การดำเนินการทางการเงินอัตโนมัติคือการใช้ซอฟต์แวร์และเทคโนโลยีเพื่อจัดการงานบัญชีและการเงินที่เกิดขึ้นประจำโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ทีมการเงินบางทีมเผชิญกับปัญหาที่การชำระเงินเสร็จสิ้นในระบบหนึ่ง การเบิกจ่ายไปอยู่ในพอร์ทัลธนาคาร ใบแจ้งหนี้อยู่ในซอฟต์แวร์บัญชี และต้องสร้างสเปรดชีตใหม่ด้วยตนเองทุกเดือนเพื่อเป็นตัวกลางระหว่างทุกระบบ ระบบอัตโนมัติใช้กฎ ข้อความแจ้ง และการเชื่อมต่อโดยตรงเพื่อย้ายเงินสดและบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องระหว่างระบบโดยไม่ต้องมีผู้พิมพ์ตัวเลขใหม่

ตลาดทั่วโลกสำหรับระบบอัตโนมัติของขั้นตอนทางการเงินกำลังเติบโตอย่างรวดเร็วและคาดว่าจะ มีมูลค่าเกิน 23.5 พันล้านดอลลาร์สหรัฐ ในปี 2030 ด้านล่างนี้ เราจะอภิปรายว่าระบบอัตโนมัติสำหรับการปฏิบัติการทางการเงินครอบคลุมอะไรบ้าง กรณีการใช้งานทั่วไป และสิ่งที่มักจะทำให้โปรเจกต์ล่าช้า

ประเด็นสำคัญ

• ระบบอัตโนมัติสำหรับการปฏิบัติการทางการเงินจะเชื่อมต่อการชำระเงิน การเบิกจ่าย การกระทบยอด และการรายงาน เพื่อให้ข้อมูลย้ายไปมาระหว่างระบบได้โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลใหม่ด้วยตนเอง

• การกระทบยอดและการเคลื่อนย้ายเงินที่เกิดขึ้นเป็นประจำมักเป็นส่วนแรกที่จะปรับให้เป็นระบบอัตโนมัติ เนื่องจากเป็นงานที่ต้องทำด้วยตนเองซ้ำๆ ในทุกรอบ

• ทีมควรแก้ไขข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกันก่อนปรับเป็นระบบอัตโนมัติเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เชื่อถือได้

ระบบอัตโนมัติสำหรับการปฏิบัติการทางการเงินครอบคลุมอะไรบ้าง

การปฏิบัติการทางการเงินคืองานบริหารจัดการเงินของธุรกิจ ส่วนระบบอัตโนมัติสำหรับการปฏิบัติการทางการเงินคือการใช้เทคโนโลยีเพื่อทำสิ่งนี้โดยไม่ต้องอาศัยคน โดยครอบคลุมการเงินของบริษัทในหลายด้าน ดังนี้

• การประมวลผลการชำระเงิน: ลำดับเหตุการณ์ที่โอนเงินทุนจากผู้ชำระเงินไปยังผู้รับเงิน ไม่ว่าจะชำระผ่านบัตร การหักบัญชีธนาคาร หรือ กระเป๋าเงินดิจิทัล เหตุการณ์เหล่านี้มักประกอบด้วยการอนุมัติและการหักยอด ซึ่งอาจมีการคืนเงินและการโต้แย้งการชำระเงินเกิดขึ้นตามมา แต่ละเหตุการณ์จะสร้างระเบียนข้อมูลที่ทีมการเงินของคุณจะต้องใช้ในภายหลัง

• การจัดการบัญชี: ขั้นตอนการรักษาข้อมูลวิธีการชำระเงิน ที่อยู่สำหรับการเรียกเก็บเงิน และรายละเอียดธนาคารสำหรับการเบิกจ่ายให้เป็นปัจจุบัน บัตรหมดอายุหรือ Routing Number ที่ไม่เป็นปัจจุบันจะทำให้การทำธุรกรรมล้มเหลว

• การตรวจสอบเงินสด: การติดตามยอดคงเหลือในธนาคาร การชำระเงินที่เข้ามา และเงินไหลออกที่กำหนดไว้ เพื่อให้คุณทราบว่าตอนนี้มีเงินเท่าใดและจะมีการเคลื่อนไหวของเงินอย่างไรในสัปดาห์นี้

