L'automazione delle operazioni finanziarie è l'uso di software e tecnologia per gestire attività contabili e finanziarie ricorrenti senza l'inserimento manuale dei dati. Alcuni team finanziari affrontano un problema in cui i pagamenti vengono saldati in un sistema, i payout arrivano in un portale bancario, le fatture si trovano nel software di contabilità e un foglio di calcolo, ricostruito manualmente ogni mese, fa da tramite tra tutti questi elementi. L'automazione utilizza regole, prompt e connessioni dirette per spostare il denaro e i record che lo descrivono tra i sistemi senza richiedere a nessuno di digitare nuovamente un numero.

Il mercato globale per l'automazione dei processi finanziari sta crescendo rapidamente e si prevede che supererà i 23,5 miliardi di $ nel 2030. Di seguito, analizzeremo cosa include l'automazione delle operazioni finanziarie, i casi d'uso comuni e cosa tende a rallentare i progetti.

In sintesi:

• L'automazione delle operazioni finanziarie collega pagamenti, payout, riconciliazione e reportistica in modo che i dati si spostino tra i sistemi senza reinserimento manuale.

• Riconciliazione e movimenti di denaro ricorrenti sono spesso le prime aree a essere automatizzate perché quel lavoro manuale si ripete a ogni ciclo.

• I team dovrebbero correggere i dati incoerenti prima di procedere all'automazione per ottenere risultati affidabili.

Cosa copre l'automazione delle operazioni finanziarie?

Le operazioni finanziarie consistono nel lavoro di gestione del denaro di un'attività. L'automazione delle operazioni finanziarie utilizza la tecnologia per fare questo senza intervento umano. Copre diversi aspetti delle finanze di un'azienda:

• Elaborazione dei pagamenti: la sequenza di eventi che trasferisce fondi da un pagatore a un beneficiario, sia che il pagamento avvenga tramite carta, addebito bancario o wallet. Tali eventi includono in genere l'autorizzazione e l'acquisizione del pagamento, con il potenziale verificarsi di un rimborso o una contestazione in seguito. Ogni evento crea un record di cui il tuo team finanziario avrà bisogno in seguito.

• Gestione dell'account: il processo per mantenere aggiornati i metodi di pagamento, gli indirizzi di fatturazione e i dati bancari per i payout. Una carta scaduta o un numero di routing obsoleto porta a transazioni non riuscite.

• Monitoraggio della liquidità: il monitoraggio dei saldi bancari, dei pagamenti in entrata e dei deflussi programmati per sapere cosa è disponibile ora e cosa si sposterà questa settimana.

• Riconciliazione: l'abbinamento di ogni deposito e payout alle transazioni sottostanti, seguito dalla registrazione dei risultati nel libro mastro. Gli elementi non abbinati manterranno i registri aperti oltre la fine del mese.

• Reportistica: dati relativi a ricavi e liquidità prodotti per la dirigenza, i revisori e le dichiarazioni dei redditi. Sono accurati solo quanto la riconciliazione sottostante.

I processi manuali possono interrompersi se le parti sopra indicate vengono eseguite su sistemi separati. Con una tipica chiusura, dovrai esportare le transazioni dalla Dashboard dei pagamenti, scaricare l'estratto conto, abbinare gli ID dei payout ai depositi con formule di ricerca e digitare le scritture contabili nel software di contabilità. Se i tuoi strumenti sono disconnessi, farai lo stesso lavoro due volte.

Quali sono i casi d'uso comuni per l'automazione delle operazioni finanziarie?

L'automazione è più utile quando gli stessi passaggi manuali si ripetono regolarmente. Molti team finanziari iniziano con la gestione dell'account, il monitoraggio della liquidità, la riconciliazione e i flussi di lavoro dei pagamenti descritti di seguito.

Ecco i casi d'uso comuni e come funzionano:

• Mantenere aggiornati i dati dell'account: i servizi di aggiornamento dei circuiti di carte possono inviare nuovi numeri di carta e date di scadenza alle attività quando una banca riemette una carta. Ciò garantisce che gli addebiti ricorrenti continuino a funzionare.

• Monitoraggio delle posizioni di liquidità: i feed bancari e i saldi dei pagamenti si fondono in un'unica visualizzazione ogni mattina invece di rimanere sparsi su più portali. Le regole segnalano i saldi che scendono al di sotto delle soglie impostate prima che venga effettuato un pagamento ai fornitori o vengano pagati gli stipendi.

• Riconciliazione dei payout: la riconciliazione automatizzata estrae i dati a livello di transazione tramite un'interfaccia di programmazione delle applicazioni (API), raggruppa tali dati per payout, abbina ogni payout al rispettivo deposito bancario e pubblica scritture contabili riepilogative. Solo le eccezioni, come un deposito che non corrisponde ad alcun payout, richiedono una revisione umana.

• Riconoscimento dei ricavi: un cliente potrebbe pagare 1.200 $ in anticipo per un piano annuale a gennaio, ma secondo la contabilità per competenza, l'attività guadagna 100 $ al mese. Le pianificazioni automatizzate registrano tali ricavi mensilmente e li adeguano quando il cliente passa a un piano superiore, inferiore o annulla l'abbonamento.

In che modo le attività automatizzano le operazioni di pagamento e il movimento di denaro?

