L'automatisation des opérations financières correspond à l'utilisation de logiciels et de technologies pour gérer les tâches comptables et financières récurrentes sans saisie manuelle des données. Certaines équipes financières sont confrontées à un problème dans lequel les paiements sont réglés dans un système, les virements arrivent sur un portail bancaire, les factures résident dans un logiciel de comptabilité, et une feuille de calcul reconstruite manuellement chaque mois fait le lien entre tous ces éléments. L'automatisation utilise des règles, des invites et des connexions directes pour déplacer les liquidités et les enregistrements correspondants entre les systèmes sans obliger personne à ressaisir des chiffres.

Le marché mondial de l'automatisation des processus financiers connaît une croissance rapide et devrait dépasser 23,5 milliards de dollars en 2030. Nous examinerons ci-dessous ce que comprend l'automatisation des opérations financières, les cas d'usage courants et ce qui a tendance à ralentir les projets.

L’essentiel à retenir

• l'automatisation des opérations financières connecte les paiements, les virements, le rapprochement et le reporting afin que les données circulent entre les systèmes sans nouvelle saisie manuelle ;

• le rapprochement et les mouvements de fonds récurrents sont souvent les premiers domaines à être automatisés, car ce travail manuel se répète à chaque cycle ;

• les équipes doivent corriger les données incohérentes avant de procéder à l'automatisation pour obtenir des résultats fiables.

Périmètre de l'automatisation des opérations financières

Les opérations financières correspondent à la gestion des fonds d'une entreprise. L'automatisation des opérations financières utilise la technologie pour y parvenir sans intervention humaine. Elle couvre plusieurs aspects des finances d'une entreprise :

• traitement des paiements : la série d'événements qui transfère les fonds d'un payeur à un bénéficiaire, que le paiement soit effectué par carte, prélèvement bancaire ou wallet. Ces événements comprennent généralement l'autorisation et la capture, suivies éventuellement d'un remboursement et d'un litige. Chaque événement crée un enregistrement dont votre équipe financière aura besoin par la suite ;

• gestion des comptes : le processus de mise à jour des moyens de paiement, des adresses de facturation et des coordonnées bancaires pour les virements. Une carte expirée ou un numéro de routage obsolète entraîne l'échec des transactions ;

• suivi des liquidités : le suivi des soldes bancaires, des règlements entrants et des sorties prévues, afin de savoir ce qui est disponible actuellement et ce qui doit être transféré cette semaine ;

• rapprochement : la mise en correspondance de chaque versement et virement avec les transactions sous-jacentes, puis l'enregistrement des résultats dans le grand livre. Les éléments non rapprochés maintiendront les comptes ouverts au-delà de la fin du mois ;

• reporting : les chiffres des revenus et des liquidités produits pour la direction, les auditeurs et les déclarations fiscales. Leur précision dépend de celle du rapprochement sous-jacent.

Les processus manuels peuvent échouer si les éléments ci-dessus fonctionnent sur des systèmes distincts. Lors d'une clôture classique, il faut exporter les transactions depuis le dashboard de paiement, télécharger les relevés bancaires, associer les identifiants de virement aux versements à l'aide de formules de recherche et saisir les écritures de journal dans le logiciel de comptabilité. Si vos outils sont déconnectés, vous ferez le même travail deux fois.

Cas d'usage courants de l'automatisation des opérations financières

L'automatisation est d'autant plus utile lorsque les mêmes étapes manuelles se répètent selon un calendrier précis. De nombreuses équipes financières commencent par la gestion des comptes, le suivi des liquidités, le rapprochement et les flux de paiement décrits ci-dessous.

