de compte, faire correspondre les identifiants de versement aux dépôts avec des formules de recherche et saisir les écritures de journal dans le logiciel de comptabilité. Si vos outils sont déconnectés, vous ferez le même travail deux fois.

Quels sont les cas d’utilisation courants de l’automatisation des opérations financières?

L’automatisation est particulièrement utile lorsque les mêmes étapes manuelles se répètent selon un calendrier. De nombreuses équipes financières commencent par la gestion des comptes, le suivi de l’argent comptant, le rapprochement et les flux de travail de paiement couverts ci-dessous.

Voici les cas d’usage courants et leur fonctionnement :

• Maintien à jour des informations du compte : Les services de mise à jour du réseau de cartes peuvent transmettre de nouveaux numéros de carte et dates d’expiration aux entreprises lorsqu’une banque réémet une carte. Cela garantit que les paiements récurrents continuent de fonctionner.

• Suivi des positions de trésorerie : Les flux bancaires et les soldes de paiement fusionnent en une seule vue chaque matin au lieu de rester dispersés sur plusieurs portails. Des règles signalent les soldes qui tombent en dessous des seuils définis avant qu’un paiement de fournisseur ou la paie ne soit effectuée.

• Rapprochement des versements : Le rapprochement automatisé extrait les données au niveau de la transaction au moyen d’une interface de programmation d’application (API), regroupe ces données par versement, fait correspondre chaque versement à son dépôt bancaire et publie des écritures de journal résumées. Seules les exceptions, comme un dépôt qui ne correspond à aucun versement, nécessitent une vérification humaine.

• Comptabilisation des revenus : Un client peut payer 1 200 $ d’avance pour un forfait annuel en janvier, mais selon la comptabilité d’exercice, l’entreprise gagne 100 $ par mois. Des calendriers automatisés publient ces revenus mensuellement et les ajustent lorsque le client passe à un plan supérieur, inférieur ou annule.

Comment les entreprises automatisent-elles les opérations de paiement et les mouvements de fonds?

Lorsque les entreprises déplacent des fonds, le temps perdu lors des transferts manuels entre les systèmes et les comptes bancaires peut s’accumuler rapidement. Voici comment elles peuvent automatiser les deux côtés du processus :

• Encaissement des revenus récurrents : Les paiements d’abonnement et échelonnés s’exécutent sur les modes de paiement sauvegardés selon un calendrier fixe, de sorte que personne n’a à initier chaque paiement. Lorsqu’un paiement échoue, des tentatives automatiques et des courriels destinés aux clients tentent de récupérer les fonds avant que l’équipe financière n’ait à intervenir.

• Mise en correspondance des virements bancaires entrants : Un numéro de compte bancaire virtuel unique est attribué à chaque client afin que les prélèvements automatiques et les virements bancaires entrants correspondent automatiquement aux bonnes factures.

• Versements programmés : Les entreprises choisissent une cadence de versement (par exemple, quotidienne, hebdomadaire), et les fonds sont transférés vers le compte bancaire selon ce calendrier. Les plateformes et les places de marché divisent chaque paiement au moment du paiement et paient à chaque marchand sa part de la même manière.

• Paiements des fournisseurs : Les règles d’approbation acheminent les factures par montant, fournisseur ou service, et les paiements approuvés sont effectués à la date d’échéance.

Comment l’automatisation des opérations financières modifie-t-elle la production de rapports et le suivi de l’argent comptant?

L’automatisation alimente les systèmes de production de rapports en données de transaction à mesure que les événements se produisent. Cela modifie le travail financier quotidien de plusieurs manières :

• Les Dashboards restent à jour : Les événements de paiement, les remboursements et les versements atteignent l’entrepôt de données ou le système de comptabilité presque immédiatement par le biais d’API et de webhooks. Les Dashboards de revenus et d’argent comptant s’actualisent à partir de ce flux plutôt qu’à partir d’une feuille de calcul hebdomadaire.

• Les alertes remplacent les vérifications manuelles : Des seuils signalent les pics de contestations, les versements qui n’arrivent pas à temps ou les remboursements qui sont supérieurs à la normale. L’équipe financière est informée des problèmes à mesure qu’ils surviennent au lieu de l’être à la fin du mois.

• Les prévisions utilisent des données programmées : Les versements à venir, les renouvellements d’abonnement et les factures de fournisseurs approuvées se trouvent dans le système avec des dates qui y sont rattachées. Une projection d’argent comptant à 30 jours établie à partir de ces éléments est mieux fondée que celle établie à partir des totaux du trimestre précédent.

