ทีมการเงินในออสเตรเลียอาจเสียเวลาหลายร้อยชั่วโมงในแต่ละปีไปกับงานที่ตั้งค่าอัตโนมัติได้ ตัวอย่างเช่น ทีมอาจต้องจับคู่ธุรกรรมธนาคารกับใบแจ้งหนี้ ติดตามการชำระเงินที่เกินกำหนดทีละรายการ และป้อนรายละเอียดลูกค้าเดิมใน 3 ระบบ โซลูชันระบบอัตโนมัติทางการเงินช่วยเปลี่ยนจากการทำงานด้วยตนเองนั้นมาใช้ซอฟต์แวร์อัตโนมัติซึ่งทำงานได้เองโดยใช้พรอมต์และกฎเกณฑ์ต่างๆ การนำโซลูชันเหล่านี้ไปใช้จะช่วยให้พนักงานทิ้งงานที่ยุ่งยากและหันไปให้ความสำคัญกับงานที่ต้องใช้คนในการตัดสินใจได้

ด้านล่างนี้เราจะพูดถึงว่าระบบการเงินอัตโนมัติคืออะไร ระบบอัตโนมัติเหล่านี้มักเกิดขึ้นใน 3 ด้านใดบ้าง และธุรกิจในออสเตรเลียควรนำเครื่องมือเหล่านี้มาใช้อย่างไร

ประเด็นสำคัญ

• ระบบอัตโนมัติทางการเงินมีประโยชน์สูงสุดใน 3 ด้านที่เกี่ยวข้องกัน ได้แก่ การชำระเงิน การออกใบแจ้งหนี้ และการกระทบยอด

• ระบบอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเองได้ และยังช่วยลดภาระให้พนักงานฝ่ายการเงินมีเวลาไปมุ่งเน้นที่ข้อยกเว้นและเหตุการณ์เฉพาะมากกว่าขั้นตอนการทำงานตามปกติ

• การนำเครื่องมือเหล่านี้มาใช้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นต้องอาศัยการตั้งค่าอย่างรอบคอบและการทำให้พนักงานเปิดรับ

ระบบการเงินอัตโนมัติคืออะไร

ระบบการเงินอัตโนมัติคือเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ที่ดำเนินการขั้นตอนทางการเงินด้วยตนเองโดยไม่ต้องมีคนเข้ามาจัดการในแต่ละขั้นตอน เครื่องมือเหล่านี้จะสร้างใบแจ้งหนี้ได้ทันทีที่มีคำสั่งซื้อ จับคู่ธุรกรรมธนาคารขาเข้ากับใบแจ้งหนี้ คำนวณภาษีสินค้าและบริการ (GST) จากยอดขาย และดึงข้อมูลไปไว้ในรายงาน

ระบบอัตโนมัติทางการเงินสำหรับบริษัทในออสเตรเลียมีส่วนสำคัญในด้านใดบ้าง

ระบบอัตโนมัติทางการเงินใช้กลไกที่แตกต่างกันออกไปตามสถานการณ์ที่นำไปปรับใช้ และแต่ละเวิร์กโฟลว์จะประกอบด้วยตัวเร่งปฏิกิริยา ชุดกฎ และผลลัพธ์ โดยปกติแล้วธุรกิจในออสเตรเลียจะสร้างระบบอัตโนมัติทางการเงินครอบคลุม 3 ด้านที่เกี่ยวข้องกันดังนี้

การชำระเงิน

สำหรับการชำระเงินอัตโนมัติ ธุรกิจไม่ต้องรอให้ลูกค้าเข้าสู่ระบบและชำระบิลด้วยตนเอง แต่ระบบการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติจะจัดการการชำระเงินตามรอบบิลหรือการเรียกเก็บเงินที่เกิดขึ้นเป็นประจำ ระบบจะตรวจสอบกำหนดเวลาทุกวัน และเมื่อถึงวันเรียกเก็บเงินหรือวันต่ออายุ ระบบก็จะเรียกเก็บเงินโดยใช้รายละเอียดการชำระเงินที่บันทึกไว้ หากบัตรถูกปฏิเสธ ระบบจะดำเนินการตามกำหนดเวลาเพื่อลองใหม่ในช่วงหลายวัน ในออสเตรเลีย เทคโนโลยีนี้จะจัดการวิธีการชำระเงินในท้องถิ่น เช่น BPAY และการหักบัญชีอัตโนมัติผ่าน Bulk Electronic Clearing System (BECS) ในลักษณะเดียวกับการชำระเงินด้วยบัตร

