Australiska ekonomiteam kan förlora hundratals timmar varje år på arbete som de skulle kunna automatisera. Till exempel kan de behöva matcha banktransaktioner med fakturor, jaga sena betalningar en och en, och fylla i samma kunduppgifter i tre olika system. Lösningar för ekonomiautomatisering ersätter detta manuella arbete med automatiserad programvara som körs på egen hand med hjälp av instruktioner och regler. Genom att implementera dessa lösningar kan personalen lämna rutinarbete bakom sig och fokusera på uppgifter som kräver mänskligt beslutsfattande.

Nedan diskuterar vi vad automatiserade ekonomiska system är, tre områden där denna automatisering ofta sker och hur australiska företag behöver introducera dessa verktyg.

Viktiga lärdomar

• Ekonomiautomatisering är mest till hjälp inom tre sammanhängande områden: betalningar, fakturering och avstämning.

• Automatiserade system kan minska fel som uppstår vid manuell datainmatning och kan även frigöra tid för ekonomipersonalen så att de kan fokusera på undantag och unika händelser i stället för rutinmässig behandling.

• Att introducera dessa verktyg effektivt kräver noggrann konfiguration och att man får med sig personalen.

Vad är automatiserade ekonomiska system?

Automatiserade ekonomiska system är programvarutekniker som utför ekonomiska processer på egen hand, utan att en människa arbetar sig igenom varje steg. Dessa verktyg kan generera en faktura så fort en beställning görs, matcha en inkommande banktransaktion med dess faktura, beräkna goods and services tax (GST) för en försäljning och hämta data till rapporter.

Vilka är huvudområdena för ekonomiautomatisering för australiska företag?

System för ekonomiautomatisering använder olika mekanismer beroende på vilka scenarier de tillämpas på, och varje arbetsflöde involverar en katalysator, en uppsättning regler och en utdata. Australiska företag bygger vanligtvis ekonomiautomatisering kring tre sammanhängande områden:

Betalningar

Med automatiska betalningar behöver ett företag inte vänta på att en kund loggar in och betalar sina räkningar själv. I stället hanterar ett automatiserat system för inkassering abonnemang eller återkommande debiteringar. Det kontrollerar ett schema dagligen, och när ett fakturerings- eller förnyelsedatum infaller genomförs debiteringen med hjälp av sparade betalningsuppgifter. Om ett kort nekas kör systemet ett schema för nya försök under flera dagar. I Australien hanterar denna teknik lokala betalningsmetoder som BPAY och autogiro genom Bulk Electronic Clearing System (BECS) på samma sätt som den hanterar kortbetalningar.

Fakturering

En slutförd försäljning, ett undertecknat avtal eller en milstolpe för ett abonnemang uppmanar ett automatiserat system för fakturering att hämta kund- och radpostdata som vilken typ av varor eller tjänster som sålts, tillämpa gällande GST-sats, formatera dokumentet och skicka det, ofta genom samma plattform som behandlade försäljningen. Detta eliminerar behovet av manuell fakturering.

Avstämning

Ett automatiserat verktyg för avstämning matchar en slutförd transaktion med dess faktura med hjälp av identifierare som betalningsreferensen, beloppet och ibland betalarens Bank State Branch (BSB) och kontonummer. Om det är en tydlig matchning stänger programvaran automatiskt fakturan och uppdaterar huvudboken. Omatchade poster dirigeras till en person som kan lösa dem.

Hur gynnar ekonomiautomatisering australiska företag?

Ekonomiautomatisering erbjuder verkliga fördelar för australiska företag. Den hjälper till att spara pengar, frigöra anställdas tid och förbättra noggrannheten.

Så här ser det ut:

• Effektivitet: Ekonomiteam behöver inte längre tillbringa timmar med att avstämma konton och generera fakturor. Automatiserade system hanterar det mesta av detta arbete, vilket lämnar människor med en handfull specialfall som inte passar reglerna.

