Die Automatisierung von Finanzabläufen bezeichnet den Einsatz von Software und Technologie, um wiederkehrende Buchhaltungs- und Finanzaufgaben ohne manuelle Dateneingabe zu erledigen. Einige Finanzteams stehen vor dem Problem, dass Zahlungen in einem System verbucht werden, Auszahlungen in einem Bankenportal landen, Rechnungen in einer Buchhaltungssoftware verbleiben und dazwischen eine Tabelle steht, die jeden Monat manuell neu erstellt wird. Die Automatisierung nutzt Regeln, Eingabeaufforderungen und direkte Verbindungen, um Barmittel und die dazugehörigen Datensätze zwischen Systemen zu verschieben, ohne dass jemand eine Zahl erneut abtippen muss.

Der globale Markt für die Automatisierung von Finanzprozessen wächst schnell und wird voraussichtlich im Jahr 2030 23,5 Mrd. USD übertreffen. Im Folgenden gehen wir darauf ein, was die Automatisierung von Finanzabläufen umfasst, welche Anwendungsfälle typisch sind und was Projekte tendenziell verzögert.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Automatisierung von Finanzabläufen verbindet Zahlungen, Auszahlungen, den Abgleich und das Reporting, sodass Daten ohne manuelle erneute Eingabe zwischen Systemen verschoben werden.

• Der Abgleich und wiederkehrende Geldbewegungen sind oft die ersten Bereiche, die automatisiert werden, da sich diese manuelle Arbeit in jedem Zyklus wiederholt.

• Teams sollten inkonsistente Daten vor der Automatisierung korrigieren, um zuverlässige Ergebnisse zu erhalten.

Was umfasst die Automatisierung von Finanzabläufen?

Finanzabläufe bezeichnen die Verwaltung der Gelder eines Unternehmens. Die Automatisierung von Finanzabläufen nutzt Technologie, um dies ohne menschliches Eingreifen zu tun. Sie deckt verschiedene Aspekte der Finanzen eines Unternehmens ab:

• Zahlungsabwicklung: Die Abfolge von Ereignissen, durch die Gelder von einem Zahlenden an einen Zahlungsempfänger übertragen werden, unabhängig davon, ob die Zahlung per Karte, Banklastschrift oder Digital Wallet erfolgt. Diese Ereignisse umfassen typischerweise die Autorisierung und Erfassung, wobei eine Rückerstattung und ein Streitfall möglicherweise im Anschluss auftreten können. Jedes Ereignis erstellt einen Datensatz, den Ihr Finanzteam später benötigt.

• Kontoverwaltung: Der Prozess, Zahlungsmethoden, Rechnungsadressen und Bankdaten für Auszahlungen aktuell zu halten. Eine abgelaufene Karte oder eine veraltete Routingnummer führt zu fehlgeschlagenen Transaktionen.

• Barmittelüberwachung: Die Nachverfolgung von Bankguthaben, eingehenden Zahlungen und geplanten Abflüssen, damit Sie wissen, was jetzt verfügbar ist und was sich diese Woche bewegt.

• Abgleich: Die Zuordnung jeder Einzahlung und Auszahlung zu den zugrunde liegenden Transaktionen und die anschließende Buchung der Ergebnisse im Hauptbuch. Nicht zugeordnete Posten führen dazu, dass die Bücher über das Monatsende hinaus offen bleiben.

• Reporting: Umsatz- und Barmittelzahlen, die für die Geschäftsführung, Wirtschaftsprüfer und Steuererklärungen erstellt werden. Sie sind nur so genau wie der zugrunde liegende Abgleich.

Manuelle Prozesse können scheitern, wenn die oben genannten Teile auf separaten Systemen ausgeführt werden. Bei einem typischen Monatsabschluss müssen Sie Transaktionen aus dem Zahlungs-Dashboard exportieren, den Kontoauszug herunterladen, Auszahlungs-IDs mit Suchformeln Einzahlungen zuordnen und Journalbuchungen in die Buchhaltungssoftware eingeben. Wenn Ihre Tools nicht miteinander verbunden sind, erledigen Sie dieselbe Arbeit zweimal.

Was sind typische Anwendungsfälle für die Automatisierung von Finanzabläufen?

Die Automatisierung hilft am meisten, wenn sich dieselben manuellen Schritte nach einem Zeitplan wiederholen. Viele Finanzteams beginnen mit der Kontoverwaltung, der Barmittelüberwachung, dem Abgleich und den unten behandelten Zahlungsabläufen.

Hier sind typische Anwendungsfälle und wie sie funktionieren:

• Kontodaten aktuell halten: Aktualisierungsdienste der Kartennetzwerke können neue Kartennummern und Ablaufdaten an Unternehmen übermitteln, wenn eine Bank eine Karte neu ausstellt. Dadurch wird sichergestellt, dass wiederkehrende Abbuchungen weiterhin funktionieren.

