Los equipos financieros australianos pueden perder cientos de horas al año en tareas que podrían automatizar. Por ejemplo, es posible que tengan que vincular las transacciones bancarias con las facturas, reclamar los pagos atrasados uno por uno y volver a introducir los datos de un mismo cliente en tres sistemas diferentes. Las soluciones de automatización financiera sustituyen este trabajo manual por un software automatizado que funciona de forma autónoma mediante reglas y peticiones. La implementación de estas soluciones permite a los empleados dejar atrás el trabajo rutinario y centrarse en aquellas tareas que requieren la toma de decisiones humana.

A continuación, explicamos qué son los sistemas financieros automatizados, tres áreas en las que suele aplicarse esta automatización y cómo deben introducir estas herramientas las empresas australianas.

De un vistazo:

• La automatización financiera resulta de gran utilidad en tres áreas conectadas entre sí: pagos, facturación y conciliación.

• Los sistemas automatizados pueden reducir los errores derivados de la introducción manual de datos y, además, liberar al personal financiero para que se centre en las excepciones y en los casos concretos en lugar de en el procesamiento rutinario.

• La introducción eficaz de estas herramientas requiere una configuración minuciosa y la implicación del personal.

¿Qué son los sistemas financieros automatizados?

Los sistemas financieros automatizados son tecnologías de software que ejecutan los procesos financieros por sí mismas, sin que un humano intervenga en cada paso. Estas herramientas pueden generar una factura en cuanto se realiza un pedido, vincular una transacción bancaria entrante con su factura, calcular el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) de una venta y extraer datos para incluirlos en informes.

¿Cuáles son las principales áreas de automatización financiera de las empresas australianas?

Los sistemas de automatización financiera emplean una mecánica diferente en función de las situaciones en las que se aplican, y cada flujo de trabajo incluye un catalizador, un conjunto de reglas y un resultado. Las empresas australianas suelen estructurar la automatización financiera en torno a tres áreas conectadas entre sí:

Pagos

Con los pagos automáticos, la empresa no tiene que esperar a que el cliente inicie sesión y pague sus facturas. En su lugar, un sistema automatizado de cobro de pagos gestiona los cargos de suscripciones o recurrentes. Comprueba los plazos a diario y, cuando llega la fecha de facturación o de renovación, procesa el cargo usando la información de pago guardada. Si se rechaza una tarjeta, el sistema ejecuta un programa de reintentos durante varios días. En Australia, esta tecnología procesa los métodos de pago locales, como BPAY y el adeudo directo, a través del sistema de compensación electrónica BECS (Bulk Electronic Clearing System) de la misma forma que los pagos con tarjeta.

Facturación

Una venta finalizada, un contrato firmado o un hito de suscripción hace que un sistema de facturación automatizado extraiga los datos del cliente y de las partidas, como el tipo de bien o servicio vendido, aplique el tipo de GST correspondiente, dé formato al documento y lo envíe, a menudo a través de la misma plataforma que procesó la venta. De este modo, se elimina la necesidad de facturar de forma manual.

Conciliación

Una herramienta de conciliación automatizada vincula una transacción finalizada con su factura usando identificadores como la referencia del pago, el importe y, en ocasiones, el código BSB (Bank State Branch) y el número de cuenta del pagador. Si la coincidencia es exacta, el software cierra automáticamente la factura y actualiza el libro mayor. Las entradas que no coinciden se envían a una persona para que pueda resolverlas.

¿Qué ventajas ofrece la automatización financiera a las empresas australianas?

La automatización financiera ofrece grandes ventajas a las empresas australianas. Ayuda a ahorrar dinero, a liberar el tiempo de los empleados y a mejorar la precisión.

Estas son sus fases:

• Eficiencia: Los equipos financieros ya no tienen que dedicar horas a conciliar cuentas y a generar facturas. Los sistemas automatizados se encargan de la mayor parte de este trabajo, y dejan a las personas un puñado de casos especiales que no se ajustan a las reglas.

• Precisión: La introducción manual de datos puede dar lugar a errores, como la alteración de los números, la pérdida de facturas y la realización de cálculos de GST incorrectos. Estas herramientas reducen los errores humanos y eliminan las discrepancias cuando varias personas trabajan en la misma tarea.

• Ahorro de costes: La reducción del tiempo dedicado a tareas rutinarias disminuye los costes de mano de obra por transacción, mientras que la mejora de la precisión reduce el coste que conlleva corregir los errores.

¿Qué limitaciones conlleva la automatización financiera para las empresas australianas?

La automatización financiera presenta algunas limitaciones: es un proceso delicado, a veces complica determinados flujos de trabajo y cambia el punto en el que se aplica el criterio humano.

A continuación, se indican algunos aspectos que debes tener en cuenta:

• Las integraciones pueden ser complejas: Estas herramientas se deben conectar al software de contabilidad existente, a las fuentes bancarias y a los sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Para las empresas que usan plataformas más antiguas o muy personalizadas, el trabajo de integración puede llevar más tiempo de lo esperado, sobre todo cuando los diferentes formatos de datos no se ajustan fácilmente.

• La precisión del GST y de los informes depende de una configuración inicial correcta: El cálculo automatizado del GST depende de que las reglas se configuren adecuadamente para la situación específica de la empresa. Los errores en la configuración inicial se repiten a gran escala y pueden causar más problemas.

• Seguirá siendo necesario que las personas gestionen las excepciones: Ningún algoritmo puede contemplar todos los casos especiales. Cuando un cliente paga a través de una cuenta bancaria diferente, envía un pago parcial o incluye un número de referencia incorrecto, esa transacción requiere una revisión manual. El objetivo de la automatización es simplemente reducir el nivel de revisión que tienen que hacer las personas.

• Los roles van a cambiar: Es posible que los empleados que llevan años realizando tareas de forma manual necesiten recibir formación para entender sus nuevas responsabilidades. También es posible que necesiten que se les garantice que la automatización no va a eliminar su puesto de trabajo de forma directa, sino que solo lo va a cambiar. Las empresas que no formen ni ofrezcan garantías a sus empleados podrían sufrir una adopción más lenta y una mayor desconfianza hacia los nuevos sistemas.

¿Cómo pueden las empresas australianas determinar el enfoque de automatización financiera adecuado?

A la hora de implantar la automatización financiera, piensa en dónde se concentra la mayor cantidad de trabajo manual. Las empresas con un gran volumen de cargos recurrentes probablemente obtendrán un mayor valor de forma inmediata si empiezan automatizando la facturación. Al mismo tiempo, a una empresa que gestiona un gran número de pagos únicos a través de varios canales podría resultarle más rentable dar prioridad a la conciliación. Estudia los volúmenes de transacciones y dónde suelen producirse los errores, y luego elige una herramienta que te ahorre tiempo, esfuerzo y dinero.

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Preguntas frecuentes sobre la automatización financiera en las empresas australianas