• การกระทบยอด: การจับคู่เงินฝากและ การเบิกจ่าย แต่ละรายการกับธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง จากนั้นจึงผ่านรายการผลลัพธ์ไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป รายการที่จับคู่ไม่ได้จะทำให้ต้องเปิดสมุดบัญชีค้างไว้จนข้ามเดือน

• การรายงาน: ตัวเลขรายรับและเงินสดที่จัดทำขึ้นสำหรับผู้บริหาร ผู้ตรวจสอบบัญชี และการยื่นแบบแสดงรายการภาษี ข้อมูลเหล่านี้จะมีความแม่นยำก็ต่อเมื่อมีการกระทบยอดพื้นฐานที่ถูกต้อง

กระบวนการแบบทำด้วยตนเองอาจเกิดปัญหาได้หากส่วนต่างๆ ข้างต้นทำงานบนระบบที่แยกกัน สำหรับการปิดบัญชีทั่วไป คุณจะต้องส่งออกธุรกรรมจากแดชบอร์ดการชำระเงิน ดาวน์โหลดรายการเดินบัญชี จับคู่ ID การเบิกจ่ายกับเงินฝากโดยใช้สูตรการค้นหา และพิมพ์รายการสมุดรายวันลงในซอฟต์แวร์ทางบัญชี หากเครื่องมือของคุณไม่ได้เชื่อมต่อกัน คุณจะต้องทำงานเดิมซ้ำสอง

กรณีการใช้งานทั่วไปของระบบอัตโนมัติสำหรับการปฏิบัติการทางการเงินมีอะไรบ้าง

ระบบอัตโนมัติจะมีประโยชน์มากที่สุดเมื่องานที่ทำด้วยตนเองแบบเดิมเกิดขึ้นซ้ำตามกำหนดเวลา ทีมการเงินหลายทีมเริ่มต้นด้วยการจัดการบัญชี การตรวจสอบเงินสด การกระทบยอด และเวิร์กโฟลว์การชำระเงินที่ครอบคลุมอยู่ด้านล่าง

กรณีการใช้งานทั่วไปและวิธีการทำงานมีดังนี้

• การรักษาข้อมูลรายละเอียดบัญชีให้เป็นปัจจุบัน: บริการอัปเดต เครือข่ายบัตร สามารถส่งหมายเลขบัตรใหม่และวันหมดอายุให้กับธุรกิจได้เมื่อธนาคารออกบัตรใหม่ วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการเรียกเก็บเงินตามรอบบิลจะยังทำงานได้ตามปกติ

• การตรวจสอบสถานะเงินสด: ฟีดธนาคารและยอดการชำระเงินจะรวมอยู่ในมุมมองเดียวกันในทุกเช้าแทนที่จะกระจายอยู่ตามพอร์ทัลต่างๆ กฎเกณฑ์จะตั้งค่าแจ้งเตือนหากยอดคงเหลือลดลงต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนดไว้ก่อนที่จะจ่ายเงินให้ผู้จัดจำหน่ายหรือจ่ายเงินเดือน

• การกระทบยอดการเบิกจ่าย: การกระทบยอดอัตโนมัติจะดึงข้อมูลระดับธุรกรรมผ่านทางอินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) จัดกลุ่มข้อมูลดังกล่าวตามการเบิกจ่าย จับคู่การเบิกจ่ายแต่ละรายการกับเงินฝากธนาคาร และผ่านรายการสมุดรายวันแบบสรุป โดยจะมีเฉพาะข้อยกเว้นบางอย่างเท่านั้น เช่น เงินฝากที่ไม่ตรงกับการเบิกจ่ายใดๆ ที่ต้องให้คนเป็นผู้ตรวจสอบ

• การรับรู้รายรับ: ลูกค้าอาจชำระเงินล่วงหน้า 1,200 ดอลลาร์สหรัฐสำหรับแผนบริการรายปีในเดือนมกราคม แต่ภายใต้การทำบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง ธุรกิจจะมีรายได้ 100 ดอลลาร์สหรัฐต่อเดือน กำหนดการอัตโนมัติจะผ่านรายการรายรับดังกล่าวเป็นรายเดือนและจะปรับเปลี่ยนเมื่อลูกค้าอัปเกรด ดาวน์เกรด หรือยกเลิก