• Noggrannhet: Manuell datainmatning kan introducera fel, till exempel omkastade siffror, missade fakturor och felaktiga GST-beräkningar. Dessa verktyg minskar mänskliga fel och eliminerar avvikelser när olika personer arbetar med samma uppgift.

• Kostnadsbesparingar: Att minska tiden som läggs på rutinuppgifter sänker arbetskostnaderna per transaktion, medan förbättrad noggrannhet minskar kostnaden för att åtgärda fel.

Vilka begränsningar finns det med ekonomiautomatisering för australiska företag?

Ekonomiautomatisering medför begränsningar: den är känslig, komplicerar ibland vissa arbetsflöden och flyttar var mänskligt omdöme tillämpas.

Här är några saker att tänka på:

• Integrationer kan vara komplexa: Dessa verktyg måste ansluta till befintlig bokföringsprogramvara, bankflöden och system för kundrelationshantering (CRM). Företag som kör äldre eller kraftigt anpassade plattformar kan tycka att integrationsarbetet tar längre tid än förväntat, särskilt när olika dataformat inte överensstämmer så lätt.

• Noggrannhet i GST och rapportering är beroende av en korrekt initial konfiguration: Automatiserad GST-beräkning är beroende av korrekt konfigurerade regler för företagets specifika situation. Fel i den initiala konfigurationen upprepas i stor skala och kan orsaka ytterligare problem.

• Människor kommer fortfarande att behöva hantera undantag: Ingen algoritm kan fånga upp varje extremfall. När en kund betalar från ett annat bankkonto, skickar en delbetalning eller inkluderar fel referensnummer, kräver den transaktionen mänsklig granskning. Målet med automatisering är helt enkelt att minska den mängd kontroll som människor behöver göra.

• Roller kommer att ändras: Personal som har utfört uppgifter manuellt i flera år kan behöva utbildning för att förstå sina nya ansvarsområden. De kan också behöva försäkras om att automatiseringen förändrar deras jobb, inte helt eliminerar det. Arbetsgivare som misslyckas med att vidareutbilda och lugna personalen kan få se en långsammare adoption och en ökad misstro mot de nya systemen.

Hur kan australiska företag fastställa rätt tillvägagångssätt för ekonomiautomatisering för sin verksamhet?

När du introducerar ekonomiautomatisering bör du tänka på var det manuella arbetet är som tyngst. Ett företag med en stor volym av återkommande debiteringar kommer troligen att få mer omedelbart värde av att automatisera fakturering först. Samtidigt kan ett företag som hanterar ett stort antal engångsbetalningar via flera kanaler se större nytta av att prioritera avstämning. Kartlägg transaktionsvolymer och var fel tenderar att uppstå, och välj sedan ett verktyg som sparar dig tid, ansträngning och pengar.

Hur Stripe Revenue Recognition kan hjälpa till

Revenue Recognition hjälper till att effektivisera intäktsredovisning och finansiell rapportering – vilket påskyndar månadsbokslut, rapportering med mera – så att du kan stänga dina böcker med större effektivitet och noggrannhet. Den automatiserar och konfigurerar intäktsredovisning för att hjälpa till att stödja efterlevnad i enlighet med ASC 606- och IFRS 15-standarderna.

Revenue Recognition kan hjälpa dig att:

• Få en mer komplett bild av dina intäkter: I din Stripe Dashboard kan du automatiskt redovisa intäkter för alla Stripe-abonnemang och betalningar och importera icke-Stripe-data för en komplett intäktsreskontra.

• Automatisera intäktsrapporter: Generera bokföringsrapporter som är redo för överföring till affärssystem (ERP) – utan tekniska resurser.

• Anpassning för din verksamhet: Skapa och automatisera anpassade regler för att redovisa intäkter, i linje med ditt företags redovisningsrutiner.

• Avstäm och stäng snabbare: Avstäm intäkter snabbare och mer noggrant genom att spåra varje bokföringspostbelopp ner till de underliggande kunderna och transaktionerna.

Läs mer om hur Revenue Recognition kan hjälpa dig att efterleva globala redovisningsprinciper, eller börja idag.

Vanliga frågor om ekonomiautomatisering för australiska företag