A automação de operações financeiras é o uso de software e tecnologia para lidar com tarefas contábeis e financeiras recorrentes sem a entrada manual de dados. Algumas equipes financeiras enfrentam um problema no qual os pagamentos são compensados em um sistema, os repasses caem em um portal bancário, as faturas ficam em um software de contabilidade e uma planilha que é recriada manualmente todos os meses fica entre todos eles. A automação usa regras, comandos e conexões diretas para movimentar dinheiro e os registros que o descrevem entre os sistemas, sem exigir que ninguém digite um número novamente.

O mercado global de automação de processos financeiros está crescendo rapidamente e a expectativa é de que ultrapasse US$ 23,5 bilhões em 2030. Abaixo, discutiremos o que a automação de operações financeiras inclui, casos de uso comuns e o que tende a atrasar os projetos.

Principais conclusões

• A automação de operações financeiras conecta pagamentos, repasses, reconciliação e relatórios para que os dados se movam entre os sistemas sem a necessidade de reentrada manual.

• A reconciliação e a movimentação recorrente de dinheiro costumam ser as primeiras áreas a serem automatizadas porque esse trabalho manual se repete a cada ciclo.

• As equipes devem corrigir dados inconsistentes antes de automatizar para obter resultados confiáveis.

O que a automação de operações financeiras abrange?

Operações financeiras é o trabalho de gestão do dinheiro de uma empresa. A automação de operações financeiras usa tecnologia para fazer isso sem intervenção humana. Ela abrange várias facetas das finanças de uma empresa:

• Processamento de pagamentos: a sequência de eventos que transfere fundos de um pagador para um recebedor, seja o pagamento feito via cartão, débito bancário ou carteira digital. Esses eventos geralmente incluem autorização e captura, com reembolso e contestação podendo ocorrer posteriormente. Cada evento cria um registro de que sua equipe financeira precisará mais tarde.

• Gestão de contas: o processo de manter atualizados as formas de pagamento, os endereços de faturamento e os dados bancários de repasse. Um cartão vencido ou um routing number desatualizado leva a falhas nas transações.

• Monitoramento de caixa: o acompanhamento de saldos bancários, compensações recebidas e saídas programadas para que você saiba o que está disponível agora e o que vai ser movimentado nesta semana.

• Reconciliação: a correspondência de cada depósito e repasse com as transações associadas, e o posterior lançamento dos resultados no livro-razão. Itens sem correspondência manterão os livros abertos após o fim do mês.

• Relatórios: os números de receita e caixa produzidos para a liderança, auditores e declarações fiscais. Eles são tão precisos quanto a reconciliação subjacente.

Processos manuais podem falhar se as partes acima forem executadas em sistemas separados. Em um fechamento típico, você terá que exportar as transações do Dashboard de pagamentos, baixar o extrato bancário, corresponder os IDs de repasse aos depósitos com fórmulas de pesquisa e digitar os lançamentos contábeis no software de contabilidade. Se suas ferramentas estiverem desconectadas, você fará o mesmo trabalho duas vezes.

Quais são os casos de uso comuns para a automação de operações financeiras?

A automação ajuda mais quando as mesmas etapas manuais se repetem de forma programada. Muitas equipes financeiras começam com a gestão de contas, o monitoramento de caixa, a reconciliação e os fluxos de trabalho de pagamento abordados abaixo.

Veja a seguir os casos de uso comuns e como eles funcionam:

• Manter os dados da conta atualizados: os serviços atualizadores de bandeira de cartão podem enviar novos números de cartão e datas de validade para as empresas quando um banco reemite um cartão. Isso garante que as cobranças recorrentes continuem funcionando.

• Monitorar as posições de caixa: os feeds bancários e os saldos de pagamentos se unem em uma única visualização todas as manhãs, em vez de ficarem espalhados por vários portais. Regras sinalizam saldos que caem abaixo dos limites definidos antes que ocorra um pagamento de fornecedores ou a folha de pagamento seja processada.

• Reconciliar repasses: a reconciliação automatizada extrai dados no nível da transação por meio de uma interface de programação de aplicações (API), agrupa esses dados por repasse, corresponde cada repasse ao seu depósito bancário e lança entradas de diário resumidas. Apenas exceções, como um depósito que não corresponde a nenhum repasse, exigem revisão humana.

• Reconhecer receita: um cliente pode pagar US$ 1.200,00 adiantados por um plano anual em janeiro, mas, sob o regime de competência, a empresa ganha US$ 100,00 por mês. Cronogramas automatizados lançam essa receita mensalmente e a ajustam quando o cliente faz upgrade, downgrade ou cancela.

Como as empresas automatizam as operações de pagamento e a movimentação de dinheiro?

Quando as empresas movimentam dinheiro, o tempo perdido com transferências manuais entre sistemas e contas bancárias pode se acumular rapidamente. Veja como elas podem automatizar ambos os lados do processo:

• Cobrança de receita recorrente: as cobranças de assinatura e parcelamento são executadas em formas de pagamento armazenadas em um cronograma fixo, para que ninguém precise iniciar cada cobrança. Quando um pagamento falha, novas tentativas automáticas e e-mails de clientes tentam a recuperação antes que a equipe financeira precise intervir.

• Correspondência de transferências bancárias recebidas: cada cliente recebe um número de conta bancária virtual exclusivo para que os débitos diretos recebidos e as transferências bancárias correspondam automaticamente às faturas certas.