ธุรกิจต่างๆ ปรับการปฏิบัติการด้านการชำระเงินและการเคลื่อนย้ายเงินให้เป็นระบบอัตโนมัติอย่างไร

เมื่อธุรกิจเคลื่อนย้ายเงิน การเสียเวลาไปกับการส่งต่องานระหว่างระบบและบัญชีธนาคารด้วยตนเองอาจเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว นี่คือวิธีที่ธุรกิจจะปรับเปลี่ยนกระบวนการทั้งสองด้านให้เป็นแบบอัตโนมัติได้ ดังนี้

• การเรียกเก็บเงินสำหรับรายรับที่เกิดขึ้นประจำ: การสมัครใช้บริการ และการเรียกเก็บเงินแบบผ่อนชำระจะดำเนินการกับวิธีการชำระเงินที่จัดเก็บไว้ตามกำหนดเวลาที่ตายตัว เพื่อไม่ให้ต้องมีผู้เริ่มการเรียกเก็บเงินแต่ละครั้ง เมื่อการชำระเงินล้มเหลว ระบบจะลองใหม่โดยอัตโนมัติและส่งอีเมลถึงลูกค้าเพื่อพยายามกู้คืนการชำระเงินก่อนที่ทีมการเงินจะต้องเข้ามาจัดการ

• การจับคู่การโอนเงินผ่านธนาคารที่เข้ามา: ลูกค้าแต่ละรายจะได้รับหมายเลขบัญชีธนาคารเสมือนที่ไม่ซ้ำกันเพื่อให้ระบบจับคู่เงินหักบัญชีโดยตรงและการ โอนเงินผ่านธนาคาร ที่เข้ามากับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องได้โดยอัตโนมัติ

• การเบิกจ่ายตามกำหนดเวลา: ธุรกิจต่างๆ สามารถเลือกความถี่ในการเบิกจ่ายได้ (เช่น รายวัน รายสัปดาห์) และเงินทุนจะถูกย้ายไปยังบัญชีธนาคารตามกำหนดเวลาดังกล่าว แพลตฟอร์มและมาร์เก็ตเพลสจะแบ่งการชำระเงินแต่ละรายการตอนชำระเงิน และจ่ายส่วนแบ่งให้ผู้ขายแต่ละรายด้วยวิธีเดียวกัน

• การชำระเงินให้ผู้จัดจำหน่าย: กฎการอนุมัติจะกำหนดเส้นทางของบิลตามจำนวนเงิน ผู้จัดจำหน่าย หรือแผนก และการชำระเงินที่ได้รับอนุมัติจะถูกส่งออกไปตามวันที่ครบกำหนด

ระบบอัตโนมัติของการปฏิบัติการทางการเงินเปลี่ยนการรายงานและการตรวจสอบเงินสดอย่างไร

ระบบอัตโนมัติจะป้อนข้อมูลธุรกรรมเข้าสู่ระบบการรายงานเมื่อเกิดเหตุการณ์ขึ้น ซึ่งจะเปลี่ยนแปลงงานการเงินในแต่ละวันได้หลายวิธี ดังนี้

• แดชบอร์ดมีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ: เหตุการณ์การชำระเงิน การคืนเงิน และการเบิกจ่ายจะถูกส่งไปยังคลังข้อมูลหรือระบบทางบัญชีเกือบจะในทันทีผ่าน API และ Webhook แดชบอร์ดรายรับและเงินสดจะรีเฟรชจากฟีดดังกล่าวแทนที่จะใช้สเปรดชีตรายสัปดาห์

• ใช้การแจ้งเตือนแทนการตรวจสอบด้วยตนเอง: การตั้งค่าเกณฑ์จะช่วยแจ้งเตือนเมื่อมีการโต้แย้งการชำระเงินถึงจุดสูงสุด การเบิกจ่ายที่ไม่เป็นไปตามกำหนดเวลา หรือการคืนเงินที่สูงกว่าปกติ ทีมการเงินจะทราบปัญหาขณะที่เกิดขึ้นแทนที่จะเป็นช่วงสิ้นเดือน

