Equipes financeiras australianas perdem centenas de horas por ano com tarefas que poderiam ser automatizadas. Por exemplo, eles podem precisar corresponder transações bancárias a faturas, cobrar pagamentos atrasados um a um e inserir os mesmos dados de clientes em três sistemas diferentes. Soluções de automação financeira substituem esse trabalho manual por um software automatizado, que funciona sozinho usando comandos e regras. A implementação dessas soluções permite que as equipes deixem o trabalho repetitivo de lado e se concentrem em tarefas que exigem tomadas de decisão humanas.

Abaixo, explicamos o que são sistemas financeiros automatizados, três áreas em que essa automação costuma ocorrer e como empresas australianas precisam introduzir essas ferramentas.

Principais conclusões

• A automação financeira é muito útil em três áreas interconectadas: pagamentos, faturamento e reconciliação.

• Os sistemas automatizados podem reduzir erros causados pela entrada manual de dados e também liberar a equipe financeira para se concentrar em exceções e eventos únicos em vez de processos de rotina.

• Introduzir essas ferramentas com eficiência exige uma configuração cuidadosa e o engajamento da equipe.

O que são sistemas financeiros automatizados?

Sistemas financeiros automatizados são tecnologias de software que executam processos financeiros por conta própria, sem intervenção humana em cada etapa. Essas ferramentas podem gerar uma fatura assim que um pedido é feito, corresponder uma transação bancária recebida a uma fatura, calcular o GST (Goods and Services Tax, imposto sobre bens e serviços) de uma venda e extrair dados para relatórios.

Quais são as principais áreas da automação financeira em empresas australianas?

Os sistemas de automação financeira usam diferentes mecanismos, dependendo dos cenários em que são aplicados, e cada fluxo de trabalho envolve um estímulo, um conjunto de regras e um resultado. Empresas australianas geralmente desenvolvem a automação financeira em torno de três áreas interconectadas:

Pagamentos

Com os pagamentos automáticos, a empresa não precisa esperar que o cliente faça login para pagar as próprias contas. Em vez disso, um sistema automatizado de cobrança de pagamentos gerencia as assinaturas ou cobranças recorrentes. Ele verifica a programação diariamente e, quando chega a data de faturamento ou renovação, faz a cobrança usando os dados de pagamento salvos. Se o cartão for recusado, o sistema executará um cronograma de novas tentativas por vários dias. Na Austrália, essa tecnologia processa formas de pagamento locais, como BPAY e débito automático, pelo BECS (Bulk Electronic Clearing System, sistema eletrônico de compensação em lote) da mesma forma que processa pagamentos com cartão.

Emissão de faturas

Uma venda concluída, contrato assinado ou marco de assinatura aciona um sistema de faturamento automatizado para extrair dados do cliente e do item de linha, como o tipo de mercadoria ou serviço vendido, aplicar a taxa de GST aplicável, formatar o documento e enviá-lo, muitas vezes pela mesma plataforma que processou a venda. Isso elimina a necessidade de fazer o faturamento manual.

Reconciliação

Uma ferramenta de reconciliação automatizada corresponde uma transação concluída à sua fatura usando identificadores como a referência de pagamento, o valor e, às vezes, o BSB (Bank State Branch, agência estadual do banco) do pagador e o número da conta. Se a correspondência for perfeita, o software fechará a fatura automaticamente e atualizará o livro-razão. Lançamentos não correspondidos são encaminhados a uma pessoa que possa resolvê-los.

Como a automação financeira beneficia empresas australianas?

A automação financeira oferece benefícios reais a empresas australianas. Ela ajuda a economizar dinheiro, liberar o tempo de funcionários e melhorar a precisão.

É assim que funciona:

• Eficiência: as equipes financeiras não precisam mais passar horas reconciliando contas e gerando faturas. Os sistemas automatizados processam grande parte desse trabalho, deixando as pessoas com apenas alguns casos especiais que não se encaixam nas regras.

• Precisão: a entrada manual de dados pode gerar erros, como números invertidos, faturas perdidas e cálculos incorretos de GST. Essas ferramentas reduzem os erros humanos e eliminam variações quando pessoas diferentes trabalham na mesma tarefa.

• Redução de custos: diminuir o tempo gasto em tarefas de rotina reduz os custos trabalhistas por transação, e a maior precisão diminui o custo para corrigir erros.

Quais limitações acompanham a automação financeira em empresas australianas?

A automação financeira tem limitações: ela é delicada, às vezes complica alguns fluxos de trabalho e muda onde o julgamento humano é aplicado.

Veja alguns pontos que você deve considerar:

• As integrações podem ser complexas: essas ferramentas precisam se conectar a softwares de contabilidade existentes, feeds bancários e sistemas de CRM (Customer Relationship Management, gestão de relacionamento com o cliente). Empresas que usam plataformas antigas ou muito personalizadas podem descobrir que o trabalho de integração leva mais tempo que o esperado, principalmente quando diferentes formatos de dados não se alinham com facilidade.

• A precisão de GST e relatórios depende de uma configuração inicial correta: o cálculo automatizado de GST depende de regras bem configuradas para a situação específica da empresa. Erros na configuração inicial se repetem em grande escala e podem causar outros problemas.

• As pessoas ainda precisarão processar as exceções: nenhum algoritmo consegue capturar todos os casos isolados. Quando o cliente paga por uma conta bancária diferente, envia um pagamento parcial ou inclui o número de referência incorreto, a transação exige a revisão de uma pessoa. O objetivo da automação é só reduzir a quantidade de triagens que as pessoas precisam fazer.

• As funções mudarão: funcionários que executam tarefas manualmente há anos podem precisar de treinamento para entender suas novas responsabilidades. Também pode ser necessário garantir a eles que a automação está apenas mudando os trabalhos, e não os eliminando. Empregadores que não requalificam e tranquilizam as equipes podem presenciar uma adoção mais lenta e uma maior desconfiança em relação aos novos sistemas.

Como empresas australianas podem definir a melhor abordagem de automação financeira para seus negócios?

Ao introduzir a automação financeira, pense nas áreas com mais trabalho manual. Uma empresa com grande volume de cobranças recorrentes provavelmente terá mais valor imediato se automatizar primeiro o faturamento. Da mesma forma, uma empresa que processa grandes quantidades de pagamentos avulsos em vários canais pode se beneficiar mais ao priorizar a reconciliação. Mapeie os volumes de transações e onde os erros costumam ocorrer, depois escolha uma ferramenta que economize tempo, esforço e dinheiro.

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Perguntas frequentes sobre a automação financeira em empresas australianas