Australische financiële teams kunnen elk jaar honderden uren verliezen aan werk dat ze kunnen automatiseren. Ze moeten bijvoorbeeld banktransacties matchen met facturen, achterstallige betalingen één voor één nagaan en dezelfde klantgegevens in drie verschillende systemen opnieuw invoeren. Oplossingen voor financiële automatisering vervangen dat handmatige werk door geautomatiseerde software, die zelfstandig draait op basis van prompts en regels. Door deze oplossingen te implementeren, kunnen medewerkers tijdrovende klusjes achter zich laten en zich richten op taken die menselijke besluitvorming vereisen.

Hieronder bespreken we wat geautomatiseerde financiële systemen zijn, drie gebieden waar deze automatisering vaak plaatsvindt en hoe Australische ondernemingen deze tools moeten introduceren.

Belangrijkste punten

• Financiële automatisering is het nuttigst op drie samenhangende gebieden: betalingen, facturatie en reconciliatie.

• Geautomatiseerde systemen kunnen fouten door handmatige gegevensinvoer verminderen en geven financieel medewerkers de tijd om zich te concentreren op uitzonderingen en unieke gebeurtenissen in plaats van op routineverwerking.

• Een effectieve introductie van deze tools vereist een zorgvuldige configuratie en de betrokkenheid van het personeel.

Wat zijn geautomatiseerde financiële systemen?

Geautomatiseerde financiële systemen zijn softwaretechnologieën die zelfstandig financiële processen uitvoeren, zonder dat een mens elke stap hoeft te doorlopen. Deze tools kunnen een factuur genereren zodra er een bestelling wordt geplaatst, een inkomende banktransactie matchen met de bijbehorende factuur, de goods and services tax (GST) voor een verkoop berekenen en gegevens ophalen voor rapporten.

Wat zijn de belangrijkste gebieden van financiële automatisering voor Australische ondernemingen?

Systemen voor financiële automatisering gebruiken verschillende mechanismen afhankelijk van de scenario's waarop ze worden toegepast, en elke workflow omvat een katalysator, een set regels en een output. Australische ondernemingen bouwen financiële automatisering meestal op rond drie samenhangende gebieden:

Betalingen

Met automatische betalingen hoeft een onderneming niet te wachten tot een klant inlogt om de rekeningen zelf te betalen. In plaats daarvan beheert een geautomatiseerd systeem voor de incasso van betalingen het abonnement of de terugkerende betalingen. Het systeem controleert dagelijks een schema, en wanneer er een facturatie- of verlengingsdatum aanbreekt, wordt de betaling verwerkt met behulp van opgeslagen betaalgegevens. Als een betaalkaart wordt geweigerd, voert het systeem gedurende enkele dagen een schema voor nieuwe pogingen uit. In Australië verwerkt deze technologie lokale betaalmethoden zoals BPAY en automatische incasso via het Bulk Electronic Clearing System (BECS) op dezelfde manier als kaartbetalingen.

Facturatie

Een voltooide verkoop, ondertekend contract of abonnementsmijlpaal is voor een geautomatiseerd facturatiesysteem de aanleiding om klant- en regelitemgegevens op te halen, zoals het type verkochte goederen of diensten, het toepasselijke GST-tarief toe te passen, het document op te maken en dit te verzenden, vaak via hetzelfde platform dat de verkoop heeft verwerkt. Dit elimineert de noodzaak voor handmatige facturatie.

Reconciliatie

Een geautomatiseerde reconciliatietool matcht een voltooide transactie met de bijbehorende factuur op basis van identificatiegegevens zoals het betalingskenmerk, het bedrag en soms de Bank State Branch (BSB) en het rekeningnummer van de betaler. Bij een exacte match sluit de software automatisch de factuur en wordt het grootboek bijgewerkt. Niet-gematchte invoer wordt doorgestuurd naar een persoon die deze kan oplossen.

Hoe profiteren Australische ondernemingen van financiële automatisering?

Financiële automatisering biedt echte voordelen voor Australische ondernemingen. Het helpt geld te besparen, tijd van medewerkers vrij te maken en de nauwkeurigheid te verbeteren.

In praktijk komt het hierop neer:

• Efficiëntie: Financiële teams hoeven niet langer uren te besteden aan het reconciliëren van accounts en het genereren van facturen. Geautomatiseerde systemen nemen het grootste deel van dit werk voor hun rekening, waardoor er voor mensen slechts een handvol speciale gevallen overblijft die niet binnen de regels vallen.