Voici des cas d'usage courants et leur fonctionnement :

• mise à jour des informations du compte : les services de mise à jour des réseaux de cartes peuvent transmettre les nouveaux numéros de carte et dates d'expiration aux entreprises lorsqu'une banque réémet une carte. Cela garantit le bon fonctionnement des paiements récurrents ;

• suivi de la position de trésorerie : les flux bancaires et les soldes de paiement sont regroupés dans une seule vue chaque matin au lieu de rester dispersés sur plusieurs portails. Des règles signalent les soldes qui tombent en dessous des seuils définis avant qu'un paiement fournisseur ou le versement de la paie ne soit effectué ;

• rapprochement des virements : le rapprochement automatisé extrait les données au niveau de la transaction via une interface de programmation d'application (API), regroupe ces données par virement, associe chaque virement à son versement bancaire et enregistre des écritures de journal récapitulatives. Seules les exceptions, comme un versement qui ne correspond à aucun virement, nécessitent une vérification humaine ;

• comptabilisation des revenus : un client peut payer 1 200 $ d'avance pour une offre annuelle en janvier, mais selon la comptabilité d'exercice, l'entreprise gagne 100 $ par mois. Des calendriers automatisés enregistrent ces revenus chaque mois et les ajustent lorsque le client passe à une offre supérieure, inférieure ou annule.

Comment les entreprises automatisent-elles les opérations de paiement et les mouvements de fonds ?

Lorsque les entreprises déplacent des fonds, le temps perdu lors des transferts manuels entre les systèmes et les comptes bancaires peut s'accumuler rapidement. Voici comment elles peuvent automatiser les deux aspects du processus :

• encaissement des revenus récurrents : les paiements liés aux abonnements et aux versements échelonnés sont effectués sur des moyens de paiement sauvegardés selon un calendrier fixe, de sorte que personne n'a à initier chaque paiement. En cas d'échec d'un paiement, des relances automatiques et des e-mails envoyés aux clients tentent de le récupérer avant que l'équipe financière n'ait à intervenir ;

• mise en correspondance des virements bancaires entrants : chaque client se voit attribuer un numéro de compte bancaire virtuel unique afin que les prélèvements directs et les virements bancaires entrants correspondent automatiquement aux bonnes factures ;

• virements programmés : les entreprises choisissent une fréquence de virement (par ex., quotidienne, hebdomadaire) et les fonds sont transférés sur le compte bancaire selon ce calendrier. Les plateformes et les marketplaces divisent chaque paiement au moment du paiement et versent à chaque commerçant sa part de la même manière ;

• paiements des fournisseurs : des règles d'approbation acheminent les factures par montant, fournisseur ou département, et les paiements approuvés sont effectués à la date d'échéance.

Impact de l'automatisation des opérations financières sur le reporting et le suivi des liquidités

L'automatisation alimente les systèmes de reporting en données de transaction au fur et à mesure que les événements se produisent. Cela modifie le travail financier quotidien de plusieurs manières :

• dashboards à jour : les événements de paiement, les remboursements et les virements atteignent le data warehouse ou le système de comptabilité presque immédiatement via des API et des webhooks. Les dashboards de revenus et de liquidités sont actualisés à partir de ce flux plutôt qu'à partir d'une feuille de calcul hebdomadaire ;

• remplacement des vérifications manuelles par des alertes : des seuils signalent les pics de litiges, les virements qui n'arrivent pas à temps ou les remboursements supérieurs à la normale. L'équipe financière est informée des problèmes dès qu'ils surviennent et non à la fin du mois ;

• utilisation de données programmées pour les prévisions : les virements à venir, les renouvellements d'abonnements et les factures de fournisseurs approuvées se trouvent dans le système avec des dates associées. Une projection de liquidités sur 30 jours établie à partir de ces éléments est plus fondée que celle construite à partir des totaux du trimestre précédent ;

• transformation des questions en requêtes : lorsqu'une équipe produit demande comment une modification de tarification a affecté l'attrition ou lorsque le directeur financier (CFO) souhaite savoir quelles liquidités sont engagées pour les paiements des fournisseurs la semaine prochaine, personne n'a besoin de reconstruire une feuille de calcul pour répondre, la réponse provient d'une requête ;

• raccourcissement de la clôture : Le rapprochement s'effectue tout au long du mois au lieu d'attendre la dernière semaine, de sorte que la clôture des comptes se résume à une vérification rapide des exceptions.

