La automatización de las operaciones financieras es el uso de software y tecnología para gestionar tareas de contabilidad y finanzas recurrentes sin necesidad de introducir datos de forma manual. Algunos equipos financieros se enfrentan a un problema en el que los pagos se cobran en un sistema, las transferencias llegan a un portal bancario, las facturas están en un software de contabilidad y entre todos ellos hay una hoja de cálculo que se rehace de forma manual cada mes. La automatización utiliza reglas, indicaciones y conexiones directas para mover el efectivo y los registros que lo describen entre sistemas sin que nadie tenga que volver a escribir ningún número.
El mercado mundial de la automatización de los procesos financieros crece con rapidez y se prevé que supere los 23.500 millones $ en 2030. A continuación, analizaremos qué incluye la automatización de las operaciones financieras, los casos de uso más habituales y qué suele ralentizar los proyectos.
De un vistazo:
La automatización de las operaciones financieras conecta los pagos, las transferencias, la conciliación y los informes para que los datos se muevan entre sistemas sin necesidad de volver a introducirlos de forma manual.
La conciliación y el movimiento recurrente de dinero suelen ser las primeras áreas en automatizarse, ya que ese trabajo manual se repite en cada ciclo.
Los equipos deben corregir los datos incoherentes antes de la automatización para obtener resultados fiables.
¿Qué abarca la automatización de las operaciones financieras?
Las operaciones financieras consisten en gestionar el dinero de una empresa. La automatización de las operaciones financieras utiliza la tecnología para hacer esto sin intervención humana. Abarca diversas facetas de las finanzas de una empresa:
Procesamiento de pagos: la secuencia de eventos que transfiere fondos de un pagador a un beneficiario, ya se realice el pago mediante tarjeta, adeudo bancario o monedero digital. Estos eventos suelen incluir la autorización y la captura, con la posibilidad de que se produzca un reembolso o una disputa a posteriori. Cada evento crea un registro que tu equipo financiero necesitará más adelante.
Gestión de cuentas: el proceso de mantener actualizados los métodos de pago, las direcciones de facturación y los datos bancarios para las transferencias. Una tarjeta caducada o un número de ruta obsoleto provocan transacciones fallidas.
Control del efectivo: el seguimiento de los saldos bancarios, los cobros entrantes y las salidas programadas para saber qué está disponible ahora y qué se moverá esta semana.
Conciliación: la vinculación de cada depósito y transferencia con las transacciones subyacentes y, a continuación, la contabilización de los resultados en el libro mayor. Los elementos no vinculados mantendrán los libros abiertos más allá de finales de mes.
Informes: las cifras de ingresos y efectivo generadas para la directiva, los auditores y las declaraciones de impuestos. Solo son tan precisas como la conciliación subyacente.
Los procesos manuales pueden fallar si las partes anteriores se ejecutan en sistemas independientes. En un cierre de mes típico, tendrás que exportar las transacciones del Dashboard de pagos, descargar el extracto bancario, vincular los id. de transferencia a los depósitos con fórmulas de búsqueda e introducir los asientos en el software de contabilidad. Si tus herramientas están desconectadas, harás el mismo trabajo dos veces.
¿Cuáles son los casos de uso más habituales de la automatización de las operaciones financieras?
La automatización es de gran ayuda cuando los mismos pasos manuales se repiten de forma programada. Muchos equipos financieros empiezan por la gestión de cuentas, el control del efectivo, la conciliación y los flujos de trabajo de pagos que se describen a continuación.
Estos son los casos de uso más habituales y cómo funcionan:
Mantener actualizados los datos de la cuenta: los servicios de actualización de la red de tarjetas pueden enviar los nuevos números de tarjeta y fechas de caducidad a las empresas cuando un banco vuelve a emitir una tarjeta. De este modo, se garantiza que los cargos recurrentes sigan funcionando.
Controlar las posiciones de efectivo: las fuentes bancarias y los saldos de los pagos se agrupan en una sola vista cada mañana en lugar de permanecer dispersos en varios portales. Las reglas marcan los saldos que caen por debajo de los umbrales establecidos antes de que se ejecute un pago a proveedores o se emita la nómina.
Conciliar transferencias: la conciliación automatizada extrae datos a nivel de transacción a través de una interfaz de programación de aplicaciones (API), los agrupa por transferencia, vincula cada transferencia con su depósito bancario y contabiliza asientos resumidos. Solo las excepciones, como un depósito que no se corresponde con ninguna transferencia, requieren revisión humana.
Reconocer ingresos: un cliente puede pagar 1200 $ por adelantado por un plan anual en enero, pero, según la contabilidad de ejercicio, la empresa gana 100 $ al mes. Las programaciones automatizadas contabilizan esos ingresos mensualmente y los ajustan cuando el cliente cambia a un plan superior, a uno inferior o cancela la suscripción.
¿Cómo automatizan las empresas las operaciones de pago y el movimiento de dinero?
Cuando las empresas mueven dinero, el tiempo perdido en los traspasos manuales entre sistemas y cuentas bancarias puede acumularse con rapidez. A continuación, te explicamos cómo pueden automatizar ambas partes del proceso:
Cobro de ingresos recurrentes: los cargos de suscripción y a plazos se ejecutan en los métodos de pago almacenados según una programación fija, por lo que nadie tiene que iniciar cada cargo. Cuando un pago falla, los reintentos automáticos y los correos electrónicos al cliente intentan recuperarlo antes de que el equipo financiero tenga que intervenir.