การออกใบแจ้งหนี้

การขายที่เสร็จสมบูรณ์ สัญญาที่ลงนามแล้ว หรืองวดการชำระเงินตามรอบบิลจะกระตุ้นให้ระบบออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติดึงข้อมูลลูกค้าและข้อมูลระดับรายการ เช่น ประเภทของสินค้าหรือบริการที่ขาย ปรับใช้อัตรา GST ที่เกี่ยวข้อง จัดรูปแบบเอกสาร และส่งออกไป ซึ่งมักจะดำเนินการผ่านแพลตฟอร์มเดียวกันกับที่ประมวลผลการขาย วิธีนี้ช่วยขจัดความจำเป็นในการออกใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

การกระทบยอด

เครื่องมือการกระทบยอดอัตโนมัติจะจับคู่ธุรกรรมที่เสร็จสมบูรณ์กับใบแจ้งหนี้ของธุรกรรมนั้นโดยใช้ตัวระบุ เช่น การอ้างอิงการชำระเงิน จำนวนเงิน และบางครั้งก็รวมถึงหมายเลข Bank State Branch (BSB) และหมายเลขบัญชีของผู้ชำระเงิน หากจับคู่ได้ตรงกัน ซอฟต์แวร์จะปิดใบแจ้งหนี้และอัปเดตบัญชีแยกประเภททั่วไปโดยอัตโนมัติ รายการที่จับคู่ไม่ได้จะถูกส่งไปยังบุคคลที่แก้ไขปัญหานั้นได้

ระบบอัตโนมัติทางการเงินเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจในออสเตรเลียอย่างไร

ระบบอัตโนมัติทางการเงินให้ประโยชน์ที่แท้จริงแก่ธุรกิจในออสเตรเลีย ช่วยประหยัดเงิน ลดภาระเวลาของพนักงาน และปรับปรุงความถูกต้องแม่นยำ

ลักษณะการดำเนินการจะเป็นไปดังนี้

• ประสิทธิภาพ: ทีมการเงินไม่ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงไปกับการกระทบยอดบัญชีและสร้างใบแจ้งหนี้อีกต่อไป ระบบอัตโนมัติจะจัดการงานส่วนใหญ่เหล่านี้ โดยเหลือเพียงกรณีพิเศษไม่กี่กรณีที่ไม่ตรงตามกฎให้คนมาจัดการ

• ความถูกต้องแม่นยำ: การป้อนข้อมูลด้วยตนเองอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ เช่น การสลับตัวเลข ตกหล่นใบแจ้งหนี้ และการคำนวณ GST ที่ไม่ถูกต้อง เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดจากตัวบุคคลและขจัดความคลาดเคลื่อนเมื่อมีคนทำงานในงานเดียวกันหลายคน

• การประหยัดต้นทุน: การลดเวลาที่ใช้ไปกับงานประจำจะช่วยลดต้นทุนค่าแรงต่อธุรกรรม ในขณะที่ความถูกต้องแม่นยำที่เพิ่มขึ้นจะช่วยลดต้นทุนในการแก้ไขข้อผิดพลาด

ระบบอัตโนมัติทางการเงินมีข้อจำกัดอะไรบ้างสำหรับบริษัทในออสเตรเลีย

ระบบอัตโนมัติทางการเงินมาพร้อมกับข้อจำกัดต่างๆ โดยเป็นระบบที่มีความละเอียดอ่อน ซึ่งในบางครั้งก็ทำให้เวิร์กโฟลว์บางอย่างซับซ้อนขึ้น และเปลี่ยนจุดที่จะต้องใช้คนในการตัดสินใจ

สิ่งที่ควรพิจารณามีดังนี้

• การผสานการทำงานอาจมีความซับซ้อน: เครื่องมือเหล่านี้ต้องเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์บัญชี ฟีดธนาคาร และระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่มีอยู่ ธุรกิจที่ใช้แพลตฟอร์มรุ่นเก่าหรือมีการปรับแต่งอย่างหนักอาจพบว่างานผสานการทำงานใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อรูปแบบข้อมูลที่แตกต่างกันนั้นจัดตำแหน่งได้ไม่สะดวก

• ความถูกต้องแม่นยำของ GST และการรายงานขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเริ่มต้นที่ถูกต้อง: การคำนวณ GST อัตโนมัติขึ้นอยู่กับกฎที่มีการกำหนดค่าอย่างเหมาะสมสำหรับสถานการณ์เฉพาะของธุรกิจ ข้อผิดพลาดในการตั้งค่าเริ่มต้นจะเกิดขึ้นซ้ำในปริมาณมากและอาจทำให้เกิดปัญหาตามมาได้

