Les équipes financières australiennes peuvent perdre des centaines d’heures chaque année à effectuer des tâches qu’elles pourraient automatiser. Par exemple, elles peuvent devoir rapprocher les transactions bancaires des factures, effectuer le recouvrement des paiements en retard un par un et saisir à nouveau les mêmes informations sur la clientèle dans trois systèmes différents. Les solutions d’automatisation des finances remplacent ce travail manuel par un logiciel automatisé, qui fonctionne de manière autonome à l’aide de règles et d’instructions. La mise en œuvre de ces solutions permet au personnel de laisser les tâches routinières de côté et de se concentrer sur des tâches qui nécessitent une prise de décision humaine.

Nous abordons ci-dessous ce que sont les systèmes financiers automatisés, trois domaines dans lesquels cette automatisation a souvent lieu, et comment les entreprises australiennes doivent introduire ces outils.

Points à retenir

* L’automatisation des finances est particulièrement utile dans trois domaines interdépendants : les paiements, la facturation et le rapprochement.

* Les systèmes automatisés peuvent réduire les erreurs liées à la saisie manuelle de données et permettre au personnel des finances de se concentrer sur les exceptions et les événements uniques plutôt que sur le traitement de routine.

* L’intégration efficace de ces outils nécessite une configuration minutieuse et l’adhésion du personnel.

Que sont les systèmes financiers automatisés?

Les systèmes financiers automatisés sont des technologies logicielles qui exécutent des processus financiers de manière autonome, sans qu’une personne n’ait à intervenir à chaque étape. Ces outils peuvent générer une facture dès qu’une commande est passée, rapprocher une transaction bancaire entrante de sa facture, calculer la taxe sur les produits et services (TPS) sur une vente et extraire des données pour les rapports.

Quels sont les principaux domaines d’automatisation des finances pour les entreprises australiennes?

Les systèmes d’automatisation des finances utilisent différents mécanismes selon les scénarios auxquels ils sont appliqués, et chaque flux de travail implique un catalyseur, un ensemble de règles et un résultat. Les entreprises australiennes concentrent généralement l’automatisation des finances autour de trois domaines interdépendants :

Paiements

Grâce aux paiements automatiques, une entreprise n’a pas à attendre que la clientèle se connecte pour payer ses factures. Au lieu de cela, un système automatisé d’encaissement des paiements gère les abonnements ou les paiements récurrents. Il vérifie un calendrier tous les jours et, à la date de facturation ou de renouvellement, il traite le paiement à l’aide des informations de paiement enregistrées. Si une carte est refusée, le système exécute un calendrier de nouvelles tentatives sur plusieurs jours. En Australie, cette technologie traite les modes de paiement locaux comme BPAY et le prélèvement automatique par le biais du Bulk Electronic Clearing System (BECS) de la même manière que les paiements par carte.

Facturation

Une vente conclue, un contrat signé ou une étape d’abonnement incite un système de facturation automatisé à extraire les données de la clientèle et des postes de facture, telles que le type de biens ou de services vendus, à appliquer le taux de TPS approprié, à formater le document et à l’envoyer, souvent par la même plateforme qui a traité la vente. Cela élimine la nécessité d’une facturation manuelle.

Rapprochement

Un outil de rapprochement automatisé associe une transaction effectuée à sa facture à l’aide d’identifiants tels que la référence de paiement, le montant et parfois le Bank State Branch (BSB) et le numéro de compte du payeur. S’il y a correspondance parfaite, le logiciel ferme automatiquement la facture et met à jour le grand livre. Les entrées sans correspondance sont acheminées vers une personne qui peut les traiter.

Comment l’automatisation des finances profite-t-elle aux entreprises australiennes?

L’automatisation des finances offre de réels avantages aux entreprises australiennes. Elle permet de réaliser des économies, de libérer du temps pour le personnel et d’améliorer l’exactitude.

Voici à quoi cela ressemble :

 Efficacité :* Les équipes financières n’ont plus besoin de passer des heures à rapprocher les comptes et à générer des factures. Les systèmes automatisés se chargent de la majeure partie de ce travail, laissant au personnel une poignée de cas particuliers qui ne correspondent pas aux règles.

 Exactitude :* La saisie manuelle de données peut introduire des erreurs, telles que des chiffres transposés, des factures oubliées et des calculs de TPS erronés. Ces outils réduisent l’erreur humaine et éliminent les écarts lorsque différentes personnes travaillent sur la même tâche.

 Économies de coûts :* La réduction du temps consacré aux tâches de routine permet de réduire les coûts de main-d’œuvre par transaction, tandis que l’amélioration de l’exactitude diminue les coûts de correction des erreurs.

Quelles sont les contraintes liées à l’automatisation des finances pour les entreprises australiennes?

L’automatisation des finances comporte des contraintes : elle est sensible, complique parfois certains flux de travail et déplace l’endroit où le jugement humain est appliqué.

Voici quelques éléments à prendre en compte :

 Les intégrations peuvent être complexes :* Ces outils doivent se connecter aux logiciels comptables existants, aux flux bancaires et aux systèmes de gestion de la relation client (CRM). Les entreprises qui utilisent des plateformes plus anciennes ou fortement personnalisées peuvent constater que le travail d’intégration prend plus de temps que prévu, en particulier lorsque les différents formats de données ne s’alignent pas facilement.

 L’exactitude de la TPS et des rapports dépend d’une configuration initiale adéquate :* Le calcul automatisé de la TPS repose sur des règles bien configurées pour la situation propre à l’entreprise. Les erreurs commises lors de la configuration initiale se répètent à grande échelle et peuvent causer d’autres problèmes.

 Le personnel devra tout de même traiter les exceptions :* Aucun algorithme ne peut détecter tous les cas particuliers. Lorsqu’un membre de la clientèle paie au moyen d’un autre compte bancaire, envoie un paiement partiel ou inclut le mauvais numéro de référence, cette transaction nécessite une vérification humaine. L’objectif de l’automatisation est simplement de réduire le nombre de contrôles que le personnel doit effectuer.

 Les rôles évolueront :* Le personnel qui exécute des tâches manuellement depuis des années pourrait avoir besoin de formation pour comprendre ses nouvelles responsabilités. Il pourrait également avoir besoin d’être rassuré sur le fait que l’automatisation modifie son travail, et non l’élimine complètement. Les employeurs qui ne parviennent pas à recycler et à rassurer le personnel pourraient constater une adoption plus lente et une méfiance accrue à l’égard des nouveaux systèmes.

Comment les entreprises australiennes peuvent-elles déterminer l’approche d’automatisation des finances adéquate pour leurs activités?

Lorsque vous mettez en place l’automatisation des finances, déterminez les domaines où le travail manuel est le plus important. Une entreprise ayant un volume élevé de paiements récurrents tirera probablement un avantage plus immédiat de l’automatisation de la facturation en premier lieu. Parallèlement, une entreprise qui traite un grand nombre de paiements uniques sur de multiples canaux pourrait tirer davantage profit en donnant la priorité au rapprochement. Cartographiez les volumes de transactions et les endroits où les erreurs ont tendance à se produire, puis choisissez un outil qui vous fait gagner du temps, des efforts et de l’argent.

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Revenue Recognition aide à simplifier la comptabilisation des revenus et les rapports financiers – en accélérant la clôture de fin de mois, la création de rapports et plus encore – afin que vous puissiez fermer vos livres de comptes avec une efficacité et une exactitude accrues. L’outil automatise et configure la comptabilisation des revenus pour faciliter la conformité aux normes ASC 606 et IFRS 15.

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FAQ sur l’automatisation des finances pour les entreprises australiennes