• Les questions deviennent des requêtes : Lorsqu’une équipe de produit demande comment un changement de tarification a affecté la résiliation ou que le directeur financier veut savoir quelle quantité d’argent comptant est engagée pour les paiements des fournisseurs la semaine prochaine, personne n’a besoin de reconstruire une feuille de calcul pour répondre – la réponse provient d’une requête.

• La clôture est plus courte : Le rapprochement s’exécute tout au long du mois au lieu d’attendre la dernière semaine, de sorte que la clôture des livres se résume à une vérification rapide des exceptions.

Quels sont les avantages de l’automatisation des opérations financières en matière d’efficacité, de précision et d’évolutivité?

Les bénéfices de l’automatisation se manifestent dans plusieurs domaines. Voici les avantages pour chacun :

• Précision : La copie manuelle des données peut entraîner des chiffres transposés, des lignes manquées et des formules brisées. L’automatisation réduit ces erreurs.

• Évolutivité : Les règles traitent 50 000 transactions de la même manière qu’elles en traitent 500, de sorte que les effectifs augmentent avec les exceptions et le travail d’analyse, et non avec le volume de paiement.

• Efficacité : L’automatisation remplace les tâches chronophages d’exportation, de mise en correspondance et de nouvelle saisie des données par une simple vérification et analyse.

• Agilité : Les décisions relatives à la tarification, à l’embauche et aux dépenses utilisent les chiffres de cette semaine plutôt que ceux du mois dernier, de sorte que la prise de décision axée sur les données concernant les finances gagne en précision.

Quels sont les obstacles courants lors de l’automatisation des opérations financières?

Les projets d’automatisation peuvent peiner à progresser en raison de problèmes liés aux données et aux processus. Voici les obstacles courants :

• Formats de données incohérents : Un système stocke les dates au format JJ/MM/AAAA, tandis qu’un autre les stocke au format MM/JJ/AAAA. Les identifiants client diffèrent entre le système de gestion de la relation client (CRM) et les systèmes de facturation. Les champs de devises mélangent les codes et les symboles. Les règles de mise en correspondance échoueront jusqu’à ce que quelqu’un les normalise.

• Lacunes d’intégration des systèmes existants : Les anciens systèmes de comptabilité sur site manquent souvent d’API et n’acceptent les données que par le biais de téléversements de fichiers programmés. Cette étape par lots réintroduit des délais dans un flux de travail autrement automatisé.

• Résistance aux nouveaux flux de travail : Les contrôleurs qui ont effectué des rapprochements à partir de la même feuille de calcul pendant des années ont de bonnes raisons de s’y fier. Les anciennes et les nouvelles méthodes doivent généralement s’exécuter en parallèle pendant un cycle ou deux avant que quiconque ne retire la feuille de calcul.

• Propriété floue des exceptions : L’automatisation achemine les incohérences vers une file d’attente, mais quelqu’un doit tout de même les prendre en charge. Sans un propriétaire assigné et une date limite de résolution, les exceptions peuvent s’accumuler et la clôture peut prendre plus de temps.

Comment Stripe Treasury peut vous aider

Stripe Treasury rassemble les paiements et les finances sur Stripe, afin que les entreprises puissent recevoir, stocker, envoyer et dépenser des fonds au même endroit. Il est conçu pour les jeunes entreprises et les entreprises en croissance qui souhaitent déplacer les fonds plus rapidement et passer moins de temps à gérer les opérations financières. Les plateformes, les places de marché et les entreprises de technologie financière peuvent également offrir des services financiers à leurs utilisateurs avec Treasury pour les plateformes.

Treasury peut vous aider à :

• Simplifiez vos opérations financières : Gérez l’argent, les paiements, les dépenses par carte, les versements et bien plus encore à partir du Dashboard Stripe.

• Déplacez les fonds plus rapidement : Accédez immédiatement aux gains Stripe réglés et envoyez des transferts instantanés à d’autres entreprises sur Stripe sans frais.

• Tirez un meilleur parti de votre argent : Obtenez des remises en argent sur les dépenses par carte et des crédits de frais Stripe sur les soldes admissibles.

• Exercez vos activités à l’échelle mondiale en toute simplicité : conservez des soldes dans plusieurs devises, convertissez-les uniquement lorsque cela est nécessaire et envoyez des versements à des bénéficiaires dans plus de 160 pays.

• Automatisez vos opérations financières : utilisez des agents pour analyser les flux de trésorerie et automatiser des tâches telles que le paiement de factures, les transferts de fonds et la conversion de devises, dans les limites que vous fixez.

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FAQ sur l’automatisation des opérations financières