Quando le attività spostano denaro, il tempo perso per i passaggi manuali tra sistemi e conti bancari può accumularsi rapidamente. Ecco come possono automatizzare entrambi i lati del processo:

• Riscossione dei ricavi ricorrenti: gli addebiti per abbonamenti e rate vengono eseguiti sui metodi di pagamento salvati in base a una pianificazione fissa, in modo che nessuno debba avviare ciascun addebito. Quando un pagamento non va a buon fine, i nuovi tentativi automatici e le email ai clienti tentano il recupero prima che il team finanziario debba intervenire.

• Abbinamento dei bonifici ordinari in entrata: a ogni cliente viene assegnato un numero di conto bancario virtuale univoco in modo che gli addebiti diretti e i bonifici urgenti in entrata corrispondano automaticamente alle fatture corrette.

• Payout programmati: le attività scelgono una frequenza di payout (ad es. giornaliera, settimanale) e i fondi si spostano sul conto bancario in base a tale pianificazione. Le piattaforme e i marketplace dividono ogni pagamento al momento del checkout e pagano a ogni venditore la propria quota allo stesso modo.

• Pagamenti ai fornitori: le regole di approvazione instradano le fatture in base all'importo, al fornitore o al reparto e i pagamenti approvati vengono emessi alla data di scadenza.

In che modo l'automazione delle operazioni finanziarie cambia la reportistica e il monitoraggio della liquidità?

L'automazione immette i dati delle transazioni nei sistemi di reportistica non appena si verificano gli eventi. Questo cambia il lavoro finanziario quotidiano in diversi modi:

• Le Dashboard rimangono aggiornate: gli eventi di pagamento, i rimborsi e i payout raggiungono il data warehouse o il sistema di contabilità quasi immediatamente tramite API e webhook. Le Dashboard dei ricavi e della liquidità si aggiornano da quel feed anziché da un foglio di calcolo settimanale.

• Gli avvisi sostituiscono i controlli manuali: le soglie segnalano i picchi nelle contestazioni, i payout che non arrivano nei tempi previsti o i rimborsi che superano la norma. Il team finanziario viene a conoscenza dei problemi nel momento in cui si verificano invece che a fine mese.

• Le previsioni utilizzano dati programmati: i payout in arrivo, i rinnovi degli abbonamenti e le fatture dei fornitori approvate risiedono nel sistema con le date associate. Una proiezione di liquidità a 30 giorni basata su questi elementi è più solida rispetto a una basata sui totali del trimestre precedente.

• Le domande diventano query: quando un team di prodotto chiede in che modo una modifica dei prezzi ha influito sul tasso di abbandono o il direttore finanziario (CFO) vuole sapere quanta liquidità è destinata ai pagamenti dei fornitori la prossima settimana, nessuno deve ricostruire un foglio di calcolo per rispondere: la risposta proviene da una query.

• La chiusura è più breve: la riconciliazione viene eseguita per tutto il mese invece di aspettare l'ultima settimana, quindi la chiusura dei conti si riduce a una rapida revisione delle eccezioni.

Quali sono i vantaggi in termini di efficienza, accuratezza e possibilità di crescita dell'automazione delle operazioni finanziarie?

I vantaggi dell'automazione si manifestano in diverse aree. Ecco i vantaggi per ciascuna:

• Accuratezza: la copia manuale dei dati può comportare l'inversione di cifre, la perdita di righe e formule non funzionanti. L'automazione riduce tali errori.

• Possibilità di crescita: le regole elaborano 50.000 transazioni nello stesso modo in cui ne elaborano 500, quindi il numero di dipendenti cresce in base alle eccezioni e al lavoro di analisi, non al volume dei pagamenti.

• Efficienza: l'automazione sostituisce le lunghe attività di esportazione, abbinamento e reinserimento dei dati con una semplice revisione e analisi.

• Agilità: le decisioni su prezzi, assunzioni e spese utilizzano i numeri di questa settimana anziché quelli del mese scorso, pertanto il processo decisionale basato sui dati in ambito finanziario diventa più accurato.

Quali sono gli ostacoli comuni nell'automazione delle operazioni finanziarie?

I progetti di automazione possono faticare a progredire a causa di problemi legati ai dati e ai processi. Questi sono ostacoli comuni:

• Formati dei dati incoerenti: un sistema archivia le date come GG/MM/AAAA, mentre un altro le archivia come MM/GG/AAAA. Gli ID dei clienti differiscono tra il sistema di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e i sistemi di fatturazione. I campi della valuta mescolano codici e simboli. Le regole di abbinamento non andranno a buon fine finché qualcuno non le standardizzerà.

• Lacune nell'integrazione legacy: i sistemi di contabilità in loco più vecchi spesso non dispongono di API e accettano i dati solo tramite caricamenti di file programmati. Tale passaggio in batch reintroduce ritardi in un flusso di lavoro altrimenti automatizzato.

• Resistenza ai nuovi flussi di lavoro: i controller che per anni hanno eseguito la riconciliazione dallo stesso foglio di calcolo hanno buone ragioni per fidarsene. I metodi vecchi e nuovi di solito devono essere eseguiti in parallelo per uno o due cicli prima che qualcuno abbandoni il foglio di calcolo.

• Responsabilità poco chiara per le eccezioni: l'automazione instrada le mancate corrispondenze a una coda, ma qualcuno deve comunque farsene carico. Senza un responsabile assegnato e una scadenza per la risoluzione, le eccezioni possono accumularsi e la chiusura può richiedere più tempo.

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Domande frequenti sull'automazione delle operazioni finanziarie