Vinculación de transferencias bancarias entrantes: a cada cliente se le asigna un único número de cuenta bancaria virtual, de modo que los adeudos directos entrantes y las transferencias bancarias se vinculan automáticamente con las facturas correctas.
Transferencias programadas: las empresas eligen una cadencia de transferencia (p. ej., diaria o semanal) y los fondos se mueven a la cuenta bancaria según esa programación. Las plataformas y los marketplaces dividen cada pago en el proceso de compra y pagan a cada vendedor su parte de la misma manera.
Pagos a proveedores: las reglas de aprobación dirigen las facturas por importe, proveedor o departamento, y los pagos aprobados se envían en la fecha de vencimiento.
¿Cómo cambia la automatización de las operaciones financieras la creación de informes y el control del efectivo?
La automatización introduce los datos de las transacciones en los sistemas de informes a medida que se producen los eventos. Esto cambia el trabajo financiero diario de varias maneras:
Los dashboards se mantienen actualizados: los eventos de pago, los reembolsos y las transferencias llegan al almacén de datos o al sistema de contabilidad casi de inmediato a través de las API y los webhooks. Los dashboards de ingresos y efectivo se actualizan a partir de esa fuente en lugar de desde una hoja de cálculo semanal.
Las alertas sustituyen a las comprobaciones manuales: los umbrales marcan los picos de disputas, las transferencias que no llegan a tiempo o los reembolsos que superan lo normal. El equipo financiero se entera de los problemas a medida que se producen en lugar de a final de mes.
Las previsiones utilizan datos programados: las próximas transferencias, las renovaciones de suscripciones y las facturas de proveedores aprobadas se encuentran en el sistema con fechas asociadas. Una proyección de efectivo a 30 días elaborada a partir de esos elementos es más fiable que una elaborada a partir de los totales del trimestre pasado.
Las preguntas se convierten en consultas: cuando un equipo de producto pregunta cómo afectó un cambio de precios a la tasa de abandono o el director financiero (CFO) quiere saber cuánto efectivo está comprometido para los pagos a proveedores la semana que viene, nadie tiene que volver a crear una hoja de cálculo para responder; la respuesta procede de una consulta.
El cierre es más breve: la conciliación se ejecuta durante todo el mes en lugar de esperar a la última semana, por lo que el cierre de los libros se reduce a una rápida revisión de las excepciones.
¿Cuáles son las ventajas de eficiencia, precisión y escalabilidad de la automatización de las operaciones financieras?
La recompensa de la automatización se refleja en varias áreas. Estas son las ventajas de cada una:
Precisión: copiar datos de forma manual puede dar lugar a dígitos transpuestos, filas perdidas y fórmulas rotas. La automatización reduce esos errores.
Escalabilidad: las reglas procesan 50.000 transacciones de la misma manera que procesan 500, por lo que el número de empleados crece con las excepciones y el trabajo de análisis, no con el volumen de pagos.
Eficiencia: la automatización sustituye las laboriosas tareas de exportar, vincular y volver a introducir datos por una sencilla revisión y análisis.
Agilidad: las decisiones sobre precios, contrataciones y gastos utilizan las cifras de esta semana en lugar de las del mes pasado, por lo que la toma de decisiones basada en datos en materia de finanzas resulta más precisa.
¿Cuáles son los obstáculos más habituales al automatizar las operaciones financieras?
Los proyectos de automatización pueden tener dificultades para avanzar debido a problemas con los datos y los procesos. Estos son los obstáculos más habituales:
Formatos de datos incoherentes: un sistema almacena las fechas como DD/MM/YYYY, mientras que otro las almacena como MM/DD/YYYY. Los identificadores de clientes difieren entre los sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) y los de facturación. Los campos de divisas mezclan códigos y símbolos. Las reglas de vinculación fallarán hasta que alguien las estandarice.
Carencias de integración en sistemas heredados: los sistemas de contabilidad locales más antiguos suelen carecer de API y solo aceptan datos a través de subidas de archivos programadas. Ese paso por lotes vuelve a introducir retrasos en un flujo de trabajo que, de otro modo, estaría automatizado.
Resistencia a los nuevos flujos de trabajo: Los interventores que llevan años haciendo conciliaciones con la misma hoja de cálculo tienen buenos motivos para confiar en ella. Por lo general, los métodos antiguos y los nuevos deben ejecutarse en paralelo durante uno o dos ciclos antes de que alguien descarte la hoja de cálculo.
Asignación poco clara de las excepciones: la automatización dirige las discrepancias a una cola, pero alguien debe hacerse cargo de ellas. Sin un responsable asignado y un plazo de resolución, las excepciones se pueden acumular y el cierre se puede retrasar.
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Preguntas frecuentes sobre la automatización de las operaciones financieras
El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, la adecuación o la vigencia de la información incluida en el artículo. Busca un abogado o un asesor fiscal profesional y con licencia para ejercer en tu jurisdicción si necesitas asesoramiento para tu situación particular.