• Nauwkeurigheid: Handmatige gegevensinvoer kan leiden tot fouten, zoals omgedraaide getallen, gemiste facturen en onjuiste GST-berekeningen. Deze tools verminderen menselijke fouten en elimineren variaties wanneer verschillende mensen aan dezelfde taak werken.

• Kostenbesparingen: Minder tijd besteden aan routinetaken verlaagt de arbeidskosten per transactie, terwijl een verbeterde nauwkeurigheid de kosten verlaagt om fouten te herstellen.

Welke beperkingen brengt financiële automatisering mee voor Australische ondernemingen?

Financiële automatisering brengt beperkingen met zich mee: het is gevoelig, compliceert soms bepaalde workflows en verschuift de toepassing van menselijk oordeel.

Houd rekening met het volgende:

• Integraties kunnen complex zijn: Deze tools moeten worden gekoppeld aan bestaande boekhoudsoftware, bankfeeds en CRM-systemen (Customer Relationship Management). Voor ondernemingen met oudere of sterk aangepaste platformen kan het integratiewerk langer duren dan verwacht, vooral wanneer verschillende gegevensindelingen niet gemakkelijk op elkaar aansluiten.

• Nauwkeurigheid van GST en rapportage is afhankelijk van een correcte eerste configuratie: Geautomatiseerde GST-berekening is afhankelijk van correct geconfigureerde regels voor de specifieke situatie van de onderneming. Fouten in de initiële configuratie herhalen zich op grote schaal en kunnen verdere problemen veroorzaken.

• Mensen moeten nog steeds uitzonderingen afhandelen: Geen enkel algoritme kan elk grensgeval opvangen. Wanneer een klant via een ander bankrekeningnummer betaalt, een gedeeltelijke betaling verstuurt of het verkeerde referentienummer doorgeeft, vereist die transactie menselijke controle. Het doel van automatisering is simpelweg om de hoeveelheid screening die mensen moeten doen, te verminderen.

• Rollen zullen veranderen: Personeel dat jarenlang handmatig taken heeft uitgevoerd, heeft mogelijk training nodig om hun nieuwe verantwoordelijkheden te begrijpen. Ze moeten mogelijk ook gerustgesteld worden dat automatisering hun baan verandert en niet volledig overbodig maakt. Werkgevers die er niet in slagen personeel om te scholen en gerust te stellen, kunnen te maken krijgen met een tragere adoptie en een toenemend wantrouwen in de nieuwe systemen.

Hoe kunnen Australische bedrijven de juiste aanpak voor financiële automatisering bepalen voor hun onderneming?

Als je financiële automatisering introduceert, denk dan na over waar het meeste handmatige werk zit. Een onderneming met een groot aantal terugkerende betalingen heeft waarschijnlijk het meeste baat bij het eerst automatiseren van de facturatie. Tegelijkertijd kan een bedrijf dat grote aantallen eenmalige betalingen via meerdere kanalen verwerkt, meer profiteren van het prioriteren van reconciliatie. Breng de transactievolumes in kaart en kijk waar vaak fouten optreden, en kies vervolgens een tool die je tijd, moeite en geld bespaart.

Hoe Stripe Revenue Recognition kan helpen

Revenue Recognition helpt bij het stroomlijnen van de omzetverantwoording en financiële rapportage – waardoor de maandafsluiting, rapportage en meer worden versneld – zodat je de boeken met grotere efficiëntie en nauwkeurigheid kunt sluiten. Het automatiseert en configureert de omzetverantwoording om compliance te ondersteunen volgens de ASC 606- en IFRS 15-standaarden.

Omzetverantwoording kan je helpen met het volgende:

• Krijg een completer beeld van de inkomsten: Verantwoord automatisch de inkomsten voor alle abonnementen en betalingen via Stripe in het Stripe-dashboard en importeer gegevens van buiten Stripe voor een compleet subgrootboek voor de inkomsten.

• Automatiseer inkomstenrapporten: Genereer boekhoudrapporten die klaar zijn voor uploaden in ERP (Enterprise Resource Planning), zonder dat hier technische resources voor nodig zijn.

• Aanpassen aan je bedrijf: maak en automatiseer aangepaste regels om omzet te verwerken, in lijn met de boekhoudpraktijken van je bedrijf.

• Sneller reconciliëren en afsluiten: Reconcilieer inkomsten sneller en nauwkeuriger door het bedrag van elke journaalboeking te traceren naar de onderliggende klanten en transacties.

Meer informatie over hoe Revenue Recognition je kan helpen te voldoen aan de wereldwijde boekhoudprincipes, of vandaag nog aan de slag.

Veelgestelde vragen over financiële automatisering voor Australische ondernemingen