• บุคลากรยังคงต้องจัดการกับข้อยกเว้นต่างๆ: ไม่มีอัลกอริทึมใดที่สามารถตรวจจับกรณีตัวอย่างได้ทั้งหมด เมื่อลูกค้าชำระเงินผ่านบัญชีธนาคารอื่น ส่งการชำระเงินบางส่วน หรือใส่หมายเลขอ้างอิงผิด ธุรกรรมนั้นต้องได้รับการตรวจสอบจากบุคคล เป้าหมายของระบบอัตโนมัติก็เป็นเพียงการลดปริมาณการคัดกรองที่ผู้คนต้องทำเท่านั้น

• บทบาทจะเปลี่ยนไป: พนักงานที่ปฏิบัติงานด้วยตนเองมานานหลายปีอาจต้องเข้ารับการฝึกอบรมเพื่อให้เข้าใจหน้าที่ความรับผิดชอบใหม่ๆ ของตน นอกจากนี้ยังอาจต้องได้รับความมั่นใจว่าระบบอัตโนมัติกำลังเปลี่ยนแปลงงานของตน ไม่ได้ตัดงานนั้นออกไปอย่างสิ้นเชิง นายจ้างที่ไม่จัดการฝึกอบรมใหม่และให้ความมั่นใจแก่พนักงานอาจพบว่ามีการนำระบบใหม่มาใช้ช้าลงและมีความไม่ไว้วางใจในระบบใหม่เพิ่มขึ้น

บริษัทในออสเตรเลียจะระบุแนวทางของระบบอัตโนมัติทางการเงินที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของตนได้อย่างไร

เมื่อนำระบบอัตโนมัติทางการเงินมาใช้ ให้ลองพิจารณาดูว่างานที่ต้องทำด้วยตนเองนั้นมีปริมาณมากที่สุดที่ส่วนใด ธุรกิจที่มีการเรียกเก็บเงินที่เกิดขึ้นเป็นประจำในปริมาณมากมักจะได้รับประโยชน์โดยทันทีจากการตั้งค่าการเรียกเก็บเงินอัตโนมัติก่อน ในขณะเดียวกัน บริษัทที่จัดการการชำระเงินแบบครั้งเดียวจำนวนมากในหลายช่องทางก็อาจได้รับประโยชน์มากกว่าจากการให้ความสำคัญกับการกระทบยอดเป็นอันดับแรก จัดทำแผนผังปริมาณธุรกรรมและจุดที่มักจะเกิดข้อผิดพลาด จากนั้นเลือกเครื่องมือที่ช่วยให้คุณประหยัดเวลา ความพยายาม และเงินทอง

Stripe Revenue Recognition ช่วยอะไรได้บ้าง

Revenue Recognition ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการบัญชีรายรับและการรายงานทางการเงิน โดยเร่งการปิดยอดสิ้นเดือน การรายงาน และอื่นๆ เพื่อให้คุณปิดบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำยิ่งขึ้น ผลิตภัณฑ์นี้จะทำให้บัญชีรายรับเป็นแบบอัตโนมัติและกำหนดค่าได้ เพื่อช่วยสนับสนุนการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่สอดคล้องกับมาตรฐาน ASC 606 และ IFRS 15

Revenue Recognition สามารถช่วยคุณทำสิ่งต่อไปนี้

• รับมุมมองรายรับของคุณที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น: ในแดชบอร์ด Stripe จะรับรู้รายรับสำหรับการชำระเงินตามรอบบิลและการชำระเงินของ Stripe ทั้งหมดโดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งนำเข้าข้อมูลที่ไม่ได้มาจาก Stripe เพื่อให้ได้บัญชีแยกประเภทรายรับที่สมบูรณ์

• ตั้งค่ารายงานรายรับอัตโนมัติ: สร้างรายงานทางบัญชีที่พร้อมสำหรับการอัปโหลดเพื่อใช้ในการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) โดยไม่ต้องใช้ทรัพยากรด้านวิศวกรรม

• ปรับให้เหมาะสำหรับธุรกิจของคุณ: สร้างและปรับใช้กฎที่กำหนดเองแบบอัตโนมัติเพื่อรับรู้รายรับตามแนวทางปฏิบัติในการทำบัญชีสำหรับธุรกิจของคุณ

• กระทบยอดและปิดบัญชีได้เร็วยิ่งขึ้น: กระทบยอดรายรับได้รวดเร็วและถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้นโดยการติดตามยอดของรายการสมุดรายวันลงไปจนถึงระดับลูกค้าและธุรกรรมที่เกี่ยวข้อง

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Revenue Recognition สามารถช่วยให้คุณปฏิบัติตามหลักการทำบัญชีทั่วโลก หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติทางการเงินสำหรับบริษัทในออสเตรเลีย