• การคาดการณ์ใช้ข้อมูลตามกำหนดเวลา: การเบิกจ่ายที่จะเกิดขึ้น การต่ออายุการสมัครใช้บริการ และบิลจากผู้จัดจำหน่ายที่อนุมัติแล้วจะอยู่ในระบบพร้อมแนบวันที่มาด้วย การคาดการณ์เงินสด 30 วันที่สร้างจากรายการดังกล่าวจะมีความสมจริงมากกว่ายอดรวมของไตรมาสที่แล้ว

• คำถามกลายเป็นคำขอข้อมูล: เมื่อทีมผลิตภัณฑ์ถามว่าการเปลี่ยนแปลงราคาส่งผลต่อการเลิกใช้บริการอย่างไร หรือประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน (CFO) ต้องการทราบว่ามีเงินสดที่ต้องเตรียมชำระให้ผู้จัดจำหน่ายในสัปดาห์หน้าเป็นจำนวนเท่าใด ก็ไม่มีใครต้องมาสร้างสเปรดชีตใหม่เพื่อหาคำตอบ เพราะคุณจะได้คำตอบจากคำขอข้อมูล

• ปิดบัญชีได้เร็วขึ้น: การกระทบยอด จะดำเนินการตลอดทั้งเดือนแทนที่จะรอจนถึงสัปดาห์สุดท้าย การปิดสมุดบัญชีจึงเหลือเพียงแค่การตรวจสอบข้อยกเว้นอย่างรวดเร็วเท่านั้น

ประโยชน์ของระบบอัตโนมัติสำหรับการปฏิบัติการทางการเงินในแง่ของประสิทธิภาพ ความแม่นยำ และความสามารถในการขยายมีอะไรบ้าง

ผลลัพธ์ที่ได้จากระบบอัตโนมัติจะปรากฏในหลายด้าน ประโยชน์ของแต่ละด้านมีดังนี้

• ความแม่นยำ: การคัดลอกข้อมูลด้วยตนเองอาจทำให้ตัวเลขสลับกัน มีแถวตกหล่น และสูตรผิดพลาดได้ ระบบอัตโนมัติจะช่วยลดข้อผิดพลาดเหล่านั้น

• ความสามารถในการขยาย: กฎต่างๆ จะดำเนินการธุรกรรม 50,000 รายการในลักษณะเดียวกับการทำธุรกรรม 500 รายการ ดังนั้นจำนวนพนักงานจึงเพิ่มขึ้นตามข้อยกเว้นและงานวิเคราะห์ ไม่ใช่ปริมาณการชำระเงิน

• ประสิทธิภาพ: ระบบอัตโนมัติจะเข้ามาแทนที่งานที่กินเวลาอย่างการส่งออก การจับคู่ และการป้อนข้อมูลใหม่ เพื่อให้เหลือเพียงแค่การตรวจสอบและการวิเคราะห์ง่ายๆ

• ความคล่องตัว: การตัดสินใจเรื่องการกำหนดราคา การจ้างงาน และการใช้จ่ายจะใช้ตัวเลขของสัปดาห์นี้แทนที่จะเป็นตัวเลขของเดือนที่แล้ว ดังนั้น การตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล เกี่ยวกับการเงินจะมีความแม่นยำมากขึ้น

อุปสรรคที่พบบ่อยในการปรับการปฏิบัติการทางการเงินให้เป็นระบบอัตโนมัติมีอะไรบ้าง

โปรเจกต์ระบบอัตโนมัติอาจมีความคืบหน้าได้ยากเนื่องจากปัญหาด้านข้อมูลและขั้นตอนการทำงาน อุปสรรคที่พบบ่อยมีดังนี้

• รูปแบบข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกัน: ระบบหนึ่งจัดเก็บวันที่ในรูปแบบ DD/MM/YYYY ในขณะที่อีกระบบหนึ่งจัดเก็บในรูปแบบ MM/DD/YYYY ID ของลูกค้าจะแตกต่างกันระหว่างระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) และระบบการเรียกเก็บเงิน ฟิลด์สกุลเงินมีรหัสและสัญลักษณ์ปะปนกัน กฎการจับคู่จะล้มเหลวจนกว่าจะมีคนกำหนดมาตรฐานให้กับข้อมูลเหล่านั้น

