Les équipes financières australiennes peuvent perdre des centaines d'heures chaque année pour des tâches qu'elles pourraient automatiser. Par exemple, elles peuvent devoir associer des transactions bancaires à des factures, relancer les paiements en retard un par un et saisir à nouveau les mêmes coordonnées de clients dans trois systèmes différents. Les solutions d'automatisation financière remplacent ce travail manuel par des logiciels automatisés, qui fonctionnent de manière autonome à l'aide de requêtes et de règles. La mise en œuvre de ces solutions permet au personnel d'abandonner les tâches fastidieuses et de se concentrer sur celles qui nécessitent une prise de décision humaine.

Nous abordons ci-dessous ce que sont les systèmes financiers automatisés, trois domaines dans lesquels cette automatisation est fréquente et comment les entreprises australiennes doivent introduire ces outils.

L’essentiel à retenir

• l'automatisation financière est particulièrement utile dans trois domaines liés : les paiements, la facturation et le rapprochement ;

• les systèmes automatisés peuvent réduire les erreurs liées à la saisie manuelle de données et permettre au personnel financier de se concentrer sur les exceptions et les événements uniques plutôt que sur les traitements de routine ;

• l'introduction efficace de ces outils nécessite une configuration minutieuse et l'adhésion du personnel.

Que sont les systèmes financiers automatisés ?

Les systèmes financiers automatisés sont des technologies logicielles qui exécutent des processus financiers de manière autonome, sans intervention humaine à chaque étape. Ces outils peuvent générer une facture dès qu'une commande est passée, associer une transaction bancaire entrante à sa facture, calculer la taxe sur les produits et services (TPS) sur une vente et extraire des données dans des rapports.

Quels sont les principaux domaines d'automatisation financière pour les entreprises australiennes ?

Les systèmes d'automatisation financière utilisent différents mécanismes en fonction des scénarios auxquels ils sont appliqués, et chaque flux de travail implique un catalyseur, un ensemble de règles et un résultat. Les entreprises australiennes organisent généralement l'automatisation financière autour de trois domaines liés :

Paiements

Avec les paiements automatiques, une entreprise n'a pas à attendre qu'un client se connecte pour payer lui-même ses factures. Au lieu de cela, un système d'encaissement automatisé des paiements gère les abonnements ou les paiements récurrents. Il vérifie un calendrier quotidiennement et, lorsqu'une date de facturation ou de renouvellement arrive, il effectue le paiement à l'aide des coordonnées de paiement enregistrées. Si une carte est refusée, le système lance un calendrier de nouvelles tentatives sur plusieurs jours. En Australie, cette technologie gère les moyens de paiement locaux tels que BPAY et le prélèvement automatique via le Bulk Electronic Clearing System (BECS) de la même manière qu'elle gère les paiements par carte.

Facturation

Une vente conclue, un contrat signé ou une étape d'abonnement invite un système de facturation automatisé à extraire les données du client et des postes (comme le type de biens ou de services vendus), à appliquer le taux de TPS en vigueur, à mettre en forme le document et à l'envoyer, souvent via la plateforme qui a traité la vente. Cela élimine la nécessité d'une facturation manuelle.

Rapprochement

Un outil de rapprochement automatisé associe une transaction effectuée à sa facture à l'aide d'identifiants tels que la référence de paiement, le montant et parfois le Bank State Branch (BSB) et le numéro de compte du payeur. S'il s'agit d'une correspondance parfaite, le logiciel clôture automatiquement la facture et met à jour le grand livre. Les écritures sans correspondance sont transmises à une personne qui peut les résoudre.

Quels sont les avantages de l'automatisation financière pour les entreprises australiennes ?

L'automatisation financière offre de réels avantages aux entreprises australiennes. Elle permet de faire des économies, de libérer du temps pour les employés et d'améliorer la précision.

Voici les principales règles :

• efficacité : les équipes financières n'ont plus à passer des heures à rapprocher les comptes et à générer des factures. Les systèmes automatisés se chargent de la majeure partie de ce travail, ne laissant aux humains qu'une poignée de cas particuliers qui ne correspondent pas aux règles ;

• précision : la saisie manuelle des données peut introduire des erreurs, telles que des chiffres inversés, des factures oubliées et des calculs de TPS erronés. Ces outils réduisent l'erreur humaine et éliminent les écarts lorsque différentes personnes travaillent sur la même tâche ;

• réduction des coûts : la réduction du temps consacré aux tâches de routine diminue les coûts de main-d'œuvre par transaction, tandis que l'amélioration de la précision réduit le coût de correction des erreurs.

Quelles sont les contraintes de l'automatisation financière pour les entreprises australiennes ?

L'automatisation financière s'accompagne de contraintes : elle est sensible, complique parfois certains flux de travail et déplace le point d'application du jugement humain.

Voici quelques points à prendre en compte :

• les intégrations peuvent être complexes : ces outils doivent se connecter aux logiciels de comptabilité existants, aux flux bancaires et aux systèmes de gestion de la relation client (CRM). Les entreprises qui utilisent des plateformes plus anciennes ou fortement personnalisées peuvent trouver que le travail d'intégration prend plus de temps que prévu, en particulier lorsque les différents formats de données ne s'alignent pas facilement ;

• la précision de la TPS et des rapports dépend d'une configuration initiale correcte : le calcul de la TPS automatisé dépend de règles correctement configurées pour la situation spécifique de l'entreprise. Les erreurs commises lors de la configuration initiale se répètent à grande échelle et peuvent causer d'autres problèmes ;

• le personnel devra toujours gérer les exceptions : aucun algorithme ne peut détecter tous les cas particuliers. Lorsqu'un client paie via un autre compte bancaire, envoie un paiement partiel ou inclut le mauvais numéro de référence, cette transaction nécessite une vérification humaine. L'objectif de l'automatisation est simplement de réduire la quantité de contrôle que le personnel doit effectuer ;

• les rôles vont changer : le personnel qui effectue des tâches manuellement depuis des années peut avoir besoin d'une formation pour comprendre ses nouvelles responsabilités. Il peut également avoir besoin d'être rassuré sur le fait que l'automatisation modifie son travail, sans l'éliminer purement et simplement. Les employeurs qui omettent de former et de rassurer leur personnel s'exposent à une adoption plus lente et à une méfiance accrue à l'égard des nouveaux systèmes.

Comment les entreprises australiennes peuvent-elles déterminer la bonne approche d'automatisation financière pour leur activité ?

Lors de l'introduction de l'automatisation financière, réfléchissez aux domaines dans lesquels le travail manuel est le plus lourd. Une entreprise avec un volume élevé de paiements récurrents tirera probablement une valeur plus immédiate de l'automatisation de la facturation en premier lieu. En parallèle, une entreprise qui gère un grand nombre de paiements ponctuels sur plusieurs canaux pourrait tirer davantage parti de la priorité accordée au rapprochement. Cartographiez les volumes de transactions et les endroits où les erreurs ont tendance à se produire, puis choisissez un outil qui vous fait gagner du temps, des efforts et de l'argent.

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FAQ sur l'automatisation financière pour les entreprises australiennes