澳大利亚的财务团队每年可能会在那些本可自动化的工作上浪费数百小时。例如，他们可能必须将银行交易与账单进行匹配，逐个追讨逾期的付款，并在三个不同的系统中重新输入相同的客户详细信息。财务自动化解决方案用自动化软件取代了这些手动工作，该软件使用提示和规则自行运行。实施这些解决方案可让员工摆脱繁杂的工作，专注于需要人工决策的任务。

下文将探讨什么是自动化财务系统，这种自动化通常发生在哪些三个领域，以及澳大利亚企业需要如何引入这些工具。

要点

• 财务自动化在三个相互关联的领域最有帮助：付款、开单和对账。

• 自动化系统可以减少因手动输入数据而产生的错误，还可以解放财务人员，使他们能够专注于异常和独特事件，而不是常规处理工作。

• 要有效引入这些工具，需要进行仔细的设置，并让员工参与进来。

什么是自动化财务系统？

自动化财务系统是自行执行财务流程的软件技术，无需人工逐步处理。这些工具可以在下单后立即生成账单，将入账的银行交易与其账单进行匹配，计算销售的商品及服务税（GST），并将数据提取到报告中。

澳大利亚企业财务自动化的主要领域有哪些？

财务自动化系统会根据其应用场景使用不同的机制，每个工作流都涉及一个催化剂、一个规则集和一个输出。澳大利亚企业通常围绕三个相互关联的领域构建财务自动化：

支付

借助自动付款，企业无需等待客户自行登录并支付账单。相反，自动收款系统会管理订阅或定期扣款。它每天检查一次时间表，当计费或续订日期到来时，它会使用已保存的付款详情发起扣款。如果银行卡被拒绝，系统会在几天内执行重试计划。在澳大利亚，这项技术处理 BPAY 和通过批量电子清算系统（BECS）进行的直接借记等本地支付方式，与处理银行卡支付的方式相同。

账单开具

已完成的销售、已签署的合同或订阅里程碑会提示自动开单系统提取客户和订单项数据（例如售出的商品或服务类型），应用适用的商品及服务税（GST）税率，格式化文档并发送（通常通过处理该销售的同一平台进行）。这就消除了手动开单的需要。

对账

自动对账工具使用付款参考号、金额等标识符（有时还包括付款人的银行分行代码（BSB）和账号）将已完成的交易与其账单进行匹配。如果是完全匹配，软件会自动关闭该账单并更新总账。未匹配的条目会被路由给能够解决这些问题的人员进行处理。

财务自动化如何使澳大利亚企业受益？

财务自动化为澳大利亚企业带来了实实在在的好处。它有助于节省资金、释放员工的时间并提高准确性。

具体操作要求如下：

• 效率： 财务团队无需再花费数小时来对账和生成账单。自动化系统可以处理大部分此类工作，将少数不符合规则的特殊情况留给人工处理。

• 准确性： 手动输入数据可能会引入错误，例如数字颠倒、漏记账单以及不正确的商品及服务税计算。这些工具可以减少人为错误，并消除不同人员执行相同任务时产生的差异。

• 节省成本： 减少花在日常任务上的时间可降低每笔交易的劳动力成本，而提高准确性则能降低修复错误的成本。

澳大利亚企业进行财务自动化会面临哪些限制？

财务自动化存在一些限制：它具有敏感性，有时会使某些工作流复杂化，并会改变应用人工判断的环节。

以下几点值得考虑：

• 集成可能很复杂： 这些工具必须与现有的会计软件、银行摘要和客户关系管理（CRM）系统连接。运行较旧或高度定制化平台的企业可能会发现，集成工作所需的时间比预期的要长，尤其是在不同的数据格式难以轻松对齐时。

• 商品及服务税和报告的准确性取决于正确的初始设置： 自动计算商品及服务税取决于针对企业具体情况正确配置的规则。初始设置中的错误会大规模重复发生，并可能导致进一步的问题。

• 人员仍需要处理异常情况： 没有任何算法能捕获所有的边缘情况。当客户通过不同的银行账户付款、发送部分付款或包含错误的参考号时，该交易就需要人工审查。自动化的目标仅仅是减少人员必须进行的筛选工作量。

• 角色将会发生变化： 多年来一直手动执行任务的员工可能需要接受培训，以了解他们的新职责。他们可能还需要得到安抚，了解自动化只是改变他们的工作，而不是彻底消除它。未能对员工进行重新培训并予以安抚的雇主可能会面临采用速度减慢以及对新系统不信任感增加的情况。

澳大利亚企业如何确定适合自身的财务自动化方法？

在引入财务自动化时，请考虑哪些环节的手动工作最繁重。处理大量定期扣款的企业很可能会通过优先自动化计费流程来获得更直接的价值。同时，通过多个渠道处理大量一次性付款的公司可能会通过优先考虑对账来获得更多好处。梳理出交易量和容易出现错误的环节，然后选择一款能为您节省时间、精力和资金的工具。

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