Avantages de l'automatisation des opérations financières en matière d'efficacité, de précision et d'évolutivité

Les avantages de l'automatisation se manifestent dans plusieurs domaines. Voici les avantages pour chacun d'entre eux :

• précision : la copie manuelle de données peut entraîner des inversions de chiffres, des lignes manquantes et des formules corrompues. L'automatisation réduit ces erreurs ;

• évolutivité : les règles traitent 50 000 transactions de la même manière qu'elles en traitent 500, de sorte que les effectifs augmentent avec les exceptions et le travail d'analyse, et non avec le volume de paiements ;

• efficacité : l'automatisation remplace les tâches chronophages d'exportation, de mise en correspondance et de nouvelle saisie de données par une simple vérification et analyse ;

• agilité : les décisions de tarification, de recrutement et de dépenses utilisent les chiffres de cette semaine plutôt que ceux du mois dernier, de sorte que la prise de décision basée sur les données concernant les finances gagne en précision.

Obstacles courants lors de l'automatisation des opérations financières

Les projets d'automatisation peuvent avoir du mal à progresser en raison de problèmes liés aux données et aux processus. Voici les obstacles courants :

• formats de données incohérents : un système stocke les dates sous la forme JJ/MM/AAAA, tandis qu'un autre les stocke sous la forme MM/JJ/AAAA. Les identifiants clients diffèrent entre la gestion de la relation client (CRM) et les systèmes de facturation. Les champs de devise mélangent des codes et des symboles. Les règles de correspondance échoueront tant que personne ne les aura standardisées ;

• lacunes de l'intégration existante : les anciens systèmes de comptabilité sur site manquent souvent d'API et n'acceptent les données que par le biais de chargements de fichiers planifiés. Cette étape par lots réintroduit des retards dans un flux de travail par ailleurs automatisé ;

• résistance aux nouveaux flux de travail : les contrôleurs qui effectuent des rapprochements à partir de la même feuille de calcul depuis des années ont de bonnes raisons de lui faire confiance. Les anciennes et les nouvelles méthodes doivent généralement fonctionner en parallèle pendant un cycle ou deux avant que quiconque ne retire la feuille de calcul ;

• responsabilité floue des exceptions : l'automatisation achemine les incohérences vers une file d'attente, mais quelqu'un doit tout de même en assumer la responsabilité. Sans responsable désigné et sans délai de résolution, les exceptions peuvent s'accumuler et la clôture peut prendre plus de temps.

Comment Stripe Treasury peut vous aider

Stripe Treasury regroupe les paiements et les finances sur Stripe, de sorte que les entreprises peuvent recevoir, stocker, envoyer et dépenser des fonds au même endroit. Le système est conçu pour les startups et les entreprises en croissance qui souhaitent déplacer des fonds plus rapidement et consacrer moins de temps à la gestion des opérations financières. Les plateformes, les marketplaces et les fintechs peuvent également proposer des services financiers à leurs utilisateurs avec Treasury pour les plateformes.

Treasury peut vous aider comme suit :

• simplifiez vos opérations financières : gérez les fonds, les paiements, les dépenses par carte, les virements et bien plus encore depuis le Dashboard Stripe ;

• déplacez les fonds plus rapidement : accédez immédiatement aux gains Stripe réglés et envoyez des transferts instantanés à d'autres entreprises sur Stripe sans frais ;

• tirez le meilleur parti de vos fonds : gagnez du cashback sur les dépenses par carte et des crédits de frais Stripe sur les soldes admissibles ;

• opérez à l'échelle mondiale en toute simplicité : conservez des soldes dans plusieurs devises, convertissez-les uniquement lorsque cela est nécessaire et envoyez des virements à des bénéficiaires dans plus de 160 pays.

• Automatisez les opérations financières : utilisez des agents pour analyser les flux de trésorerie et automatiser des tâches telles que le paiement des factures, le transfert de fonds et la conversion de devises dans les limites que vous définissez.

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FAQ sur l'automatisation des opérations financières