• Barmittelbestände überwachen: Bank-Feeds und Zahlungsguthaben werden jeden Morgen in einer einzigen Ansicht zusammengefasst, anstatt über mehrere Portale verstreut zu bleiben. Regeln markieren Guthaben, die unter festgelegte Schwellenwerte fallen, bevor ein Lieferantenlauf oder die Gehaltsabrechnung durchgeführt wird.

• Auszahlungen abgleichen: Der automatisierte Abgleich ruft Daten auf Transaktionsebene über eine API ab, gruppiert diese Daten nach Auszahlung, ordnet jede Auszahlung der zugehörigen Einzahlung auf das Bankkonto zu und bucht zusammenfassende Journalbuchungen. Nur Ausnahmen, wie z. B. eine Einzahlung, die zu keiner Auszahlung passt, erfordern eine menschliche Überprüfung.

• Umsatz realisieren: Eine Kundin oder ein Kunde zahlt möglicherweise im Januar 1.200 USD im Voraus für einen Jahresplan, aber nach der Periodenrechnung erwirtschaftet das Unternehmen 100 USD pro Monat. Automatisierte Zeitpläne buchen diesen Umsatz monatlich und passen ihn an, wenn die Kundin oder der Kunde ein Upgrade, Downgrade oder eine Stornierung vornimmt.

Wie automatisieren Unternehmen Zahlungsabläufe und Geldbewegungen?

Wenn Unternehmen Geld bewegen, kann sich die Zeit, die durch manuelle Übergaben zwischen Systemen und Bankkonten verloren geht, schnell summieren. Hier erfahren Sie, wie sie beide Seiten des Prozesses automatisieren können:

• Wiederkehrenden Umsatz einziehen: Abonnement- und Ratenabbuchungen erfolgen nach einem festen Zeitplan über hinterlegte Zahlungsmethoden, sodass niemand jede Abbuchung einzeln anstoßen muss. Wenn eine Zahlung fehlschlägt, versuchen automatische erneute Versuche und E-Mails an die Kundschaft die Einziehung, bevor das Finanzteam eingreifen muss.

• Eingehende Banküberweisungen zuordnen: Jeder Kundin und jedem Kunden wird eine eindeutige virtuelle Bankkontonummer zugewiesen, sodass eingehende Lastschriften und Banküberweisungen automatisch den richtigen Rechnungen zugeordnet werden.

• Geplante Auszahlungen: Unternehmen wählen einen Auszahlungsrhythmus (z. B. täglich, wöchentlich) und die Gelder werden nach diesem Zeitplan auf das Bankkonto überwiesen. Plattformen und Marktplätze teilen jede Zahlung beim Bezahlvorgang auf und zahlen allen Verkäuferinnen und Verkäufern auf dieselbe Weise ihren Anteil aus.

• Lieferantenzahlungen: Genehmigungsregeln leiten Rechnungen nach Betrag, Lieferant oder Abteilung weiter, und genehmigte Zahlungen werden am Fälligkeitsdatum ausgeführt.

Wie verändert die Automatisierung von Finanzabläufen das Reporting und die Barmittelüberwachung?

Die Automatisierung speist Transaktionsdaten in die Reporting-Systeme ein, sobald Ereignisse eintreten. Dies verändert die alltägliche Finanzarbeit auf verschiedene Weise:

• Dashboards bleiben aktuell: Zahlungsereignisse, Rückerstattungen und Auszahlungen erreichen das Data Warehouse oder Buchhaltungssystem fast sofort über APIs und Webhooks. Umsatz- und Barmittel-Dashboards werden aus diesem Feed aktualisiert und nicht aus einer wöchentlichen Tabelle.

• Warnmeldungen ersetzen manuelle Überprüfungen: Schwellenwerte markieren Spitzen bei Streitfällen, Auszahlungen, die nicht planmäßig eintreffen, oder Rückerstattungen, die über dem Normalwert liegen. Das Finanzteam erfährt von Problemen, sobald diese auftreten, und nicht erst am Monatsende.

• Prognosen nutzen geplante Daten: Anstehende Auszahlungen, Abonnementverlängerungen und genehmigte Lieferantenrechnungen sind mit Datum versehen im System hinterlegt. Eine 30-Tage-Barmittelprognose, die auf diesen Posten basiert, ist fundierter als eine, die aus den Gesamtwerten des letzten Quartals erstellt wurde.

• Fragen werden zu Abfragen: Wenn ein Produktteam fragt, wie sich eine Preisänderung auf die Abwanderung ausgewirkt hat, oder der Chief Financial Officer (CFO) wissen möchte, wie viel Barmittel nächste Woche für Lieferantenzahlungen gebunden sind, muss niemand eine Tabelle neu erstellen, um zu antworten – die Antwort liefert eine Abfrage.

