I team finanziari australiani possono perdere centinaia di ore ogni anno in attività che potrebbero automatizzare. Ad esempio, potrebbero dover abbinare le transazioni bancarie alle fatture, sollecitare i pagamenti scaduti uno per uno e reinserire gli stessi dettagli del cliente in tre sistemi diversi. Le soluzioni di automazione finanziaria sostituiscono questo lavoro manuale con software automatizzati, che funzionano autonomamente tramite comandi e regole. L'implementazione di queste soluzioni consente al personale di abbandonare le attività di routine e concentrarsi su quelle che richiedono il processo decisionale umano.
Di seguito, esaminiamo cosa sono i sistemi finanziari automatizzati, tre aree in cui spesso avviene questa automazione e in che modo le attività australiane devono introdurre questi strumenti.
In sintesi:
L'automazione finanziaria è più utile in tre aree connesse: pagamenti, fatturazione e riconciliazione.
I sistemi automatizzati possono ridurre gli errori derivanti dall'inserimento manuale dei dati e consentire al personale finanziario di concentrarsi su eccezioni ed eventi unici piuttosto che sull'elaborazione di routine.
L'introduzione efficace di questi strumenti richiede una configurazione attenta e il coinvolgimento del personale.
Cosa sono i sistemi finanziari automatizzati?
I sistemi finanziari automatizzati sono tecnologie software che eseguono processi finanziari in autonomia, senza l'intervento umano in ogni singola fase. Questi strumenti possono generare una fattura non appena viene effettuato un ordine, abbinare una transazione bancaria in entrata alla relativa fattura, calcolare la imposta su beni e servizi (GST) su una vendita ed estrarre dati per i report.
Quali sono le principali aree dell'automazione finanziaria per le aziende australiane?
I sistemi di automazione finanziaria utilizzano meccanismi diversi a seconda degli scenari a cui vengono applicati e ogni flusso di lavoro prevede un catalizzatore, un insieme di regole e un output. Le attività australiane in genere sviluppano l'automazione finanziaria attorno a tre aree connesse:
Pagamenti
Con i pagamenti automatici, un'attività non deve aspettare che il cliente acceda e paghi le proprie fatture in autonomia. Invece, un sistema di riscossione automatica dei pagamenti gestisce l'abbonamento o gli addebiti ricorrenti. Controlla quotidianamente una pianificazione e, quando arriva una data di addebito o rinnovo, effettua l'addebito utilizzando i dati di pagamento salvati. Se una carta viene rifiutata, il sistema esegue una pianificazione di nuovi tentativi per diversi giorni. In Australia, questa tecnologia gestisce i metodi di pagamento locali come BPAY e l'addebito diretto tramite il Bulk Electronic Clearing System (BECS) nello stesso modo in cui gestisce i pagamenti con carta.
Fatturazione
Una vendita completata, un contratto firmato o un traguardo dell'abbonamento spinge un sistema di fatturazione automatizzata a estrarre i dati del cliente e delle voci, come il tipo di beni o servizi venduti, ad applicare la relativa aliquota GST, formattare il documento e inviarlo, spesso tramite la stessa piattaforma che ha elaborato la vendita. Ciò elimina la necessità della fatturazione manuale.
Riconciliazione
Uno strumento di riconciliazione automatizzata abbina una transazione completata alla relativa fattura utilizzando identificatori come il riferimento di pagamento, l'importo e talvolta il codice BSB (Bank State Branch) e il numero di conto di chi paga. Se la corrispondenza è esatta, il software chiude automaticamente la fattura e aggiorna il libro mastro. Le voci non abbinate vengono inoltrate a una persona che può risolverle.
Quali sono i vantaggi dell'automazione finanziaria per le attività australiane?
L'automazione finanziaria offre vantaggi reali per le attività australiane. Aiuta a risparmiare denaro, liberare il tempo dei dipendenti e migliorare la precisione.
Ecco come si presenta:
Efficienza: i team finanziari non devono più dedicare ore a riconciliare i conti e generare le fatture. I sistemi automatizzati gestiscono la maggior parte di questo lavoro, lasciando alle persone solo alcuni casi speciali che non rientrano nelle regole.
Precisione: l'inserimento manuale dei dati può introdurre errori, come inversioni di cifre, fatture mancanti e calcoli errati della GST. Questi strumenti riducono l'errore umano ed eliminano le differenze quando persone diverse lavorano alla stessa attività.
Risparmio sui costi: la riduzione del tempo impiegato nelle attività di routine abbassa i costi di manodopera per transazione, mentre la maggiore precisione riduce il costo della correzione degli errori.
Quali limiti comporta l'automazione finanziaria per le aziende australiane?
L'automazione finanziaria comporta dei limiti: è delicata, a volte complica alcuni flussi di lavoro e sposta il campo di applicazione del giudizio umano.
Ecco alcuni aspetti da considerare:
Le integrazioni possono essere complesse: questi strumenti devono collegarsi ai software di contabilità esistenti, ai feed bancari e ai sistemi CRM (Customer Relationship Management). Le attività che utilizzano piattaforme più vecchie o fortemente personalizzate potrebbero scoprire che il lavoro di integrazione richiede più tempo del previsto, specialmente quando i diversi formati di dati non si allineano facilmente.
La precisione della GST e dei report dipende da una corretta configurazione iniziale: il calcolo automatizzato della GST dipende da regole configurate correttamente per la specifica situazione dell'attività. Gli errori nella configurazione iniziale si ripetono su larga scala e possono causare ulteriori problemi.
Le persone dovranno comunque gestire le eccezioni: nessun algoritmo può individuare ogni caso limite. Quando un cliente paga tramite un conto bancario diverso, invia un pagamento parziale o include il numero di riferimento sbagliato, quella transazione richiede la revisione umana. L'obiettivo dell'automazione è semplicemente quello di ridurre la quantità di screening che le persone devono effettuare.
I ruoli cambieranno: il personale che per anni ha eseguito attività manualmente potrebbe aver bisogno di formazione per comprendere le nuove responsabilità. Potrebbe anche aver bisogno di essere rassicurato sul fatto che l'automazione sta cambiando il proprio lavoro, non eliminandolo del tutto. I datori di lavoro che non riqualificano e rassicurano il personale potrebbero riscontrare un'adozione più lenta e una maggiore sfiducia nei confronti dei nuovi sistemi.
In che modo le aziende australiane possono determinare l'approccio di automazione finanziaria giusto per la propria attività?
Quando introduci l'automazione finanziaria, pensa a dove il lavoro manuale è più gravoso. Un'attività con un volume elevato di addebiti ricorrenti otterrà probabilmente un valore più immediato automatizzando prima la fatturazione. Allo stesso tempo, un'azienda che gestisce un gran numero di pagamenti una tantum su più canali potrebbe trarre maggiore vantaggio dando priorità alla riconciliazione. Mappa i volumi delle transazioni e i punti in cui tendono a verificarsi gli errori, quindi scegli uno strumento che ti faccia risparmiare tempo, fatica e denaro.
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Domande frequenti sull'automazione finanziaria per le aziende australiane
I contenuti di questo articolo hanno uno scopo puramente informativo e formativo e non devono essere intesi come consulenza legale o fiscale. Stripe non garantisce l'accuratezza, la completezza, l'adeguatezza o l'attualità delle informazioni contenute nell'articolo. Per assistenza sulla tua situazione specifica, rivolgiti a un avvocato o a un commercialista competente e abilitato all'esercizio della professione nella tua giurisdizione.