• ช่องว่างการผสานการทำงานของระบบเดิม: ซอฟต์แวร์ทางบัญชีในองค์กรรุ่นเก่ามักจะไม่มี API และยอมรับเฉพาะข้อมูลที่มาจากการอัปโหลดไฟล์ตามกำหนดเวลาเท่านั้น ขั้นตอนการทำงานแบบกลุ่มดังกล่าวจะทำให้เวิร์กโฟลว์ที่ควรเป็นแบบอัตโนมัติกลับมีความล่าช้าอีกครั้ง

• การต่อต้านเวิร์กโฟลว์ใหม่: ผู้ควบคุมบัญชีที่ทำการกระทบยอดจากสเปรดชีตเดิมมาหลายปีต่างมีเหตุผลดีๆ ที่จะเชื่อถือวิธีนั้น วิธีเก่าและวิธีใหม่จึงมักจะต้องทำงานควบคู่กันไปสักหนึ่งหรือสองรอบก่อนที่จะยกเลิกการใช้สเปรดชีต

• ความไม่ชัดเจนของผู้รับผิดชอบในส่วนของข้อยกเว้น: ระบบอัตโนมัติจะกำหนดเส้นทางข้อมูลที่ไม่ตรงกันไปยังคิว แต่ก็ยังต้องมีผู้รับผิดชอบดูแลเรื่องเหล่านั้น หากไม่มีการมอบหมายผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลาแก้ไข ข้อยกเว้นอาจสะสมพอกพูนและการปิดบัญชีอาจใช้เวลานานขึ้น

Stripe Treasury ช่วยเหลือคุณได้อย่างไร

Stripe Treasury จะรวมการชำระเงินและการเงินเข้าด้วยกันบน Stripe เพื่อให้ธุรกิจสามารถรับ จัดเก็บ ส่ง และใช้จ่ายเงินทุนได้ในที่เดียว สร้างขึ้นมาสำหรับสตาร์ทอัพและธุรกิจที่กำลังเติบโตซึ่งต้องการเคลื่อนย้ายเงินให้เร็วขึ้นและใช้เวลาน้อยลงในการบริหารจัดการการปฏิบัติการทางการเงิน แพลตฟอร์ม มาร์เก็ตเพลส และฟินเทคยังสามารถเสนอบริการทางการเงินให้กับผู้ใช้ของตนได้ด้วย Treasury สำหรับแพลตฟอร์ม

Treasury สามารถช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้

• ทำให้การปฏิบัติการทางการเงินของคุณง่ายขึ้น: จัดการเงิน การชำระเงิน การใช้จ่ายผ่านบัตร การเบิกจ่าย และอื่นๆ อีกมากมายได้จาก Stripe Dashboard

• เคลื่อนย้ายเงินได้เร็วขึ้น: เข้าถึงผลกำไรใน Stripe ที่ชำระเงินแล้วได้ทันที และโอนเงินทันทีไปยังธุรกิจอื่นบน Stripe ได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย

• รับประโยชน์จากเงินของคุณได้มากขึ้น: รับเงินคืนจากการใช้จ่ายผ่านบัตรและเครดิตค่าธรรมเนียมของ Stripe จากยอดคงเหลือที่เข้าเงื่อนไข

• ดำเนินธุรกิจทั่วโลกได้อย่างง่ายดาย: ถือยอดคงเหลือไว้ได้ในหลายสกุลเงิน แปลงสกุลเงินเมื่อจำเป็นเท่านั้น และส่งการเบิกจ่ายให้กับผู้รับเงินในประเทศต่างๆ กว่า 160 ประเทศ

• ดำเนินการด้านการเงินโดยอัตโนมัติ: ใช้เอเจนต์เพื่อวิเคราะห์กระแสเงินสดและทำงานต่างๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การชำระใบแจ้งหนี้ การย้ายเงิน และการแปลงสกุลเงินภายในขีดจำกัดที่คุณกำหนด

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe Treasury จะช่วยให้คุณจัดการการเงินและการชำระเงินในที่เดียวได้ หรือเริ่มใช้งานวันนี้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการดำเนินงานด้านการเงินแบบอัตโนมัติ