• Der Abschluss ist kürzer: Der Abgleich läuft den ganzen Monat über, anstatt bis zur letzten Woche zu warten, sodass sich der Buchabschluss auf eine schnelle Überprüfung von Ausnahmen beschränkt.

Was sind die Vorteile der Automatisierung von Finanzabläufen in Bezug auf Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit?

Der Nutzen der Automatisierung zeigt sich in verschiedenen Bereichen. Hier sind die jeweiligen Vorteile:

• Genauigkeit: Das manuelle Kopieren von Daten kann zu Zahlendrehern, übersehenen Zeilen und fehlerhaften Formeln führen. Die Automatisierung reduziert diese Fehler.

• Skalierbarkeit: Regeln wickeln 50.000 Transaktionen auf dieselbe Weise ab wie 500, sodass die Mitarbeiterzahl mit Ausnahmen und Analysearbeiten wächst, nicht mit dem Zahlungsvolumen.

• Effizienz: Die Automatisierung ersetzt die zeitaufwendigen Aufgaben des Exportierens, Zuordnens und der erneuten Dateneingabe durch eine einfache Überprüfung und Analyse.

• Agilität: Entscheidungen in Bezug auf Preisgestaltung, Einstellungen und Ausgaben stützen sich auf die Zahlen dieser Woche und nicht auf die des letzten Monats, sodass die datengesteuerte Entscheidungsfindung in Finanzfragen genauer wird.

Was sind typische Hindernisse bei der Automatisierung von Finanzabläufen?

Automatisierungsprojekte können aufgrund von Daten- und Prozessproblemen ins Stocken geraten. Dies sind typische Hindernisse:

• Inkonsistente Datenformate: Ein System speichert Datumsangaben als TT/MM/JJJJ, während ein anderes sie als MM/TT/JJJJ speichert. Kunden-IDs unterscheiden sich zwischen dem Customer-Relationship-Management-System (CRM) und den Abrechnungssystemen. Währungsfelder mischen Codes und Symbole. Zuordnungsregeln schlagen fehl, bis jemand sie standardisiert.

• Lücken bei der Legacy-Integration: Älteren On-Premise-Buchhaltungssystemen fehlen oft APIs und sie akzeptieren Daten nur über geplante Datei-Uploads. Dieser Batch-Schritt führt in einem ansonsten automatisierten Workflow wieder zu Verzögerungen.

• Widerstand gegen neue Workflows: Controller, die jahrelang mit derselben Tabelle abgeglichen haben, haben gute Gründe, ihr zu vertrauen. Alte und neue Methoden müssen normalerweise ein oder zwei Zyklen lang parallel laufen, bevor jemand die Tabelle außer Dienst stellt.

• Unklare Zuständigkeit für Ausnahmen: Die Automatisierung leitet Nichtübereinstimmungen an eine Warteschlange weiter, aber jemand muss sich dennoch darum kümmern. Ohne eine zugewiesene zuständige Person und eine Frist zur Lösung können sich Ausnahmen anhäufen und der Abschluss kann länger dauern.

So kann Stripe Treasury helfen

Stripe Treasury führt Zahlungen und Finanzen auf Stripe zusammen, sodass Unternehmen Geld an einem Ort empfangen, aufbewahren, senden und ausgeben können. Die Lösung richtet sich an Start-ups und wachsende Unternehmen, die Geld schneller transferieren und weniger Zeit für ihre Finanzprozesse aufwenden möchten. Plattformen, Marktplätze und FinTechs können ihren Nutzerinnen und Nutzern mit Treasury für Plattformen zudem Finanzdienstleistungen anbieten.

Mit Treasury können Sie Folgendes umsetzen:

• Vereinfachen Sie Ihre Finanzabläufe: Verwalten Sie Geld, Zahlungen, Kartenausgaben, Auszahlungen und mehr über das Stripe-Dashboard.

• Bewegen Sie Geld schneller: Greifen Sie sofort auf abgewickelte Stripe-Einnahmen zu und senden Sie kostenlos sofortige Transfers an andere Unternehmen auf Stripe.

• Machen Sie mehr aus Ihrem Geld: Erhalten Sie Cashback für Kartenausgaben und Gutschriften für Stripe-Gebühren auf anspruchsberechtigte Guthaben.

• Agieren Sie problemlos weltweit: Halten Sie Guthaben in mehreren Währungen, konvertieren Sie nur bei Bedarf und senden Sie Auszahlungen an Empfängerinnen und Empfänger in über 160 Ländern.

• Automatisieren Sie Finanzabläufe: Nutzen Sie Agenten, um den Cashflow zu analysieren und Aufgaben wie das Bezahlen von Rechnungen, das Bewegen von Geld und das Konvertieren von Währungen innerhalb der von Ihnen festgelegten Grenzen zu automatisieren.

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Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung von Finanzabläufen