• Repasses programados: as empresas escolhem uma cadência de repasse (por exemplo, diária, semanal) e os fundos são transferidos para a conta bancária nesse cronograma. Plataformas e marketplaces dividem cada pagamento no checkout e pagam a cada vendedor sua parte da mesma forma.

• Pagamentos a fornecedores: regras de aprovação direcionam as contas por valor, fornecedor ou departamento, e os pagamentos aprovados saem na data de vencimento.

Como a automação de operações financeiras muda os relatórios e o monitoramento de caixa?

A automação alimenta os dados de transações nos sistemas de relatórios à medida que os eventos acontecem. Isso muda o trabalho financeiro diário de várias maneiras:

• Os dashboards se mantêm atualizados: eventos de pagamento, reembolsos e repasses chegam ao data warehouse ou sistema de contabilidade quase imediatamente por meio de APIs e webhooks. Os dashboards de receita e caixa são atualizados a partir desse feed, e não de uma planilha semanal.

• Alertas substituem verificações manuais: os limites sinalizam picos de contestações, repasses que não chegam no prazo ou reembolsos que ocorrem acima do normal. A equipe financeira é informada sobre os problemas à medida que acontecem, em vez de no final do mês.

• As previsões usam dados programados: os próximos repasses, as renovações de assinaturas e as contas de fornecedores aprovadas ficam no sistema com as datas associadas. Uma projeção de caixa de 30 dias construída a partir desses itens é mais fundamentada do que uma baseada nos totais do último trimestre.

• Perguntas se tornam consultas: quando uma equipe de produto pergunta como uma mudança de preço afetou a rotatividade, ou o diretor financeiro (CFO) quer saber quanto dinheiro está comprometido com o pagamento de fornecedores na próxima semana, ninguém precisa refazer uma planilha para responder, pois a resposta vem de uma consulta.

• O fechamento é mais curto: a reconciliação é executada durante todo o mês, em vez de esperar até a última semana, de modo que o fechamento dos livros se resume a uma rápida revisão de exceções.

Quais são os benefícios de eficiência, precisão e escalabilidade da automação de operações financeiras?

O retorno da automação aparece em várias áreas. Aqui estão os benefícios para cada uma:

• Precisão: copiar dados manualmente pode resultar em dígitos transpostos, linhas perdidas e fórmulas quebradas. A automação reduz esses erros.

• Escalabilidade: as regras processam 50.000 transações da mesma forma que processam 500, de modo que o número de funcionários cresce com as exceções e o trabalho de análise, não com o volume de pagamentos.

• Eficiência: a automação substitui as tarefas demoradas de exportação, correspondência e reentrada de dados por uma simples revisão e análise.

• Agilidade: as decisões de preços, contratações e gastos usam os números desta semana, em vez dos do mês passado, de modo que a tomada de decisões baseada em dados em relação às finanças se torna mais precisa.

Quais são os obstáculos comuns na automação de operações financeiras?

Os projetos de automação podem ter dificuldade em progredir devido a problemas de dados e processos. Estes são obstáculos comuns:

• Formatos de dados inconsistentes: um sistema armazena datas como DD/MM/AAAA, enquanto outro as armazena como MM/DD/AAAA. Os IDs de clientes diferem entre os sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e de faturamento. Os campos de moeda misturam códigos e símbolos. As regras de correspondência falharão até que alguém as padronize.

• Lacunas de integração em sistemas legados: os sistemas de contabilidade locais mais antigos costumam não ter APIs e aceitam dados apenas por meio de uploads de arquivos programados. Essa etapa em lote reintroduz atrasos em um fluxo de trabalho que, de outra forma, seria automatizado.

• Resistência a novos fluxos de trabalho: os controllers que reconciliaram com a mesma planilha por anos têm bons motivos para confiar nela. Os métodos antigos e novos geralmente devem ser executados em paralelo por um ou dois ciclos antes que a planilha seja descontinuada.

• Propriedade incerta de exceções: a automação direciona as incompatibilidades para uma fila, mas alguém ainda precisa se responsabilizar por elas. Sem um proprietário designado e um prazo de resolução, as exceções podem se acumular e o fechamento pode demorar mais.

Como o Stripe Treasury pode ajudar

O Stripe Treasury reúne pagamentos e finanças na Stripe, para que as empresas possam receber, armazenar, enviar e gastar fundos em um só lugar. Ele foi criado para startups e empresas em crescimento que desejam movimentar dinheiro de maneira mais rápida e passar menos tempo na gestão de operações financeiras. Plataformas, marketplaces e fintechs também podem oferecer serviços financeiros aos seus usuários com o Treasury para plataformas.

O Treasury pode ajudar você a:

• Simplifique suas operações financeiras: faça a gestão de dinheiro, pagamentos, gastos com cartão, repasses e muito mais no Dashboard da Stripe.

• Movimente dinheiro de maneira mais rápida: acesse as receitas compensadas da Stripe imediatamente e envie transferências instantâneas para outras empresas na Stripe sem nenhum custo.

• Aproveite melhor o seu dinheiro: ganhe cashback em gastos com cartão e créditos de tarifa da Stripe em saldos qualificados.

• Opere globalmente com facilidade: mantenha saldos em várias moedas, converta apenas quando necessário e envie repasses a destinatários em mais de 160 países.

• Automatize as operações financeiras: Use agentes para analisar o fluxo de caixa e automatizar tarefas como pagar faturas, movimentar dinheiro e converter moedas dentro dos limites que você definir.

Saiba mais sobre como a Stripe Treasury pode ajudar você a gerenciar suas finanças e pagamentos em um só lugar, ou comece já hoje.

Perguntas frequentes sobre automação de operações financeiras